Mautgebühren als Spesen: Erstattung, Belege und Buchung
Mautgebühren für berufliche Fahrten sind erstattungsfähige Spesen – sie müssen mit Nachweis eingereicht werden und gehören zu den Fahrtnebenkosten. Gerade in der Transport- und Logistikbranche fallen solche Kosten regelmässig an: Schweizer Autobahnvignetten, ausländische Streckengebühren und Tunnelabgaben summieren sich über das Jahr zu relevanten Beträgen. Dieser Artikel zeigt, welche Mautkosten als Spesen gelten, wie die Abgrenzung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung funktioniert und wie die korrekte Verbuchung aussieht.
01.Was als Mautspesen gilt
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die dem Arbeitnehmer bei der Ausführung seiner Arbeit entstehen. Mautgebühren auf beruflich veranlassten Fahrten fallen unter diese Erstattungspflicht. Entscheidend ist, dass die Fahrt geschäftlich begründet ist und ein Nachweis über die entstandenen Kosten vorliegt.
- Schweizer Autobahnvignette: Die jährliche Vignette (CHF 40.–) berechtigt zur Nutzung der Nationalstrassen. Bei ausschliesslich geschäftlicher Nutzung des Fahrzeugs ist sie vollständig erstattungsfähig. Bei Mischnutzung muss ein Privatanteil abgezogen werden.
- Ausländische Autobahngebühren: Streckenabhängige Mautgebühren in Ländern wie Deutschland (Lkw-Maut), Frankreich, Italien oder Österreich. Auf beruflichen Touren sind diese Kosten vollständig als Spesen abrechenbar.
- Tunnelgebühren: Gebühren für mautpflichtige Tunnel wie den Mont-Blanc-Tunnel oder den Fréjus-Tunnel. Diese werden als separate Fahrtnebenkosten erfasst und erstattet.
- Fährgebühren: Kosten für Fährüberfahrten auf beruflichen Routen gelten ebenfalls als Fahrtnebenkosten und sind erstattungsfähig, sofern die Überfahrt betrieblich notwendig war.
- Elektronische Mautsysteme: Gebühren über Systeme wie die österreichische GO-Box oder das französische Télépéage. Der elektronische Auszug gilt als gültiger Beleg für die Spesenabrechnung.
Für die Erstattung ist grundsätzlich ein Beleg erforderlich. Bei elektronischen Mautsystemen genügt ein Kontoauszug oder eine Monatsabrechnung des Mautbetreibers. Barquittungen von Mautstationen sind ebenfalls gültig. Ohne Nachweis besteht kein Anspruch auf Erstattung – auch wenn die Fahrt nachweislich stattgefunden hat.
02.Abgrenzung: Privatanteil und volle Erstattung
Die zentrale Frage bei Mautspesen ist die Abgrenzung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung. Diese Unterscheidung betrifft vor allem die Schweizer Autobahnvignette, da sie als Jahrespauschale nicht an einzelne Fahrten gebunden ist. Bei streckenabhängigen Auslandsgebühren ist die Zuordnung einfacher, weil jede Gebühr einer konkreten Fahrt zugeordnet werden kann.
Erstattung von Mautgebühren nach Nutzungsart
Ein konkretes Beispiel: Ein Disponent nutzt sein Privatfahrzeug zu 70 % geschäftlich und zu 30 % privat. Die Schweizer Autobahnvignette von CHF 40.– wird zu 70 % erstattet, also CHF 28.–. Fährt derselbe Disponent auf einer rein beruflichen Tour durch Österreich und bezahlt EUR 42.50 Streckenmaut, wird dieser Betrag vollständig erstattet – ein Privatanteil-Abzug entfällt, weil die gesamte Fahrt geschäftlich veranlasst war.
Bei Firmenfahrzeugen stellt sich die Frage der Spesenerstattung nicht, da der Arbeitgeber die Mautkosten direkt als Betriebsaufwand trägt. Die Vignette wird in diesem Fall nicht über die Spesenabrechnung abgewickelt, sondern als Fahrzeugkosten verbucht. Anders verhält es sich, wenn Mitarbeitende ihr Privatfahrzeug für Geschäftsfahrten einsetzen: Hier greift die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR, und die Mautkosten werden zusätzlich zur Kilometerpauschale von CHF 0.75/km vergütet.
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Mehr erfahren →03.Buchung in der Buchhaltung
Mautgebühren werden in der Buchhaltung als Fahrtnebenkosten erfasst. Der Schweizer Kontenrahmen KMU sieht dafür das Konto 6250 (Fahrzeugaufwand / Transportaufwand) vor. Unternehmen mit hohem Mautaufkommen – typisch in der Transportbranche – führen häufig ein separates Unterkonto für Mautgebühren, um die Kosten gezielt auswerten zu können.
Kontierung von Mautgebühren im KMU-Kontenrahmen
Belege müssen gemäss den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei elektronischen Mautsystemen empfiehlt es sich, die Monatsabrechnungen zeitnah herunterzuladen und im Buchhaltungssystem abzulegen, da Online-Portale ältere Abrechnungen teilweise nur begrenzt vorhalten. Für die Mehrwertsteuer gilt: Ausländische Mautgebühren enthalten in der Regel keine Schweizer MWST und sind daher nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Bei der Schweizer Autobahnvignette fällt ebenfalls keine MWST an, da es sich um eine Abgabe handelt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Mautbelege nicht aufbewahrt oder verloren
Barquittungen von Mautstationen gehen auf langen Touren leicht verloren. Ohne Beleg kann die Buchhaltung die Spese nicht verbuchen und der Fahrer erhält keine Erstattung. Lösung: Belege sofort fotografieren oder per App erfassen und die Originale in einem Fahrzeugordner sammeln.
Fehler 2: Schweizer Vignette ohne Privatanteil-Abzug abgerechnet
Wird die Jahresvignette bei Mischnutzung vollständig als Spese eingereicht, entsteht ein geldwerter Vorteil, der im Lohnausweis deklariert werden müsste. Das Spesenreglement sollte klar regeln, wie der geschäftliche Anteil berechnet wird – etwa anhand eines Fahrtenbuchs.
Fehler 3: Mautkosten in der Kilometerpauschale enthalten geglaubt
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km deckt Treibstoff, Abnutzung und Versicherung ab – nicht aber Mautgebühren. Wer Mautkosten nicht separat geltend macht, verschenkt Geld. Mautgebühren sind immer zusätzlich zur Kilometerpauschale erstattungsfähig.
Fehler 4: Fremdwährung falsch umgerechnet
Ausländische Mautgebühren in Euro oder anderen Währungen müssen zum Tageskurs oder zum Kurs der Kreditkartenabrechnung umgerechnet werden. Wird ein falscher Kurs verwendet, stimmt die Spesenabrechnung nicht mit dem Bankbeleg überein. Massgeblich ist der tatsächlich belastete CHF-Betrag.
Fehler 5: Elektronische Mautabrechnungen nicht rechtzeitig gesichert
Viele Mautbetreiber stellen Abrechnungen nur sechs bis zwölf Monate online zur Verfügung. Wer die Belege nicht zeitnah herunterlädt, hat bei einer späteren Prüfung keinen Nachweis mehr. Monatliche Downloads sollten als fester Prozess etabliert werden.
05.Häufige Fragen
Muss ich die Schweizer Jahresvignette als Spese oder als Firmenwagen-Kosten abrechnen?
Das hängt davon ab, wem das Fahrzeug gehört. Bei einem Firmenfahrzeug kauft der Arbeitgeber die Vignette direkt und verbucht sie als Fahrzeugkosten – eine Spesenabrechnung ist nicht nötig. Nutzt ein Mitarbeitender sein Privatfahrzeug geschäftlich, kann er die Vignette anteilig als Spese einreichen. Der geschäftliche Anteil wird idealerweise anhand eines Fahrtenbuchs ermittelt.
Sind Mautgebühren in der Kilometerpauschale von CHF 0.75 enthalten?
Nein, die Kilometerpauschale deckt nur die Grundkosten des Fahrzeugs wie Treibstoff, Abnutzung und Versicherung ab. Mautgebühren, Parkgebühren und Fährkosten sind Fahrtnebenkosten und werden separat erstattet. Dafür ist jeweils ein eigener Beleg erforderlich.
Wie rechne ich ausländische Mautgebühren in Euro korrekt in CHF um?
Massgeblich ist der tatsächlich bezahlte Betrag in CHF. Bei Kreditkartenzahlung gilt der Kurs auf der Kartenabrechnung. Bei Barzahlung in Fremdwährung wird der Tageskurs der Eidgenössischen Zollverwaltung oder ein anerkannter Bankkurs am Reisetag verwendet.
Kann ich die deutsche Lkw-Maut als Schweizer Transportunternehmen als Spese geltend machen?
Ja, die deutsche Lkw-Maut auf beruflichen Fahrten ist vollständig erstattungsfähig. Sie wird als Fahrtnebenkosten verbucht. Die Abrechnung erfolgt in der Regel über den Mautbetreiber Toll Collect, dessen Monatsabrechnungen als Beleg dienen.
Welchen Beleg brauche ich für eine Mautgebühr, die ich bar an der Mautstation bezahlt habe?
Die Barquittung der Mautstation ist der gültige Beleg. Falls kein Beleg ausgestellt wurde, kann ein Fahrtenbucheintrag mit Datum, Strecke und Betrag als Ersatznachweis dienen. Es empfiehlt sich, Barquittungen sofort zu fotografieren, da Thermodrucke schnell verblassen.