Mitarbeitende für korrekte Speseneinreichung schulen: Inhalte, Formate und Umsetzung
Gut geschulte Mitarbeitende liefern vollständige Spesenabrechnungen pünktlich – eine strukturierte Einführung reduziert Rückfragen und Fehler deutlich. Trotzdem verzichten viele Schweizer KMU auf eine formelle Spesenschulung und verlassen sich darauf, dass Mitarbeitende das Reglement selbständig lesen. Die Folge: unvollständige Belege, verspätete Einreichungen und ein erhöhter Aufwand in der Buchhaltung. Wer den Schulungsprozess einmal sauber aufsetzt, spart langfristig Zeit und vermeidet Konflikte bei der Spesenerstattung gemäss Art. 327a OR.
01.Mitarbeitende in vier Schritten für die Speseneinreichung schulen
Die folgenden vier Schritte führen Sie von der inhaltlichen Vorbereitung bis zur laufenden Aktualisierung Ihrer Spesenschulung. Jeder Schritt enthält konkrete Handlungsanweisungen, die sich direkt auf Ihr bestehendes Spesenreglement abstützen lassen.
Schritt 1: Schulungsinhalt aus dem Spesenreglement ableiten
Die Grundlage jeder Spesenschulung ist das firmeneigene Spesenreglement. Gehen Sie das Reglement Punkt für Punkt durch und identifizieren Sie die Inhalte, die Mitarbeitende für eine korrekte Einreichung kennen müssen. Vermeiden Sie es, das gesamte Reglement vorzulesen – konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die im Alltag tatsächlich relevant sind.
- Erstattungsfähige Spesen: Listen Sie klar auf, welche Ausgaben das Unternehmen erstattet: Reisekosten, Verpflegung, Übernachtungen, Repräsentationskosten und Kleinspesen. Nennen Sie die geltenden Pauschalen, etwa CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug oder CHF 30.– Verpflegungspauschale pro Tag.
- Belegpflichten: Erklären Sie, welche Belege zwingend erforderlich sind, welche Angaben darauf stehen müssen (Datum, Betrag, Anbieter, Geschäftszweck) und ab welchem Betrag ein Originalbeleg verlangt wird. Weisen Sie darauf hin, dass Pauschalen wie die Verpflegungspauschale keinen Beleg erfordern.
- Einreichefristen: Definieren Sie klare Fristen: zum Beispiel monatliche Einreichung bis zum 5. des Folgemonats oder quartalsweise. Halten Sie fest, was bei verspäteter Einreichung passiert – etwa dass die Erstattung erst im nächsten Abrechnungszyklus erfolgt.
- Einreicheverfahren: Beschreiben Sie den konkreten Ablauf: Wo wird die Abrechnung eingereicht, in welchem Format, und wer genehmigt sie? Zeigen Sie den Mitarbeitenden, wie eine korrekt ausgefüllte Spesenabrechnung aussieht.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Mitarbeitenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Schulung sollte deshalb auch klarstellen, wo die Grenze zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben liegt.
Schritt 2: Passendes Schulungsformat wählen
Nicht jedes Unternehmen braucht eine mehrstündige Präsenzschulung. Für die meisten KMU genügt eine Kombination aus einem kurzen Onboarding-Dokument und einem FAQ-Nachschlagewerk. Entscheidend ist, dass die Informationen leicht zugänglich sind und bei Bedarf nachgeschlagen werden können.
Schulungsformate im Vergleich
Stellen Sie das Onboarding-Dokument und das FAQ allen Mitarbeitenden digital zur Verfügung – idealerweise am selben Ort, an dem auch die Spesenabrechnung eingereicht wird. So finden Mitarbeitende die Antworten genau dann, wenn sie sie brauchen.
Schritt 3: Typische Fehler gezielt adressieren
Die häufigsten Fehler bei der Speseneinreichung wiederholen sich in fast jedem Unternehmen. Wenn Sie diese Fehler in der Schulung explizit benennen und mit Beispielen illustrieren, sinkt die Fehlerquote erfahrungsgemäss deutlich. Zeigen Sie den Mitarbeitenden nicht nur, was richtig ist, sondern auch, was schiefgehen kann.
- Fehlender Geschäftszweck: Mitarbeitende reichen Belege ein, ohne den geschäftlichen Anlass zu vermerken. Ohne Geschäftszweck kann die Buchhaltung die Ausgabe nicht zuordnen, und die Erstattung verzögert sich. Schulen Sie ein konkretes Beispiel: Nicht nur den Restaurantnamen, sondern auch den Anlass und die Teilnehmenden angeben.
- Verspätete Einreichung: Spesenabrechnungen, die Wochen oder Monate nach der Ausgabe eingereicht werden, erschweren die Verbuchung und können bei Steuerprüfungen Fragen aufwerfen. Kommunizieren Sie die Frist klar und wiederholt – etwa als festen Termin im Kalender.
- Privatausgaben in der Abrechnung: Gelegentlich werden private Ausgaben versehentlich oder bewusst miteinreicht. Machen Sie in der Schulung deutlich, dass nur geschäftlich veranlasste Ausgaben erstattungsfähig sind, und nennen Sie typische Grenzfälle wie das private Abendessen nach einem Geschäftstermin.
- Unleserliche oder fehlende Belege: Thermopapier-Belege verblassen schnell, und zerknitterte Quittungen sind oft nicht mehr lesbar. Weisen Sie darauf hin, dass Belege zeitnah fotografiert oder gescannt werden sollten. Ein Foto direkt nach dem Kauf sichert die Lesbarkeit.
Ergänzen Sie die Schulung mit einem kurzen Beispiel einer fehlerhaften und einer korrekten Spesenabrechnung. Der direkte Vergleich macht die Anforderungen greifbar und bleibt besser im Gedächtnis als abstrakte Regeln.
Schritt 4: Schulung dokumentieren und aktuell halten
Eine Schulung, die nicht dokumentiert ist, hat im Streitfall wenig Wert. Halten Sie fest, wann die Schulung stattgefunden hat, wer teilgenommen hat und welche Inhalte vermittelt wurden. Diese Dokumentation schützt das Unternehmen, falls es zu Unstimmigkeiten bei der Spesenerstattung kommt.
- Teilnahmebestätigung: Lassen Sie die Mitarbeitenden die Kenntnisnahme des Spesenreglements und der Schulungsinhalte schriftlich bestätigen. Eine einfache Unterschrift auf dem Onboarding-Dokument oder eine digitale Bestätigung genügt.
- Schulungsprotokoll: Dokumentieren Sie Datum, Dauer, Teilnehmende und die behandelten Themen. Bewahren Sie das Protokoll zusammen mit dem Personaldossier auf.
- Aktualisierung bei Reglementänderungen: Wenn sich das Spesenreglement ändert – etwa durch neue Pauschalen wie die Erhöhung der Kilometerpauschale auf CHF 0.75 ab 2026 – müssen die Schulungsunterlagen angepasst und die Mitarbeitenden informiert werden. Eine kurze schriftliche Mitteilung mit den Änderungen reicht in der Regel aus.
- Jährliche Überprüfung: Prüfen Sie die Schulungsunterlagen mindestens einmal jährlich auf Aktualität. Berücksichtigen Sie dabei Änderungen der ESTV-Wegleitung, neue SSK-Mustervorlagen und interne Prozessanpassungen.
Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Prüfen Sie bei der jährlichen Überprüfung, ob Ihr Reglement und damit auch Ihre Schulungsunterlagen dieser Anforderung genügen.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Schulung wird nur mündlich durchgeführt
Ohne schriftliche Unterlagen vergessen Mitarbeitende die Details schnell, und es fehlt ein Nachschlagewerk für den Alltag. Erstellen Sie immer ein kurzes Dokument, das die wichtigsten Regeln zusammenfasst und jederzeit zugänglich ist.
Fehler 2: Pauschalen und Limiten werden nicht konkret genannt
Allgemeine Aussagen wie «angemessene Verpflegungskosten» führen zu unterschiedlichen Interpretationen. Nennen Sie in der Schulung die konkreten Beträge aus dem Reglement, etwa CHF 30.– Verpflegungspauschale oder CHF 0.75 pro Kilometer.
Fehler 3: Neue Mitarbeitende werden nicht geschult
Wenn die Spesenschulung nicht Teil des Onboarding-Prozesses ist, reichen neue Mitarbeitende häufig fehlerhafte Abrechnungen ein. Integrieren Sie die Schulung fest in die Eintrittscheckliste.
Fehler 4: Schulungsunterlagen werden nach Reglementänderung nicht aktualisiert
Veraltete Unterlagen führen dazu, dass Mitarbeitende mit falschen Pauschalen oder überholten Fristen arbeiten. Jede Änderung am Spesenreglement muss zeitnah in die Schulungsunterlagen einfliessen.
Fehler 5: Grenzfälle werden nicht thematisiert
Mitarbeitende sind oft unsicher bei Mischsituationen, etwa einem Geschäftsessen mit privatem Anteil oder einer Reise mit anschliessendem Ferientag. Klären Sie in der Schulung mindestens drei bis vier typische Grenzfälle explizit.
03.Häufige Fragen
Wie kurz kann eine Spesenschulung sein und trotzdem ausreichend?
Eine Schulung von 15 bis 30 Minuten reicht für die meisten KMU aus, sofern sie durch ein schriftliches Onboarding-Dokument und ein FAQ-Nachschlagewerk ergänzt wird. Entscheidend ist nicht die Dauer, sondern dass die vier Kernthemen – erstattungsfähige Spesen, Belegpflichten, Fristen und Einreicheverfahren – abgedeckt sind. Mitarbeitende sollten nach der Schulung wissen, wo sie bei Fragen nachschlagen können.
Muss die Spesenschulung bei jedem neuen Mitarbeitenden wiederholt werden?
Ja, jeder neue Mitarbeitende sollte im Rahmen des Onboardings eine Einführung in die Spesenregeln erhalten. Das muss keine separate Veranstaltung sein – ein kurzes Gespräch mit Übergabe des Onboarding-Dokuments und schriftlicher Bestätigung der Kenntnisnahme genügt in der Regel.
Welche Konsequenzen hat es, wenn Mitarbeitende nicht geschult werden?
Ohne Schulung steigt die Fehlerquote bei Spesenabrechnungen deutlich. Fehlende Belege, falsche Pauschalen und verspätete Einreichungen verursachen Mehraufwand in der Buchhaltung. Bei einer Steuerprüfung können unvollständige Abrechnungen zudem zu Aufrechnungen führen. Der Arbeitgeber bleibt gemäss Art. 327a OR zur Erstattung verpflichtet, auch wenn die Abrechnung fehlerhaft eingereicht wurde.
Müssen Mitarbeitende die Kenntnisnahme des Spesenreglements unterschreiben?
Eine gesetzliche Pflicht zur Unterschrift besteht nicht. Es ist jedoch dringend empfehlenswert, die Kenntnisnahme schriftlich oder digital bestätigen zu lassen. Im Streitfall kann das Unternehmen so nachweisen, dass die Regeln kommuniziert wurden.
Was ändert sich 2026 bei den Spesenpauschalen in der Schweiz?
Ab 1. Januar 2026 steigt die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer. Die Grenze für Naturalgeschenke erhöht sich auf CHF 600 pro Kalenderjahr. Zudem müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bereits genehmigte Reglemente mit der alten Kilometerpauschale brauchen keine neue Genehmigung.