MWST-Fehler beim Spesenbeleg: Vorsteuerabzug, Pflichtangaben, Korrektur

Art. 26 Abs. 2 MWSTG legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Fehlt auch nur eine dieser Pflichtangaben, verweigert die ESTV den Abzug – unabhängig davon, ob die Leistung tatsächlich erbracht und bezahlt wurde.

Bei Rechnungen unter CHF 400 (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen gemäss Art. 26 Abs. 3 MWSTG. In diesem Fall darf auf die MWST-Nummer des Ausstellers sowie auf den Namen und die Adresse des Empfängers verzichtet werden. Der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung muss jedoch auch bei Kleinbeträgen vorhanden sein.

In der Praxis treten bestimmte MWST-Fehler auf Spesenbelegen immer wieder auf. Die folgenden vier Fehlertypen verursachen den grössten Teil der abgelehnten Vorsteuerabzüge bei KMU.

• Fehlende oder ungültige MWST-Nummer: Viele Kassenbons drucken keine MWST-Nummer. Ohne gültige UID-Nummer mit MWST-Zusatz (Format CHE-xxx.xxx.xxx MWST) ist der Vorsteuerabzug bei Belegen ab CHF 400 ausgeschlossen. Die Gültigkeit lässt sich im UID-Register des BFS prüfen.
• Falscher Steuersatz: Ab 2024 gelten die Sätze 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (reduzierter Satz für Lebensmittel, Bücher etc.) und 3,8 % (Sondersatz Beherbergung). Ein Restaurantbeleg mit 2,6 % statt 8,1 % auf dem Getränk oder ein Hotelbeleg, der Frühstück und Übernachtung nicht nach Steuersatz trennt, führt zu Beanstandungen.
• Auslandsbeleg ohne Schweizer MWST: Belege von ausländischen Anbietern weisen keine Schweizer MWST aus. Ein Vorsteuerabzug in der Schweiz ist damit nicht möglich. Die ausländische Mehrwertsteuer kann nur über das Rückerstattungsverfahren im jeweiligen Land zurückgefordert werden.
• Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung: Der Kreditkartenbeleg zeigt lediglich den Totalbetrag und den Händlernamen. Leistungsbeschreibung, Steuersatz und MWST-Nummer fehlen. Ein Kreditkartenbeleg ist kein gültiger Beleg für den Vorsteuerabzug – die Originalquittung oder Rechnung ist zwingend erforderlich.

Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht einen Tankbeleg über CHF 95.00 ein. Der Kassenbon zeigt den Betrag und das Datum, aber weder den Steuersatz noch die MWST-Nummer der Tankstelle. Die Buchhaltung kann auf diesem Beleg keinen Vorsteuerabzug von CHF 7.14 (8,1 % von CHF 87.88 netto) geltend machen. Erst mit einer korrekten Quittung, die alle Pflichtangaben enthält, ist der Abzug zulässig.

Stellt die Buchhaltung fest, dass ein Spesenbeleg die formellen MWST-Anforderungen nicht erfüllt, gibt es drei Handlungsoptionen. Entscheidend ist: Ohne korrekten Beleg kein Vorsteuerabzug – auch wenn die Leistung geschäftlich begründet und bezahlt ist.

• Berichtigten Beleg beim Aussteller anfordern: Der sicherste Weg. Der Aussteller stellt eine korrigierte Rechnung mit allen Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG aus. Die Frist dafür ist gesetzlich nicht begrenzt, in der Praxis sollte die Korrektur aber zeitnah erfolgen, da Aussteller nach Monaten oft nicht mehr kooperieren.
• Spese ohne Vorsteuerabzug verbuchen: Ist ein korrigierter Beleg nicht erhältlich, wird die Spese brutto verbucht. Der Aufwand ist steuerlich absetzbar, aber die MWST-Komponente geht als Kostenfaktor verloren. Bei einem Beleg über CHF 500 mit 8,1 % MWST bedeutet das einen Verlust von CHF 37.50 Vorsteuer.
• Eigenbeleg als Notlösung: Geht der Originalbeleg verloren, kann ein Eigenbeleg den Aufwand dokumentieren. Dieser berechtigt jedoch nie zum Vorsteuerabzug, da er nicht vom leistungserbringenden Unternehmen stammt. Der Eigenbeleg dient ausschliesslich dem Nachweis des geschäftlichen Aufwands für die direkte Bundessteuer.

Die ESTV akzeptiert bei einer Revision keine nachträglichen Eigenbelege als Grundlage für den Vorsteuerabzug. Unternehmen sollten daher intern eine Frist setzen, innerhalb derer Mitarbeitende fehlende Originalbelege nachreichen oder korrigierte Belege beim Aussteller einfordern müssen. Eine Frist von 30 Tagen nach Einreichung hat sich in der Praxis bewährt.

Art. 26 Abs. 3 MWSTG sieht für Rechnungen unter CHF 400 (inkl. MWST) vereinfachte Anforderungen vor. Diese Regelung ist im Spesenalltag besonders relevant, da ein Grossteil der typischen Spesenbelege – Mittagessen, Parkgebühren, Büromaterial – unter dieser Schwelle liegt.

Restaurantbelege verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ein typischer Restaurantbon über CHF 35.00 fällt unter die Kleinbetragsregelung. Er muss den Steuersatz ausweisen, aber weder die MWST-Nummer noch den Namen des Gastes. Allerdings muss bei Restaurantbelegen beachtet werden, dass alkoholische Getränke dem Normalsatz von 8,1 % unterliegen, während Speisen zum reduzierten Satz von 2,6 % abgerechnet werden. Weist der Bon nur einen einzigen Satz aus, obwohl Getränke enthalten sind, ist der Beleg fehlerhaft.

Wichtig: Die CHF-400-Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung inklusive MWST. Werden mehrere Leistungen auf einer Rechnung zusammengefasst und übersteigt der Gesamtbetrag CHF 400, gelten die vollständigen Anforderungen – auch wenn die einzelnen Positionen jeweils unter CHF 400 liegen.