Reduzierter MWST-Satz Lebensmittel: Geltungsbereich, Abgrenzung und Spesen-Praxis

Art. 25 Abs. 2 MWSTG definiert die Warengruppen, die dem reduzierten Satz unterliegen. Der Gesetzgeber will damit Güter des täglichen Bedarfs steuerlich entlasten. Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der reduzierte Satz 2.6 % (zuvor 2.5 %).

Wichtig: Auf einer gemischten Supermarkt-Quittung können beide Sätze vorkommen. Lebensmittel werden mit 2.6 % ausgewiesen, Alkohol und Non-Food-Artikel mit 8.1 %. Die Kassensysteme trennen die Sätze automatisch, was auf dem Beleg klar ersichtlich sein muss.

Die Abgrenzung zwischen Take-away und Vor-Ort-Konsumation ist das zentrale Unterscheidungsmerkmal für den anwendbaren MWST-Satz bei Verpflegung. Massgebend ist nicht das Produkt selbst, sondern die Art der Leistung: Wird eine Dienstleistung erbracht (Bedienung, Sitzplatz, Geschirr), handelt es sich um eine gastgewerbliche Leistung zum Normalsatz. Wird die Ware lediglich über die Theke gereicht, gilt der reduzierte Satz.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter kauft beim Bäcker ein Sandwich und einen Orangensaft für CHF 12.50 zum Mitnehmen. Auf dem Beleg steht 2.6 % MWST. Setzt er sich hingegen ins angeschlossene Café und lässt sich bedienen, wechselt der Satz auf 8.1 %. Für die Spesenabrechnung ist der auf dem Beleg ausgewiesene Satz massgebend.

Bei Mischformen wie Food-Courts oder Selbstbedienungsrestaurants gilt: Sobald der Betrieb Sitzgelegenheiten zur Verfügung stellt und der Gast diese nutzt, wird die Leistung als gastgewerblich eingestuft. Die ESTV hat diese Praxis in ihrer MWST-Info 08 präzisiert.

Der korrekte MWST-Satz auf Spesenbelegen ist nicht nur eine Formalität. Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, können die ausgewiesene MWST als Vorsteuer geltend machen. Ein falscher Satz auf dem Beleg oder eine fehlerhafte Verbuchung führt dazu, dass die ESTV den Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle korrigiert.

• Take-away-Belege im Aussendienst: Mitarbeitende, die unterwegs Verpflegung kaufen und mitnehmen, reichen Belege mit 2.6 % ein. Die Buchhaltung verbucht diese auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto für den reduzierten Satz.
• Geschäftsessen im Restaurant: Bei Kundenbewirtung oder Teamessen im Restaurant gilt 8.1 %. Der Beleg muss den Normalsatz ausweisen. Trinkgelder sind nicht MWST-pflichtig und werden separat verbucht.
• Gemischte Belege: Kauft ein Mitarbeitender im Supermarkt Lebensmittel für ein Firmenevent und gleichzeitig Wein, enthält der Beleg beide Sätze. Die Buchhaltung muss die Vorsteuer nach Sätzen getrennt erfassen.
• Pauschalspesen und MWST: Bei Pauschalspesen (z. B. CHF 30.-- Verpflegungspauschale pro Tag) entfällt der Einzelbeleg. Ein Vorsteuerabzug ist bei Pauschalen ohne Beleg nicht möglich. Unternehmen müssen abwägen, ob Einzelbelege oder Pauschalen vorteilhafter sind.

Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die MWST-Behandlung dieser Auslagen richtet sich nach dem tatsächlichen Aufwand und dem auf dem Beleg ausgewiesenen Steuersatz. Bei der Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026) ist kein separater MWST-Ausweis relevant, da es sich um eine Pauschale handelt.

Neben Lebensmitteln gibt es weitere Warengruppen, die dem reduzierten Satz unterliegen und in der Spesenpraxis vorkommen. Gleichzeitig existieren Sonderfälle, bei denen die Zuordnung nicht auf den ersten Blick klar ist.

• Bücher und Fachzeitschriften: Fachliteratur, die ein Mitarbeitender für die Arbeit kauft, unterliegt dem reduzierten Satz von 2.6 %. Das gilt auch für E-Books und elektronische Zeitschriftenabonnements. Der Beleg wird als Spese mit 2.6 % erfasst.
• Medikamente: Nicht verschreibungspflichtige Medikamente, die in der Spezialitätenliste aufgeführt sind, unterliegen dem reduzierten Satz von 2.6 %. Andere Gesundheitsprodukte wie Kosmetik oder Nahrungsergänzungsmittel werden mit 8.1 % besteuert. Die Abgrenzung ist komplex und im Einzelfall zu prüfen.
• Catering und Lieferdienste: Werden Speisen geliefert, ohne dass der Anbieter Geschirr, Besteck oder Personal vor Ort stellt, gilt grundsätzlich 2.6 %. Bietet der Caterer hingegen einen vollständigen Service mit Aufbau und Bedienung an, handelt es sich um eine gastgewerbliche Leistung zu 8.1 %.
• Automaten und Selbstbedienung: Lebensmittel und Getränke aus Automaten gelten als Lieferung und werden mit 2.6 % besteuert, sofern keine Konsumationsinfrastruktur bereitgestellt wird.