MWST Sätze 2026: Zuordnung, Vorsteuerabzug und Praxis
Die Mehrwertsteuer betrifft nahezu jede geschäftliche Ausgabe in der Schweiz. Für Unternehmen, die Spesen abrechnen, ist die korrekte Zuordnung der drei MWST-Sätze entscheidend: Nur wer den richtigen Satz kennt und auf der Rechnung prüft, kann den Vorsteuerabzug vollständig und korrekt geltend machen. Die Sätze von 8.1 %, 3.8 % und 2.6 % gelten seit dem 1. Januar 2024 und bleiben 2026 unverändert in Kraft.
Die rechtliche Grundlage bildet das Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG), insbesondere Art. 25 (Steuersätze), Art. 21 (Ausnahmen) und Art. 26 ff. (Rechnungsanforderungen). Fehler bei der Satzzuordnung oder fehlende Pflichtangaben auf Belegen können dazu führen, dass die ESTV den Vorsteuerabzug verweigert. Bei Spesenbelegen ist das Risiko besonders hoch, weil Mitarbeitende die MWST-Angaben auf Quittungen oft nicht prüfen.
Diese Seite erklärt alle drei MWST-Sätze, ordnet sie den wichtigsten Spesenkategorien zu und zeigt Schritt für Schritt, wie Unternehmen die MWST bei der Spesenabrechnung korrekt behandeln.
01.Die drei MWST-Sätze der Schweiz im Überblick
Das Schweizer MWST-System unterscheidet drei Steuersätze, die in Art. 25 MWSTG festgelegt sind. Seit dem 1. Januar 2024 gelten die aktuellen Sätze, die aus der Erhöhung im Rahmen der AHV-21-Reform resultieren. Die Sätze ersetzen die vorherigen Werte von 7.7 %, 3.7 % und 2.5 %.
MWST-Sätze Schweiz 2026
Der Normalsatz ist der Auffangsatz: Er gilt immer dann, wenn keine gesetzliche Ausnahme oder ein tieferer Satz greift. In der Praxis betrifft er den Grossteil der geschäftlichen Ausgaben — von Restaurantbesuchen über Taxifahrten bis zu Büromaterial und IT-Dienstleistungen.
02.Welcher MWST-Satz gilt für welche Spesenkategorie?
Bei der Spesenabrechnung ist die korrekte Zuordnung des MWST-Satzes zur jeweiligen Ausgabenkategorie zentral. Der Satz richtet sich immer nach der Art der bezogenen Leistung — nicht nach dem Betrag, dem Lieferanten oder der Branche. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Spesenkategorien und den jeweils anwendbaren Satz.
MWST-Sätze nach Spesenkategorie
Ein Beispiel verdeutlicht die Auswirkung: Ein Mitarbeiter bezahlt ein Geschäftsessen im Restaurant für CHF 120.00 inkl. MWST. Der Normalsatz von 8.1 % ergibt eine Vorsteuer von CHF 9.00 (CHF 120.00 / 108.1 x 8.1). Kauft derselbe Mitarbeiter stattdessen Lebensmittel im Supermarkt für CHF 120.00, beträgt die Vorsteuer nur CHF 3.04 (CHF 120.00 / 102.6 x 2.6). Die korrekte Zuordnung beeinflusst also direkt die Höhe des Vorsteuerabzugs.
MWST-Sätze bei Spesen automatisch zuordnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Von der MWST ausgenommene und befreite Leistungen
Nicht alle geschäftlichen Ausgaben unterliegen der MWST. Art. 21 MWSTG listet Leistungen auf, die von der Steuer ausgenommen sind. Bei diesen Leistungen wird keine MWST erhoben — und es besteht kein Vorsteuerabzugsrecht. Daneben gibt es nach Art. 23 MWSTG von der Steuer befreite Leistungen (z. B. Exporte), bei denen der Vorsteuerabzug erhalten bleibt.
- Gesundheitsleistungen: Ärztliche Behandlungen, Spitalaufenthalte und Physiotherapie sind von der MWST ausgenommen. Auf Arztrechnungen wird keine MWST ausgewiesen.
- Bildung und Weiterbildung: Schulungs- und Kursgebühren anerkannter Bildungsinstitutionen sind ausgenommen. Seminare privater Anbieter können jedoch steuerbar sein.
- Versicherungsprämien: Versicherungsleistungen unterliegen nicht der MWST, sondern der Stempelsteuer.
- Bankgebühren: Die meisten Finanzdienstleistungen sind von der MWST ausgenommen.
- Miete und Pacht von Immobilien: Grundsätzlich ausgenommen, es sei denn, der Vermieter hat für die Versteuerung optiert.
Für die Spesenabrechnung bedeutet dies: Bei ausgenommenen Leistungen erscheint keine MWST auf dem Beleg, und es darf kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Mitarbeitende sollten solche Belege nicht mit einem MWST-Satz versehen. Häufig betroffen sind Arztkosten bei Geschäftsreisen, Weiterbildungsgebühren und Versicherungsprämien für Mietfahrzeuge.
04.Vorsteuerabzug: Voraussetzungen und Pflichtangaben auf Belegen
Der Vorsteuerabzug ist das zentrale Instrument, mit dem MWST-pflichtige Unternehmen die auf Einkäufen bezahlte MWST zurückfordern. Damit der Abzug zulässig ist, müssen gemäss Art. 28 MWSTG drei Bedingungen erfüllt sein: Das Unternehmen ist selbst MWST-pflichtig, die Leistung dient der steuerbaren unternehmerischen Tätigkeit, und der Beleg enthält die gesetzlichen Pflichtangaben.
- MWST-Nummer des Leistungserbringers: Die UID-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST muss auf dem Beleg stehen. Ohne diese Angabe ist kein Vorsteuerabzug möglich.
- Angabe des MWST-Satzes oder MWST-Betrags: Der Beleg muss den angewandten Steuersatz oder den MWST-Betrag ausweisen. Bei gemischten Rechnungen (z. B. Hotel mit Übernachtung und Minibar) müssen die Sätze separat aufgeführt sein.
- Datum und Leistungsbeschreibung: Der Beleg muss das Rechnungsdatum und eine hinreichende Beschreibung der erbrachten Leistung enthalten.
- Name und Adresse des Leistungsempfängers: Bei Rechnungen über CHF 400.00 muss der Empfänger namentlich genannt sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis CHF 400.00 genügen vereinfachte Angaben.
Bei Spesenbelegen ist die Grenze von CHF 400.00 besonders relevant. Restaurantquittungen, Taxibelege und Parktickets liegen häufig darunter und erfordern keine Empfängerangabe. Hotelrechnungen und grössere Einkäufe überschreiten die Grenze dagegen regelmässig — hier muss der Firmenname auf der Rechnung stehen, damit der Vorsteuerabzug gewährt wird.
05.MWST bei der Spesenabrechnung korrekt anwenden: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte zeigen, wie Unternehmen die MWST-Sätze bei der Spesenabrechnung systematisch und korrekt behandeln — von der Belegerfassung bis zur Vorsteuerdeklaration in der MWST-Abrechnung.
Schritt 1: Spesenkategorien definieren und MWST-Sätze zuordnen
Bevor Mitarbeitende Spesen einreichen, muss das Unternehmen festlegen, welche Ausgabenkategorien es führt und welcher MWST-Satz standardmässig gilt. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für die korrekte Verbuchung und den Vorsteuerabzug.
Beispielhafte Kategorienzuordnung
Die Zuordnung sollte im Spesenreglement oder in einer internen Richtlinie dokumentiert sein. Digitale Spesentools können die Zuordnung automatisieren, indem sie beim Erfassen einer Ausgabe den passenden MWST-Satz vorschlagen.
Schritt 2: Belege auf MWST-Pflichtangaben prüfen
Jeder eingereichte Spesenbeleg muss die gesetzlichen Mindestangaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Mitarbeitende sollten bereits beim Erhalt der Quittung prüfen, ob die relevanten Angaben vorhanden sind — fehlende Informationen lassen sich im Nachhinein oft nicht mehr beschaffen.
- MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST) des Leistungserbringers vorhanden
- MWST-Satz oder MWST-Betrag auf dem Beleg ausgewiesen
- Datum und Art der Leistung erkennbar
- Bei Beträgen über CHF 400.00: Firmenname als Rechnungsempfänger aufgeführt
Tipp für die Praxis: Mitarbeitende sollten bei Hotelrechnungen und grösseren Restaurantrechnungen immer den Firmennamen angeben lassen. Viele Hotels bieten dies beim Check-out standardmässig an.
Schritt 3: MWST-Satz auf dem Beleg mit der Spesenkategorie abgleichen
Nach der Belegprüfung wird der auf dem Beleg ausgewiesene MWST-Satz mit dem erwarteten Satz der Spesenkategorie verglichen. Abweichungen können auf eine falsche Kategorisierung oder auf eine gemischte Rechnung hinweisen.
- Satz stimmt überein: Der Beleg wird mit dem Standardsatz der Kategorie verbucht. Keine weitere Aktion nötig.
- Satz weicht ab: Prüfen, ob die Kategorie korrekt gewählt wurde. Beispiel: Ein Take-away-Beleg mit 2.6 % darf nicht unter Restaurantverpflegung (8.1 %) laufen.
- Gemischte Rechnung: Hotelrechnungen weisen oft mehrere Sätze aus (3.8 % für Übernachtung, 8.1 % für Minibar). Die Beträge müssen getrennt erfasst werden.
- Kein MWST-Satz auf dem Beleg: Entweder ist der Leistungserbringer nicht MWST-pflichtig oder die Leistung ist ausgenommen. In beiden Fällen ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Schritt 4: Spesenabrechnung erstellen und MWST-Beträge ausweisen
Die Spesenabrechnung fasst alle Belege einer Abrechnungsperiode zusammen. Für den Vorsteuerabzug muss die Abrechnung die MWST-Beträge pro Satz separat ausweisen. Nur so kann die Buchhaltung die Vorsteuer korrekt in die MWST-Abrechnung übernehmen.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht für eine zweitägige Geschäftsreise folgende Belege ein: Hotelübernachtung CHF 180.00 (3.8 % MWST = CHF 6.59), Geschäftsessen CHF 95.00 (8.1 % MWST = CHF 7.12), Taxifahrten CHF 45.00 (8.1 % MWST = CHF 3.37) und Fachliteratur CHF 35.00 (2.6 % MWST = CHF 0.89). Die Spesenabrechnung weist die Vorsteuer getrennt nach Sätzen aus: CHF 6.59 zu 3.8 %, CHF 10.49 zu 8.1 % und CHF 0.89 zu 2.6 %.
Schritt 5: Spesenabrechnung prüfen und freigeben
Vor der Freigabe prüft die vorgesetzte Person oder die Buchhaltung die Spesenabrechnung auf sachliche und formelle Richtigkeit. Bei der MWST-Prüfung stehen drei Punkte im Vordergrund.
- Satzzuordnung: Stimmt der verbuchte MWST-Satz mit dem Beleg und der Spesenkategorie überein?
- Belegqualität: Enthält jeder Beleg die Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug (MWST-Nummer, Satz, Datum)?
- Geschäftlicher Zweck: Ist der geschäftliche Anlass dokumentiert? Ohne geschäftlichen Zweck ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig (Art. 28 MWSTG).
Beanstandete Belege werden an den Mitarbeitenden zurückgewiesen. Fehlende MWST-Angaben können nicht durch die Buchhaltung ergänzt werden — der Beleg muss beim Leistungserbringer korrigiert oder neu ausgestellt werden.
Schritt 6: Vorsteuer in der Buchhaltung verbuchen
Nach der Freigabe verbucht die Buchhaltung die Spesenbelege. Die Vorsteuer wird pro MWST-Satz auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto erfasst. Unternehmen, die nach der effektiven Methode abrechnen, ziehen die Vorsteuer direkt in der MWST-Abrechnung ab. Bei der Saldosteuersatzmethode entfällt der individuelle Vorsteuerabzug — die Vorsteuer ist pauschal im Saldosteuersatz enthalten.
Verbuchungsbeispiel Geschäftsessen CHF 95.00 inkl. 8.1 % MWST
Schritt 7: Vorsteuer in der MWST-Abrechnung deklarieren
Die verbuchte Vorsteuer aus Spesenbelegen fliesst in die periodische MWST-Abrechnung ein, die quartalsweise oder halbjährlich bei der ESTV eingereicht wird. Die Vorsteuerbeträge werden in Ziffer 400 der MWST-Abrechnung zusammengefasst. Die Abrechnung muss innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode eingereicht werden.
Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Vorsteuer aus Spesenabrechnungen zeitlich korrekt zugeordnet wird. Massgebend ist das Datum der Leistungserbringung, nicht das Datum der Spesenabrechnung oder der Auszahlung. Ein Geschäftsessen vom 28. Juni gehört in die Abrechnung des zweiten Quartals, auch wenn die Spesenabrechnung erst im Juli eingereicht wird.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Falschen MWST-Satz auf Restaurantbelegen anwenden
Restaurantbesuche unterliegen dem Normalsatz von 8.1 %, Take-away-Mahlzeiten dem reduzierten Satz von 2.6 %. Wird ein Restaurantbeleg fälschlich mit 2.6 % verbucht, resultiert ein zu tiefer Vorsteuerabzug. Umgekehrt führt die Verbuchung eines Take-away-Belegs mit 8.1 % zu einem unberechtigten Mehrabzug, der bei einer ESTV-Kontrolle nachgefordert wird.
Fehler 2: Hotelrechnung nicht nach MWST-Sätzen aufteilen
Hotelrechnungen enthalten häufig Leistungen zu verschiedenen Sätzen: Übernachtung zu 3.8 %, Minibar und Wellness zu 8.1 %. Wird die gesamte Rechnung pauschal mit einem einzigen Satz verbucht, ist der Vorsteuerabzug fehlerhaft. Die Buchhaltung muss die Beträge gemäss der Rechnungsaufschlüsselung getrennt erfassen.
Fehler 3: Vorsteuerabzug auf MWST-ausgenommenen Leistungen geltend machen
Arztrechnungen, Weiterbildungsgebühren und Versicherungsprämien sind von der MWST ausgenommen. Wird auf solchen Belegen trotzdem ein Vorsteuerabzug verbucht, ist dieser unzulässig. Die ESTV korrigiert solche Abzüge bei Kontrollen und erhebt Verzugszinsen.
Fehler 4: Belege ohne MWST-Nummer akzeptieren
Ohne die MWST-Nummer des Leistungserbringers auf dem Beleg ist kein Vorsteuerabzug zulässig. Besonders bei Kleinbetrieben, Marktständen oder ausländischen Anbietern fehlt die Nummer häufig. Mitarbeitende sollten in solchen Fällen eine korrekte Rechnung verlangen oder den Beleg ohne Vorsteuerabzug einreichen.
Fehler 5: Firmennamen bei Rechnungen über CHF 400.00 nicht angeben lassen
Bei Rechnungen über CHF 400.00 muss der Name des Leistungsempfängers auf dem Beleg stehen. Fehlt der Firmenname auf einer Hotelrechnung oder einem grösseren Einkauf, kann die ESTV den Vorsteuerabzug verweigern. Mitarbeitende sollten den Firmennamen bereits bei der Bestellung oder beim Check-in angeben.
Fehler 6: Vorsteuer bei Saldosteuersatzmethode einzeln abziehen
Unternehmen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, dürfen keine individuelle Vorsteuer auf Spesenbelegen geltend machen. Der Vorsteuerabzug ist pauschal im Saldosteuersatz enthalten. Wird die Vorsteuer trotzdem einzeln abgezogen, resultiert eine Doppelentlastung, die bei der nächsten Kontrolle korrigiert wird.
Fehler 7: Alte MWST-Sätze nach dem 1. Januar 2024 weiter verwenden
Seit dem 1. Januar 2024 gelten die Sätze 8.1 %, 3.8 % und 2.6 %. Werden in der Buchhaltung oder im Spesentool noch die alten Sätze von 7.7 %, 3.7 % und 2.5 % hinterlegt, entstehen systematische Fehler bei jedem Vorsteuerabzug. Die MWST-Stammdaten im Buchhaltungssystem und in der Spesensoftware müssen auf die aktuellen Sätze aktualisiert sein.
07.Häufige Fragen
Welche MWST-Sätze gelten in der Schweiz 2026?
In der Schweiz gelten 2026 drei MWST-Sätze: der Normalsatz von 8.1 %, der Sondersatz für Beherbergung von 3.8 % und der reduzierte Satz von 2.6 %. Diese Sätze sind seit dem 1. Januar 2024 in Kraft und haben sich seither nicht verändert.
Gilt für Restaurantbesuche der Normalsatz oder der reduzierte Satz?
Restaurantbesuche unterliegen dem Normalsatz von 8.1 %. Der reduzierte Satz von 2.6 % gilt nur für Take-away-Mahlzeiten, die nicht vor Ort konsumiert werden. Die Unterscheidung richtet sich danach, ob eine gastgewerbliche Dienstleistung erbracht wird oder ob es sich um eine reine Lebensmittellieferung handelt.
Wie wird die MWST auf einer Hotelrechnung aufgeteilt?
Die Übernachtung inklusive Frühstück (sofern im Zimmerpreis enthalten) wird mit dem Sondersatz von 3.8 % besteuert. Zusatzleistungen wie Minibar, Roomservice, Wellness oder Wäscheservice unterliegen dem Normalsatz von 8.1 %. Hotels müssen die verschiedenen Sätze auf der Rechnung separat ausweisen.
Kann ich auf Pauschalspesen Vorsteuer abziehen?
Nein, auf Pauschalspesen ist kein Vorsteuerabzug möglich, da keine Einzelbelege mit MWST-Ausweis vorliegen. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der MWST-Betrag auf einem konkreten Beleg ausgewiesen ist. Unternehmen, die den Vorsteuerabzug maximieren möchten, sollten daher Effektivspesen mit Einzelbelegen bevorzugen.
Was passiert, wenn auf einem Spesenbeleg kein MWST-Satz ausgewiesen ist?
Ohne MWST-Ausweis auf dem Beleg darf kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Der Beleg wird brutto — also inklusive allfälliger MWST — als Aufwand verbucht. Mögliche Gründe für fehlende MWST-Angaben sind: Der Leistungserbringer ist nicht MWST-pflichtig, die Leistung ist von der MWST ausgenommen, oder der Beleg ist unvollständig.
Gelten die MWST-Sätze auch für Online-Einkäufe aus dem Ausland?
Bei Online-Einkäufen aus dem Ausland gelten die Schweizer MWST-Sätze, wenn der ausländische Anbieter in der Schweiz MWST-pflichtig ist oder die Einfuhrsteuer erhoben wird. Seit 2019 müssen ausländische Versandhändler mit Kleinsendungen in die Schweiz ab CHF 100 000 Jahresumsatz die Schweizer MWST abrechnen. Die Einfuhrsteuer wird von der Eidgenössischen Zollverwaltung erhoben und kann als Vorsteuer abgezogen werden.