MWST Satz Online Einkauf: Inland, Import und Vorsteuerabzug

Bestellt ein Unternehmen oder eine Privatperson bei einem Schweizer Online-Händler, gelten dieselben MWST-Sätze wie im stationären Handel. Der Händler weist die Steuer auf der Rechnung aus und führt sie an die ESTV ab. Massgebend für den anwendbaren Satz ist die Art der gelieferten Ware oder Dienstleistung.

Bei gemischten Warenkörben muss der Händler die Sätze auf der Rechnung getrennt ausweisen. Für den Vorsteuerabzug ist es wichtig, dass die Rechnung die MWST-Nummer des Lieferanten, den angewandten Steuersatz und den Steuerbetrag separat enthält. Fehlt eine dieser Angaben, kann die Steuerverwaltung den Abzug verweigern.

Bei Online-Bestellungen aus dem Ausland hängt die MWST-Behandlung davon ab, ob der ausländische Händler im Schweizer MWST-Register eingetragen ist. Seit 2019 müssen ausländische Versandhandelsunternehmen, die Kleinsendungen im Wert von unter CHF 65 in die Schweiz liefern und damit einen Jahresumsatz von mindestens CHF 100 000 erzielen, sich bei der ESTV registrieren. Diese Händler stellen die Schweizer MWST direkt auf der Rechnung in Rechnung und führen sie ab.

• Registrierter ausländischer Händler: Die Schweizer MWST wird direkt auf der Rechnung ausgewiesen. Der Käufer zahlt den Endpreis inklusive Steuer. Die Einfuhr erfolgt zollfrei, da die MWST bereits abgerechnet ist.
• Nicht registrierter Händler: Die Einfuhrsteuer wird beim Grenzübertritt durch den Zoll oder den Paketdienstleister erhoben. Der Empfänger zahlt die MWST plus eine Verzollungsgebühr des Spediteurs. Die Steuer berechnet sich auf dem Warenwert inklusive Transportkosten.
• Bagatellgrenze: Beträgt die Einfuhrsteuer weniger als CHF 5 pro Sendung, wird sie nicht erhoben. Bei 8.1 % entspricht dies einem Warenwert von rund CHF 62, beim reduzierten Satz von 2.6 % einem Warenwert von rund CHF 192.

Ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen bestellt Büromaterial für CHF 200 bei einem nicht registrierten deutschen Online-Shop. An der Grenze fallen 8.1 % Einfuhrsteuer auf den Warenwert inklusive Versandkosten an. Bei CHF 15 Versandkosten beträgt die Bemessungsgrundlage CHF 215, die Einfuhrsteuer somit CHF 17.40. Hinzu kommt die Verzollungsgebühr des Spediteurs, typischerweise CHF 12 bis CHF 18. Die Einfuhrsteuer-Quittung des Zolls dient als Beleg für den Vorsteuerabzug.

Neben physischen Waren werden online zunehmend Dienstleistungen aus dem Ausland bezogen: Cloud-Abonnements, SaaS-Lizenzen, Beratungsleistungen oder Werbedienstleistungen. Für solche Bezüge greift ein anderer Mechanismus als bei Warenimporten. Gemäss Art. 45 Abs. 1 lit. a MWSTG muss ein Schweizer Unternehmen die sogenannte Bezugsteuer abrechnen, wenn es Dienstleistungen von einem Unternehmen mit Sitz im Ausland bezieht und der Gesamtbetrag dieser Bezüge CHF 10 000 pro Kalenderjahr übersteigt.

In der Praxis bedeutet dies: Bezahlt ein KMU monatlich CHF 150 für ein ausländisches Cloud-Tool und CHF 800 für eine ausländische Werbeplattform, summieren sich die Bezüge auf CHF 11 400 pro Jahr. Damit ist die Schwelle überschritten, und das Unternehmen muss sich als bezugsteuerpflichtig bei der ESTV anmelden. Die Bezugsteuer wird in der regulären MWST-Abrechnung deklariert. Ist das Unternehmen bereits MWST-pflichtig, kann es die Bezugsteuer gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen, sodass der Effekt in vielen Fällen steuerneutral bleibt. Nicht MWST-registrierte Unternehmen tragen die Bezugsteuer hingegen als effektive Kosten.

Werden Online-Einkäufe als Geschäftsspesen verbucht, stellt sich die Frage nach dem Vorsteuerabzug. Gemäss Art. 28 MWSTG kann ein MWST-pflichtiges Unternehmen die auf geschäftlichen Einkäufen bezahlte Vorsteuer abziehen, sofern die formellen und materiellen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei Online-Bestellungen scheitert der Abzug häufig an fehlenden oder unvollständigen Belegen.

• Rechnung mit Schweizer MWST-Nummer: Der Lieferant muss seine MWST-Nummer (CHE-Format) auf der Rechnung ausweisen. Rechnungen ausländischer Händler ohne Schweizer Registrierung berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
• Separater Steuerausweis: Steuersatz und Steuerbetrag müssen auf der Rechnung getrennt ersichtlich sein. Pauschalangaben wie inklusive MWST ohne Betragsangabe genügen nicht.
• Geschäftliche Verwendung: Die eingekaufte Ware oder Dienstleistung muss für steuerbare geschäftliche Zwecke verwendet werden. Bei gemischter Nutzung ist eine anteilige Kürzung vorzunehmen.
• Einfuhrsteuerbeleg bei Importen: Bei Wareneinfuhren dient die Zollquittung (Veranlagungsverfügung) als Vorsteuerbeleg. Diese wird vom Zoll oder vom beauftragten Spediteur ausgestellt und muss aufbewahrt werden.

Im Spesenkontext ist besonders relevant: Bestellt ein Mitarbeitender online Büromaterial oder Fachliteratur auf eigene Rechnung und reicht die Kosten als Spesen ein, muss die Originalrechnung des Händlers vorliegen. Ein Kreditkartenauszug oder eine Bestellbestätigung reicht für den Vorsteuerabzug nicht aus. Unternehmen sollten im Spesenreglement festhalten, dass bei Online-Bestellungen die vollständige Rechnung mit MWST-Ausweis einzureichen ist, nicht nur der Zahlungsbeleg.