MWST Spesen Ausland abrechnen: Vorsteuer, Erstattung und Belege
Wer Mitarbeitende ins Ausland entsendet oder selbst geschäftlich in der EU unterwegs ist, steht bei der Spesenabrechnung vor einer zentralen Frage: Wie wird die auf ausländischen Belegen ausgewiesene Mehrwertsteuer korrekt behandelt? In der Praxis verbuchen viele Unternehmen ausländische MwSt fälschlicherweise als Schweizer Vorsteuer und riskieren damit Nachforderungen bei einer ESTV-Kontrolle. Gleichzeitig bleibt das EU-Vorsteuererstattungsverfahren oft ungenutzt, obwohl es bei regelmässigen Auslandsreisen erhebliche Beträge zurückbringt.
Diese Anleitung führt Sie in 6 Schritten durch den Prozess: von der Trennung inländischer und ausländischer Spesen über den korrekten Vorsteuerabzug bis zur Beantragung der EU-Vorsteuererstattung und der revisionssicheren Archivierung.
01.Rechtliche Grundlagen: Schweizer Vorsteuer und ausländische MWST
Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) regelt den Vorsteuerabzug in Art. 28 MWSTG. Demnach kann nur die Steuer als Vorsteuer geltend gemacht werden, die von einem im Inland steuerpflichtigen Leistungserbringer in Rechnung gestellt wurde und die Schweizer MWST betrifft. Ausländische Mehrwertsteuer erfüllt diese Voraussetzung nicht, unabhängig davon, ob sie auf einem Hotelbeleg, einer Restaurantrechnung oder einer Tankquittung ausgewiesen ist.
Für die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer greift ein separates Verfahren. In der EU basiert dieses auf der Richtlinie 86/560/EWG (sogenannte 13. MwSt-Richtlinie), die Drittstaaten-Unternehmen den Antrag auf Erstattung der in einem EU-Mitgliedstaat bezahlten Mehrwertsteuer ermöglicht. Die Schweiz hat mit den meisten EU-Staaten entsprechende Gegenseitigkeitsvereinbarungen. Der Antrag wird direkt bei der Steuerbehörde des jeweiligen EU-Landes eingereicht.
Vorsteuerabzug im Vergleich: Schweizer vs. ausländische MWST
02.Auslandsspesen und MWST korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden sechs Schritte zeigen, wie Sie Auslandsspesen MWST-konform verarbeiten, den Schweizer Vorsteuerabzug korrekt anwenden und die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer systematisch nutzen.
Schritt 1: Inländische und ausländische Spesen trennen
Bereits bei der Erfassung der Spesenbelege müssen inländische und ausländische Ausgaben konsequent getrennt werden. Diese Trennung ist die Grundlage für die korrekte MWST-Behandlung. Belege mit Schweizer MWST-Nummer und ausgewiesener Schweizer MWST gehören in die Kategorie Inland. Alle Belege mit ausländischer Mehrwertsteuer (erkennbar an der ausländischen Steuernummer, dem Länderkürzel oder dem abweichenden Steuersatz) werden separat erfasst.
- Schweizer Belege: Enthalten eine UID-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST und weisen Schweizer MWST-Sätze aus (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %).
- EU-Belege: Enthalten eine VAT-Nummer des jeweiligen Landes (z. B. DE123456789, FR12345678901) und weisen den lokalen Steuersatz aus (z. B. 19 % in Deutschland, 20 % in Frankreich).
- Drittstaaten-Belege: Belege aus Nicht-EU-Ländern enthalten länderspezifische Steuerangaben. Eine Erstattung ist nur möglich, wenn ein bilaterales Abkommen besteht.
Tragen Sie bei der Erfassung das Ausstellungsland und die Währung des Belegs ein. Diese Angaben sind für die spätere Zuordnung in der Buchhaltung und für einen allfälligen Erstattungsantrag zwingend erforderlich.
Schritt 2: Schweizer MWST auf Belegen identifizieren und prüfen
Für den Vorsteuerabzug in der Schweizer MWST-Abrechnung müssen die Belege die formellen Anforderungen nach Art. 26 MWSTG erfüllen. Prüfen Sie jeden inländischen Beleg auf die vollständige Angabe der Schweizer MWST. Nur wenn die MWST korrekt ausgewiesen ist, darf der Vorsteuerabzug vorgenommen werden.
- MWST-Nummer des Leistungserbringers: Die UID-Nummer muss im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST auf dem Beleg stehen. Fehlt sie, ist kein Vorsteuerabzug möglich.
- Separater MWST-Ausweis: Der MWST-Betrag muss separat ausgewiesen sein oder der anwendbare Steuersatz muss erkennbar sein. Bei Kleinbeträgen bis CHF 400 genügt die Angabe des Steuersatzes.
- Leistungsbeschreibung: Art und Umfang der Leistung müssen aus dem Beleg hervorgehen. Pauschale Angaben wie Diverses reichen nicht aus.
- Datum und Empfänger: Der Beleg muss das Datum der Leistungserbringung und den Namen des Leistungsempfängers (Ihr Unternehmen) enthalten.
Belege, die diese Anforderungen nicht erfüllen, sollten Sie beim Leistungserbringer korrigieren lassen. Ohne formell korrekte Belege wird die ESTV den Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle streichen.
Schritt 3: Vorsteuerabzug nur für Schweizer MWST geltend machen
In der Schweizer MWST-Abrechnung dürfen Sie ausschliesslich die auf inländischen Belegen ausgewiesene Schweizer MWST als Vorsteuer abziehen. Die Verbuchung erfolgt auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto, getrennt nach Steuersatz. Ausländische Mehrwertsteuer hat in der Schweizer MWST-Abrechnung nichts zu suchen, auch nicht als Schätzung oder Annäherung.
Verbuchung Schweizer Vorsteuer auf Spesen (Beispiele)
Verbuchen Sie ausländische Spesen immer brutto, also inklusive der ausländischen Mehrwertsteuer, als Geschäftsaufwand. Die ausländische MWST ist Teil des Aufwands und wird nicht separat auf ein Vorsteuerkonto gebucht. Wird die ausländische MWST später über das Erstattungsverfahren zurückerhalten, buchen Sie den erstatteten Betrag als Ertrag oder als Aufwandminderung.
Schritt 4: Ausländische MWST separat erfassen und nach Land zuordnen
Für das EU-Vorsteuererstattungsverfahren müssen Sie die im Ausland bezahlte Mehrwertsteuer nach Land und Kategorie aufschlüsseln. Führen Sie eine separate Aufstellung, in der Sie für jedes EU-Land die bezahlte MWST über das Kalenderjahr hinweg kumulieren. Nur so können Sie am Jahresende beurteilen, ob sich ein Erstattungsantrag lohnt.
- Länderzuordnung: Ordnen Sie jeden ausländischen Beleg dem Land zu, in dem die Leistung erbracht wurde. Massgebend ist das Land des Leistungserbringers, nicht das Reiseziel.
- Kategorisierung: Die meisten EU-Länder verlangen eine Zuordnung zu vordefinierten Ausgabenkategorien (z. B. Treibstoff, Beherbergung, Verpflegung, Konferenzgebühren). Erfassen Sie die Kategorie bereits bei der Belegerfassung.
- Währungsumrechnung: Halten Sie den Originalbetrag in der Fremdwährung fest. Für die Buchhaltung rechnen Sie zum Tageskurs oder zum von der ESTV publizierten Monatsmittelkurs um.
- Schwellenwert beachten: Das Erstattungsverfahren lohnt sich in der Regel ab rund CHF 500 bzw. EUR 400 pro Land und Jahr. Unterhalb dieses Betrags übersteigt der administrative Aufwand häufig den Nutzen.
Schritt 5: EU-Vorsteuererstattung prüfen und beantragen
Die Erstattung der in EU-Ländern bezahlten Mehrwertsteuer erfolgt auf Antrag direkt bei der zuständigen Steuerbehörde des jeweiligen EU-Mitgliedstaates. Grundlage ist die Richtlinie 86/560/EWG, die Unternehmen aus Drittstaaten wie der Schweiz dieses Recht einräumt, sofern ein Gegenseitigkeitsabkommen besteht. Die Schweiz hat solche Abkommen mit den meisten EU-Staaten abgeschlossen.
EU-Vorsteuererstattung: Wichtige Eckdaten
Beantragen Sie bei der ESTV eine Ansässigkeitsbescheinigung (Formular 1222). Diese bestätigt, dass Ihr Unternehmen in der Schweiz MWST-pflichtig ist, und wird von den EU-Steuerbehörden als Nachweis verlangt. Reichen Sie den Erstattungsantrag zusammen mit den Originalbelegen bei der zuständigen Behörde des EU-Landes ein. Beachten Sie, dass einige Länder (z. B. Deutschland) die Einschaltung eines Fiskalvertreters verlangen.
Achtung: Nicht alle Ausgabenkategorien sind in jedem EU-Land erstattungsfähig. Verpflegungskosten sind in vielen Ländern von der Erstattung ausgeschlossen. Prüfen Sie die länderspezifischen Regelungen vor der Antragstellung, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.
Schritt 6: Belege vollständig archivieren und Dokumentation sicherstellen
Auch wenn ausländische Belege keinen Schweizer Vorsteuerabzug ermöglichen, müssen sie vollständig aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR beträgt 10 Jahre. Die Belege dienen als Nachweis für den verbuchten Geschäftsaufwand und sind bei einer Steuerrevision vorzulegen. Zusätzlich benötigen Sie die Originalbelege für einen allfälligen EU-Erstattungsantrag.
- Originalbelege: Bewahren Sie Papierbelege im Original auf, bis der EU-Erstattungsantrag abgeschlossen ist. Danach genügt eine revisionssichere digitale Kopie gemäss GeBüV.
- Digitale Erfassung: Fotografieren oder scannen Sie jeden Beleg zeitnah. Achten Sie auf Lesbarkeit, vollständige Abbildung und korrekte Zuordnung zur Spesenabrechnung.
- Zuordnung zur Buchung: Jeder Beleg muss der entsprechenden Buchung eindeutig zugeordnet werden können. Verwenden Sie Belegnummern oder Referenzen, die eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleisten.
- Erstattungsunterlagen: Archivieren Sie Kopien der eingereichten Erstattungsanträge, der Ansässigkeitsbescheinigung und der Erstattungsbescheide zusammen mit den zugehörigen Belegen.
Planen Sie die Archivierung so, dass Sie bei einer ESTV-Kontrolle oder einer Rückfrage der ausländischen Steuerbehörde innert nützlicher Frist alle relevanten Unterlagen vorlegen können.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Ausländische MWST als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Der häufigste Fehler: Die auf einem deutschen Hotelbeleg ausgewiesene 19 % Mehrwertsteuer wird in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend gemacht. Bei einer ESTV-Kontrolle wird dieser Abzug gestrichen, und es fallen Verzugszinsen an. Prüfen Sie bei jedem Beleg, ob eine Schweizer UID-Nummer vorhanden ist, bevor Sie eine Vorsteuerbuchung vornehmen.
Fehler 2: Frist für EU-Vorsteuererstattung verpasst
Die Antragsfrist endet in den meisten EU-Ländern am 30. Juni des Folgejahres. Wird diese Frist versäumt, verfällt der Erstattungsanspruch unwiderruflich. Setzen Sie sich eine Erinnerung auf spätestens Ende April, um genügend Zeit für die Zusammenstellung der Unterlagen und die Beschaffung der Ansässigkeitsbescheinigung zu haben.
Fehler 3: Keine länderspezifische Aufschlüsselung der ausländischen MWST
Wer ausländische Belege nicht nach Land sortiert, kann am Jahresende nicht beurteilen, ob sich ein Erstattungsantrag lohnt. Zudem verlangen die EU-Steuerbehörden eine länderspezifische Aufstellung. Erfassen Sie das Ausstellungsland bereits bei der Belegerfassung, nicht erst bei der Jahresabrechnung.
Fehler 4: Originalbelege vor Abschluss des Erstattungsverfahrens vernichtet
Viele EU-Länder verlangen die Einreichung von Originalbelegen mit dem Erstattungsantrag. Werden Papierbelege vorschnell entsorgt oder nur digital aufbewahrt, kann der Antrag abgelehnt werden. Bewahren Sie Originale auf, bis das Erstattungsverfahren abgeschlossen ist und der Bescheid vorliegt.
Fehler 5: Erstattete ausländische MWST nicht korrekt verbucht
Geht die Erstattung ein, wird sie manchmal vergessen oder falsch verbucht. Der erstattete Betrag muss als Ertrag oder Aufwandminderung erfasst werden. Andernfalls stimmt der verbuchte Aufwand nicht mehr mit den tatsächlichen Nettokosten überein, was bei einer Revision zu Beanstandungen führt.
04.Häufige Fragen
Kann ich die deutsche Mehrwertsteuer auf einem Hotelbeleg in der Schweizer MWST-Abrechnung abziehen?
Nein. Die deutsche Mehrwertsteuer ist keine Schweizer MWST und darf nicht als Vorsteuer in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht werden. Sie können die deutsche MwSt jedoch über das EU-Vorsteuererstattungsverfahren nach Richtlinie 86/560/EWG direkt beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern zurückfordern.
Ab welchem Betrag lohnt sich die EU-Vorsteuererstattung?
Erfahrungsgemäss lohnt sich das Verfahren ab rund CHF 500 bzw. EUR 400 pro Land und Kalenderjahr. Unterhalb dieses Betrags übersteigt der administrative Aufwand (Formulare, Ansässigkeitsbescheinigung, Versand der Originalbelege) häufig den erstatteten Betrag. Bei Einschaltung eines spezialisierten Dienstleisters kann sich die Schwelle verschieben.
Welche Frist gilt für den Antrag auf EU-Vorsteuererstattung?
In den meisten EU-Ländern muss der Antrag bis zum 30. Juni des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres eingereicht werden. Einige Länder haben abweichende Fristen. Prüfen Sie die Frist des jeweiligen Landes rechtzeitig, da eine Fristverlängerung in der Regel nicht möglich ist.
Muss ich ausländische Belege aufbewahren, auch wenn kein Vorsteuerabzug möglich ist?
Ja. Ausländische Belege dokumentieren den verbuchten Geschäftsaufwand und unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR. Zudem benötigen Sie die Originalbelege, falls Sie einen EU-Erstattungsantrag stellen möchten.
Wie verbuche ich ausländische Spesen mit ausländischer MWST korrekt?
Verbuchen Sie den Gesamtbetrag inklusive ausländischer Mehrwertsteuer als Geschäftsaufwand (brutto). Es erfolgt keine Buchung auf ein Vorsteuerkonto. Wird die ausländische MWST später über das Erstattungsverfahren zurückerstattet, buchen Sie den erhaltenen Betrag als Ertrag oder Aufwandminderung.
Brauche ich für die EU-Vorsteuererstattung einen Fiskalvertreter?
Das hängt vom jeweiligen EU-Land ab. Einige Länder wie Deutschland verlangen, dass Drittstaaten-Unternehmen einen Fiskalvertreter benennen. Andere Länder akzeptieren den Antrag direkt. Informieren Sie sich bei der zuständigen Steuerbehörde des Erstattungslandes oder beauftragen Sie einen spezialisierten Dienstleister.