Spesenreglement für NGOs: Festangestellte, Honorarkräfte, Ehrenamtliche

In einer Non-Profit-Organisation kommen typischerweise drei Personengruppen mit Spesenansprüchen in Berührung. Das Spesenreglement muss für jede Gruppe eigene Regeln definieren, da sich die rechtliche Grundlage und der Umfang des Anspruchs grundlegend unterscheiden. Eine pauschale Gleichbehandlung aller Beteiligten ist weder rechtlich korrekt noch praktikabel.

• Festangestellte: Für Mitarbeitende mit Arbeitsvertrag gilt Art. 327a OR uneingeschränkt. Der Arbeitgeber muss alle notwendigen Auslagen ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeit entstehen. Die Abrechnung erfolgt wie in einem privatwirtschaftlichen KMU, inklusive genehmigtem Spesenreglement und Deklaration im Lohnausweis.
• Honorarmitarbeitende: Personen mit Honorarvertrag (z. B. externe Referentinnen, Projektberater) sind keine Arbeitnehmenden im Sinne des OR. Ihr Spesenanspruch ergibt sich ausschliesslich aus dem Vertrag oder Auftragsrecht (Art. 402 OR). Das Reglement sollte festhalten, welche Auslagen in welcher Höhe vergütet werden und ob Belege erforderlich sind.
• Ehrenamtliche: Freiwillige ohne Arbeitsvertrag haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Spesenersatz nach Art. 327a OR. Ein Auslagenersatz ist dennoch üblich und sinnvoll, muss aber im Reglement klar geregelt sein. Wichtig: Übersteigen die Vergütungen die tatsächlichen Auslagen, können sie steuerlich als Einkommen qualifiziert werden.

Ein häufiges Problem in der Praxis: Ehrenamtliche erhalten pauschale Entschädigungen von beispielsweise CHF 200 pro Monat, ohne dass die Organisation prüft, ob tatsächliche Auslagen in dieser Höhe anfallen. Solche Zahlungen gelten steuerlich als Einkommen und müssen deklariert werden. Das Reglement sollte deshalb klar zwischen Auslagenersatz und Entschädigung unterscheiden.

Viele NPOs sind als gemeinnützige Organisationen von der Gewinn- und Kapitalsteuer befreit. Diese Steuerbefreiung betrifft jedoch ausschliesslich die Organisation selbst. Für die Spesenabrechnung der Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen gelten dieselben Regeln wie für steuerpflichtige Unternehmen. Art. 327a OR unterscheidet nicht zwischen gewinnorientierten und gemeinnützigen Arbeitgebern.

Konkret bedeutet das: Auch eine steuerbefreite Stiftung muss ein Spesenreglement führen, das den Vorgaben der ESTV und der SSK-Mustervorlagen entspricht. Die Pauschalen für Verpflegung (CHF 30.– pro Tag), Kilometergeld (CHF 0.75/km ab 2026) und Kleinspesen (CHF 20.– pro Tag) gelten unverändert. Spesen, die über ein genehmigtes Reglement abgerechnet werden, erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 und sind für die Mitarbeitenden steuerfrei. Ohne genehmigtes Reglement werden Pauschalspesen unter Ziffer 13.2.1 aufgeführt und sind beim Mitarbeitenden steuerpflichtiges Einkommen.

Ein verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass steuerbefreite Organisationen bei Spesen grosszügiger sein dürfen, weil die Steuerbehörde ohnehin nicht genau hinschaue. Das Gegenteil ist der Fall: Gerade bei steuerbefreiten NPOs prüfen die Behörden besonders sorgfältig, ob Spesenzahlungen tatsächlich geschäftlich begründet sind. Unverhältnismässig hohe Spesen können die Gemeinnützigkeit und damit die Steuerbefreiung der Organisation gefährden.

Non-Profit-Organisationen haben ein spezifisches Ausgabenprofil, das sich von klassischen KMU unterscheidet. Während Kundenbesuche und Geschäftsreisen in der Privatwirtschaft dominieren, fallen in NPOs häufig Reisen zu Veranstaltungen, Fundraising-Aktivitäten und projektbezogene Auslagen an. Das Spesenreglement sollte diese typischen Kategorien explizit aufführen, damit Mitarbeitende und Ehrenamtliche wissen, welche Kosten erstattungsfähig sind.

• Reisen zu Veranstaltungen und Sitzungen: Fahrten zu Vereinsversammlungen, Konferenzen, Netzwerktreffen oder Projektstandorten. Es gelten die üblichen ESTV-Ansätze: CHF 0.75/km bei Nutzung des Privatfahrzeugs oder die effektiven ÖV-Kosten (2. Klasse, sofern im Reglement nicht anders geregelt). Bei Ehrenamtlichen sollte das Reglement festhalten, ob auch Anreisen zu regulären Sitzungen vergütet werden.
• Repräsentation und Fundraising: Einladungen von Spendern, Sponsoren oder Behördenvertretern, Kosten für Fundraising-Events und Netzwerkpflege. Die ESTV erlaubt Repräsentationsspesen bis maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6000 pro Jahr, mit einem absoluten Maximum von CHF 24 000 pro Jahr. Bei Ehrenamtlichen ohne Lohn entfällt die prozentuale Berechnung; hier empfiehlt sich eine fixe Obergrenze im Reglement.
• Weiterbildung: Kursgebühren, Tagungskosten und Fachliteratur, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit für die Organisation stehen. Für Festangestellte sind solche Kosten über das Spesenreglement abrechenbar, sofern die Weiterbildung vom Arbeitgeber angeordnet oder genehmigt wurde. Bei Ehrenamtlichen ist eine vorgängige Genehmigung durch den Vorstand empfehlenswert.
• Projektbezogene Auslagen: Materialkosten für Projekte, Druckkosten für Informationsmaterial, Porto, Telefonkosten bei Einsätzen. Diese Kategorie ist in NPOs besonders häufig, da Mitarbeitende und Freiwillige oft eigene Mittel vorstrecken. Das Reglement sollte eine klare Obergrenze pro Einzelausgabe definieren, ab der eine vorgängige Genehmigung erforderlich ist, beispielsweise CHF 200.

Ein Praxisbeispiel: Eine Projektleiterin einer gemeinnützigen Stiftung fährt mit dem Privatfahrzeug zu einem Fundraising-Anlass (80 km hin und zurück), lädt eine potenzielle Grossspenderin zum Abendessen ein (CHF 95) und kauft Informationsmaterial für CHF 45. Die Abrechnung umfasst CHF 60 Kilometergeld (80 km x CHF 0.75), CHF 95 Bewirtung (mit Beleg und Angabe des Geschäftszwecks) sowie CHF 45 Projektmaterial. Total: CHF 200, vollständig erstattungsfähig bei korrekter Belegführung.