OR 327c: Frist, Erstattungspflicht und Verzugsfolgen

Art. 327c Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorliegt. Entscheidend ist, dass die Auslagen notwendig und tatsächlich entstanden sind – also im direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen.

Der Gesetzgeber unterscheidet zwei Varianten: Der Arbeitgeber kann die Auslagen im Voraus leisten (Vorschuss gemäss Art. 327c Abs. 1 OR) oder sie nachträglich auf erste Anforderung des Arbeitnehmers erstatten. «Auf erste Anforderung» bedeutet, dass der Anspruch fällig wird, sobald der Arbeitnehmer die Erstattung verlangt – also mit der Einreichung der Spesenabrechnung. Ein Zuwarten ohne sachlichen Grund ist nicht zulässig.

Die Bestimmung ist zwingender Natur (Art. 362 OR). Das heisst: Ein Arbeitsvertrag oder ein Spesenreglement darf die Erstattungspflicht weder ausschliessen noch die Frist unangemessen verlängern. Klauseln wie «Spesen werden nur einmal jährlich abgerechnet» sind rechtlich nicht haltbar.

Gesetzlich ist die Erstattung sofort geschuldet, sobald der Arbeitnehmer seine Auslagen geltend macht. In der betrieblichen Realität benötigt der Arbeitgeber jedoch Zeit für Prüfung und Freigabe. Deshalb hat sich eine Frist von 30 Tagen ab Einreichung als branchenüblicher Standard durchgesetzt. Diese Frist wird von Gerichten in der Regel als angemessen betrachtet, sofern sie im Spesenreglement oder Arbeitsvertrag festgehalten ist.

Bei Austritt aus dem Arbeitsverhältnis gilt Art. 339 Abs. 1 OR: Sämtliche Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis – einschliesslich offener Spesen – werden mit Beendigung fällig. Der Arbeitgeber darf offene Spesenerstattungen also nicht über das Austrittsdatum hinaus verzögern. Reicht ein Arbeitnehmer beispielsweise am 15. März eine Spesenabrechnung über CHF 480 ein und das Arbeitsverhältnis endet am 31. März, muss die Erstattung spätestens mit der letzten Lohnzahlung erfolgen.

Die meisten Schweizer KMU rechnen Spesen monatlich ab, typischerweise zusammen mit der Lohnzahlung. Daraus ergibt sich in der Praxis eine Erstattungsfrist von rund 30 Tagen. Viele Spesenreglemente halten diese Frist explizit fest. Solange die Frist angemessen bleibt und im Voraus kommuniziert wurde, ist sie rechtlich unbedenklich.

• Digitale Einreichung: Bei automatisierter Prüfung und digitaler Freigabe verkürzt sich die Bearbeitungszeit oft auf wenige Tage. Einige Unternehmen erstatten Spesen bereits im nächsten Lohnlauf nach Genehmigung.
• Manuelle Prüfung: Werden Belege physisch eingereicht und manuell geprüft, sind 30 Tage realistisch. Längere Fristen sollten im Spesenreglement begründet und klar kommuniziert sein.
• Verzug des Arbeitgebers: Überschreitet der Arbeitgeber die vereinbarte oder übliche Frist, gerät er in Verzug. Der Arbeitnehmer kann eine schriftliche Mahnung mit Nachfrist stellen. Ab Verzugseintritt schuldet der Arbeitgeber Verzugszinsen von 5 % (Art. 104 OR).

Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin reicht am 5. April Reisespesen über CHF 620 ein. Das Spesenreglement sieht eine Erstattung mit der nächsten Lohnzahlung vor. Der Lohn wird am 25. April ausbezahlt – die Spesen müssen spätestens dann erstattet werden. Erfolgt die Zahlung erst am 25. Mai ohne sachlichen Grund, befindet sich der Arbeitgeber seit dem 26. April in Verzug.

Bleibt die Spesenerstattung trotz Fälligkeit aus, stehen dem Arbeitnehmer mehrere Mittel zur Verfügung. Wichtig ist ein schrittweises Vorgehen: Zunächst die Mahnung, dann – falls nötig – die Betreibung. In jedem Fall sollte der Arbeitnehmer alle Belege und die Einreichung dokumentieren.

• Schriftliche Mahnung: Der Arbeitnehmer setzt dem Arbeitgeber per Einschreiben eine angemessene Nachfrist von 10 bis 14 Tagen. Die Mahnung sollte den geschuldeten Betrag, die Rechtsgrundlage (Art. 327c OR) und die Konsequenzen bei Nichtzahlung benennen.
• Betreibung: Zahlt der Arbeitgeber nach Ablauf der Nachfrist nicht, kann der Arbeitnehmer beim zuständigen Betreibungsamt ein Betreibungsbegehren einreichen. Die Kosten trägt letztlich der Schuldner. Bei Rechtsvorschlag muss der Arbeitnehmer den Rechtsweg beschreiten.
• Arbeitsrechtliche Klage: Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis bis CHF 30 000 können kostenlos vor dem Arbeitsgericht eingeklagt werden (Art. 114 ZPO). Für Beträge darüber fallen Gerichtskosten an.
• Verjährung beachten: Spesenforderungen verjähren nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR). Die Frist beginnt mit der Fälligkeit der einzelnen Forderung. Wer lange zuwartet, riskiert den Verlust des Anspruchs.

Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses empfiehlt es sich, zunächst das Gespräch mit der Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu suchen. Oft liegt die Verzögerung an internen Prozessen und nicht an böser Absicht. Erst wenn das Gespräch erfolglos bleibt, ist die schriftliche Mahnung der nächste Schritt.