Papierlosen Spesenprozess einführen: Ist-Analyse, GeGüV-Konformität und Roll-out

Bevor Sie eine digitale Lösung evaluieren, müssen Sie den bestehenden Spesenprozess vollständig verstehen. Begleiten Sie den Weg eines Belegs vom Entstehen der Auslage bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. Dokumentieren Sie dabei jeden Übergabepunkt, jede manuelle Eingabe und jede Wartezeit. Sprechen Sie mit Mitarbeitenden, Vorgesetzten und der Buchhaltung, um die tatsächlichen Abläufe zu erfassen – nicht nur die theoretischen.

• Medienbrüche: Wo wird ein Papierbeleg abfotografiert, ausgedruckt oder manuell in ein System übertragen? Jeder Medienbruch ist eine potenzielle Fehlerquelle.
• Belegverluste: Wie häufig fehlen Belege bei der Abrechnung? Fragen Sie die Buchhaltung nach der Rücklaufquote unvollständiger Abrechnungen.
• Doppelerfassung: Werden Daten mehrfach eingegeben, etwa zuerst in Excel und dann ins Buchhaltungssystem? Doppelerfassungen kosten Zeit und erhöhen die Fehlerquote.
• Freigabeverzögerungen: Wie lange dauert es von der Einreichung bis zur Freigabe? Liegt die Abrechnung tagelang auf einem Schreibtisch, weil der Vorgesetzte abwesend ist?
• Fehlende Transparenz: Können Mitarbeitende den Status ihrer Abrechnung jederzeit einsehen, oder müssen sie bei der Buchhaltung nachfragen?

Halten Sie die Ergebnisse in einer einfachen Übersicht fest: Prozessschritt, beteiligte Personen, verwendete Medien, durchschnittliche Bearbeitungszeit und identifizierte Schwachstelle. Diese Dokumentation dient als Grundlage für die Anforderungen an die neue Lösung und als Referenz, um den Erfolg der Digitalisierung später messbar zu machen.

Ein papierloser Spesenprozess muss die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen. Die GeBüV regelt, wie Geschäftsunterlagen – darunter auch Spesenbelege – digital aufbewahrt werden dürfen. Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten will, muss sicherstellen, dass die digitale Kopie den Originalbeleg rechtsgültig ersetzt. Zusätzlich gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gemäss Art. 957a OR.

• Integrität: Die digitalen Belege müssen vor nachträglicher Veränderung geschützt sein. Das System muss sicherstellen, dass ein einmal erfasster Beleg nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden kann.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss lückenlos auf den zugehörigen Beleg zurückgeführt werden können. Ein Audit-Trail dokumentiert, wer wann welche Aktion ausgeführt hat.
• Aufbewahrungsdauer: Geschäftsunterlagen müssen gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die digitale Archivierungslösung muss diese Frist zuverlässig abdecken.
• Lesbarkeit: Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und reproduzierbar bleiben. Achten Sie auf standardisierte Dateiformate wie PDF/A.
• Verfahrensdokumentation: Dokumentieren Sie das Verfahren der digitalen Belegerfassung und Archivierung schriftlich. Diese Dokumentation muss bei einer Revision vorgelegt werden können.

Prüfen Sie bei der Evaluation einer Archivierungslösung, ob der Anbieter die GeBüV-Konformität explizit bestätigt und ob die Daten in der Schweiz oder in einem Land mit gleichwertigem Datenschutzniveau gespeichert werden. Klären Sie mit Ihrer Revisionsstelle, ob die gewählte Lösung den Anforderungen genügt, bevor Sie den Prozess produktiv schalten.

Definieren Sie den gesamten digitalen Spesenprozess von der Belegerfassung bis zur Archivierung. Legen Sie für jeden Prozessschritt fest, wer verantwortlich ist, welche Informationen erfasst werden und welche Regeln gelten. Ein klar definierter Workflow verhindert Rückfragen und stellt sicher, dass jede Abrechnung vollständig und korrekt verarbeitet wird.

Definieren Sie klare Regeln für die Belegerfassung: Welche Angaben sind Pflicht? Welche Kategorien stehen zur Verfügung? Welche Beträge erfordern eine zusätzliche Genehmigung? Legen Sie Fristen fest, etwa dass Belege innerhalb von fünf Arbeitstagen nach der Auslage erfasst werden müssen. Stellen Sie sicher, dass das Spesenreglement die digitale Einreichung explizit erlaubt und die Pauschalen den aktuellen Ansätzen entsprechen – etwa CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug oder CHF 30 pro Mahlzeit bei Verpflegungspauschalen.

Bestimmen Sie Stellvertretungsregelungen für die Freigabe, damit Abrechnungen nicht liegen bleiben, wenn eine vorgesetzte Person abwesend ist. Legen Sie ausserdem fest, ab welchem Betrag eine zweite Freigabestufe erforderlich ist. Diese Schwellenwerte sollten im Spesenreglement verankert sein.

Die beste digitale Lösung nützt wenig, wenn Mitarbeitende sie nicht korrekt nutzen. Planen Sie eine gezielte Schulung, die sowohl die Bedienung der App als auch die Anforderungen an die Belegqualität abdeckt. Führen Sie die Schulung möglichst kurz vor dem Pilotstart durch, damit das Gelernte sofort angewendet werden kann. Rechnen Sie mit 30 bis 60 Minuten pro Schulungseinheit.

• Smartphone-App bedienen: Zeigen Sie den Mitarbeitenden, wie sie einen Beleg fotografieren, die Pflichtfelder ausfüllen und die Abrechnung einreichen. Üben Sie den Vorgang mit einem Beispielbeleg.
• Belegqualität sicherstellen: Ein Foto muss scharf, vollständig und gut ausgeleuchtet sein. Alle relevanten Angaben – Datum, Betrag, Mehrwertsteuer, Anbieter – müssen lesbar sein. Abgeschnittene oder unscharfe Belege führen zu Rückweisungen.
• Fristen einhalten: Kommunizieren Sie die Einreichungsfristen klar. Belege sollten idealerweise am Tag der Auslage erfasst werden, spätestens jedoch innerhalb der im Reglement definierten Frist.
• Geschäftszweck dokumentieren: Gemäss Art. 327a OR muss der Zusammenhang zwischen Auslage und beruflicher Tätigkeit nachweisbar sein. Mitarbeitende müssen bei jeder Spese den Geschäftszweck angeben, etwa den Kundennamen oder den Anlass.
• Häufige Fehler ansprechen: Gehen Sie in der Schulung gezielt auf typische Fehler ein: fehlender Geschäftszweck, Verwechslung von privaten und geschäftlichen Auslagen, verspätete Einreichung oder doppelte Erfassung desselben Belegs.

Stellen Sie den Mitarbeitenden eine kurze Anleitung als PDF oder im Intranet zur Verfügung, die sie jederzeit nachschlagen können. Benennen Sie eine Ansprechperson für Fragen während der Einführungsphase. Erfahrungsgemäss sinkt die Fehlerquote deutlich, wenn in den ersten zwei Wochen aktiv Unterstützung angeboten wird.

Starten Sie mit einer Pilotgruppe von fünf bis fünfzehn Personen, die den neuen Prozess im Echtbetrieb testen. Wählen Sie Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichem Reiseaufkommen, damit Sie ein realistisches Bild erhalten. Die Pilotphase sollte mindestens vier Wochen dauern und einen vollständigen Abrechnungszyklus umfassen.

• Fehlerquote messen: Erfassen Sie, wie viele Abrechnungen beim ersten Einreichen vollständig und korrekt sind. Vergleichen Sie diese Quote mit dem alten Prozess.
• Durchlaufzeit messen: Messen Sie die Zeit von der Belegerfassung bis zur Auszahlung. Ziel ist eine deutliche Verkürzung gegenüber dem papierbasierten Prozess.
• Feedback einholen: Befragen Sie die Pilotgruppe nach zwei und nach vier Wochen systematisch: Was funktioniert gut? Wo gibt es Schwierigkeiten? Welche Funktionen fehlen?
• Prozess anpassen: Korrigieren Sie identifizierte Schwachstellen vor dem unternehmensweiten Roll-out. Typische Anpassungen betreffen Kategorien, Freigabestufen oder die Formulierung von Pflichtfeldern.

Nach einer erfolgreichen Pilotphase rollen Sie den Prozess schrittweise auf das gesamte Unternehmen aus. Kommunizieren Sie den Starttermin mindestens zwei Wochen im Voraus und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden geschult sind. Definieren Sie einen klaren Stichtag, ab dem nur noch digitale Abrechnungen akzeptiert werden. Eine Übergangsphase von zwei bis vier Wochen, in der beide Wege parallel möglich sind, erleichtert den Wechsel, sollte aber zeitlich begrenzt sein.

Planen Sie nach dem Roll-out eine Nachkontrolle nach drei Monaten ein. Prüfen Sie, ob die Fehlerquote stabil niedrig bleibt, ob die Durchlaufzeiten den Erwartungen entsprechen und ob die Archivierung GeBüV-konform funktioniert. Dokumentieren Sie die Ergebnisse und passen Sie den Prozess bei Bedarf an.