Pauschalspesen im Lohnausweis: Ziffer 13.2, Deklaration und Beispiele
Wer Pauschalspesen ausrichtet, muss diese im Lohnausweis in Ziffer 13.2 betragsmässig ausweisen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement verfügt oder nicht. Die Steuerbehörden prüfen anhand dieser Angabe, ob die Pauschalen innerhalb der zulässigen Grenzen liegen.
Die korrekte Deklaration im Lohnausweis entscheidet darüber, ob Pauschalspesen beim Arbeitnehmer steuerfrei bleiben oder als Lohnbestandteil aufgerechnet werden. Besonders die Abgrenzung zwischen Ziffer 13.1 (Effektivspesen) und Ziffer 13.2 (Pauschalspesen) sorgt in der Praxis regelmässig für Fehler.
01.Ziffer 13.2 im Lohnausweis: Was dort hingehört
Ziffer 13.2 des Lohnausweises ist ausschliesslich für Pauschalspesen vorgesehen. Darunter fallen alle pauschalen Spesenentschädigungen, die der Arbeitgeber regelmässig und ohne Einzelbelege ausrichtet. Typische Beispiele sind monatliche Pauschalen für Verpflegung, Repräsentation oder allgemeine Kleinspesen. Der Betrag muss in Franken und Rappen angegeben werden; eine blosse Umschreibung wie «gemäss Reglement» genügt nicht.
- Verpflegungspauschale: Monatliche oder tägliche Pauschale für Mahlzeiten bei auswärtiger Tätigkeit, z. B. CHF 30.– pro Aussendiensttag.
- Autopauschale: Monatliche Pauschale für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs, alternativ zur Abrechnung nach Kilometerpauschale (CHF 0.75/km ab 2026).
- Repräsentationspauschale: Pauschale für Kundeneinladungen, Geschenke und ähnliche Aufwendungen. Steuerlich anerkannt bis maximal 5 % des Bruttolohns ab CHF 6000 pro Jahr, absolutes Maximum CHF 24 000 pro Jahr.
- Kleinspesenentschädigung: Tagespauschale von CHF 20.– für diverse Kleinauslagen wie Trinkgelder, Telefonkosten oder Parkgebühren.
Alle diese Pauschalen werden in Ziffer 13.2 zusammengezählt und als Jahrestotal ausgewiesen. Werden mehrere Pauschalarten ausgerichtet, empfiehlt die ESTV eine Aufschlüsselung im Bemerkungsfeld (Ziffer 15) des Lohnausweises.
02.Deklaration mit und ohne genehmigtes Spesenreglement
Die Frage, ob ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt, beeinflusst die Deklaration in Ziffer 13.1 massgeblich. Für Ziffer 13.2 ändert sich hingegen nichts: Pauschalspesen werden in beiden Fällen betragsmässig ausgewiesen. Der Unterschied betrifft die Effektivspesen und das Kreuz in Ziffer 13.1.2.
Deklaration im Lohnausweis: mit vs. ohne genehmigtes Spesenreglement
Das Kreuz in Ziffer 13.1.2 signalisiert der Steuerbehörde, dass ein genehmigtes Reglement existiert. Fehlt dieses Kreuz trotz Genehmigung, kann die Veranlagungsbehörde die Effektivspesen beim Arbeitnehmer als Einkommen aufrechnen, weil sie davon ausgeht, dass kein Reglement vorliegt. Ab 2026 müssen genehmigte Reglemente zudem inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
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Mehr erfahren →03.Konkretes Ausfüllbeispiel: Lohnausweis mit Pauschalspesen
Ein Aussendienstmitarbeiter mit einem Bruttolohn von CHF 96 000 pro Jahr erhält monatlich folgende Pauschalspesen: CHF 400 Autopauschale, CHF 200 Verpflegungspauschale und CHF 150 Repräsentationspauschale. Das Unternehmen verfügt über ein genehmigtes Spesenreglement. Zusätzlich werden Effektivspesen für Hotelübernachtungen gegen Beleg erstattet (total CHF 3200 im Jahr).
Ausfüllbeispiel Lohnausweis
Die Repräsentationspauschale von CHF 1800 pro Jahr liegt unter der Grenze von 5 % des Bruttolohns (5 % von CHF 96 000 = CHF 4800) und unter dem absoluten Maximum von CHF 24 000. Sie ist damit steuerlich vollständig anerkannt. Hätte der Arbeitnehmer hingegen keinen Bruttolohn von mindestens CHF 6000 pro Jahr, wäre eine Repräsentationspauschale steuerlich nicht zulässig.
Ohne genehmigtes Spesenreglement sähe derselbe Lohnausweis anders aus: In Ziffer 13.1.1 müssten die CHF 3200 Hotelkosten erscheinen, das Kreuz in Ziffer 13.1.2 würde entfallen, und die Steuerbehörde würde sowohl die Effektiv- als auch die Pauschalspesen einzeln prüfen.
04.Steuerliche Folgen bei fehlerhafter Deklaration
Fehler bei der Deklaration von Pauschalspesen im Lohnausweis treffen in der Regel den Arbeitnehmer. Die Veranlagungsbehörde stützt sich auf den Lohnausweis als massgebliches Dokument. Weist der Arbeitgeber Pauschalspesen nicht oder falsch aus, kann die Steuerbehörde den gesamten Betrag als steuerbares Einkommen aufrechnen. Der Arbeitnehmer muss dann nachweisen, dass es sich um geschäftlich begründete Auslagen handelt.
- Aufrechnung beim Arbeitnehmer: Nicht oder falsch deklarierte Pauschalspesen werden als Lohnbestandteil behandelt und dem steuerbaren Einkommen zugeschlagen.
- Nachforderung Sozialversicherungen: Werden Pauschalspesen als verdeckter Lohn qualifiziert, fallen nachträglich AHV-, IV- und ALV-Beiträge an, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer je hälftig tragen.
- Bussgeld bei vorsätzlich falschem Lohnausweis: Ein wissentlich unrichtiger Lohnausweis kann als Steuerhinterziehung oder Urkundenfälschung gewertet werden. Die Busse kann bis zum Dreifachen der hinterzogenen Steuer betragen.
- Korrekturpflicht des Arbeitgebers: Stellt der Arbeitgeber einen Fehler fest, muss er einen korrigierten Lohnausweis ausstellen und der Steuerverwaltung zustellen.
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz der notwendigen Auslagen. Dieser Anspruch besteht unabhängig von der Deklaration im Lohnausweis. Allerdings schützt ein korrekt ausgefüllter Lohnausweis beide Seiten: Der Arbeitnehmer kann die Steuerfreiheit der Spesen nachweisen, und der Arbeitgeber dokumentiert die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen ohne Betrag in Ziffer 13.2
Manche Arbeitgeber tragen in Ziffer 13.2 nur «ja» oder «gemäss Reglement» ein, statt den effektiven Frankenbetrag. Die Steuerbehörde akzeptiert dies nicht und kann die gesamte Pauschale als Lohn aufrechnen. Der Betrag muss immer in Franken und Rappen ausgewiesen werden.
Fehler 2: Kreuz in Ziffer 13.1.2 vergessen
Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, muss in Ziffer 13.1.2 ein Kreuz gesetzt werden. Fehlt es, geht die Steuerbehörde davon aus, dass kein Reglement existiert, und verlangt die Deklaration sämtlicher Effektivspesen. Im schlimmsten Fall werden diese beim Arbeitnehmer als Einkommen aufgerechnet.
Fehler 3: Effektivspesen und Pauschalspesen vermischt
Effektivspesen gehören in Ziffer 13.1.1, Pauschalspesen in Ziffer 13.2. Werden beide Arten in derselben Ziffer zusammengefasst, ist der Lohnausweis fehlerhaft. Die Steuerbehörde kann dann weder die Pauschalen noch die Effektivspesen korrekt prüfen und rechnet im Zweifelsfall auf.
Fehler 4: Repräsentationspauschale über der zulässigen Grenze
Die steuerlich anerkannte Repräsentationspauschale beträgt maximal 5 % des Bruttolohns ab CHF 6000 pro Jahr, höchstens aber CHF 24 000. Wird ein höherer Betrag in Ziffer 13.2 ausgewiesen, qualifiziert die Steuerbehörde den übersteigenden Teil als Lohn. Eine vorgängige Prüfung der Grenzwerte verhindert diesen Fehler.
Fehler 5: Spesenreglement nicht an SSK-Mustervorlage angepasst
Ab 2026 müssen genehmigte Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Wer ein älteres Reglement verwendet, riskiert, dass die Genehmigung als nicht mehr gültig betrachtet wird. In der Folge müssten sämtliche Effektivspesen in Ziffer 13.1.1 deklariert werden, und das Kreuz in Ziffer 13.1.2 entfällt.
06.Häufige Fragen
Müssen Pauschalspesen im Lohnausweis auch bei einem genehmigten Spesenreglement deklariert werden?
Ja. Pauschalspesen sind in Ziffer 13.2 immer betragsmässig auszuweisen, unabhängig davon, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Das genehmigte Reglement befreit nur von der Deklaration der Effektivspesen in Ziffer 13.1.1.
Was passiert, wenn Pauschalspesen im Lohnausweis fehlen?
Die Steuerbehörde kann die nicht deklarierten Pauschalspesen als verdeckten Lohn qualifizieren und dem steuerbaren Einkommen des Arbeitnehmers zurechnen. Zusätzlich können Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen korrigierten Lohnausweis auszustellen.
Wo genau stehen Pauschalspesen im Lohnausweis?
Pauschalspesen werden in Ziffer 13.2 des Lohnausweises eingetragen. Der Gesamtbetrag aller Pauschalen wird als Jahressumme in Franken und Rappen angegeben. Eine freiwillige Aufschlüsselung nach Pauschalart kann in Ziffer 15 (Bemerkungen) erfolgen.
Sind Pauschalspesen im Lohnausweis steuerfrei?
Pauschalspesen sind steuerfrei, solange sie innerhalb der von der ESTV anerkannten Ansätze liegen und geschäftlich begründet sind. Übersteigen die Pauschalen die zulässigen Grenzen, wird der übersteigende Teil als steuerbares Einkommen behandelt. Ein genehmigtes Spesenreglement erleichtert die steuerliche Anerkennung.
Kann der Arbeitgeber Pauschalspesen und Effektivspesen gleichzeitig ausrichten?
Ja, das ist zulässig und in der Praxis häufig. Typisch ist etwa eine Verpflegungspauschale kombiniert mit Effektivspesen für Hotelübernachtungen. Im Lohnausweis werden die Pauschalen in Ziffer 13.2 und die Effektivspesen in Ziffer 13.1.1 separat ausgewiesen, sofern kein genehmigtes Reglement vorliegt.
Zählen Pauschalspesen zum Bruttolohn auf dem Lohnausweis?
Nein. Korrekt deklarierte Pauschalspesen erscheinen in Ziffer 13.2 und werden nicht zum Bruttolohn in Ziffer 1 addiert. Erst wenn die Steuerbehörde die Pauschalen als verdeckten Lohn umqualifiziert, werden sie dem steuerbaren Einkommen zugerechnet.