Pauschalspesen im Lohnausweis: Ziffer 13.2, Deklaration und Genehmigung
Pauschalspesen erscheinen im Lohnausweis in Ziffer 13.2 mit Betrag – mit oder ohne genehmigtes Spesenreglement. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung gehören dagegen zu den effektiven Spesen in Ziffer 13.1.1. Diese Unterscheidung bestimmt, was eingetragen werden muss und wann ein Kreuz genügt. Die korrekte Deklaration schützt das Unternehmen vor Nachforderungen bei Lohnausweisrevisionen und stellt sicher, dass Mitarbeitende keine unnötigen Steuerlasten tragen.
01.Welche Lohnausweis-Ziffer gilt für Pauschalspesen?
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unterscheidet drei Arten von Spesenvergütungen: effektive Spesen gegen Beleg oder als Einzelfallpauschalen (Rz 52–54), Pauschalspesen für einen bestimmten Zeitabschnitt (Rz 55–58) und Spesen im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements (Rz 59–60). Je nach Art kommt eine andere Ziffer im Lohnausweis zum Einsatz.
Zuordnung der Spesen zu den Lohnausweis-Ziffern
Pauschale Spesenvergütungen für Zeitabschnitte sind bei allen Arbeitnehmenden betragsmässig anzugeben, auch bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglements (Rz 55). Das genehmigte Reglement erspart nur die Betragsangabe der effektiven Spesen: Im Lohnausweis sind dann nur noch die Pauschalspesen in Ziffer 13.2 betragsmässig aufzuführen (Rz 59).
Werden Pauschal- und Effektivspesen gleichzeitig ausgerichtet, ist dies zulässig. In diesem Fall wird die Pauschale in Ziffer 13.2 mit Betrag eingetragen und für die effektiven Spesen Ziffer 13.1 ausgefüllt. Entscheidend ist, dass keine Doppelvergütung für denselben Aufwand erfolgt.
Ohne genehmigtes Reglement werden Pauschalen nicht automatisch zu Lohn. Sie sind in Ziffer 13.2 anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Übersteigen sie diese, gehört der überschiessende Teil in den Bruttolohn und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben (AHV, IV, EO, ALV). Gemäss Art. 327a OR besteht ein Anspruch auf Ersatz der notwendigen Auslagen.
02.Was muss im Lohnausweis vermerkt sein?
Mit genehmigtem Spesenreglement muss der Arbeitgeber die Genehmigung im Lohnausweis vermerken und nachweisen können. Die kantonale Steuerverwaltung bestätigt die Genehmigung in der Regel schriftlich – entweder durch einen Vermerk auf dem Reglement oder durch ein separates Genehmigungsschreiben.
- Kantonaler Genehmigungsvermerk: Das Spesenreglement trägt den Stempel oder die Unterschrift der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung. Dieser Vermerk enthält das Genehmigungsdatum und ist unbefristet gültig, solange das Reglement nicht geändert wird.
- Genehmigungsschreiben: Einige Kantone stellen statt eines Stempels ein separates Schreiben aus, das die Genehmigung bestätigt. Dieses Schreiben ist zusammen mit dem Reglement aufzubewahren und bei einer Revision vorzulegen.
- Bemerkungsfeld Ziffer 15: Unternehmen mit einem genehmigten Spesenreglement müssen in Ziffer 15 des Lohnausweises folgenden Vermerk anbringen: «Spesenreglement durch Kanton XY (Autokennzeichen des Kantons) am … (Datum) genehmigt.» (Rz 59).
- Aufbewahrungspflicht: Das genehmigte Reglement und der Genehmigungsnachweis sind während zehn Jahren aufzubewahren. Bei einer Lohnausweisrevision muss der Arbeitgeber die Genehmigung innert nützlicher Frist vorlegen können.
Ein Beispiel mit Annahmen: Ein KMU in Zürich lässt sein Spesenreglement vom Kantonalen Steueramt Zürich genehmigen. Ab diesem Zeitpunkt setzt die Lohnbuchhaltung bei den effektiven Spesen nach Reglement das Kreuz in Ziffer 13.1.1 und bringt in Ziffer 15 den Genehmigungsvermerk an. Erhält ein Kadermitglied zusätzlich eine Repräsentationspauschale von CHF 500 pro Monat, erscheinen CHF 6000 betragsmässig in Ziffer 13.2.1.
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Mehr erfahren →03.Häufige Deklarationsfehler
Fehler bei der Deklaration von Pauschalspesen im Lohnausweis führen regelmässig zu Beanstandungen bei Revisionen. Die Konsequenzen reichen von Nachforderungen bei Sozialversicherungsbeiträgen bis zu Steuernachzahlungen für die betroffenen Mitarbeitenden. Die folgenden Fehler treten in der Praxis besonders häufig auf.
Typische Deklarationsfehler und ihre Konsequenzen
Besonders heikel ist die Situation bei Repräsentationsspesen. Gemäss den SSK-Richtlinien für die gegenseitige Anerkennung von Spesenreglementen müssen sie in etwa den effektiven Auslagen entsprechen; übersteigen sie CHF 6 000 pro Jahr, dürfen sie höchstens 5 % des Bruttolohns betragen, maximal CHF 24 000 pro Jahr. Wird diese Grenze überschritten, ist der übersteigende Teil als Lohn zu deklarieren. Ein Geschäftsführer mit einem Bruttolohn von CHF 150 000 darf somit maximal CHF 7 500 an pauschalen Repräsentationsspesen steuerfrei beziehen (5 % von CHF 150 000).
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Monatspauschale ohne Betrag deklariert
Wird eine monatliche Pauschale nur mit einem Kreuz bei Ziffer 13.1.1 statt betragsmässig in Ziffer 13.2 deklariert, widerspricht dies der Wegleitung zum Lohnausweis. Pauschalen für Zeitabschnitte sind bei allen Arbeitnehmenden mit Betrag anzugeben, auch mit genehmigtem Reglement. Nur Einzelfallpauschalen nach Rz 52 werden nicht betragsmässig angegeben.
Fehler 2: Kreuz gesetzt, obwohl die Vorgaben nicht erfüllt sind
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 ohne Betrag ist nur zulässig, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind oder ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Andernfalls sind die effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen betragsmässig anzugeben (Rz 53). Vor dem Setzen des Kreuzes ist daher immer zu prüfen, ob eine dieser Voraussetzungen erfüllt ist.
Fehler 3: Repräsentationsspesen über der Limite nicht umqualifiziert
Übersteigen pauschale Repräsentationsspesen CHF 6 000 pro Jahr, dürfen sie höchstens 5 % des Bruttolohns betragen, maximal CHF 24 000 pro Jahr. Der übersteigende Betrag muss als Lohn deklariert werden. Wird dies unterlassen, drohen Nachforderungen bei Steuern und Sozialversicherungen.
Fehler 4: Pauschalspesen an Mitarbeitende ohne geschäftliche Auslagen
Pauschalspesen dürfen nur an Mitarbeitende ausgerichtet werden, die tatsächlich regelmässige geschäftliche Auslagen haben. Erhält beispielsweise eine rein intern tätige Person eine Verpflegungspauschale für Aussendienst, wird die Zahlung als verdeckter Lohn qualifiziert. Das Spesenreglement sollte klar definieren, welche Funktionen Anspruch auf welche Pauschalen haben.
Fehler 5: Genehmigungsnachweis nicht auffindbar bei Revision
Kann der Arbeitgeber bei einer Lohnausweisrevision den Genehmigungsnachweis nicht vorlegen, fehlt die Rechtssicherheit des Reglements. Die Behörden prüfen dann, ob die Pauschalen den effektiven Auslagen entsprechen, und rechnen übersetzte Beträge als Lohn auf. Das genehmigte Reglement und das Genehmigungsschreiben sind deshalb zentral und griffbereit aufzubewahren.
05.Häufige Fragen
Muss ich bei jedem Mitarbeiter das Kreuz in Ziffer 13.1.1 setzen?
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 wird bei Mitarbeitenden gesetzt, deren effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen die Vorgaben von Rz 52 einhalten oder nach einem genehmigten Reglement abgerechnet werden. Andernfalls ist der Betrag dieser Spesen einzutragen (Rz 53). Pauschalspesen für Zeitabschnitte werden unabhängig davon in Ziffer 13.2 betragsmässig angegeben.
Was gilt, wenn das Spesenreglement unterjährig genehmigt wird?
Wird das Reglement beispielsweise per 1. Juli genehmigt, besteht Rechtssicherheit erst ab diesem Datum. Ausbezahlte Pauschalen für Zeitabschnitte sind für das ganze Jahr in Ziffer 13.2 betragsmässig anzugeben; vor der Genehmigung müssen sie den effektiven Auslagen entsprochen haben, sonst gehört der Überschuss in den Bruttolohn. Eine rückwirkende Genehmigung auf den Jahresbeginn ist in der Regel nicht möglich.
Müssen Pauschalspesen im Lohnausweis betragsmässig aufgeschlüsselt werden?
Ja, Pauschalen für Zeitabschnitte müssen immer betragsmässig in Ziffer 13.2 angegeben werden – auch bei genehmigtem Spesenreglement (Rz 55). Repräsentationspauschalen gehören in 13.2.1, Autopauschalen in 13.2.2, übrige Pauschalen mit Angabe der Art in 13.2.3. Nicht betragsmässig angegeben werden nur Einzelfallpauschalen nach Rz 52.
Wie werden Pauschalspesen bei Teilzeitangestellten im Lohnausweis deklariert?
Bei Teilzeitangestellten gelten dieselben Ziffern: Pauschalen für Zeitabschnitte stehen betragsmässig in Ziffer 13.2, effektive Spesen in Ziffer 13.1. Nach SSK-Muster werden Pauschalspesen bei reduziertem Beschäftigungsgrad anteilsmässig gekürzt. Entscheidend ist, dass die Pauschale den tatsächlichen geschäftlichen Aufwand widerspiegelt und nicht unverhältnismässig hoch ausfällt.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch als Pauschalspese im Lohnausweis?
Nein. Die Kilometerentschädigung von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026) für das Privatfahrzeug basiert auf tatsächlich gefahrenen Kilometern und gehört zu den effektiven Reisespesen in Ziffer 13.1.1; bei Einhaltung von Rz 52 genügt ein Kreuz. Eine fixe monatliche Autopauschale hingegen ist eine Pauschalspese und wird in Ziffer 13.2.2 betragsmässig angegeben.
Was passiert, wenn der Lohnausweis mit falsch deklarierten Pauschalspesen bereits verschickt wurde?
Ein fehlerhafter Lohnausweis muss korrigiert und den betroffenen Mitarbeitenden sowie der Steuerverwaltung erneut zugestellt werden. Der korrigierte Lohnausweis ersetzt das fehlerhafte Exemplar. Je früher die Korrektur erfolgt, desto geringer ist das Risiko von Nachforderungen oder Bussen.