Pauschalspesen im Lohnausweis: Ziffer 13.1, Deklaration und Genehmigung
Pauschalspesen erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 – nur bei genehmigtem Spesenreglement; ohne Reglement gelten sie als Lohn und werden unter Ziffer 1 deklariert. Diese Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf die Steuer- und Sozialversicherungspflicht der betroffenen Mitarbeitenden. Die korrekte Deklaration schützt das Unternehmen vor Nachforderungen bei Lohnausweisrevisionen und stellt sicher, dass Mitarbeitende keine unnötigen Steuerlasten tragen.
01.Welche Lohnausweis-Ziffer gilt für Pauschalspesen?
Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unterscheidet klar zwischen drei Szenarien: Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement, Effektivspesen und Pauschalspesen ohne Reglement. Je nach Konstellation kommt eine andere Ziffer im Lohnausweis zum Einsatz.
Zuordnung der Spesen zu den Lohnausweis-Ziffern
Bei Ziffer 13.1.1 wird bewusst kein Betrag eingetragen. Das Kreuz signalisiert der Steuerbehörde, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und die Pauschalen den darin definierten Ansätzen entsprechen. Die Steuerverwaltung kennt die bewilligten Beträge bereits aus dem Genehmigungsverfahren.
Werden Pauschal- und Effektivspesen gleichzeitig ausgerichtet, ist dies zulässig. In diesem Fall wird in Ziffer 13.1.1 das Kreuz gesetzt und in Ziffer 13.1.2 der Betrag der Effektivspesen eingetragen. Entscheidend ist, dass keine Doppelvergütung für denselben Aufwand erfolgt.
Ohne genehmigtes Reglement werden sämtliche Pauschalzahlungen steuerlich als Lohn qualifiziert. Der Betrag fliesst in Ziffer 1 ein und unterliegt damit der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben (AHV, IV, EO, ALV). Gemäss Art. 327a OR besteht zwar ein Anspruch auf Spesenersatz, doch die steuerliche Behandlung hängt ausschliesslich von der Genehmigung des Reglements ab.
02.Was muss im Lohnausweis vermerkt sein?
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 allein genügt nicht. Der Arbeitgeber muss nachweisen können, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die kantonale Steuerverwaltung bestätigt die Genehmigung in der Regel schriftlich – entweder durch einen Stempel auf dem Reglement oder durch ein separates Genehmigungsschreiben mit Referenznummer.
- Kantonaler Genehmigungsvermerk: Das Spesenreglement trägt den Stempel oder die Unterschrift der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung. Dieser Vermerk enthält das Genehmigungsdatum und ist unbefristet gültig, solange das Reglement nicht geändert wird.
- Genehmigungsschreiben: Einige Kantone stellen statt eines Stempels ein separates Schreiben aus, das die Genehmigung bestätigt. Dieses Schreiben ist zusammen mit dem Reglement aufzubewahren und bei einer Revision vorzulegen.
- Bemerkungsfeld Ziffer 15: Im Bemerkungsfeld (Ziffer 15) des Lohnausweises kann der Hinweis auf das genehmigte Spesenreglement ergänzt werden, etwa in der Form: Genehmigtes Spesenreglement vorhanden. Dies ist nicht zwingend, erleichtert aber die Verarbeitung durch die Steuerbehörde.
- Aufbewahrungspflicht: Das genehmigte Reglement und der Genehmigungsnachweis sind während zehn Jahren aufzubewahren. Bei einer Lohnausweisrevision muss der Arbeitgeber die Genehmigung innert nützlicher Frist vorlegen können.
Ein konkretes Beispiel: Ein KMU in Zürich reicht sein Spesenreglement bei der Kantonalen Steuerverwaltung Zürich ein. Nach Prüfung erhält es das Reglement mit dem Vermerk Genehmigt gemäss Kreisschreiben Nr. 25 zurück. Ab diesem Zeitpunkt setzt die Lohnbuchhaltung bei allen Mitarbeitenden mit Pauschalspesen das Kreuz in Ziffer 13.1.1. Der Betrag der Pauschale – beispielsweise CHF 500 pro Monat für Verpflegung und Kleinspesen – erscheint nicht im Lohnausweis.
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Mehr erfahren →03.Häufige Deklarationsfehler
Fehler bei der Deklaration von Pauschalspesen im Lohnausweis führen regelmässig zu Beanstandungen bei Revisionen. Die Konsequenzen reichen von Nachforderungen bei Sozialversicherungsbeiträgen bis zu Steuernachzahlungen für die betroffenen Mitarbeitenden. Die folgenden Fehler treten in der Praxis besonders häufig auf.
Typische Deklarationsfehler und ihre Konsequenzen
Besonders heikel ist die Situation bei Repräsentationsspesen. Gemäss den Ansätzen ab 2026 gilt ein Maximum von CHF 24 000 pro Jahr und eine Obergrenze von 5 % des Bruttolohns ab einem Jahresbetrag von CHF 6 000. Wird diese Grenze überschritten, ist der übersteigende Teil zwingend unter Ziffer 1 als Lohn zu deklarieren. Ein Geschäftsführer mit einem Bruttolohn von CHF 150 000 darf somit maximal CHF 7 500 an pauschalen Repräsentationsspesen steuerfrei beziehen (5 % von CHF 150 000).
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag in Ziffer 13.1.1 eingetragen statt nur Kreuz
Wird in Ziffer 13.1.1 ein Betrag eingetragen, widerspricht dies der ESTV-Wegleitung. Die Steuerbehörde kann den eingetragenen Betrag als zusätzlichen Lohnbestandteil werten. Korrekt ist ausschliesslich das Setzen eines Kreuzes ohne Betragsangabe.
Fehler 2: Kreuz gesetzt ohne genehmigtes Spesenreglement
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 setzt ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement voraus. Fehlt diese Genehmigung, werden bei einer Revision sämtliche Pauschalbeträge rückwirkend als Lohn aufgerechnet. Vor dem Setzen des Kreuzes ist daher immer zu prüfen, ob die Genehmigung vorliegt.
Fehler 3: Repräsentationsspesen über der Limite nicht umqualifiziert
Übersteigen pauschale Repräsentationsspesen die Grenze von 5 % des Bruttolohns (ab CHF 6 000/Jahr) oder das absolute Maximum von CHF 24 000/Jahr, muss der übersteigende Betrag als Lohn in Ziffer 1 deklariert werden. Wird dies unterlassen, drohen Nachforderungen bei Steuern und Sozialversicherungen.
Fehler 4: Pauschalspesen an Mitarbeitende ohne geschäftliche Auslagen
Pauschalspesen dürfen nur an Mitarbeitende ausgerichtet werden, die tatsächlich regelmässige geschäftliche Auslagen haben. Erhält beispielsweise eine rein intern tätige Person eine Verpflegungspauschale für Aussendienst, wird die Zahlung als verdeckter Lohn qualifiziert. Das Spesenreglement sollte klar definieren, welche Funktionen Anspruch auf welche Pauschalen haben.
Fehler 5: Genehmigungsnachweis nicht auffindbar bei Revision
Kann der Arbeitgeber bei einer Lohnausweisrevision den Genehmigungsnachweis nicht vorlegen, behandelt die Steuerbehörde die Pauschalspesen als nicht genehmigt. Die Folge ist eine Aufrechnung als Lohn für alle betroffenen Jahre. Das genehmigte Reglement und das Genehmigungsschreiben sind deshalb zentral und griffbereit aufzubewahren.
05.Häufige Fragen
Muss ich bei jedem Mitarbeiter das Kreuz in Ziffer 13.1.1 setzen?
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 wird nur bei Mitarbeitenden gesetzt, die tatsächlich Pauschalspesen gemäss dem genehmigten Reglement erhalten. Mitarbeitende ohne Pauschalspesen erhalten kein Kreuz. Erhalten einzelne Mitarbeitende nur Effektivspesen, wird stattdessen der Betrag in Ziffer 13.1.2 eingetragen.
Was gilt, wenn das Spesenreglement unterjährig genehmigt wird?
Wird das Reglement beispielsweise per 1. Juli genehmigt, dürfen Pauschalspesen erst ab diesem Datum steuerfrei ausgerichtet werden. Im Lohnausweis wird das Kreuz in Ziffer 13.1.1 gesetzt, und die vor der Genehmigung ausbezahlten Pauschalen sind unter Ziffer 1 als Lohn zu deklarieren. Eine rückwirkende Genehmigung auf den Jahresbeginn ist in der Regel nicht möglich.
Müssen Pauschalspesen im Lohnausweis betragsmässig aufgeschlüsselt werden?
Bei genehmigtem Spesenreglement ist keine betragsmässige Aufschlüsselung im Lohnausweis erforderlich. Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 genügt. Die Steuerverwaltung kennt die bewilligten Pauschalen aus dem Genehmigungsverfahren. Intern muss der Arbeitgeber die Beträge jedoch in der Lohnbuchhaltung dokumentieren.
Wie werden Pauschalspesen bei Teilzeitangestellten im Lohnausweis deklariert?
Auch bei Teilzeitangestellten wird das Kreuz in Ziffer 13.1.1 gesetzt, sofern ein genehmigtes Reglement vorliegt. Die Höhe der Pauschale kann im Reglement pro rata zum Beschäftigungsgrad festgelegt werden. Entscheidend ist, dass die Pauschale den tatsächlichen geschäftlichen Aufwand widerspiegelt und nicht unverhältnismässig hoch ausfällt.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch als Pauschalspese im Lohnausweis?
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026) für das Privatfahrzeug ist eine Effektivspese, da sie auf tatsächlich gefahrenen Kilometern basiert. Sie wird mit dem konkreten Betrag in Ziffer 13.1.2 eingetragen. Eine fixe monatliche Autopauschale hingegen gilt als Pauschalspese und fällt unter Ziffer 13.1.1, sofern das Reglement genehmigt ist.
Was passiert, wenn der Lohnausweis mit falsch deklarierten Pauschalspesen bereits verschickt wurde?
Ein fehlerhafter Lohnausweis muss korrigiert und den betroffenen Mitarbeitenden sowie der Steuerverwaltung erneut zugestellt werden. Der korrigierte Lohnausweis ersetzt das fehlerhafte Exemplar. Je früher die Korrektur erfolgt, desto geringer ist das Risiko von Nachforderungen oder Bussen.