Pauschalspesen ohne Spesenreglement: Was gilt, Risiken und Lösungen

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dieser Auslagenersatz kann effektiv gegen Beleg oder pauschal erfolgen. Bei den Pauschalen unterscheidet die Wegleitung zum Lohnausweis zwei Arten, die ohne Spesenreglement unterschiedlich behandelt werden.

Einzelfallpauschalen nach Rz 52 – etwa bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) oder Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag bei tatsächlicher Reisetätigkeit – brauchen kein Reglement; werden alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Eine Hochrechnung auf die Arbeitstage ist nicht zulässig. Pauschalen für Zeitabschnitte (z. B. monatliche Auto- oder Repräsentationspauschalen) sind dagegen bei allen Arbeitnehmenden in Ziffer 13.2 betragsmässig anzugeben – mit oder ohne Reglement – und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55). Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber das im Streitfall selbst belegen; überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen können Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse als Lohn aufrechnen.

Ein Gesuch um Genehmigung eines Spesenreglements kann bei der Steuerbehörde des Sitzkantons gestellt werden (Rz 59). Es empfiehlt sich, das Reglement nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) aufzubauen; dann wird es auch von den anderen Kantonen anerkannt. Mit genehmigtem Reglement sind im Lohnausweis nur noch die Pauschalspesen (Ziffer 13.2) betragsmässig anzugeben.

Die finanziellen Folgen treffen den Arbeitgeber vor allem dann, wenn Pauschalen nicht deklariert oder überhöht sind. Die AHV-Ausgleichskassen berücksichtigen ohne genehmigtes Reglement den in Ziffer 13.2 deklarierten Pauschalbetrag als Unkostenersatz, sofern er nicht offensichtlich übersetzt ist; Pauschalen müssen den effektiven Unkosten gesamthaft entsprechen, übersetzte Beträge werden aufgerechnet (Wegleitung über den massgebenden Lohn, WML Rz 3010–3014). Die Anerkennung durch die Steuerbehörde ist für die Ausgleichskassen nicht verbindlich. Nicht verjährte Beiträge können bis fünf Jahre rückwirkend nachgefordert werden (Art. 16 Abs. 1 AHVG).

Ein Beispiel mit Annahmen: Ein Unternehmen zahlt einer Innendienst-Mitarbeiterin, die kaum Geschäftsfahrten macht, eine Autopauschale von monatlich CHF 500 (Annahme). Lassen sich nur geringe tatsächliche Autokosten belegen, kann der übersetzte Teil der Pauschale für alle nicht verjährten Jahre als massgebender Lohn aufgerechnet werden – samt Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträgen und Verzugszinsen. Eine Pauschale, die den Auslagen eines Aussendienstmitarbeiters mit vielen Geschäftskilometern entspricht, ist dagegen auch ohne Reglement Spesenersatz.

• AHV-Nachzahlung: Wird ein übersetzter Pauschalanteil aufgerechnet, fordert die Ausgleichskasse Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge nach. Der Arbeitgeber darf den Arbeitnehmeranteil nur vom laufenden Lohn abziehen, nicht rückwirkend einfordern.
• Verzugszinsen: Auf nachgeforderte Beiträge fallen Verzugszinsen an, berechnet ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum.
• Steuernachforderung beim Arbeitnehmer: Die Steuerverwaltung kann korrigierte Lohnausweise verlangen. Den als Lohn aufgerechneten Teil muss der Arbeitnehmer als Einkommen nachversteuern.
• Ordnungsbussen: Bei vorsätzlicher oder grobfahrlässiger Nichtdeklaration kann die Ausgleichskasse Ordnungsbussen verhängen. In schweren Fällen droht ein Strafverfahren wegen Beitragshinterziehung.

Stellt ein Unternehmen fest, dass es Pauschalen ausbezahlt hat, die nicht im Lohnausweis angegeben wurden oder deutlich über den tatsächlichen Auslagen liegen, sollte es umgehend handeln. Ein später genehmigtes Spesenreglement schafft Rechtssicherheit für die Zukunft; für vergangene Perioden bleibt massgebend, ob die Pauschalen den effektiven Auslagen entsprochen haben und korrekt deklariert wurden. Mit einem strukturierten Vorgehen lässt sich der Schaden begrenzen.

• Spesenreglement einreichen: Erstellen Sie ein Spesenreglement auf Basis der SSK-Mustervorlage und reichen Sie es unverzüglich bei der kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung ein. Ab dem Genehmigungsdatum sind künftige Pauschalspesen lohnsteuerfrei.
• Lohnausweise korrigieren: Prüfen Sie für die betroffenen Jahre, ob die Pauschalen für Zeitabschnitte in Ziffer 13.2 betragsmässig angegeben wurden. Fehlende Angaben sind nachzutragen; der Teil, der die effektiven Auslagen übersteigt, gehört in den Bruttolohn. Die korrigierten Lohnausweise gehen an die Mitarbeitenden und die Steuerverwaltung.
• AHV-Ausgleichskasse informieren: Melden Sie Lohnbestandteile, die bisher als Spesen ausbezahlt wurden, proaktiv der Ausgleichskasse. Eine Meldung vor einer Kontrolle kann sich günstig auswirken und den Vorwurf der vorsätzlichen Hinterziehung entkräften.
• Pauschalen an die Auslagen anpassen: Bis zur Genehmigung des Reglements rechnen Sie Spesen effektiv gegen Beleg oder mit Einzelfallpauschalen nach Rz 52 ab. Monatspauschalen zahlen Sie nur in einer Höhe, die Sie mit den tatsächlichen Auslagen begründen können.
• Nachzahlung leisten: Begleichen Sie die nachgeforderten AHV-Beiträge und Verzugszinsen fristgerecht. Bei Zahlungsschwierigkeiten kann mit der Ausgleichskasse eine Ratenzahlung vereinbart werden.

Die Genehmigungsdauer variiert je nach Kanton. In der Regel dauert die Prüfung zwischen zwei und sechs Wochen. Einige Kantone wie Zürich bieten ein elektronisches Einreichungsverfahren an, das den Prozess beschleunigt. Wichtig: Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen wegen der Erhöhung auf CHF 0.75 per 1.1.2026 keine neue Genehmigung.

Ein genehmigtes Spesenreglement ist nicht die einzige Grundlage für Pauschalspesen, aber der sicherste Weg zu Rechtssicherheit – insbesondere für Pauschalen über Rz 52 hinaus. Die folgenden Punkte fassen die wichtigsten Anforderungen zusammen, die bei der Erstellung und Einreichung zu beachten sind. Detaillierte Informationen zu den Voraussetzungen für steuerfreie Pauschalspesen finden Sie auf der verlinkten Seite am Ende dieses Artikels.

• SSK-Mustervorlage verwenden: Die Wegleitung empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen. Halten Sie deren Richtlinien ein, wird das vom Sitzkanton genehmigte Reglement auch von den anderen Kantonen anerkannt.
• Pauschalen korrekt definieren: Legen Sie die Höhe der einzelnen Pauschalen fest, z. B. nach SSK-Muster: Mittagessen CHF 30 und Abendessen CHF 35 pauschal pro Mahlzeit, Frühstück CHF 15, Kilometerentschädigung CHF 0.75. Pauschale Repräsentationsspesen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen; übersteigen sie CHF 6000 pro Jahr, dürfen sie höchstens 5 % des Bruttolohns betragen, maximal CHF 24 000 pro Jahr.
• Berechtigten Personenkreis festlegen: Definieren Sie klar, welche Funktionsstufen welche Pauschalen erhalten. Kaderpauschalen müssen sachlich begründet und verhältnismässig sein.
• Genehmigung beim Sitzkanton einreichen: Reichen Sie das Reglement bei der Steuerverwaltung des Kantons ein, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel zwei bis sechs Wochen.
• Mitarbeitende informieren: Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Mitarbeitenden das genehmigte Reglement kennen und wissen, welche Pauschalen ihnen zustehen und welche Belege weiterhin einzureichen sind.
• Reglement periodisch überprüfen: Prüfen Sie das Reglement bei Änderungen der Wegleitung zum Lohnausweis oder der SSK-Mustervorlagen. Eine Anpassung ist auch bei wesentlichen Änderungen der Unternehmensstruktur oder der Funktionsstufen nötig; Änderungen sind vorgängig zur Genehmigung einzureichen.