Personalverpflegung in der Gastronomie: Naturallohn, ESTV-Ansätze, Lohnausweis
Kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten für Gastronomie-Mitarbeitende gelten als Naturallohn und müssen im Lohnausweis unter Ziffer 2.1 (Verpflegung, Unterkunft) deklariert werden. Diese Regelung betrifft praktisch jeden Gastronomiebetrieb, da die Abgabe von Personalmahlzeiten branchenüblich ist und häufig bereits im L-GAV Gastronomie verankert wird. Die korrekte Abgrenzung zwischen Naturallohn und Spesenerstattung entscheidet darüber, ob AHV-Beiträge und Quellensteuer geschuldet sind.
01.Naturalspesen = Sachleistung
Wenn ein Gastronomiebetrieb seinen Mitarbeitenden Mahlzeiten kostenlos oder unter dem Ansatz abgibt, handelt es sich rechtlich nicht um eine Spesenerstattung, sondern um eine Sachleistung. Die Wegleitung zum Lohnausweis (Rz 20) verlangt, den Wert unentgeltlicher Verpflegung und Unterkunft unter Ziffer 2.1 anzugeben; die Ansätze sind dem Merkblatt N2 der ESTV zu entnehmen. Das Feld bleibt leer, wenn für die Verpflegung ein Lohnabzug vorgenommen wird, der mindestens diesen Ansätzen entspricht.
Die Einstufung als Naturallohn hat weitreichende Konsequenzen: Der Wert der Mahlzeiten fliesst in den massgebenden Lohn für AHV, IV, EO, ALV und die berufliche Vorsorge ein. Ebenso unterliegt er der Quellensteuer bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden. Für die AHV bewertet Art. 11 Abs. 2 AHVV Verpflegung und Unterkunft im Betrieb – ausdrücklich auch im Hotel- und Gastgewerbe – mit festen Ansätzen, die unabhängig von den tatsächlichen Kosten des Betriebs gelten.
- Frühstück: CHF 3.50 pro Tag (Art. 11 Abs. 2 AHVV)
- Mittagessen: CHF 10.00 pro Tag (Art. 11 Abs. 2 AHVV)
- Abendessen: CHF 8.00 pro Tag (Art. 11 Abs. 2 AHVV)
- Volle Verpflegung: CHF 21.50 pro Tag (Summe aller drei Mahlzeiten), entspricht CHF 645.00 pro Monat zu 30 Tagen; mit Unterkunft (CHF 11.50) insgesamt CHF 33.00 pro Tag
Entscheidend ist: Der Betrieb muss die vorgegebenen Ansätze verwenden, nicht seine eigenen Gestehungskosten. Selbst wenn die Zubereitung einer Personalmahlzeit den Betrieb nur CHF 5.00 kostet, ist für ein Mittagessen der Wert von CHF 10.00 massgebend.
02.Ansätze für Naturalverpflegung 2026
Die Ansätze für Verpflegung und Unterkunft im Betrieb sind in Art. 11 Abs. 2 AHVV festgelegt (WML Rz 2073); für die Steuer verweist die Wegleitung zum Lohnausweis auf das Merkblatt N2 der ESTV. Die Werte gelten schweizweit einheitlich und unabhängig davon, ob der Betrieb in Zürich oder im Wallis liegt.
Ansätze Naturalverpflegung (Art. 11 Abs. 2 AHVV, Stand WML 1. Mai 2026)
Bei Teilzeitangestellten wird der Naturallohn anteilig berechnet. Arbeitet eine Servicemitarbeiterin beispielsweise an 20 Tagen pro Monat und erhält jeweils ein Mittagessen, beträgt der zu deklarierende Naturallohn 20 x CHF 10.00 = CHF 200.00 pro Monat. Dieser Betrag wird zum Barlohn addiert und bildet zusammen den massgebenden AHV-Lohn.
Gibt der Betrieb die Mahlzeit nicht kostenlos, sondern verbilligt ab, ist nur die Differenz zwischen dem Ansatz und dem tatsächlich bezahlten Betrag als Naturallohn zu deklarieren. Bezahlt ein Koch CHF 5.00 für sein Mittagessen, beträgt der Naturallohn CHF 10.00 minus CHF 5.00 = CHF 5.00 pro Tag.
Berechnungsbeispiel: Verbilligte Mahlzeit
Personalverpflegung und Naturallohn korrekt erfassen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Abgrenzung: Mahlzeit für externe Gäste vs. Personalverpflegung
Die steuerliche Behandlung hängt davon ab, ob eine Mahlzeit als reguläre Personalverpflegung oder als geschäftlich veranlasste Spese einzustufen ist. Die Unterscheidung ist in der Gastronomie besonders heikel, weil Mitarbeitende täglich Zugang zu Speisen haben und die Grenze zwischen Naturallohn und Spesenerstattung schnell verwischt.
Naturallohn vs. Spesenerstattung bei Mahlzeiten
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Wird ein Gastronomiemitarbeitender für einen Catering-Einsatz an einen externen Standort geschickt und muss sich dort auswärts verpflegen, handelt es sich um einen auswärtigen Einsatz. Die Verpflegung kann als Spese erstattet werden, entweder effektiv gegen Beleg oder pauschal mit bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit nach Rz 52 der Wegleitung – dafür braucht es kein genehmigtes Spesenreglement.
Bei Überzeit gilt: Eine Mindestarbeitszeit, ab der eine Mahlzeit automatisch Spese wird, gibt es nicht. Massgebend ist, ob die Mahlzeit wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt. Im eigenen Betrieb abgegebene Mahlzeiten – auch bei angeordneter Überzeit – bleiben Naturalleistung. Betriebe sollten diese Fälle im Reglement regeln und sauber dokumentieren, da die Steuerverwaltung bei Revisionen gezielt nach der Abgrenzung fragt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Personalmahlzeiten gar nicht im Lohnausweis deklariert
Viele Gastronomiebetriebe vergessen, die kostenlose Personalverpflegung als Naturallohn auszuweisen. Bei einer AHV-Revision führt dies zu Nachzahlungen inklusive Verzugszinsen auf den nicht abgerechneten Sozialversicherungsbeiträgen. Der Betrieb muss den Wert jeder abgegebenen Mahlzeit nach den Ansätzen unter Ziffer 2.1 des Lohnausweises aufführen.
Fehler 2: Eigene Gestehungskosten statt vorgegebener Ansätze verwendet
Manche Betriebe bewerten die Personalmahlzeit mit ihren Einkaufskosten für die Zutaten. Das wird nicht akzeptiert. Massgebend sind die Ansätze nach Art. 11 AHVV bzw. Merkblatt N2 der ESTV, auch wenn die tatsächlichen Kosten deutlich tiefer liegen.
Fehler 3: Verbilligte Mahlzeit als vollständig abgegolten behandelt
Wenn Mitarbeitende einen Eigenanteil bezahlen, wird oft angenommen, damit sei die Sache erledigt. Tatsächlich muss die Differenz zwischen dem Ansatz und dem bezahlten Preis weiterhin als Naturallohn deklariert werden. Erst wenn der Eigenanteil den Ansatz erreicht oder übersteigt, entfällt die Deklarationspflicht.
Fehler 4: Reguläre Personalmahlzeit als Spese verbucht
Die tägliche Mahlzeit im eigenen Betrieb ist keine geschäftlich veranlasste Auslage, sondern eine Sachleistung. Wird sie als Spese verbucht, fehlt der Naturallohn im massgebenden Lohn, und die Sozialversicherungsbeiträge werden zu tief abgerechnet. Nur Verpflegung bei auswärtigen Einsätzen rechtfertigt eine Spesenerstattung.
Fehler 5: Teilzeitmitarbeitende pauschal mit vollem Monatswert abgerechnet
Der Monatswert von CHF 645.00 gilt für volle Verpflegung an 30 Tagen. Bei Teilzeitangestellten muss der Naturallohn nach den tatsächlich erhaltenen Mahlzeiten berechnet werden. Eine pauschale Übernahme des Monatswerts führt zu einer zu hohen Lohndeklaration und belastet die Mitarbeitenden unnötig mit Steuern und Sozialabgaben.
05.Häufige Fragen
Muss ich die Mitarbeitermahlzeit auch bei 50% Rabatt im Lohnausweis deklarieren?
Ja. Solange der Eigenanteil des Mitarbeitenden unter dem massgebenden Ansatz liegt, ist die Differenz als Naturallohn zu deklarieren. Bei einem Mittagessen mit 50 % Rabatt (CHF 5.00 statt CHF 10.00) beträgt der Naturallohn CHF 5.00 pro Mahlzeit. Erst wenn der bezahlte Preis bzw. der Lohnabzug den Ansatz erreicht, entfällt die Deklaration unter Ziffer 2.1.
Sind Personalmahlzeiten in der Gastronomie AHV-pflichtig?
Ja. Naturallohn in Form von Personalverpflegung ist massgebender Lohn gemäss AHVG und unterliegt der vollen Beitragspflicht für AHV, IV, EO und ALV. Der Arbeitgeber muss die Beiträge auf dem deklarierten Naturallohn abrechnen, und zwar sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.
Wie wird die Personalverpflegung bei Aushilfen und Stundenlöhnern berechnet?
Bei Aushilfen und Stundenlöhnern wird der Naturallohn pro tatsächlich erhaltene Mahlzeit berechnet. Erhält eine Aushilfe an einem Einsatztag ein Mittagessen, sind CHF 10.00 als Naturallohn zu deklarieren. Eine monatliche Pauschale ist nur bei regelmässiger Vollverpflegung zulässig.
Kann ich die Personalverpflegung im Spesenreglement regeln?
Die reguläre Personalverpflegung im eigenen Betrieb gehört nicht ins Spesenreglement, da sie kein Auslagenersatz ist. Im Spesenreglement können Sie hingegen die Verpflegung bei auswärtigen Einsätzen regeln. Die Personalmahlzeit selbst wird über die Lohnbuchhaltung als Naturallohn abgewickelt.
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender die Personalmahlzeit nicht in Anspruch nimmt?
Wenn ein Mitarbeitender an einem Arbeitstag keine Mahlzeit erhält, entsteht kein Naturallohn und es ist nichts zu deklarieren. Massgebend ist der tatsächliche Bezug, nicht ein theoretischer Anspruch. Der Betrieb sollte die effektiv abgegebenen Mahlzeiten dokumentieren, um bei einer Revision den korrekten Nachweis erbringen zu können.
Gelten die Naturallohn-Ansätze auch für Getränke und Snacks?
Kostenlose Getränke wie Kaffee, Tee und Wasser am Arbeitsplatz gelten als geringfügige Zuwendung und müssen nicht deklariert werden. Sobald jedoch regelmässig vollständige Mahlzeiten abgegeben werden, greifen die Ansätze für Verpflegung (AHVV bzw. Merkblatt N2 der ESTV). Die Grenze ist fliessend, weshalb bei Unsicherheit die kantonale Steuerverwaltung konsultiert werden sollte.