Spesen für Pflegepersonal abrechnen: Fahrten, Verpflegung und Kleinspesen

Jede Fahrt zwischen Klientinnen und Klienten muss einzeln erfasst werden. Entscheidend ist, dass Sie den Startort, den Zielort und die gefahrenen Kilometer pro Strecke festhalten. Nutzen Sie dafür ein Fahrtenbuch – entweder auf Papier oder in einer App. Digitale Lösungen haben den Vorteil, dass die Kilometerzahl automatisch berechnet wird und die Daten direkt in die Abrechnung fliessen.

• Startort: Notieren Sie, ob die Fahrt vom Stützpunkt, von der eigenen Wohnung oder vom vorherigen Klienten aus beginnt. Die Fahrt von Zuhause zum ersten Klienten gilt in der Regel als Arbeitsweg und ist nicht erstattungsfähig – es sei denn, das Spesenreglement oder der GAV sieht eine Ausnahme vor.
• Klienten-Adresse: Tragen Sie die vollständige Adresse jedes besuchten Klienten ein. Bei wiederkehrenden Besuchen genügt ein Kürzel, sofern eine Zuordnungsliste existiert.
• Kilometer pro Strecke: Erfassen Sie die Distanz zwischen den einzelnen Besuchen. Ab 1.1.2026 gilt eine Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
• Datum und Uhrzeit: Jede Fahrt muss mit Datum versehen sein. Die Uhrzeit ist hilfreich, um bei Rückfragen die Plausibilität der Route nachzuweisen.

Wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt, reicht stattdessen die Billette oder das Halbtax-/GA-Abonnement anteilig ein. Die Wahl des Verkehrsmittels richtet sich nach dem Spesenreglement des Arbeitgebers. Viele Spitex-Organisationen schreiben das Privatfahrzeug vor, weil die Einsatzorte mit dem ÖV nicht effizient erreichbar sind.

Wenn Sie über Mittag unterwegs sind und nicht an den Stützpunkt zurückkehren können, steht Ihnen eine Verpflegungspauschale zu. Diese beträgt CHF 30 pro Mahlzeit und wird ohne Beleg ausbezahlt, sofern Ihr Arbeitgeber die Pauschalabrechnung im Spesenreglement vorsieht. Bei Effektivabrechnung müssen Sie den Kassenbon oder die Restaurantquittung aufbewahren.

Prüfen Sie vor der ersten Abrechnung, ob Ihr Arbeitgeber die Pauschale oder die Effektivabrechnung anwendet. Im GAV Spitex ist die Verpflegungsentschädigung bei auswärtiger Tätigkeit geregelt. Halten Sie auf der Abrechnung fest, an welchem Tag Sie auswärts verpflegt waren und weshalb eine Rückkehr nicht möglich war – ein kurzer Vermerk wie «Tourplan Vormittag/Nachmittag ohne Stützpunkt-Rückkehr» genügt.

Neben Fahrten und Verpflegung fallen im Pflegealltag regelmässig kleinere Auslagen an. Parkgebühren bei Klientenbesuchen, Desinfektionsmittel für unterwegs oder Kopien von Pflegedokumenten sind typische Beispiele. Diese Kleinspesen werden entweder einzeln mit Beleg abgerechnet oder über eine Tagespauschale von CHF 20 erfasst, sofern das Spesenreglement dies vorsieht.

• Parkgebühren: Bewahren Sie das Parkticket oder den Beleg der Parkuhr-App auf. Notieren Sie auf dem Beleg den Namen des Klienten oder die Adresse, damit die Zuordnung zum Einsatz ersichtlich ist.
• Verbrauchsmaterial: Wenn Sie unterwegs Pflegematerial oder Hygieneartikel kaufen müssen, die nicht vom Arbeitgeber gestellt werden, reichen Sie den Kassenbon ein. Klären Sie vorab, welche Materialien erstattungsfähig sind.
• Kleinspesen-Pauschale: Die Tagespauschale von CHF 20 deckt diverse Kleinauslagen pauschal ab. Sie wird nur an Tagen mit Ausseneinsätzen gewährt und ersetzt die Einzelbelege. Nicht jedes Reglement sieht diese Pauschale vor – prüfen Sie die Regelung Ihres Arbeitgebers.
• Telefon- und Datenkosten: Falls Sie Ihr privates Mobiltelefon für dienstliche Anrufe oder die Pflegedokumentation nutzen, kann ein anteiliger Beitrag erstattungsfähig sein. Die Höhe richtet sich nach dem Spesenreglement.

Sammeln Sie alle Belege am selben Tag und heften oder fotografieren Sie diese sofort. Verblasste Thermopapier-Belege werden von der Steuerverwaltung nicht akzeptiert. Ein Foto des Belegs am Tag des Kaufs sichert die Lesbarkeit dauerhaft.

Fassen Sie alle dokumentierten Auslagen in einer Spesenabrechnung zusammen. Die meisten Spitex-Organisationen und Pflegeeinrichtungen verlangen eine wöchentliche oder monatliche Einreichung. Halten Sie sich an den vorgegebenen Rhythmus, damit die Erstattung zeitnah erfolgt. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Auslagen vollständig zu ersetzen.

• Abrechnungsformular: Verwenden Sie das Formular oder die Software, die Ihr Arbeitgeber vorgibt. Tragen Sie jede Spesenart separat ein: Fahrten, Verpflegung, Parkgebühren, Kleinspesen.
• Belege zuordnen: Ordnen Sie jeden Beleg der entsprechenden Position in der Abrechnung zu. Bei digitaler Einreichung laden Sie die Fotos der Belege hoch. Bei Papierabrechnung heften Sie die Originale an.
• Genehmigung Teamleitung: Die Abrechnung wird von der Teamleitung oder der vorgesetzten Person geprüft und freigegeben. Erst nach der Genehmigung erfolgt die Auszahlung, in der Regel mit der nächsten Lohnzahlung.
• Aufbewahrungspflicht: Bewahren Sie eine Kopie der eingereichten Abrechnung und der Belege mindestens fünf Jahre auf. Dies entspricht der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gemäss Art. 958f OR.

Reichen Sie die Abrechnung nicht verspätet ein. Viele Arbeitgeber setzen eine Frist von 30 Tagen nach Entstehung der Auslage. Wer diese Frist überschreitet, riskiert, dass die Erstattung abgelehnt wird – auch wenn der Anspruch grundsätzlich besteht.