Reisekosten Arbeitnehmer Anspruch: Rechtsanspruch, Erstattung und Grenzen

Art. 327a Abs. 1 OR legt fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Bei Arbeitsleistung an auswärtigen Arbeitsorten umfasst dies auch die Kosten für Unterkunft und Verpflegung. Diese Bestimmung ist gemäss Art. 362 OR relativ zwingend: Sie darf nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden.

Art. 327a Abs. 2 OR erlaubt es, die Auslagenerstattung durch Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag ganz oder teilweise als Pauschale festzulegen. Voraussetzung ist, dass die Pauschale die tatsächlich anfallenden Kosten deckt. Eine Pauschale, die systematisch unter den realen Auslagen liegt, ist unzulässig und kann vom Arbeitnehmer angefochten werden.

Wichtig: Der Anspruch auf Auslagenersatz ist kein Lohnbestandteil. Spesen gelten als Aufwandsentschädigung und sind bei korrekter Handhabung sozialversicherungs- und steuerfrei. Ein Verzicht auf Spesenerstattung durch den Arbeitnehmer ist rechtlich unwirksam, selbst wenn er schriftlich vereinbart wurde.

Erstattungspflichtig sind alle Auslagen, die notwendig und in direktem Zusammenhang mit einer geschäftlich veranlassten Reise stehen. Die folgende Übersicht zeigt die gängigen Kategorien mit den aktuellen Ansätzen für 2026.

Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 gilt ab dem 1. Januar 2026 und ersetzt den bisherigen Ansatz von CHF 0.70. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit CHF 0.70 müssen nicht neu eingereicht werden, solange sie nicht anderweitig angepasst werden. Die Verpflegungspauschale von CHF 30.– gilt pro Mahlzeit (Mittag- oder Abendessen), die aufgrund einer auswärtigen Geschäftstätigkeit nicht am üblichen Arbeitsort eingenommen werden kann.

Der Erstattungsanspruch hängt nicht von der Funktion ab, sondern davon, ob die Reise geschäftlich notwendig war. Die folgenden Beispiele zeigen typische Konstellationen und die daraus resultierenden Ansprüche.

• Vertriebsmitarbeiterin mit Privatfahrzeug: Eine Vertriebsmitarbeiterin fährt von ihrem Büro in Zürich zu einem Kundentermin in Bern (ca. 125 km einfach). Sie hat Anspruch auf 250 km x CHF 0.75 = CHF 187.50 Kilometerpauschale plus CHF 30.– Verpflegungspauschale, wenn sie über Mittag auswärts isst. Total: CHF 217.50.
• Servicetechniker mit Übernachtung: Ein Servicetechniker reist für eine zweitägige Montage nach Lugano. Er hat Anspruch auf Erstattung der Zugfahrt (Effektivkosten), zwei Verpflegungspauschalen à CHF 30.–, die Hotelkosten gemäss Beleg sowie CHF 20.– Kleinspesenpauschalepro Tag. Der Arbeitgeber darf die Hotelkategorie im Spesenreglement begrenzen, muss aber eine angemessene Unterkunft ermöglichen.
• Projektmanagerin mit Halbtax: Eine Projektmanagerin pendelt wöchentlich von Basel zu einem Projektstandort in Genf. Die Bahnfahrt wird auf Halbtax-Basis erstattet, sofern das Spesenreglement dies vorsieht. Besitzt sie kein Halbtax, muss der Arbeitgeber entweder eines finanzieren oder den vollen Fahrpreis erstatten. Zusätzlich stehen ihr die Verpflegungspauschale und allfällige Übernachtungskosten zu.

Nicht erstattungspflichtig ist der tägliche Arbeitsweg zwischen Wohnort und festem Arbeitsplatz. Dieser gilt als Privatsache des Arbeitnehmers. Wird ein Mitarbeitender jedoch direkt von zu Hause zu einem Kunden geschickt, ist die Differenz zwischen dem üblichen Arbeitsweg und der Kundenfahrt erstattungsfähig. Einige Arbeitgeber erstatten in solchen Fällen die gesamte Strecke, was zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

Der Erstattungsanspruch gemäss Art. 327a OR ist zwar zwingend, aber nicht grenzenlos. Der Arbeitgeber darf im Spesenreglement Rahmenbedingungen setzen, solange die tatsächlichen notwendigen Kosten gedeckt bleiben. Die folgenden Einschränkungen sind in der Praxis üblich und rechtlich zulässig.

• Hotelkategorie: Der Arbeitgeber darf festlegen, dass nur Hotels bis zu einer bestimmten Kategorie oder einem Maximalbetrag erstattet werden. Die Grenze muss jedoch so angesetzt sein, dass am Einsatzort eine angemessene Unterkunft buchbar ist.
• Reiseklasse: Das Spesenreglement darf die Bahnklasse (z. B. 2. Klasse) oder die Flugklasse (z. B. Economy) vorschreiben. Höhere Klassen werden nur erstattet, wenn sie ausdrücklich genehmigt wurden.
• Genehmigungspflicht: Der Arbeitgeber darf verlangen, dass Reisen vorab genehmigt werden. Ohne Genehmigung kann die Erstattung verweigert werden, sofern die Reise nicht zwingend notwendig war.
• Belegpflicht bei Effektivspesen: Bei Effektivspesen muss der Arbeitnehmer Originalbelege einreichen. Ohne Beleg besteht kein Anspruch auf Erstattung, es sei denn, das Reglement sieht für die betreffende Kategorie eine Pauschale vor.
• Kein Anspruch bei privatem Anteil: Verlängert ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise um private Ferientage, trägt er die Mehrkosten für die zusätzlichen Tage selbst. Nur der geschäftlich notwendige Anteil ist erstattungspflichtig.

Spesenreglemente müssen seit 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Arbeitgeber, die ein genehmigtes Spesenreglement vorweisen können, profitieren von vereinfachter Deklaration im Lohnausweis. Reisekosten, die innerhalb eines genehmigten Reglements erstattet werden, erscheinen nicht als Lohnbestandteil und sind für den Arbeitnehmer steuerfrei.