Reisekosten Deutschland Arbeitgeber Pflicht: Erstattung, Grenzen und Reglement
Schweizer Arbeitgeber müssen die Reisekosten für geschäftlich veranlasste Dienstreisen nach Deutschland vollständig erstatten. Art. 327a OR schreibt die Übernahme aller notwendigen Auslagen zwingend vor, unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert oder nicht. Diese gesetzliche Pflicht kann weder durch Einzelabrede noch durch Gesamtarbeitsvertrag zuungunsten der Arbeitnehmenden aufgehoben werden.
In der Praxis zeigt sich bei Deutschland-Dienstreisen häufig Unsicherheit darüber, welche Kosten als notwendig gelten, wo die Angemessenheitsgrenze liegt und wie die Erstattung korrekt geregelt wird. Ein genehmigtes Spesenreglement beseitigt diese Unklarheiten und schützt Arbeitgeber vor steuerlichen Nachforderungen.
01.Gesetzliche Grundlage: Art. 327a OR und die Erstattungspflicht
Art. 327a Abs. 1 OR bestimmt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist gemäss Art. 362 OR relativ zwingend: Sie darf nicht zuungunsten der Arbeitnehmenden abgeändert werden. Für Dienstreisen nach Deutschland bedeutet das konkret, dass sämtliche geschäftlich veranlassten Kosten erstattet werden müssen, sobald die Reise vom Arbeitgeber angeordnet oder genehmigt wurde.
Die Erstattungspflicht entsteht kraft Gesetz. Ein Spesenreglement ist keine Voraussetzung für den Anspruch, sondern konkretisiert lediglich die Modalitäten. Fehlt ein Reglement, gelten die tatsächlich angefallenen und belegten Kosten als Massstab. Der Arbeitgeber kann die Erstattung nicht mit dem Argument verweigern, es gebe keine interne Regelung für Auslandreisen.
Erstattungspflicht im Überblick
02.Welche Reisekosten für Deutschland-Dienstreisen erstattungsfähig sind
Die Erstattungspflicht umfasst alle Kosten, die in einem direkten Zusammenhang mit der Dienstreise stehen und notwendig sind. Bei Reisen nach Deutschland fallen typischerweise höhere Kosten an als bei Inlandreisen, insbesondere bei Übernachtungen in Grossstädten wie München, Frankfurt oder Hamburg. Der Arbeitgeber muss diese Mehrkosten tragen, sofern sie angemessen sind.
- Fahrtkosten: Bahntickets (inkl. ICE), Flugtickets bei grösserer Distanz, Mietwagen oder Kilometerpauschale bei Nutzung des Privatfahrzeugs. Ab 2026 gilt die ESTV-Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben ohne neue Genehmigung gültig.
- Übernachtungskosten: Hotelkosten in angemessener Kategorie. In der Regel gilt ein Mittelklassehotel als Massstab. Der Arbeitgeber darf eine Obergrenze im Spesenreglement festlegen, muss aber sicherstellen, dass am Einsatzort tatsächlich ein Hotel in dieser Preisklasse verfügbar ist.
- Verpflegungskosten: Mittag- und Abendessen während der Dienstreise. Ohne Spesenreglement gelten die effektiven Kosten. Mit genehmigtem Reglement kann eine Tagespauschale von CHF 30 pro Mahlzeit angesetzt werden. Bei Einladungen durch Geschäftspartner entfällt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale.
- Nebenkosten: Taxifahrten zum Kundentermin, Parkgebühren, Mautgebühren auf deutschen Autobahnen (soweit geschäftlich), öffentlicher Nahverkehr am Einsatzort, Gepäckgebühren und geschäftlich notwendige Telefon- oder Internetkosten.
- Visa und Einreise: Für Schweizer Staatsangehörige bei Reisen nach Deutschland in der Regel nicht relevant. Bei Drittstaatsangehörigen im Unternehmen können jedoch Visa- oder Aufenthaltsgebühren anfallen, die ebenfalls erstattungspflichtig sind.
Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin reist für zwei Tage zu einem Kundentermin nach Stuttgart. Sie fährt mit dem Privatfahrzeug (Hin- und Rückweg 400 km), übernachtet eine Nacht im Hotel (EUR 140) und hat Verpflegungskosten. Die Erstattung umfasst mindestens CHF 300 Kilometerpauschale (400 km x CHF 0.75), die Hotelkosten zum Tageskurs in CHF sowie die Verpflegungspauschale gemäss Reglement oder die effektiven Kosten.
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Mehr erfahren →03.Angemessenheitsgrenze: Was der Arbeitgeber nicht erstatten muss
Die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR beschränkt sich auf notwendige Auslagen. Daraus ergibt sich eine Angemessenheitsgrenze, die der Arbeitgeber im Spesenreglement konkretisieren kann und sollte. Ausgaben, die über das geschäftlich Notwendige hinausgehen, muss der Arbeitgeber nicht übernehmen. Die Beweislast für die Notwendigkeit liegt grundsätzlich beim Arbeitnehmer.
Angemessen vs. nicht erstattungspflichtig
Wichtig: Der Arbeitgeber darf die Angemessenheitsgrenze im Spesenreglement enger fassen als das Gesetz es verlangt, solange die tatsächlich notwendigen Kosten gedeckt bleiben. Setzt das Reglement beispielsweise eine Hotelobergrenze von EUR 120 pro Nacht fest, muss der Arbeitgeber bei einem Messebesuch in München, wo kein Hotel unter EUR 180 verfügbar ist, die höheren Kosten dennoch übernehmen. Die Angemessenheit bemisst sich immer am konkreten Einzelfall.
04.Spesenreglement bei wiederkehrenden Deutschland-Dienstreisen
Für Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmässig nach Deutschland reisen, ist ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement nicht nur empfehlenswert, sondern in der Praxis unverzichtbar. Es schafft klare Verhältnisse für beide Seiten und ermöglicht die steuerfreie Auszahlung von Pauschalen. Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Spesen einzeln belegt und im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 deklariert werden.
- Länderspezifische Pauschalen: Das Reglement sollte für Deutschland eigene Tagespauschalen oder Obergrenzen definieren, die den lokalen Preisverhältnissen entsprechen. Die ESTV-Ansätze für Inlandpauschalen (CHF 30 Verpflegung, CHF 20 Kleinspesen) können als Basis dienen, müssen aber bei höheren Lebenshaltungskosten am Einsatzort nicht zwingend gelten.
- Währungsregelung: Das Reglement sollte festlegen, zu welchem Kurs EUR-Ausgaben in CHF umgerechnet werden: Tageskurs, Kreditkartenkurs oder ein fester Monatskurs. Dies vermeidet Diskussionen bei der Abrechnung.
- Hotelkategorien und Obergrenzen: Für deutsche Grossstädte empfiehlt sich eine differenzierte Regelung. Ein pauschaler Höchstbetrag, der in ländlichen Gebieten angemessen ist, reicht für München oder Frankfurt oft nicht aus.
- Transportmittelwahl: Das Reglement sollte regeln, ab welcher Distanz ein Flug statt einer Bahnfahrt zulässig ist und ob die 1. Klasse genutzt werden darf. Für Fahrten mit dem Privatfahrzeug gilt ab 2026 die Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer.
- Belegpflicht und Abrechnungsfrist: Auch bei Pauschalspesen sollte das Reglement eine Frist für die Einreichung der Abrechnung vorsehen. Bei Deutschland-Reisen empfiehlt sich zudem eine Regelung für fremdsprachige Belege und digitale Belege.
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bei der Erstellung oder Anpassung eines Reglements mit Deutschland-spezifischen Bestimmungen ist darauf zu achten, dass die Musterstruktur eingehalten wird. Die kantonale Steuerverwaltung prüft das Reglement vor der Genehmigung auf Konformität.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Keine Regelung für Auslandreisen im Spesenreglement
Viele KMU haben ein genehmigtes Spesenreglement, das nur Inlandpauschalen enthält. Für Deutschland-Dienstreisen fehlen dann Obergrenzen, Währungsregelungen und Hotelkategorien. Die Folge: Mitarbeitende reichen unterschiedlich hohe Beträge ein, und bei einer Steuerrevision fehlt die Grundlage für die steuerfreie Behandlung der Auslandspesen.
Fehler 2: Erstattung verweigert, weil kein Reglement existiert
Manche Arbeitgeber lehnen die Spesenerstattung mit dem Hinweis ab, es gebe keine interne Regelung für Auslandreisen. Das ist rechtlich unhaltbar. Art. 327a OR verpflichtet zur Erstattung unabhängig vom Vorhandensein eines Reglements. Betroffene Arbeitnehmende können die Erstattung gerichtlich durchsetzen.
Fehler 3: Pauschale Hotelobergrenze ohne Berücksichtigung des Einsatzorts
Ein einheitlicher Höchstbetrag von beispielsweise EUR 100 pro Nacht funktioniert in vielen deutschen Städten, nicht aber während Messen oder in Metropolen wie München. Liegt die Obergrenze unter den tatsächlich notwendigen Kosten, muss der Arbeitgeber die Differenz dennoch erstatten. Besser ist eine differenzierte Regelung nach Städtekategorien.
Fehler 4: Fehlende Währungsumrechnung bei der Abrechnung
EUR-Belege werden ohne klare Umrechnungsregel eingereicht, was zu Differenzen zwischen Kreditkartenkurs und Buchungskurs führt. Das Spesenreglement sollte den massgeblichen Wechselkurs definieren. Fehlt eine Regelung, gilt der Tageskurs am Reisetag als Richtwert.
Fehler 5: Private Reiseverlängerung nicht sauber abgegrenzt
Hängt ein Mitarbeiter an eine zweitägige Dienstreise nach Berlin ein privates Wochenende an, müssen die Kosten sauber getrennt werden. Ohne klare Abgrenzung besteht das Risiko, dass die Steuerbehörde die gesamten Reisekosten als geldwerten Vorteil qualifiziert. Das Reglement sollte die Dokumentationspflicht bei gemischten Reisen explizit regeln.
06.Häufige Fragen
Muss mein Arbeitgeber die Reisekosten für eine Dienstreise nach Deutschland bezahlen?
Ja, gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Auslagen für geschäftlich veranlasste Reisen nach Deutschland zu erstatten. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorhanden ist. Der Arbeitgeber darf die Erstattung nicht verweigern.
Welche Kilometerpauschale gilt 2026 für Dienstreisen nach Deutschland mit dem Privatfahrzeug?
Ab dem 1. Januar 2026 beträgt die ESTV-Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Diese Pauschale gilt für die gesamte Strecke, also auch für den Anteil auf deutschem Gebiet. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben ohne neue Genehmigung gültig.
Kann der Arbeitgeber die Hotelkategorie für Deutschland-Reisen vorschreiben?
Ja, der Arbeitgeber darf im Spesenreglement eine Hotelkategorie oder einen Höchstbetrag festlegen. Die Vorgabe muss aber realistisch sein: Ist am Einsatzort kein Hotel innerhalb der Obergrenze verfügbar, muss der Arbeitgeber die höheren Kosten übernehmen. Die Angemessenheit bemisst sich am konkreten Einzelfall.
Wie werden EUR-Spesen bei der Abrechnung in CHF umgerechnet?
Das Spesenreglement sollte den massgeblichen Wechselkurs definieren, zum Beispiel den Kreditkartenkurs, den Tageskurs der SNB oder einen festen Monatskurs. Fehlt eine Regelung, gilt in der Praxis der Tageskurs am Reisetag. Bei Kreditkartenzahlungen kann auch der effektive Belastungskurs herangezogen werden.
Muss ich für eine eintägige Dienstreise nach Deutschland Belege sammeln?
Ohne genehmigtes Spesenreglement müssen alle Auslagen mit Originalbelegen nachgewiesen werden. Mit genehmigtem Reglement können Verpflegung und Kleinspesen pauschal abgerechnet werden, wobei für Fahrtkosten und grössere Ausgaben in der Regel weiterhin Belege erforderlich sind. Die Belegpflicht richtet sich nach den Vorgaben des Reglements.
Was passiert, wenn ich eine Dienstreise nach Deutschland mit einem privaten Aufenthalt kombiniere?
Bei gemischten Reisen muss der geschäftliche Teil klar vom privaten getrennt werden. Nur die Kosten des geschäftlichen Teils sind erstattungspflichtig. Zusätzliche Übernachtungen, private Ausflüge und Verpflegung am Wochenende gehen zulasten des Arbeitnehmers. Eine saubere Dokumentation schützt vor steuerlichen Nachforderungen.