Reisekosten auf Kundenprojekte weiterverrechnen: Vertrag, MWST und Rechnungsstellung

Die Weiterverrechnung von Reisekosten setzt eine ausdrückliche vertragliche Vereinbarung voraus. Ohne entsprechende Klausel im Mandatsvertrag haben Sie keinen Anspruch auf Erstattung Ihrer Reisespesen durch den Kunden. Art. 402 OR regelt zwar die Aufwendungserstattung im Auftragsrecht, doch in der Praxis weichen die Parteien regelmässig davon ab. Prüfen Sie deshalb vor Mandatsbeginn, ob und in welcher Form Spesen weiterverrechnet werden dürfen.

• Effektive Abrechnung: Der Kunde erstattet die tatsächlich angefallenen Reisekosten gegen Vorlage der Belege. Diese Variante ist transparent, erfordert aber eine lückenlose Belegführung.
• Pauschale Abrechnung: Ein fixer Betrag pro Reisetag oder pro Mandat deckt sämtliche Reisekosten ab. Die Pauschale muss im Vertrag beziffert sein und sollte die üblichen Kosten realistisch abbilden.
• Inklusivhonorar: Reisekosten sind im Stunden- oder Tagessatz eingerechnet und werden nicht separat ausgewiesen. In diesem Fall entfällt die Weiterverrechnung, die interne Kostenzuordnung bleibt aber relevant für die Projektkalkulation.
• Obergrenze oder Cap: Der Vertrag sieht eine maximale Spesensumme vor. Wird das Cap erreicht, trägt der Dienstleister die weiteren Kosten selbst. Klären Sie vorab, ob das Cap pro Monat, pro Phase oder für das gesamte Mandat gilt.

Halten Sie die Spesenregelung schriftlich fest, auch bei langjährigen Kundenbeziehungen. Eine mündliche Absprache genügt zwar rechtlich, führt aber bei Unstimmigkeiten regelmässig zu Streit über Umfang und Höhe der erstattungsfähigen Kosten.

Damit Reisekosten einem Kundenprojekt weiterverrechnet werden können, müssen sie eindeutig zugeordnet sein. Das bedeutet: Jeder Beleg, jede Buchung und jede Spesenposition braucht einen Projekt- oder Mandatscode. Ohne diese Zuordnung lassen sich Spesen weder korrekt fakturieren noch in der internen Kostenrechnung auswerten.

• Projekt-Code vergeben: Jedes Mandat erhält einen eindeutigen Code, der auf allen Belegen, Spesenformularen und Buchungen vermerkt wird. Der Code sollte bereits bei der Mandatseröffnung definiert und den beteiligten Mitarbeitenden kommuniziert werden.
• Getrennte Belegablage: Belege werden pro Mandat abgelegt, physisch oder digital. Bei mehreren parallelen Mandaten verhindert eine getrennte Ablage Verwechslungen und erleichtert die spätere Rechnungsstellung.
• Kostenstellen-Zuordnung in der Buchhaltung: In der Finanzbuchhaltung werden weiterverrechenbare Spesen auf einer separaten Kostenstelle oder einem Durchlaufkonto erfasst. So bleiben sie von den eigenen Betriebskosten getrennt und erscheinen nicht als Aufwand in der Erfolgsrechnung.
• Zeitnahe Erfassung: Spesen sollten am Tag der Entstehung erfasst werden. Je länger die Erfassung hinausgezögert wird, desto höher das Risiko fehlender Belege und falscher Zuordnungen.

Weiterverrechnete Spesen sind aus Sicht der ESTV kein durchlaufender Posten, sondern Teil der erbrachten Dienstleistung. Das bedeutet: Auf die gesamte Rechnung inklusive Spesenpositionen ist MWST zu erheben. Dieser Grundsatz gilt unabhängig davon, ob Sie die Spesen zum Einstandspreis oder mit einer Marge weiterverrechnen.

Wenn Sie Hotelkosten weiterverrechnen, dürfen Sie den reduzierten Satz von 3.8 % anwenden, sofern die Beherbergungsleistung auf der Rechnung separat ausgewiesen ist. Mischen Sie Beherbergung und andere Spesen in einer Position, gilt der Normalsatz von 8.1 % auf den gesamten Betrag.

Beim Vorsteuerabzug gilt: Sie können die Vorsteuer auf den Originalbelegen geltend machen, sofern diese auf Ihr Unternehmen lauten und die formellen Anforderungen erfüllen. Die dem Kunden in Rechnung gestellte MWST schulden Sie der ESTV als Umsatzsteuer. Es handelt sich nicht um eine Verrechnung, sondern um zwei separate Steuervorgänge.

Auf der Kundenrechnung werden Reisekosten als separate Positionen ausgewiesen. Das schafft Transparenz und entspricht der gängigen Praxis in der Beratungsbranche. Der Kunde sieht auf einen Blick, welcher Anteil der Rechnung auf Honorar und welcher auf Spesen entfällt.

• Spesenpositionen einzeln auflisten: Führen Sie jede Spesenart als eigene Rechnungsposition auf: Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung, Sonstiges. Vermeiden Sie Sammelposten wie "diverse Spesen", da diese beim Kunden Rückfragen auslösen.
• MWST-Satz pro Position angeben: Weisen Sie den korrekten MWST-Satz pro Zeile aus. Positionen mit unterschiedlichen Sätzen (z. B. 8.1 % auf Fahrtkosten, 3.8 % auf Hotel) dürfen nicht zusammengefasst werden.
• Belegkopien beilegen: Wenn der Vertrag die Vorlage von Belegen vorsieht, legen Sie Kopien der Originalbelege bei. Die Originale verbleiben bei Ihnen für Ihre eigene Buchhaltung und den Vorsteuerabzug.
• Abrechnungsperiode und Mandatsreferenz: Vermerken Sie auf der Rechnung die Abrechnungsperiode, den Projekt-Code und gegebenenfalls die Bestellnummer des Kunden. Das beschleunigt die Freigabe beim Kunden und vermeidet Zahlungsverzögerungen.

Bei Pauschalspesen entfällt die Belegpflicht gegenüber dem Kunden. Sie fakturieren den vereinbarten Pauschalbetrag pro Reisetag oder pro Mandat. Intern müssen Sie die tatsächlichen Kosten dennoch dokumentieren, da die ESTV bei einer Kontrolle die Angemessenheit der Pauschale prüfen kann.