Reisekostenabrechnung Arbeitgeber: Pflicht und Steuerfolgen
Arbeitgeber in der Schweiz sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsbedingte Reisekosten ihrer Mitarbeitenden zu erstatten. Art. 327a OR regelt diesen zwingenden Anspruch: Alle Auslagen, die für die Ausführung der Arbeit notwendig sind, gehen zulasten des Arbeitgebers. Dieser Grundsatz gilt unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert oder nicht.
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass viele KMU die Grenze zwischen gesetzlicher Pflicht und freiwilliger Leistung nicht sauber ziehen. Das führt zu falschen Lohnausweisdeklarationen, unnötigen Sozialversicherungsabgaben und im schlimmsten Fall zu Nachforderungen der Steuerbehörden. Die korrekte Abgrenzung ist deshalb nicht nur eine Frage der Fairness, sondern auch der Compliance.
01.Gesetzliche Erstattungspflicht nach OR 327a
Art. 327a Abs. 1 OR ist zwingend: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Bestimmung kann vertraglich nicht zuungunsten der Arbeitnehmenden abgeändert werden. Selbst wenn im Arbeitsvertrag steht, dass Reisekosten im Lohn inbegriffen seien, bleibt der Anspruch bestehen, sofern die Auslagen tatsächlich notwendig und durch die Arbeit verursacht sind.
- Fahrtkosten: Kosten für den Transport zwischen Arbeitsort und auswärtigem Einsatzort. Dazu zählen ÖV-Tickets, Kilometerpauschalen bei Nutzung des Privatfahrzeugs (CHF 0.75/km ab 2026) sowie Parkgebühren und Mautkosten.
- Verpflegungskosten: Mehrkosten für Mahlzeiten, die durch die auswärtige Tätigkeit entstehen. Die steuerfreie Pauschale beträgt CHF 30 pro Tag ohne Belegpflicht, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Übernachtungskosten: Hotelkosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen, wenn eine Rückkehr an den Wohnort unzumutbar ist. Die Erstattung erfolgt in der Regel gegen Beleg.
- Weitere notwendige Auslagen: Dazu gehören etwa Kommunikationskosten im Ausland, Visa-Gebühren, notwendige Arbeitsmittel oder Gepäcktransport, sofern sie unmittelbar mit der Geschäftsreise zusammenhängen.
Entscheidend ist das Kriterium der Notwendigkeit: Nur Auslagen, die für die Arbeitsausführung erforderlich sind, fallen unter die Erstattungspflicht. Ein Business-Class-Flug auf einer Kurzstrecke ist in der Regel nicht notwendig, ein Economy-Ticket hingegen schon. Die Beweislast für die Notwendigkeit liegt grundsätzlich beim Arbeitnehmenden.
02.Pflicht vs. freiwillige Leistung: Wo liegt die Grenze?
Nicht jede Zahlung im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ist eine gesetzliche Pflicht. Arbeitgeber können über den Mindestanspruch hinaus freiwillige Leistungen erbringen, etwa höhere Pauschalen, Komfortzuschläge oder Reiseversicherungen. Diese Unterscheidung hat direkte steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen.
Abgrenzung: gesetzliche Pflicht vs. freiwillige Leistung
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug 120 km zu einem Kundenbesuch. Die gesetzliche Erstattungspflicht beträgt mindestens die effektiven Kosten. Zahlt der Arbeitgeber die ESTV-Pauschale von CHF 0.75/km, ergibt das CHF 90. Zahlt er stattdessen CHF 1.00/km, sind die zusätzlichen CHF 30 eine freiwillige Leistung und grundsätzlich als Lohnbestandteil zu deklarieren, sofern kein genehmigtes Reglement eine höhere Pauschale vorsieht.
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Mehr erfahren →03.Spesenreglement: Steuerfolgen und Mindestanspruch
Ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vereinfacht die Reisekostenabrechnung erheblich. Es erlaubt dem Arbeitgeber, Pauschalen auszuzahlen, ohne dass diese als Lohn gelten. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber entweder jeden Beleg einzeln abrechnen oder riskiert, dass pauschale Zahlungen als steuerpflichtiger Lohn qualifiziert werden.
Steuerfreie Pauschalen gemäss ESTV-Ansätzen 2026
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und benötigen keine erneute Genehmigung. Arbeitgeber sollten jedoch bei der nächsten Überarbeitung die neuen Ansätze übernehmen.
Der gesetzliche Mindestanspruch nach OR 327a besteht unabhängig vom Spesenreglement. Das Reglement regelt lediglich die steuerliche Behandlung und die Modalitäten der Abrechnung. Ein Arbeitgeber, der kein Reglement hat, muss trotzdem alle notwendigen Reisekosten erstatten. Er verliert aber die Möglichkeit, steuerfreie Pauschalen auszuzahlen, und muss stattdessen jeden Beleg einzeln verarbeiten.
04.Korrekte Deklaration im Lohnausweis
Die Deklaration von Reisekosten im Lohnausweis hängt davon ab, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und ob die Erstattung als echte Spesen oder als Lohnbestandteil qualifiziert. Fehler bei der Deklaration führen regelmässig zu Beanstandungen bei Steuerrevisionen.
Lohnausweis-Deklaration von Reisekosten
Repräsentationsspesen verdienen besondere Aufmerksamkeit: Sie sind nur bis maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6000 pro Jahr steuerfrei, mit einem absoluten Maximum von CHF 24 000 pro Jahr. Beträge darüber gelten als Lohn und müssen entsprechend deklariert werden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Reisekosten pauschal im Lohn inbegriffen erklären
Manche Arbeitgeber vermerken im Arbeitsvertrag, dass Reisekosten im Lohn enthalten seien. Da Art. 327a OR zwingend ist, bleibt der Erstattungsanspruch trotzdem bestehen. Arbeitnehmende können die Differenz nachfordern, und bei einer Revision drohen Nachzahlungen samt Sozialversicherungsbeiträgen.
Fehler 2: Pauschalen ohne genehmigtes Spesenreglement auszahlen
Ohne genehmigtes Reglement gelten pauschale Spesenentschädigungen als Lohnbestandteil. Die Steuerbehörden qualifizieren diese Zahlungen als steuerpflichtiges Einkommen, und es fallen zusätzlich AHV/IV/EO-Beiträge an. Ein Reglement sollte vor der ersten Pauschalzahlung beantragt und genehmigt werden.
Fehler 3: Freiwillige Leistungen als steuerfreie Spesen deklarieren
Komfortzuschläge, überhöhte Kilometerpauschalen oder Pauschalzulagen, die über die ESTV-Ansätze hinausgehen, sind keine echten Spesen. Werden sie trotzdem als solche deklariert, drohen bei einer Steuerrevision Aufrechnung als Lohn, Nachsteuern und allenfalls Bussen wegen unvollständiger Deklaration.
Fehler 4: Pendlerweg und Geschäftsreise vermischen
Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnort zum festen Arbeitsort ist keine erstattungspflichtige Reise. Nur Fahrten zu auswärtigen Einsatzorten oder Kunden fallen unter OR 327a. Werden Pendlerkosten als Geschäftsreisekosten abgerechnet, liegt eine Falschdeklaration vor, die bei Kontrollen auffällt.
Fehler 5: Alte Kilometerpauschale von CHF 0.70 weiter anwenden
Ab 2026 gilt die neue Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer. Arbeitgeber mit bereits genehmigtem Reglement dürfen zwar vorübergehend bei CHF 0.70 bleiben, zahlen damit aber weniger als den aktuellen ESTV-Ansatz. Bei einer Reglementüberarbeitung sollte die neue Pauschale übernommen werden, um Arbeitnehmende nicht zu benachteiligen.
06.Häufige Fragen
Muss ein Arbeitgeber Reisekosten auch ohne Spesenreglement erstatten?
Ja. Die Erstattungspflicht ergibt sich direkt aus Art. 327a OR und besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert. Ohne Reglement müssen die Kosten allerdings gegen Einzelbelege abgerechnet werden. Steuerfreie Pauschalen sind ohne genehmigtes Reglement nicht möglich.
Kann der Arbeitgeber die Erstattung von Reisekosten verweigern?
Nein, sofern die Reisekosten notwendig und geschäftsbedingt sind. Art. 327a OR ist zwingendes Recht. Der Arbeitgeber darf jedoch die Höhe auf das Notwendige begrenzen und beispielsweise Economy-Klasse statt Business-Klasse vorschreiben.
Welche Kilometerpauschale gilt 2026 in der Schweiz?
Ab dem 1. Januar 2026 beträgt die steuerfreie Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu genehmigt werden. Bei der nächsten Überarbeitung sollte der neue Ansatz übernommen werden.
Was passiert, wenn Reisekosten falsch im Lohnausweis deklariert werden?
Bei einer Steuerrevision werden falsch deklarierte Spesen als Lohn aufgerechnet. Das führt zu Nachsteuern beim Arbeitnehmenden und zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen durch den Arbeitgeber. In schweren Fällen drohen zusätzlich Ordnungsbussen.
Sind Reisekosten für den Arbeitsweg erstattungspflichtig?
Nein. Der tägliche Pendlerweg vom Wohnort zum festen Arbeitsort fällt nicht unter Art. 327a OR. Erstattungspflichtig sind nur Fahrten zu auswärtigen Einsatzorten, Kundenbesuche oder andere geschäftsbedingte Reisen, die über den normalen Arbeitsweg hinausgehen.
Darf der Arbeitgeber eine tiefere Pauschale als den ESTV-Ansatz zahlen?
Der Arbeitgeber darf eine tiefere Pauschale im Reglement festlegen, muss aber die effektiven Mehrkosten decken, wenn die Pauschale die tatsächlichen Auslagen nicht abdeckt. Liegt die Pauschale unter den effektiven Kosten, kann der Arbeitnehmende die Differenz gestützt auf OR 327a einfordern.