Arbeitgeberpflichten bei Spesen: OR, Reglement und Lohnausweis
Arbeitgeber müssen nach Art. 327a OR alle notwendigen Auslagen erstatten – ohne Spesenreglement gelten die gesetzlichen ESTV-Mindestansätze. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich nicht zulasten der Arbeitnehmenden aufgehoben werden. Wer als Arbeitgeber die Erstattungspflicht verletzt, riskiert neben arbeitsrechtlichen Klagen auch Nachsteuern, AHV-Nachforderungen und Bussen bei der nächsten Revision.
01.Erstattungspflicht nach OR: Was der Arbeitgeber ersetzen muss
Art. 327a Abs. 1 OR legt fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist relativ zwingend: Sie darf vertraglich nicht zuungunsten der Arbeitnehmenden abgeändert werden. Eine vertragliche Klausel, die den Spesenersatz gänzlich ausschliesst, ist nichtig.
Entscheidend ist das Kriterium der Notwendigkeit. Eine Auslage gilt als notwendig, wenn sie für die ordnungsgemässe Erfüllung der Arbeitsaufgabe unumgänglich ist und nicht bereits durch den Lohn abgegolten wird. Der Arbeitgeber kann im Spesenreglement festlegen, welche Ausgabenkategorien erstattungsfähig sind und welche Obergrenzen gelten. Diese Einschränkungen sind zulässig, solange sie den gesetzlichen Mindestschutz nicht unterlaufen.
- Reisekosten: Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Privatfahrzeug (CHF 0.75/km ab 2026), Flüge und Taxifahrten bei geschäftlicher Notwendigkeit.
- Verpflegung: Mehrkosten für auswärtige Mahlzeiten, pauschal CHF 30.– pro Tag ohne Einzelbeleg bei genehmigtem Reglement.
- Übernachtung: Hotelkosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen, in der Regel gegen Beleg.
- Arbeitsmittel und Werkzeuge: Gemäss Art. 327 OR stellt der Arbeitgeber Werkzeug und Material bereit; nutzt der Arbeitnehmer eigenes Material, ist eine angemessene Entschädigung geschuldet.
- Telekommunikation und IT: Anteilige Kosten für geschäftlich genutztes Mobiltelefon, Internet oder Software, sofern der Arbeitgeber keine Geräte stellt.
Grenzen der vertraglichen Abweichung: Der Arbeitgeber darf im Arbeitsvertrag oder Reglement die Erstattung auf bestimmte Kategorien beschränken oder Obergrenzen setzen. Er darf jedoch nicht die gesamte Erstattungspflicht wegbedingen. Ebenso unzulässig ist es, Spesen mit dem Lohn zu verrechnen, ohne dies transparent als Spesenanteil auszuweisen. Ein Beispiel: Ein Aussendienst-Mitarbeiter fährt monatlich 800 km mit dem Privatfahrzeug. Der Arbeitgeber schuldet mindestens CHF 600.– pro Monat (800 km x CHF 0.75). Eine vertragliche Pauschale von CHF 300.– wäre ungenügend und anfechtbar.
02.Spesenreglement und kantonale Genehmigung
Ein Spesenreglement ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, in der Praxis aber unverzichtbar. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber jede Spesenerstattung mit Einzelbelegen dokumentieren. Pauschalentschädigungen ohne Belege werden von der Steuerverwaltung nur anerkannt, wenn ein genehmigtes Reglement vorliegt. Fehlt dieses, behandelt die Steuerbehörde Pauschalen als Lohnbestandteil mit allen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen.
Das Spesenreglement muss seit der Präzisierung 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) stellt Musterreglemente zur Verfügung, die als Mindeststandard gelten. Arbeitgeber können diese an ihre betrieblichen Bedürfnisse anpassen, dürfen aber die vorgegebene Struktur und die Mindestinhalte nicht unterschreiten.
Kantonale Genehmigung: Ablauf und Fristen
Konsequenzen ohne gültiges Reglement sind erheblich: Bei einer AHV-Revision oder Steuerprüfung werden sämtliche Pauschalspesen als Lohn aufgerechnet. Der Arbeitgeber schuldet dann rückwirkend AHV-Beiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil), und die Arbeitnehmenden müssen Nachsteuern auf den aufgerechneten Beträgen entrichten. Bei einem Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden und monatlich CHF 200.– Pauschalspesen pro Person summiert sich das Risiko auf CHF 48'000.– pro Jahr an potenziell aufgerechneten Beträgen.
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Mehr erfahren →03.Lohnausweis und AHV-Pflichten bei Spesen
Die korrekte Deklaration von Spesen im Lohnausweis ist eine zentrale Arbeitgeberpflicht. Spesen werden in Ziffer 13 des Lohnausweises ausgewiesen. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis (ab 1.1.2026) unterscheidet dabei zwischen effektiven Spesen, Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement und Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement.
Deklaration in Ziffer 13 des Lohnausweises
Spesen werden grundsätzlich dann AHV-pflichtig, wenn sie nicht als geschäftlich notwendige Auslagen qualifizieren oder die ESTV-Ansätze übersteigen. Übersteigt eine Pauschalentschädigung die anerkannten Ansätze, gilt der überschiessende Betrag als massgebender Lohn im Sinne von Art. 5 AHVG. Dasselbe gilt, wenn Spesen ohne genehmigtes Reglement pauschal ausbezahlt werden: Die gesamte Pauschale wird AHV-pflichtig.
Das Nachsteuer- und AHV-Risiko bei Fehlern ist beträchtlich. AHV-Revisionen decken regelmässig fehlerhafte Spesendeklarationen auf. Die Nachforderung umfasst AHV/IV/EO-Beiträge (aktuell 10.6% Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zusammen), Verzugszinsen von 5% pro Jahr sowie mögliche Ordnungsbussen. Der Arbeitgeber haftet für den gesamten Nachzahlungsbetrag und kann den Arbeitnehmeranteil nur beschränkt zurückfordern. Besonders heikel: Naturalgeschenke über CHF 600.– pro Kalenderjahr gelten seit 2026 als Lohnbestandteil und müssen deklariert werden.
04.Arbeitgeberpflichten bei Spesen: Schritt für Schritt umsetzen
Die folgenden sechs Schritte zeigen, wie Sie als Arbeitgeber Ihre Spesenpflichten systematisch und rechtskonform erfüllen. Der Prozess beginnt bei der Bestandsaufnahme und endet bei der laufenden Aktualisierung. Planen Sie für die erstmalige Einrichtung vier bis acht Wochen ein, da die kantonale Genehmigung Zeit beansprucht.
Schritt 1: Erstattungspflicht im eigenen Betrieb prüfen
Analysieren Sie zunächst, welche Auslagen in Ihrem Betrieb regelmässig anfallen. Erfassen Sie alle Tätigkeiten, bei denen Mitarbeitende geschäftlich bedingte Kosten tragen: Aussendienst, Kundenbesuche, Geschäftsreisen, Homeoffice, Nutzung privater Geräte oder Fahrzeuge. Prüfen Sie bestehende Arbeitsverträge und allfällige Gesamtarbeitsverträge auf bereits vereinbarte Spesenregelungen.
- Reiseintensität: Wie viele Mitarbeitende reisen regelmässig? Welche Verkehrsmittel werden genutzt?
- Auswärtige Verpflegung: Wie häufig essen Mitarbeitende geschäftsbedingt auswärts?
- Homeoffice-Anteil: Nutzen Mitarbeitende private Infrastruktur für die Arbeit?
- Repräsentation: Fallen Kundeneinladungen, Geschenke oder Bewirtungskosten an?
Schritt 2: Spesenreglement aufsetzen oder aktualisieren
Erstellen Sie ein Spesenreglement auf Basis der SSK-Mustervorlage. Das Reglement muss seit 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Definieren Sie für jede Auslagenkategorie, ob effektive Erstattung oder Pauschalentschädigung gilt, und legen Sie die Ansätze fest. Die ESTV-Ansätze 2026 bilden die Obergrenze für steuerfreie Pauschalen.
ESTV-Pauschalansätze 2026
Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung allein wegen der Anpassung auf CHF 0.75. Wenn Sie das Reglement jedoch aus anderen Gründen überarbeiten, sollten Sie den neuen Ansatz gleich übernehmen.
Schritt 3: Spesenreglement kantonal genehmigen lassen
Reichen Sie das fertige Spesenreglement bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz Ihres Unternehmens ein. Legen Sie dem Antrag das vollständige Reglement sowie eine kurze Erläuterung der betrieblichen Gegebenheiten bei. Die Bearbeitungszeit variiert je nach Kanton zwischen zwei und acht Wochen. Bis zur Genehmigung dürfen Sie keine steuerfreien Pauschalspesen auszahlen.
Prüfen Sie vor der Einreichung, ob Ihr Kanton ein eigenes Antragsformular verlangt. Einige Kantone bieten die Einreichung mittlerweile elektronisch an. Nach der Genehmigung erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung, die Sie zusammen mit dem Reglement aufbewahren müssen. Diese Bestätigung ist bei AHV-Revisionen und Steuerprüfungen vorzuweisen.
Schritt 4: Mitarbeitende über das Spesenreglement informieren
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden das genehmigte Spesenreglement kennen und verstehen. Übergeben Sie das Reglement schriftlich oder stellen Sie es auf dem Intranet zur Verfügung. Lassen Sie sich den Erhalt bestätigen. Neue Mitarbeitende erhalten das Reglement zusammen mit dem Arbeitsvertrag.
- Einreichungsfristen: Kommunizieren Sie klar, bis wann Spesenabrechnungen eingereicht werden müssen, z.B. bis zum 5. des Folgemonats.
- Belegpflicht: Erklären Sie, welche Ausgaben Belege erfordern und welche pauschal abgerechnet werden.
- Genehmigungsprozess: Definieren Sie, wer Spesen genehmigt und welche Beträge eine Zweitunterschrift erfordern.
- Konsequenzen bei Verstössen: Weisen Sie darauf hin, dass falsche Spesenabrechnungen arbeitsrechtliche Konsequenzen haben können.
Schritt 5: Lohnausweis korrekt ausfüllen und Spesen deklarieren
Tragen Sie alle Spesenentschädigungen in Ziffer 13 des Lohnausweises ein. Unterscheiden Sie zwischen effektiven Spesen (Ziffer 13.1) und Pauschalspesen (Ziffer 13.2). Kreuzen Sie in Ziffer 15 an, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Diese Angabe ist entscheidend: Fehlt das Kreuz, prüft die Steuerbehörde jede Pauschale einzeln.
Achten Sie darauf, dass Repräsentationsspesen korrekt erfasst werden. Übersteigen diese CHF 6'000.– pro Jahr, dürfen sie maximal 5% des Bruttolohns betragen, mit einem absoluten Maximum von CHF 24'000.– pro Jahr. Beträge darüber gelten als Lohn und sind AHV-pflichtig. Prüfen Sie vor dem Versand jedes Lohnausweises die Plausibilität der Spesenbeträge im Verhältnis zur Funktion und Reisetätigkeit des Mitarbeitenden.
Schritt 6: Spesenreglement regelmässig auf ESTV-Ansätze prüfen
Überprüfen Sie Ihr Spesenreglement mindestens einmal jährlich, idealerweise im vierten Quartal vor dem neuen Geschäftsjahr. Vergleichen Sie die im Reglement festgelegten Ansätze mit den aktuellen ESTV-Pauschalansätzen. Prüfen Sie auch, ob sich die betrieblichen Gegebenheiten verändert haben, etwa durch neue Homeoffice-Regelungen oder veränderte Reisetätigkeit.
- ESTV-Wegleitung: Prüfen Sie jährlich die aktuelle Wegleitung zum Lohnausweis auf geänderte Ansätze.
- SSK-Musterreglement: Vergleichen Sie Ihr Reglement mit der aktuellen SSK-Mustervorlage auf strukturelle Änderungen.
- Betriebliche Anpassungen: Neue Arbeitszeitmodelle, Homeoffice-Ausbau oder Flottenänderungen erfordern Reglementanpassungen.
- Erneute Genehmigung: Wesentliche inhaltliche Änderungen müssen der kantonalen Steuerverwaltung erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden
Ohne kantonale Genehmigung werden sämtliche Pauschalspesen bei einer Revision als Lohn aufgerechnet. Der Arbeitgeber schuldet dann rückwirkend AHV-Beiträge und Verzugszinsen, die Mitarbeitenden Nachsteuern. Lassen Sie das Reglement vor der ersten Pauschalzahlung genehmigen.
Fehler 2: Erstattungspflicht vertraglich ausgeschlossen
Klauseln im Arbeitsvertrag, die den Spesenersatz gänzlich ausschliessen, sind nach Art. 327a OR nichtig. Mitarbeitende können die Erstattung jederzeit einfordern, auch rückwirkend. Formulieren Sie stattdessen klare Regeln zu Kategorien und Obergrenzen.
Fehler 3: Pauschalansätze über den ESTV-Limiten
Übersteigen Pauschalentschädigungen die ESTV-Ansätze, gilt der überschiessende Betrag als AHV-pflichtiger Lohn. Bei einer Verpflegungspauschale von CHF 40.– statt CHF 30.– werden CHF 10.– pro Tag aufgerechnet. Halten Sie sich an die publizierten Maximalansätze.
Fehler 4: Fehlende oder falsche Deklaration im Lohnausweis
Werden Spesen nicht in Ziffer 13 deklariert oder fehlt das Kreuz bei Ziffer 15, prüft die Steuerbehörde jede Erstattung einzeln. Dies führt regelmässig zu Auflagen und Nachforderungen. Kontrollieren Sie jeden Lohnausweis vor dem Versand auf vollständige Spesendeklaration.
Fehler 5: Repräsentationsspesen ohne Belegkontrolle
Repräsentationsspesen müssen den effektiven Auslagen entsprechen und dürfen bei Übersteigen von CHF 6'000.–/Jahr maximal 5% des Bruttolohns betragen. Ohne systematische Belegprüfung drohen Aufrechnung und Bussen. Führen Sie eine separate Kontrolle für Repräsentationsausgaben ein.
Fehler 6: Spesenreglement nicht an Mitarbeitende kommuniziert
Ein genehmigtes Reglement nützt wenig, wenn Mitarbeitende es nicht kennen. Falsch eingereichte Spesen verursachen Mehraufwand und Fehler in der Abrechnung. Händigen Sie das Reglement nachweislich aus und schulen Sie neue Mitarbeitende bei Stellenantritt.
Fehler 7: Veraltete Ansätze im Reglement
Wer das Reglement nicht regelmässig aktualisiert, riskiert, dass Ansätze von den aktuellen ESTV-Vorgaben abweichen. Zu hohe Ansätze führen zu Aufrechnungen, zu tiefe verletzen die Erstattungspflicht. Prüfen Sie die Ansätze mindestens einmal jährlich gegen die aktuelle ESTV-Wegleitung.
06.Häufige Fragen
Kann der Arbeitgeber die Spesenerstattung ganz ablehnen?
Nein. Art. 327a OR ist relativ zwingend und kann nicht zulasten der Arbeitnehmenden wegbedungen werden. Der Arbeitgeber darf Kategorien und Obergrenzen definieren, muss aber alle notwendigen Auslagen erstatten. Eine vollständige Ablehnung ist nichtig.
Muss der Arbeitgeber Homeoffice-Kosten erstatten?
Wenn der Arbeitgeber Homeoffice anordnet und keine Infrastruktur stellt, sind anteilige Kosten für Internet, Strom und Arbeitsplatz als notwendige Auslagen nach Art. 327a OR erstattungspflichtig. Bei freiwilligem Homeoffice kann die Erstattungspflicht vertraglich eingeschränkt werden, sofern der Arbeitnehmer jederzeit einen Büroarbeitsplatz nutzen kann.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber kein Spesenreglement hat?
Ohne genehmigtes Reglement gelten die ESTV-Mindestansätze. Pauschalentschädigungen werden bei einer Revision als Lohn aufgerechnet, was AHV-Nachforderungen und Nachsteuern auslöst. Effektive Spesen gegen Beleg sind weiterhin steuerfrei, verursachen aber erheblichen administrativen Aufwand.
Muss jede einzelne Auslage erstattet werden?
Erstattet werden müssen alle Auslagen, die für die Arbeitsausführung notwendig sind. Private Ausgaben, überhöhte Kosten oder Auslagen, die gegen interne Richtlinien verstossen, darf der Arbeitgeber ablehnen. Das Spesenreglement definiert die Grenzen zwischen erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Ausgaben.
Wie oft muss das Spesenreglement aktualisiert werden?
Es gibt keine gesetzliche Aktualisierungspflicht. In der Praxis empfiehlt sich eine jährliche Prüfung, da die ESTV die Pauschalansätze regelmässig anpasst. Wesentliche Änderungen am Reglement erfordern eine erneute kantonale Genehmigung. Rein redaktionelle Anpassungen sind genehmigungsfrei.
Wann werden Spesen AHV-pflichtig?
Spesen werden AHV-pflichtig, wenn sie die ESTV-Ansätze übersteigen, ohne genehmigtes Reglement pauschal ausbezahlt werden oder keinen geschäftlichen Zusammenhang aufweisen. Der überschiessende oder nicht qualifizierende Betrag gilt als massgebender Lohn nach Art. 5 AHVG und unterliegt der vollen Beitragspflicht.