Spesen Arbeitgeber Pflichten: Recht, Prozess und Steuerfolgen
Jeder Arbeitgeber in der Schweiz schuldet seinen Mitarbeitenden den vollständigen Ersatz aller Auslagen, die bei der Arbeit anfallen. Diese Pflicht ergibt sich direkt aus dem Obligationenrecht und betrifft sämtliche Unternehmen unabhängig von Grösse oder Branche. Für HR-Verantwortliche, Buchhalter und KMU-Inhaber ist das korrekte Management dieser Pflichten zentral, denn Fehler wirken sich auf Lohnausweis, Sozialversicherungen und Steuern aus.
Die gesetzliche Grundlage bilden Art. 327a bis 327c OR. Diese Bestimmungen sind zwingend zugunsten der Arbeitnehmenden: Weder Arbeitsvertrag noch Spesenreglement dürfen die Erstattungspflicht einschränken oder aufheben. Kommt ein Arbeitgeber seinen Pflichten nicht nach, drohen Nachzahlungen an Mitarbeitende, AHV-Nachforderungen durch die Ausgleichskasse und steuerrechtliche Korrekturen durch die Steuerverwaltung.
Diese Seite fasst alle Arbeitgeberpflichten rund um Spesen zusammen: von der gesetzlichen Erstattungspflicht über das Spesenreglement und die korrekte Verbuchung bis hin zur Deklaration im Lohnausweis und den Konsequenzen bei Pflichtverletzungen.
01.Gesetzliche Grundlage: Art. 327a bis 327c OR
Das Schweizer Obligationenrecht regelt die Spesenerstattung in drei Artikeln. Art. 327a OR legt die grundsätzliche Erstattungspflicht fest: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Art. 327b OR ergänzt dies um die Pflicht zur Bereitstellung von Arbeitsgeräten und Material, einschliesslich Motorfahrzeugen. Art. 327c OR regelt die Fälligkeit der Erstattung und bestimmt, dass der Auslagenersatz zusammen mit dem Lohn zu leisten ist, sofern keine kürzere Frist vereinbart wurde.
Entscheidend ist der zwingende Charakter dieser Bestimmungen. Art. 362 OR listet Art. 327a OR als zwingende Norm auf. Das bedeutet: Arbeitgeber können die Erstattungspflicht nicht durch Vertrag, Reglement oder Gesamtarbeitsvertrag zuungunsten der Arbeitnehmenden abändern. Eine Klausel im Arbeitsvertrag, wonach Spesen im Lohn inbegriffen seien, ist nichtig, sofern der Lohn nicht nachweislich einen klar ausgewiesenen Spesenanteil enthält und der verbleibende Lohn branchenüblich bleibt.
Die Erstattungspflicht setzt drei Voraussetzungen voraus: Die Auslage muss tatsächlich entstanden sein, sie muss notwendig für die Arbeitsausführung gewesen sein, und sie muss in einem ursächlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. Private Auslagen oder überhöhte Kosten, die nicht notwendig waren, fallen nicht unter die Erstattungspflicht.
02.Spesenarten und Erstattungskategorien
Die Arbeitgeberpflicht erstreckt sich auf verschiedene Auslagenkategorien. Je nach Art der Tätigkeit und Arbeitsorganisation variiert der Umfang der erstattungspflichtigen Spesen erheblich. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Kategorien mit den aktuellen Ansätzen gemäss ESTV-Wegleitung ab 1. Januar 2026.
Übersicht der wichtigsten Spesenkategorien und Ansätze 2026
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Effektivspesen und Pauschalspesen. Bei Effektivspesen erstattet der Arbeitgeber die tatsächlich angefallenen Kosten gegen Beleg. Bei Pauschalspesen wird ein fixer Betrag pro Tag, Monat oder Ereignis ausbezahlt, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Pauschalspesen sind steuerlich und sozialversicherungsrechtlich nur dann anerkannt, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Reisekosten — Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (2. Klasse, sofern nicht anders geregelt), Kilometerpauschale bei Nutzung des Privatfahrzeugs, Parkgebühren und Mautkosten.
- Verpflegungskosten — Mehrkosten für auswärtige Verpflegung, die über die üblichen Kosten am Arbeitsort hinausgehen. Pauschale CHF 30.– pro Tag ohne Beleg möglich.
- Übernachtungskosten — Hotelkosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen. In der Regel Erstattung der effektiven Kosten gegen Beleg in angemessenem Rahmen.
- Fahrzeugkosten — Betrieb, Unterhalt und Versicherung eines Privatfahrzeugs, das regelmässig geschäftlich genutzt wird (Art. 327b Abs. 1 OR). Alternativ Bereitstellung eines Geschäftswagens.
- Homeoffice-Kosten — Anteilige Kosten für Miete, Strom, Internet und Arbeitsmittel bei Homeoffice. Keine gesetzliche Pauschale; Erstattungspflicht besteht, wenn der Arbeitgeber Homeoffice anordnet.
- Weiterbildungskosten — Kosten für vom Arbeitgeber angeordnete Weiterbildungen sind vollständig zu erstatten. Bei freiwilliger Weiterbildung hängt die Erstattungspflicht von der vertraglichen Vereinbarung ab.
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Mehr erfahren →03.Steuerliche Behandlung, Lohnausweis und AHV-Relevanz
Die korrekte steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Spesen gehört zu den anspruchsvollsten Arbeitgeberpflichten. Fehler in diesem Bereich führen regelmässig zu Nachforderungen bei AHV-Revisionen und Korrekturen durch die Steuerverwaltung. Die zentrale Unterscheidung lautet: Echter Auslagenersatz ist weder Lohn noch steuerbares Einkommen. Sobald Spesen jedoch über den tatsächlichen Aufwand hinausgehen oder nicht korrekt deklariert werden, gelten sie als massgebender Lohn.
Steuerliche und AHV-rechtliche Behandlung nach Spesentyp
Im Lohnausweis ist die Deklaration von Spesen streng geregelt. Verfügt der Arbeitgeber über ein genehmigtes Spesenreglement, genügt ein Kreuz in Feld F. Effektivspesen, die den tatsächlichen Aufwand decken, müssen nicht separat ausgewiesen werden. Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement hingegen sind in Ziffer 13.1 des Lohnausweises zu deklarieren und gelten als steuerbares Einkommen des Arbeitnehmenden.
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Konsequenzen: Ein KMU zahlt seinen Aussendienstmitarbeitenden monatlich CHF 500 Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement. Pro Jahr ergibt das CHF 6 000 pro Person. Bei einer AHV-Revision wird dieser Betrag als massgebender Lohn qualifiziert. Der Arbeitgeber schuldet AHV-Beiträge von rund 10,6 Prozent auf CHF 6 000 pro Mitarbeitenden und Jahr, zuzüglich Verzugszinsen. Bei zehn Mitarbeitenden und einer Nachforderung über fünf Jahre summiert sich dies auf über CHF 30 000.
Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Diese Präzisierung betrifft insbesondere die Formulierung der Pauschalen und die Abgrenzung zu Effektivspesen. Bereits genehmigte Reglemente mit der alten Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit aktualisiert werden.
04.Konsequenzen bei Pflichtverletzung des Arbeitgebers
Die Konsequenzen, wenn ein Arbeitgeber seinen Spesenpflichten nicht nachkommt, sind vielfältig und können erheblich sein. Trotzdem werden sie in der Praxis häufig unterschätzt. Die Folgen betreffen drei Ebenen: das Verhältnis zum Arbeitnehmenden, die Sozialversicherungen und das Steuerrecht.
- Nachzahlung an Arbeitnehmende — Arbeitnehmende können nicht erstattete Spesen bis zu fünf Jahre rückwirkend einfordern (Verjährungsfrist nach Art. 128 Ziff. 3 OR). Bei Kündigung werden solche Forderungen häufig geltend gemacht.
- AHV-Nachforderungen — Die Ausgleichskasse kann bei einer Arbeitgeberkontrolle nicht korrekt deklarierte Spesen als massgebenden Lohn qualifizieren. Die Nachforderung umfasst Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge plus Verzugszinsen von 5 Prozent.
- Steuerrechtliche Korrekturen — Die Steuerverwaltung kann den Lohnausweis korrigieren und nicht deklarierte Spesenpauschalen als steuerbares Einkommen aufrechnen. Dies betrifft sowohl Arbeitgeber (Quellensteuer) als auch Arbeitnehmende (Einkommenssteuer).
- Bussen und Strafverfahren — Bei vorsätzlich falscher Deklaration im Lohnausweis drohen dem Arbeitgeber Bussen wegen Steuerhinterziehung oder Urkundenfälschung. Auch fahrlässige Fehler können zu Ordnungsbussen führen.
- Reputationsschaden und Mitarbeiterbindung — Arbeitnehmende, die ihre Spesen nicht oder verspätet erstattet bekommen, verlieren Vertrauen in den Arbeitgeber. In einem engen Arbeitsmarkt kann dies die Rekrutierung und Retention negativ beeinflussen.
Besonders heikel ist die Situation bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Nicht erstattete Spesen werden bei der Schlussabrechnung fällig. Arbeitnehmende können die Forderung vor dem Arbeitsgericht geltend machen, wobei Verfahren bis CHF 30 000 in den meisten Kantonen kostenlos sind. Der Arbeitgeber trägt die Beweislast dafür, dass die geltend gemachten Auslagen nicht notwendig waren.
05.Arbeitgeberpflichten bei Spesen korrekt umsetzen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte zeigen den vollständigen Prozess, mit dem Arbeitgeber ihre Spesenpflichten rechtskonform und effizient erfüllen. Der Ablauf gilt für KMU ebenso wie für grössere Unternehmen und deckt alle Phasen ab: von der Grundlagenarbeit über die laufende Abwicklung bis zur Revision.
Schritt 1: Spesenreglement erstellen und genehmigen lassen
Die Basis für eine rechtskonforme Spesenabwicklung ist ein schriftliches Spesenreglement. Dieses definiert, welche Auslagen erstattet werden, in welcher Form (Pauschale oder effektiv) und welche Nachweise erforderlich sind. Ab 2026 muss das Reglement inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Inhalt festlegen — Definieren Sie alle erstattungsfähigen Spesenkategorien, die geltenden Pauschalen und die Belegpflichten. Orientieren Sie sich an den SSK-Mustervorlagen.
- Genehmigung einholen — Reichen Sie das Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens ein. Die Genehmigung dauert je nach Kanton zwei bis acht Wochen.
- Mitarbeitende informieren — Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden das Reglement kennen und Zugang dazu haben. Eine schriftliche Bestätigung der Kenntnisnahme ist empfehlenswert.
Ohne genehmigtes Reglement sind Pauschalspesen AHV-pflichtig und müssen im Lohnausweis als Einkommen deklariert werden. Die Investition in ein korrektes Reglement zahlt sich daher unmittelbar aus.
Schritt 2: Spesenkategorien und Ansätze definieren
Im Spesenreglement legen Sie fest, welche Kategorien pauschal und welche effektiv abgerechnet werden. Die Ansätze dürfen die ESTV-Richtwerte nicht überschreiten, andernfalls gilt die Differenz als massgebender Lohn.
Empfohlene Struktur der Spesenkategorien
Für Homeoffice-Kosten gibt es keine gesetzliche Pauschale. Arbeitgeber können im Reglement eine angemessene Monatspauschale festlegen, die den anteiligen Aufwand für Miete, Strom und Internet abdeckt. Die Höhe muss plausibel und nachvollziehbar sein.
Schritt 3: Einreichungsprozess für Mitarbeitende festlegen
Ein klar definierter Einreichungsprozess ist entscheidend für die Einhaltung der Arbeitgeberpflichten. Mitarbeitende müssen wissen, wie, wann und in welcher Form sie Spesen geltend machen. Der Prozess sollte im Spesenreglement oder in einer ergänzenden Weisung dokumentiert sein.
- Einreichungsfrist — Legen Sie eine monatliche Frist fest, bis wann Spesenabrechnungen eingereicht werden müssen. Eine Frist von 30 Tagen nach Entstehung der Auslage ist praxisüblich.
- Belegpflicht — Definieren Sie, ab welchem Betrag ein Originalbeleg erforderlich ist. Für Kleinspesen unter CHF 20.– kann auf Belege verzichtet werden, sofern das Reglement dies vorsieht.
- Formular oder digitales Tool — Stellen Sie ein einheitliches Abrechnungsformular oder eine digitale Lösung bereit. Digitale Tools reduzieren Fehler und beschleunigen die Verarbeitung.
- Genehmigungsweg — Bestimmen Sie, wer Spesenabrechnungen genehmigt. In der Regel ist dies der direkte Vorgesetzte, bei Geschäftsleitungsmitgliedern der Verwaltungsrat oder eine unabhängige Stelle.
Schritt 4: Spesenabrechnungen prüfen und genehmigen
Der Arbeitgeber trägt eine aktive Prüfpflicht. Eingereichte Spesenabrechnungen müssen auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit der Belege und Übereinstimmung mit dem Spesenreglement kontrolliert werden. Eine blosse Durchwinken-Praxis genügt nicht und kann bei einer Revision als Pflichtverletzung gewertet werden.
- Sachliche Prüfung — Stimmt die Auslage mit einer geschäftlichen Tätigkeit überein? Ist der Betrag angemessen und plausibel?
- Formelle Prüfung — Sind alle erforderlichen Belege vorhanden? Entsprechen die Angaben den Vorgaben des Spesenreglements?
- Betragsprüfung — Liegen die Beträge innerhalb der definierten Pauschalen und Limiten? Werden die ESTV-Ansätze eingehalten?
- Vier-Augen-Prinzip — Insbesondere bei höheren Beträgen und bei Spesen der Geschäftsleitung sollte eine zweite Person die Genehmigung erteilen.
Werden Spesen zu Unrecht geltend gemacht, darf und muss der Arbeitgeber die Erstattung verweigern. Die Ablehnung sollte schriftlich begründet werden. Bei begründetem Verdacht auf Spesenmissbrauch kann der Arbeitgeber arbeitsrechtliche Massnahmen ergreifen, im Extremfall bis zur fristlosen Kündigung.
Schritt 5: Spesen korrekt verbuchen und auszahlen
Genehmigte Spesen müssen in der Buchhaltung korrekt erfasst und zeitnah ausbezahlt werden. Art. 327c OR bestimmt, dass der Auslagenersatz zusammen mit dem Lohn fällig wird, sofern keine kürzere Frist vereinbart ist. In der Praxis erfolgt die Auszahlung meist mit der nächsten Lohnabrechnung.
In der Buchhaltung werden Spesen als Geschäftsaufwand verbucht, nicht als Lohnbestandteil. Die Verbuchung erfolgt auf den entsprechenden Aufwandkonten, beispielsweise Reisespesen, Verpflegungsspesen oder Fahrzeugkosten. Pauschalspesen und Effektivspesen sollten auf separaten Konten geführt werden, um die Nachvollziehbarkeit bei Revisionen zu gewährleisten.
Typische Buchungskonten für Spesen (KMU-Kontenrahmen)
Schritt 6: Spesen im Lohnausweis korrekt deklarieren
Die Deklaration der Spesen im Lohnausweis ist eine der fehleranfälligsten Arbeitgeberpflichten. Der Lohnausweis muss bis Ende Januar des Folgejahres erstellt und den Mitarbeitenden ausgehändigt werden. Die korrekte Deklaration hängt davon ab, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und welche Spesenarten ausbezahlt wurden.
- Feld F: Spesenreglement — Liegt ein genehmigtes Reglement vor, setzen Sie ein Kreuz in Feld F. Damit entfällt die Einzeldeklaration der reglementarischen Pauschalen.
- Ziffer 13.1: Effektive Spesen — Effektive Spesenerstattungen, die über das Reglement hinausgehen, sind in Ziffer 13.1 zu deklarieren. Reine Auslagenerstattungen gegen Beleg müssen nicht deklariert werden.
- Ziffer 2.2: Geschäftswagen — Bei einem Geschäftswagen mit Privatnutzung ist der Privatanteil von 0,9 Prozent des Kaufpreises pro Monat in Ziffer 2.2 auszuweisen.
- Ziffer 2.3: Weitere Gehaltsnebenleistungen — Geldwerte Leistungen wie vergünstigte Mahlzeiten oder Naturalgeschenke über CHF 600 pro Kalenderjahr sind hier zu deklarieren.
Schritt 7: Unterlagen aufbewahren und Revision vorbereiten
Arbeitgeber sind verpflichtet, alle Spesenbelege, Abrechnungen und das genehmigte Spesenreglement während zehn Jahren aufzubewahren (Art. 958f OR). Diese Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig davon, ob die Belege in Papierform oder digital vorliegen. Bei einer AHV-Arbeitgeberkontrolle oder einer Steuerrevision müssen sämtliche Unterlagen lückenlos vorgelegt werden können.
- Spesenbelege — Originalbelege oder digitale Kopien in revisionssicherer Form. Thermopapier-Belege sollten zeitnah digitalisiert werden, da sie verblassen.
- Spesenabrechnungen — Alle eingereichten und genehmigten Abrechnungen mit Genehmigungsvermerk und Datum.
- Spesenreglement — Das aktuelle genehmigte Reglement sowie alle früheren Versionen mit dem jeweiligen Genehmigungsdatum der Steuerverwaltung.
- Lohnausweise — Kopien aller ausgestellten Lohnausweise als Nachweis der korrekten Deklaration.
AHV-Arbeitgeberkontrollen finden in der Regel alle fünf bis zehn Jahre statt. Die Prüfer kontrollieren stichprobenartig, ob Spesenzahlungen korrekt als Auslagenersatz oder als massgebender Lohn behandelt wurden. Ein lückenloser Audit Trail von der Einreichung über die Genehmigung bis zur Auszahlung und Verbuchung ist die beste Vorbereitung.
Schritt 8: Spesenreglement regelmässig überprüfen und aktualisieren
Spesenreglemente sind keine statischen Dokumente. Gesetzliche Änderungen, neue ESTV-Ansätze und veränderte Arbeitsbedingungen erfordern regelmässige Anpassungen. Ein veraltetes Reglement kann dazu führen, dass Pauschalen nicht mehr anerkannt werden oder neue Spesenkategorien wie Homeoffice-Kosten nicht abgedeckt sind.
- Jährliche Prüfung — Vergleichen Sie die Ansätze im Reglement mit den aktuellen ESTV-Richtwerten. Ab 2026 gilt beispielsweise die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75.
- Anpassung bei Gesetzesänderungen — Verfolgen Sie Änderungen im OR, in der ESTV-Wegleitung und in den SSK-Mustervorlagen. Ab 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Erneute Genehmigung — Wesentliche Änderungen am Reglement erfordern eine erneute Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung. Reine Anpassungen an höhere ESTV-Ansätze sind in der Regel ohne neue Genehmigung möglich.
Bereits genehmigte Reglemente mit der alten Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei der nächsten Überarbeitung auf CHF 0.75 angepasst werden. Nutzen Sie die jährliche Überprüfung auch, um den Einreichungsprozess und die Genehmigungswege auf Effizienz zu prüfen.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden
Ohne genehmigtes Reglement sind sämtliche Pauschalspesen AHV-pflichtig und müssen im Lohnausweis als Einkommen deklariert werden. Die Genehmigung bei der kantonalen Steuerverwaltung einholen und das Reglement an den SSK-Mustervorlagen ausrichten.
Fehler 2: Pauschalspesen über den ESTV-Ansätzen
Übersteigen Pauschalen die ESTV-Richtwerte, gilt die Differenz als massgebender Lohn. Bei einer AHV-Revision werden Nachforderungen fällig, inklusive Verzugszinsen. Die Pauschalen im Reglement auf die aktuellen ESTV-Ansätze begrenzen und jährlich überprüfen.
Fehler 3: Fehlende Prüfung der Spesenabrechnungen
Werden Spesenabrechnungen ohne inhaltliche Kontrolle freigegeben, haftet der Arbeitgeber für unrechtmässige Erstattungen. Bei einer Revision wird mangelnde Prüfung als Pflichtverletzung gewertet. Einen verbindlichen Prüfprozess mit klaren Verantwortlichkeiten etablieren.
Fehler 4: Falsche Deklaration im Lohnausweis
Nicht oder falsch deklarierte Spesen führen zu Korrekturen durch die Steuerverwaltung und können als Steuerhinterziehung gewertet werden. Insbesondere die Felder F, 13.1 und 2.2 müssen korrekt ausgefüllt werden. Im Zweifelsfall die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis konsultieren.
Fehler 5: Spesen als Lohnbestandteil verbucht
Werden Spesen über die Lohnbuchhaltung statt als Geschäftsaufwand verbucht, entstehen unnötige Sozialversicherungsbeiträge und eine fehlerhafte Erfolgsrechnung. Spesen konsequent auf den vorgesehenen Aufwandkonten erfassen und von der Lohnabrechnung trennen.
Fehler 6: Keine Regelung für Homeoffice-Kosten
Ordnet der Arbeitgeber Homeoffice an, ohne die Kostenerstattung zu regeln, können Mitarbeitende nachträglich Ersatz für Miete, Strom und Internet fordern. Homeoffice-Kosten im Spesenreglement oder in einer separaten Vereinbarung klar regeln.
Fehler 7: Belege nicht revisionssicher aufbewahrt
Fehlende oder unleserliche Belege führen bei Revisionen dazu, dass Spesen als nicht nachgewiesen gelten und als massgebender Lohn aufgerechnet werden. Belege zeitnah digitalisieren und in einem revisionssicheren System zehn Jahre aufbewahren.
07.Häufige Fragen
Kann der Arbeitgeber die Spesenerstattung vertraglich ausschliessen?
Nein. Art. 327a OR ist gemäss Art. 362 OR zwingend zugunsten der Arbeitnehmenden. Eine vertragliche Klausel, die den Spesenersatz ausschliesst oder einschränkt, ist nichtig. Der Arbeitgeber kann jedoch im Spesenreglement festlegen, welche Nachweise erforderlich sind und welche Pauschalen gelten.
Muss der Arbeitgeber Homeoffice-Kosten erstatten?
Wenn der Arbeitgeber Homeoffice anordnet und keinen geeigneten Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt, besteht eine Erstattungspflicht für die anteiligen Kosten. Bei freiwilligem Homeoffice ist die Rechtslage weniger klar. Eine vertragliche Regelung im Spesenreglement oder in einer Homeoffice-Vereinbarung schafft Sicherheit für beide Seiten.
Was passiert bei einer AHV-Revision, wenn kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt?
Die Ausgleichskasse qualifiziert sämtliche Pauschalspesen als massgebenden Lohn. Der Arbeitgeber muss AHV-Beiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) nachzahlen, zuzüglich Verzugszinsen von 5 Prozent. Die Nachforderung kann bis zu fünf Jahre zurückreichen.
Wie oft sollte das Spesenreglement aktualisiert werden?
Eine jährliche Überprüfung der Ansätze ist empfehlenswert, insbesondere wenn die ESTV neue Richtwerte publiziert. Wesentliche inhaltliche Änderungen erfordern eine erneute Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung. Reine Anpassungen an höhere ESTV-Pauschalen sind in der Regel ohne neue Genehmigung möglich.
Darf der Arbeitgeber Spesen ablehnen?
Ja, wenn die Auslage nicht notwendig war, keinen geschäftlichen Zusammenhang hat oder die Belegpflicht nicht erfüllt ist. Die Ablehnung muss sachlich begründet und schriftlich dokumentiert werden. Die grundsätzliche Erstattungspflicht nach Art. 327a OR bleibt davon unberührt.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70?
Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer behalten ihre Gültigkeit und brauchen keine neue Genehmigung. Der Arbeitgeber kann die Pauschale freiwillig auf CHF 0.75 erhöhen. Bei der nächsten Überarbeitung des Reglements sollte der neue Ansatz übernommen werden.