Spesenanspruch des Arbeitnehmers: Gesetz, Grenzen, Durchsetzung

Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist einseitig zwingend: Sie kann durch Einzelarbeitsvertrag, Gesamtarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers abgeändert werden (Art. 327a Abs. 2 OR in Verbindung mit Art. 362 OR). Eine Vertragsklausel, die den Spesenanspruch ausschliesst oder pauschal auf den Arbeitnehmer abwälzt, ist nichtig.

Der Anspruch entsteht kraft Gesetzes und besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert oder ob der Arbeitsvertrag Spesen überhaupt erwähnt. Auch ein mündliches Arbeitsverhältnis begründet den vollen Erstattungsanspruch. Der Arbeitgeber kann die Erstattung entweder auf Basis tatsächlicher Auslagen (Effektivspesen mit Beleg) oder über Pauschalentschädigungen regeln. Beide Varianten sind zulässig, solange der Arbeitnehmer im Ergebnis nicht schlechter gestellt wird als bei einer Erstattung der tatsächlichen Kosten.

Der Begriff «notwendig» ist das zentrale Abgrenzungskriterium. Eine Auslage gilt als notwendig, wenn sie kausal mit der Ausführung der Arbeit zusammenhängt und der Arbeitnehmer sie nicht vermeiden konnte, ohne seine Arbeitspflicht zu verletzen. Massgebend ist ein objektiver Massstab: Entscheidend ist nicht, ob der Arbeitnehmer die Ausgabe subjektiv für nötig hielt, sondern ob sie unter den gegebenen Umständen sachlich gerechtfertigt war.

• Typisch notwendig: Reisekosten zu Kunden oder Baustellen, Verpflegungsmehrkosten bei auswärtiger Arbeit, Übernachtungskosten bei mehrtägigen Einsätzen, Arbeitsmaterialien und Werkzeuge, beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten.
• Typisch nicht notwendig: Upgrade auf Business Class ohne betriebliche Begründung, Minibar im Hotel, private Mahlzeiten am Wochenende, Luxushotel statt angemessene Unterkunft, Parkbussen und Ordnungsbussen.
• Grauzone: Kosten, deren Notwendigkeit von der konkreten Geschäftstätigkeit abhängt – etwa ein Einzelzimmer-Zuschlag, ein Mietwagen statt öffentlicher Verkehr oder ein Geschäftsessen mit Kunden. Hier entscheidet im Streitfall das Gericht anhand der Branche, der Funktion und der betrieblichen Gepflogenheiten.

Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug 120 km zu einem Kundentermin. Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (Stand 2026) ergibt einen Erstattungsanspruch von CHF 90.–. Hätte derselbe Mitarbeiter stattdessen ohne betrieblichen Grund einen Helikoptertransfer gebucht, wäre die Differenz zum angemessenen Transportmittel nicht erstattungspflichtig. Der Massstab ist stets die wirtschaftlich vernünftige Variante, nicht die günstigste und nicht die komfortabelste.

Der Arbeitgeber hat durchaus das Recht, bestimmte Erstattungen abzulehnen. Dieses Recht ist jedoch klar begrenzt: Notwendige Berufsauslagen, die korrekt belegt sind, muss er erstatten. Die folgende Übersicht zeigt die Abgrenzung.

Wichtig: Ein Spesenreglement darf Höchstbeträge und Verfahrensvorschriften festlegen, etwa die Pflicht zur Einreichung innert 30 Tagen oder die Verwendung eines bestimmten Formulars. Solche Regelungen sind zulässig, solange sie den zwingenden Erstattungsanspruch nicht aushöhlen. Verweigert der Arbeitgeber die Erstattung einer nachweislich notwendigen Berufsauslage mit der Begründung, der Arbeitnehmer habe eine Formvorschrift nicht eingehalten, bewegt er sich auf dünnem Eis. Gerichte prüfen in solchen Fällen, ob die Formvorschrift verhältnismässig ist.

Verweigert der Arbeitgeber die Spesenerstattung, stehen dem Arbeitnehmer mehrere Wege offen. In der Praxis empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen, um Kosten und Aufwand gering zu halten.

• Schriftliche Mahnung: Erster Schritt ist eine schriftliche Aufforderung an den Arbeitgeber mit Fristansetzung (z.B. 14 Tage). Die Mahnung sollte die einzelnen Positionen, Beträge und Belege auflisten und auf Art. 327a OR verweisen.
• Schlichtungsverfahren: Vor einer Klage ist in den meisten Kantonen ein Schlichtungsversuch bei der Schlichtungsbehörde für Arbeitssachen obligatorisch. Das Verfahren ist für den Arbeitnehmer bei einem Streitwert bis CHF 30 000.– kostenlos (Art. 113 Abs. 2 lit. d ZPO in Verbindung mit Art. 198 ZPO).
• Klage beim Arbeitsgericht: Scheitert die Schlichtung, kann der Arbeitnehmer beim zuständigen Arbeitsgericht klagen. Bei einem Streitwert bis CHF 30 000.– gilt das vereinfachte Verfahren ohne Gerichtskosten. Ab CHF 30 000.– fallen Gerichtskosten an.
• Betreibung: Alternativ oder ergänzend kann der Arbeitnehmer den Spesenanspruch auf dem Betreibungsweg geltend machen. Erhebt der Arbeitgeber Rechtsvorschlag, muss der Arbeitnehmer diesen gerichtlich beseitigen lassen.

Die Verjährungsfrist für Spesenansprüche beträgt fünf Jahre ab Fälligkeit (Art. 128 Ziff. 3 OR). Fällig wird der Anspruch in der Regel mit der nächsten ordentlichen Lohnzahlung nach Entstehung der Auslage. Wer also im Januar 2026 eine Geschäftsreise unternimmt und die Spesen mit dem Januarlohn hätte erhalten sollen, kann den Anspruch bis Ende Januar 2031 geltend machen.

Vor einer gerichtlichen Auseinandersetzung sollte der Arbeitnehmer Aufwand und Ertrag abwägen. Bei Kleinstbeträgen unter CHF 100.– ist der administrative Aufwand einer Klage oft unverhältnismässig. In solchen Fällen kann es sinnvoller sein, mehrere offene Positionen zu bündeln oder den Anspruch im Rahmen einer Schlussabrechnung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend zu machen.