Spesen bei Kündigung: Fälligkeit, Einreichung und Verjährung

Art. 339 Abs. 1 OR regelt klar: Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden alle Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis fällig. Das betrifft nicht nur den Lohn, sondern ausdrücklich auch offene Spesenansprüche nach Art. 327a OR. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sämtliche bis zum Austrittstag angefallenen und belegten Auslagen spätestens mit der letzten Lohnzahlung zu erstatten.

In der Praxis bedeutet das: Reicht ein Arbeitnehmer seine letzte Spesenabrechnung rechtzeitig ein, muss der Arbeitgeber den Betrag zusammen mit dem Schlusslohn überweisen. Eine Verzögerung der Auszahlung über den Austrittstermin hinaus ist nicht zulässig, sofern die Abrechnung vollständig vorliegt. Zahlt der Arbeitgeber nicht fristgerecht, gerät er ab dem Fälligkeitsdatum automatisch in Verzug.

Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin kündigt per 31. Mai. Am 28. Mai reicht sie ihre letzte Spesenabrechnung über CHF 480.– ein (Reisekosten und Verpflegung). Der Arbeitgeber muss diese CHF 480.– zusammen mit dem Mai-Lohn bis spätestens Ende Mai auszahlen. Wartet er bis Juni, schuldet er ab dem 1. Juni Verzugszins von 5 Prozent (Art. 104 OR).

Das Gesetz schreibt keine explizite Frist vor, innert welcher Arbeitnehmer ihre letzte Spesenabrechnung einreichen müssen. In der Praxis hat sich jedoch ein klarer Standard etabliert: Die letzte Abrechnung sollte spätestens am letzten Arbeitstag eingereicht werden. Nur so kann der Arbeitgeber die Erstattung in die Schlusslohnabrechnung aufnehmen.

• Empfohlener Zeitpunkt: Reichen Sie Ihre letzte Spesenabrechnung spätestens am letzten Arbeitstag ein. Idealerweise bereits einige Tage vorher, damit die Lohnbuchhaltung genügend Verarbeitungszeit hat.
• Spesenreglement beachten: Viele Unternehmen definieren im Spesenreglement eine interne Einreichungsfrist (z. B. monatlich oder innert 30 Tagen). Diese Frist gilt auch für die letzte Abrechnung. Prüfen Sie Ihr Reglement vor dem Austritt.
• Einreichung nach Austritt: Falls Sie die Frist am letzten Arbeitstag nicht einhalten konnten, ist eine Einreichung innert der üblichen Frist nach Austritt weiterhin möglich. Der Anspruch erlischt nicht automatisch mit dem letzten Arbeitstag.
• Fehlende Belege: Sind Originalbelege nicht mehr auffindbar, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser muss Datum, Betrag, Zweck und eine Begründung für den fehlenden Originalbeleg enthalten. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Eigenbelege zu akzeptieren, tut dies in der Praxis aber häufig bei plausiblen Kleinbeträgen.

Tipp aus der Praxis: Erstellen Sie vor Ihrem letzten Arbeitstag eine vollständige Liste aller noch offenen Auslagen. Prüfen Sie Kreditkartenabrechnungen und Kalendereinträge auf Geschäftsreisen, Kundenessen oder Materialanschaffungen der letzten Wochen. So vermeiden Sie, dass Spesen vergessen gehen.

Auch nach dem Austritt aus dem Unternehmen können vergessene Spesen noch geltend gemacht werden. Der Anspruch auf Spesenersatz nach Art. 327a OR verjährt gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR erst nach fünf Jahren. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem die Auslage getätigt wurde. Entscheidend ist: Der Anspruch auf Spesenersatz ist zwingender Natur (Art. 341 OR) und kann weder durch Vertrag noch durch ein Spesenreglement ausgeschlossen werden.

Wenden Sie sich schriftlich an Ihren ehemaligen Arbeitgeber. Ein formloses Schreiben per Einschreiben genügt. Darin sollten Sie die einzelnen Positionen mit Datum, Betrag und Geschäftszweck auflisten und die vorhandenen Belege beilegen. Setzen Sie eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Reagiert der ehemalige Arbeitgeber nicht oder lehnt die Erstattung ab, können Sie den Anspruch beim zuständigen Arbeitsgericht geltend machen. Bis zu einem Streitwert von CHF 30'000.– ist das Verfahren in den meisten Kantonen kostenlos.

Ein Beispiel: Ein ehemaliger Mitarbeiter entdeckt im September 2026 Belege für Geschäftsreisen vom März 2024 im Umfang von CHF 620.–. Die fünfjährige Verjährungsfrist läuft bis März 2029. Er kann die Spesen also problemlos noch beim ehemaligen Arbeitgeber einfordern, sofern er die Belege vorlegt und den geschäftlichen Zweck nachweist.

Art. 341 OR verdient besondere Beachtung: Selbst wenn ein Arbeitsvertrag oder ein Spesenreglement eine Verfallklausel enthält (z. B. nicht innert 60 Tagen eingereichte Spesen verfallen), ist diese Klausel bei zwingenden Ansprüchen wie dem Spesenersatz unwirksam. Der Arbeitnehmer kann seinen Anspruch innerhalb der fünfjährigen Verjährungsfrist jederzeit geltend machen. Nach Ablauf eines Monats nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist allerdings ein Verzicht auf den Anspruch grundsätzlich möglich, etwa im Rahmen einer Saldoerklärung.

Vorsicht bei Saldoerklärungen: Unterschreiben Sie beim Austritt keine pauschale Saldoerklärung, ohne vorher alle offenen Spesen geprüft zu haben. Eine solche Erklärung kann den späteren Anspruch auf vergessene Spesen erschweren, sofern sie mehr als einen Monat nach Austritt unterzeichnet wird.