Spesen bei Kündigung: Pflichten, Fristen und Rückforderung
Auch nach einer Kündigung bleibt der Arbeitgeber verpflichtet, sämtliche geschäftlich veranlassten Auslagen zu erstatten. Art. 327a OR kennt keine Ausnahme für gekündigte Arbeitsverhältnisse: Solange das Arbeitsverhältnis andauert, entstehen Spesenansprüche wie gewohnt. Das gilt bei ordentlicher Kündigung durch beide Seiten ebenso wie bei fristloser Auflösung.
In der Praxis führt die Kündigungssituation dennoch regelmässig zu Konflikten. Arbeitgeber verweigern Erstattungen, Arbeitnehmer reichen Spesen verspätet ein, und offene Vorschüsse werden beim Austritt vergessen. Diese Seite klärt die Rechte und Pflichten beider Seiten und zeigt, wie eine saubere Abwicklung gelingt.
01.Erstattungspflicht des Arbeitgebers während der Kündigungsfrist
Die Pflicht zur Spesenerstattung ergibt sich aus Art. 327a Abs. 1 OR. Danach hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich weder aufgehoben noch eingeschränkt werden (Art. 327a Abs. 2 OR). Sie besteht während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses, also auch während der Kündigungsfrist, einer allfälligen Freistellung oder bis zum Ablauf eines befristeten Vertrags.
Wird der Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist freigestellt, entstehen in der Regel keine neuen geschäftlichen Auslagen mehr. Bereits angefallene, aber noch nicht abgerechnete Spesen bleiben jedoch erstattungspflichtig. Der Arbeitgeber darf die Erstattung nicht mit der Begründung verweigern, der Arbeitnehmer sei freigestellt oder habe selbst gekündigt.
Erstattungspflicht nach Kündigungsart
02.Fristen für Einreichung und Abrechnung beim Austritt
Das OR schreibt keine explizite Frist vor, innert welcher Spesen eingereicht werden müssen. Massgebend ist in erster Linie das Spesenreglement des Unternehmens. Viele Reglemente sehen vor, dass Spesen monatlich oder spätestens innert 30 bis 90 Tagen nach Entstehung einzureichen sind. Diese Fristen gelten auch in der Kündigungsphase.
In der Praxis empfiehlt es sich, alle offenen Spesen spätestens bis zum letzten Arbeitstag einzureichen. Der Arbeitgeber sollte die Spesenabrechnung zusammen mit der letzten Lohnzahlung abschliessen. Gemäss Art. 339 Abs. 1 OR werden mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis fällig. Das bedeutet: Offene Spesenansprüche sind spätestens am letzten Arbeitstag zur Zahlung fällig.
Reicht ein Arbeitnehmer Spesen erst nach dem Austritt ein, verliert er den Anspruch nicht automatisch. Die gesetzliche Verjährungsfrist für Spesenansprüche beträgt fünf Jahre (Art. 128 Ziff. 3 OR). Allerdings kann der Arbeitgeber bei verspäteter Einreichung die Prüfung erschwert finden und im Streitfall auf die Verletzung der Mitwirkungspflicht verweisen. Kürzere Einreichfristen im Spesenreglement sind zulässig, sofern sie den Anspruch nicht faktisch aushebeln.
- Empfehlung für Arbeitnehmer — Alle offenen Belege und Abrechnungen vor dem letzten Arbeitstag einreichen. Kopien der eingereichten Belege aufbewahren.
- Empfehlung für Arbeitgeber — Im Austrittsprozess aktiv nach offenen Spesen fragen. Die letzte Spesenabrechnung zusammen mit dem Schlussgehalt verarbeiten.
- Bei Freistellung — Dem Arbeitnehmer eine angemessene Frist setzen, um noch offene Spesen einzureichen, bevor der Zugang zu internen Systemen gesperrt wird.
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Mehr erfahren →03.Spesenvorschüsse und Rückforderung bei Austritt
Art. 327c Abs. 1 OR regelt den Spesenvorschuss: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer auf Verlangen einen angemessenen Vorschuss für die Auslagen zu leisten. Umgekehrt gilt: Nicht verbrauchte Vorschüsse muss der Arbeitnehmer zurückzahlen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird die Rückzahlungspflicht sofort fällig.
Der Arbeitgeber darf den nicht verbrauchten Vorschuss grundsätzlich mit der letzten Lohnzahlung verrechnen. Voraussetzung ist, dass die Verrechnung zulässig ist. Gemäss Art. 323b Abs. 2 OR darf der Arbeitgeber eine Forderung mit dem Lohn nur verrechnen, soweit dieser pfändbar ist. In der Praxis bedeutet das: Der Arbeitgeber muss das betreibungsrechtliche Existenzminimum des Arbeitnehmers beachten. Eine vollständige Verrechnung mit dem letzten Lohn ist nur möglich, wenn nach Abzug genügend Lohn verbleibt.
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter erhält monatlich CHF 500 Spesenvorschuss. Er kündigt per Ende Monat und hat im letzten Monat nur CHF 180 an effektiven Spesen. Die Differenz von CHF 320 muss er zurückzahlen. Der Arbeitgeber verrechnet diesen Betrag mit dem Schlussgehalt. Kann der Arbeitnehmer keine Belege für den Restbetrag vorlegen, ist die Rückforderung berechtigt.
Verrechnung von Spesenvorschüssen beim Austritt
04.Sonderfälle: Fristlose Kündigung, Firmenkreditkarte und Pauschalspesen
Bei einer fristlosen Kündigung endet das Arbeitsverhältnis sofort. Alle bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Spesen bleiben erstattungspflichtig. Ist die fristlose Kündigung ungerechtfertigt, hat der Arbeitnehmer zusätzlich Anspruch auf Schadenersatz gemäss Art. 337c OR, was auch entgangene Spesenerstattungen umfassen kann. Umgekehrt kann der Arbeitgeber bei einer gerechtfertigten fristlosen Kündigung wegen schwerer Pflichtverletzung Schadenersatz fordern, etwa wenn der Arbeitnehmer Spesen missbräuchlich abgerechnet hat.
- Firmenkreditkarte — Die Firmenkreditkarte ist in der Regel beim Austritt zurückzugeben. Private Ausgaben auf der Firmenkreditkarte sind vom Arbeitnehmer zu erstatten. Der Arbeitgeber sollte die Karte spätestens am letzten Arbeitstag sperren lassen und offene Abrechnungen zeitnah klären.
- Pauschalspesen — Pauschalspesen gemäss genehmigtem Spesenreglement stehen dem Arbeitnehmer anteilig bis zum letzten Arbeitstag zu. Wird das Arbeitsverhältnis Mitte Monat beendet, ist die Monatspauschale pro rata zu kürzen. Im Lohnausweis werden Pauschalspesen unter Ziffer 13.2.1 deklariert.
- Geschäftsfahrzeug und Kilometerpauschale — Nutzt der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug geschäftlich, gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026) auch während der Kündigungsfrist. Bei Rückgabe eines Geschäftsfahrzeugs ist der Privatanteil bis zum Rückgabedatum abzurechnen.
Ein häufig übersehener Punkt betrifft die Deklaration im Lohnausweis. Auch im Austrittsjahr müssen sämtliche Spesen korrekt deklariert werden. Effektive Spesen erscheinen unter Ziffer 13.1.1, Pauschalspesen unter Ziffer 13.2.1. Der Lohnausweis muss die gesamte Beschäftigungsdauer im Kalenderjahr abbilden, einschliesslich der Kündigungsfrist.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesenerstattung als Druckmittel bei Kündigung einsetzen
Manche Arbeitgeber verzögern oder verweigern die Spesenerstattung, nachdem ein Arbeitnehmer gekündigt hat. Das ist rechtswidrig, da Art. 327a OR zwingend ist und keine Ausnahme für gekündigte Arbeitsverhältnisse kennt. Der Arbeitnehmer kann die Erstattung gerichtlich einfordern und hat Anspruch auf Verzugszins ab Fälligkeit.
Fehler 2: Offene Spesen beim Austritt nicht abrechnen
Arbeitnehmer vergessen häufig, alle offenen Auslagen vor dem letzten Arbeitstag einzureichen. Nach dem Austritt wird die Durchsetzung schwieriger, weil der Zugang zu internen Systemen fehlt und die Beweislage sich verschlechtert. Erstellen Sie vor dem Austritt eine vollständige Aufstellung aller offenen Belege.
Fehler 3: Spesenvorschuss nicht zurückfordern
Arbeitgeber versäumen es, nicht verbrauchte Spesenvorschüsse beim Austritt zurückzufordern. Ohne aktive Verrechnung mit dem Schlussgehalt bleibt der Betrag offen und muss nachträglich eingefordert werden. Integrieren Sie die Vorschussabrechnung fest in den Austrittsprozess.
Fehler 4: Pauschalspesen im Austrittsmonat nicht anteilig kürzen
Wird das Arbeitsverhältnis nicht am Monatsende beendet, steht die Monatspauschale nur anteilig zu. Eine ungekürzte Auszahlung führt zu einer Überzahlung, die steuerlich als Lohnbestandteil gewertet werden kann. Berechnen Sie Pauschalspesen im Austrittsmonat immer pro rata.
Fehler 5: Firmenkreditkarte nach dem Austritt nicht sperren
Bleibt die Firmenkreditkarte nach dem letzten Arbeitstag aktiv, haftet der Arbeitgeber gegenüber dem Kartenherausgeber für weitere Belastungen. Die Rückforderung vom ehemaligen Arbeitnehmer ist aufwendig und unsicher. Sperren Sie die Karte spätestens am letzten Arbeitstag und klären Sie offene Transaktionen vorher.
06.Häufige Fragen
Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen, wenn ich selbst gekündigt habe?
Ja. Die Erstattungspflicht gemäss Art. 327a OR gilt unabhängig davon, wer die Kündigung ausgesprochen hat. Alle geschäftlich veranlassten Auslagen, die während des Arbeitsverhältnisses entstanden sind, müssen vollständig erstattet werden. Eine Kürzung als Reaktion auf die Eigenkündigung ist rechtswidrig.
Kann ich Spesen auch nach meinem letzten Arbeitstag noch einreichen?
Grundsätzlich ja. Die gesetzliche Verjährungsfrist für Spesenansprüche beträgt fünf Jahre gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR. Allerdings kann das Spesenreglement kürzere Einreichfristen vorsehen. Zudem wird die Beweisführung nach dem Austritt schwieriger, weshalb eine Einreichung vor dem letzten Arbeitstag dringend empfohlen wird.
Darf der Arbeitgeber offene Spesenvorschüsse vom letzten Lohn abziehen?
Ja, der Arbeitgeber darf nicht verbrauchte Spesenvorschüsse mit dem Schlussgehalt verrechnen. Dabei muss er jedoch das betreibungsrechtliche Existenzminimum beachten (Art. 323b Abs. 2 OR). Übersteigt der Rückforderungsbetrag den pfändbaren Lohnanteil, muss der Restbetrag separat eingefordert werden.
Was passiert mit Pauschalspesen bei einer Kündigung Mitte Monat?
Pauschalspesen stehen dem Arbeitnehmer anteilig bis zum letzten Arbeitstag zu. Bei einer Beendigung Mitte Monat wird die Monatspauschale pro rata gekürzt. Der Arbeitgeber deklariert den anteiligen Betrag im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.1.
Habe ich bei fristloser Kündigung noch Anspruch auf Spesenerstattung?
Ja, alle bis zum Zeitpunkt der fristlosen Kündigung angefallenen Spesen bleiben erstattungspflichtig. Das Arbeitsverhältnis endet zwar sofort, aber bereits entstandene Ansprüche bestehen fort. Bei einer ungerechtfertigten fristlosen Kündigung kann der Arbeitnehmer zusätzlich Schadenersatz gemäss Art. 337c OR geltend machen.
Wie werden Spesen im Lohnausweis deklariert, wenn ich unterjährig austrete?
Der Lohnausweis muss die gesamte Beschäftigungsdauer im Kalenderjahr abbilden. Effektive Spesen werden unter Ziffer 13.1.1 ausgewiesen, Pauschalspesen unter Ziffer 13.2.1. Der Arbeitgeber stellt den Lohnausweis nach dem Austritt aus und berücksichtigt dabei alle Spesen bis zum letzten Arbeitstag.