Spesen bei Kündigung: Fälligkeit, Verrechnung und Durchsetzung
Bei Kündigung werden offene Spesen nach OR 339 mit dem letzten Lohn fällig – der AG darf Spesenforderungen nicht mit anderen Schulden des AN verrechnen. Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer selbst gekündigt hat oder gekündigt wurde. In der Praxis entstehen dennoch regelmässig Streitigkeiten, weil Abrechnungen fehlen, Fristen unklar sind oder der Arbeitgeber unzulässige Verrechnungen vornimmt.
01.Was passiert mit offenen Spesen bei Kündigung?
Art. 339 Abs. 1 OR regelt die Fälligkeit sämtlicher Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis bei dessen Beendigung. Das bedeutet: Alle offenen Spesenvorschüsse, Auslagenerstattungen und Pauschalspesen werden am letzten Arbeitstag fällig – unabhängig vom regulären Lohnzahlungstermin. Der Arbeitgeber muss diese Beträge spätestens mit der letzten Lohnabrechnung ausrichten.
Die Fälligkeitsregel gilt für sämtliche Spesenarten: Reisekosten, Verpflegungspauschalen, Kilometerentschädigungen (CHF 0.75/km ab 2026), Übernachtungskosten und Kleinspesen. Auch Spesen, die der Arbeitnehmer bereits vorgestreckt, aber noch nicht eingereicht hat, fallen unter diese Regelung – vorausgesetzt, sie werden rechtzeitig geltend gemacht.
Fehlt die letzte Spesenabrechnung zum Zeitpunkt der Lohnzahlung, gerät der Arbeitgeber nicht automatisch in Verzug. Er schuldet die Auszahlung erst, sobald der Arbeitnehmer die Abrechnung mit den nötigen Belegen eingereicht hat. Umgekehrt darf der Arbeitgeber die Schlusszahlung nicht mit dem Argument hinauszögern, die Spesenabrechnung sei noch nicht geprüft. Die Prüfung muss innert angemessener Frist erfolgen.
02.Fristen für die letzte Speseneinreichung
Das OR nennt keine explizite Frist, innert welcher der Arbeitnehmer seine letzte Spesenabrechnung einreichen muss. Viele Unternehmen regeln dies im Spesenreglement oder im Arbeitsvertrag – etwa mit der Vorgabe, dass Spesen spätestens am letzten Arbeitstag oder innert 30 Tagen nach Austritt einzureichen sind. Solche internen Fristen sind grundsätzlich zulässig, sofern sie angemessen sind.
Interne Frist vs. gesetzliche Lage
Empfehlung: Reichen Sie Ihre letzte Spesenabrechnung spätestens am letzten Arbeitstag ein. So stellen Sie sicher, dass die Spesen in die Schlusszahlung einfliessen. Wer die Einreichung vergisst, verliert den Anspruch nicht automatisch – die Forderung verjährt erst nach fünf Jahren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR. Allerdings wird die Durchsetzung mit der Zeit schwieriger, weil Belege verloren gehen und die Beweislage sich verschlechtert.
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Mehr erfahren →03.Aufrechnung und Verrechnung – was ist zulässig?
Art. 323b Abs. 2 OR schützt den Lohn des Arbeitnehmers vor Verrechnung: Der Arbeitgeber darf Lohnforderungen nur so weit verrechnen, als diese pfändbar sind. Da Spesenforderungen nach Art. 327a OR zwingend geschuldete Auslagenerstattungen sind, geniessen sie denselben Schutz. Der Arbeitgeber darf offene Spesen also nicht einfach mit Gegenforderungen – etwa einem Darlehen, einer Konventionalstrafe oder einem Schadenersatzanspruch – verrechnen.
- Unzulässig: Verrechnung von Spesenforderungen mit Schadenersatzansprüchen des Arbeitgebers, offenen Darlehen oder Rückforderungen aus Weiterbildungsvereinbarungen.
- Unzulässig: Einbehalt der gesamten Schlusszahlung mit dem Hinweis auf angebliche Gegenforderungen, ohne dass diese rechtskräftig festgestellt sind.
- Zulässig: Verrechnung mit dem pfändbaren Teil des Lohns, sofern eine rechtskräftige oder unbestrittene Gegenforderung besteht.
- Zulässig: Rückforderung von zu viel ausbezahlten Spesenvorschüssen, da es sich um eine gleichartige Forderung handelt.
Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat CHF 1'200 offene Spesen und schuldet dem Arbeitgeber CHF 3'000 aus einer Weiterbildungsvereinbarung. Der Arbeitgeber darf die CHF 1'200 Spesen nicht einbehalten, sondern muss sie vollständig auszahlen. Die Rückforderung der Weiterbildungskosten muss er separat geltend machen. Der Lohnpfändungsschutz gemäss SchKG gilt auch bei der Schlussabrechnung.
04.Was wenn der Arbeitgeber nicht zahlt?
Verweigert der Arbeitgeber die Auszahlung offener Spesen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, stehen dem Arbeitnehmer mehrere Rechtsmittel zur Verfügung. Der erste Schritt ist immer eine schriftliche Mahnung mit Fristansetzung. Damit dokumentieren Sie den Verzug und schaffen eine klare Ausgangslage für weitere Schritte.
- Schriftliche Mahnung: Fordern Sie den Arbeitgeber per Einschreiben auf, die offenen Spesen innert 10 bis 14 Tagen zu bezahlen. Listen Sie die einzelnen Positionen mit Beträgen auf und legen Sie Kopien der Belege bei.
- Schlichtungsverfahren: Bei Streitwerten bis CHF 30'000 ist das Schlichtungsverfahren vor der Schlichtungsbehörde für Arbeitssachen kostenlos. Die Behörde versucht eine Einigung herbeizuführen und kann bei Streitwerten bis CHF 2'000 einen Entscheid fällen.
- Klage beim Arbeitsgericht: Scheitert die Schlichtung, können Sie innert 30 Tagen Klage beim zuständigen Arbeitsgericht einreichen. Bei Streitwerten bis CHF 30'000 ist das Verfahren in den meisten Kantonen kostenlos.
- Betreibung: Alternativ oder ergänzend können Sie eine Betreibung auf Zahlung einleiten. Erhebt der Arbeitgeber Rechtsvorschlag, müssen Sie die Forderung gerichtlich durchsetzen.
Spesenforderungen aus dem Arbeitsverhältnis verjähren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR nach fünf Jahren. Die Frist beginnt mit der Fälligkeit der Forderung – also am letzten Arbeitstag. Warten Sie nicht zu lange: Je mehr Zeit verstreicht, desto schwieriger wird die Beweisführung. Im Konkursfall des Arbeitgebers sind Lohn- und Spesenforderungen der letzten sechs Monate vor der Konkurseröffnung als Forderungen erster Klasse privilegiert (Art. 219 Abs. 4 SchKG).
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesenabrechnung erst Wochen nach dem Austritt einreichen
Wer die letzte Spesenabrechnung nicht rechtzeitig einreicht, riskiert Beweisprobleme und unnötige Verzögerungen. Belege gehen verloren, und der ehemalige Arbeitgeber bestreitet die Forderung. Reichen Sie die Abrechnung spätestens am letzten Arbeitstag ein und sichern Sie sich eine Empfangsbestätigung.
Fehler 2: Unzulässige Verrechnung durch den Arbeitgeber akzeptieren
Manche Arbeitgeber kürzen die Schlusszahlung um angebliche Gegenforderungen und verrechnen diese mit offenen Spesen. Das ist nach Art. 323b Abs. 2 OR in den meisten Fällen unzulässig. Akzeptieren Sie solche Kürzungen nicht stillschweigend, sondern fordern Sie die volle Auszahlung schriftlich ein.
Fehler 3: Keine Belege für die letzten Spesen aufbewahren
Gerade in der Kündigungsphase werden Belege oft nachlässig behandelt. Ohne Originalbelege oder digitale Kopien ist die Durchsetzung der Forderung erheblich erschwert. Fotografieren oder scannen Sie jeden Beleg sofort und bewahren Sie die Originale mindestens bis zur vollständigen Auszahlung auf.
Fehler 4: Mündliche Zusagen statt schriftlicher Mahnung
Mündliche Absprachen mit dem ehemaligen Arbeitgeber sind im Streitfall wertlos. Nur eine schriftliche Mahnung per Einschreiben dokumentiert den Verzug rechtssicher. Setzen Sie eine klare Zahlungsfrist von 10 bis 14 Tagen und listen Sie die offenen Positionen einzeln auf.
Fehler 5: Verjährungsfrist unterschätzen oder überschätzen
Die fünfjährige Verjährungsfrist nach Art. 128 Ziff. 3 OR klingt grosszügig, doch in der Praxis wird die Beweislage mit jedem Monat schlechter. Umgekehrt glauben manche Arbeitnehmer, der Anspruch erlösche bereits nach wenigen Wochen. Beides ist falsch – handeln Sie zeitnah, aber lassen Sie sich nicht unter Druck setzen.
06.Häufige Fragen
Kann ich nach der Kündigung rückwirkend Spesen einreichen?
Ja, der Anspruch auf Auslagenersatz nach Art. 327a OR besteht unabhängig vom Zeitpunkt der Einreichung. Solange die Forderung nicht verjährt ist (5 Jahre gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR), können Sie Spesen auch nach dem Austritt geltend machen. Allerdings wird die Beweisführung mit der Zeit schwieriger, und interne Reglemente können kürzere Einreichungsfristen vorsehen.
Was passiert mit meinen Spesen bei Konkurs des Arbeitgebers?
Spesenforderungen der letzten sechs Monate vor der Konkurseröffnung sind nach Art. 219 Abs. 4 SchKG als Forderungen erster Klasse privilegiert. Sie werden also vorrangig vor den meisten anderen Gläubigern bedient. Melden Sie Ihre Forderung beim Konkursamt an und legen Sie sämtliche Belege bei.
Muss der Arbeitgeber Spesen auch bei fristloser Kündigung zahlen?
Ja, die Pflicht zur Auslagenerstattung nach Art. 327a OR gilt auch bei fristloser Kündigung – egal ob diese vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer ausgesprochen wurde. Die Fälligkeit tritt sofort ein. Einzig wenn die Spesen selbst den Grund für die fristlose Kündigung bilden (z.B. Spesenbetrug), kann der Arbeitgeber Schadenersatz geltend machen.
Darf der Arbeitgeber die Auszahlung der Spesen bis zur Rückgabe von Firmeneigentum zurückhalten?
Nein, ein generelles Zurückbehaltungsrecht an Lohn- und Spesenforderungen besteht nicht. Der Arbeitgeber muss die Spesen fristgerecht auszahlen, auch wenn Firmeneigentum noch nicht zurückgegeben wurde. Die Rückgabe von Firmeneigentum ist eine separate Verpflichtung des Arbeitnehmers.
Wie fordere ich offene Spesen nach dem Austritt korrekt ein?
Senden Sie dem ehemaligen Arbeitgeber ein Einschreiben mit einer detaillierten Aufstellung der offenen Spesenpositionen, Kopien der Belege und einer Zahlungsfrist von 10 bis 14 Tagen. Reagiert der Arbeitgeber nicht, können Sie kostenlos ein Schlichtungsverfahren bei der zuständigen Schlichtungsbehörde für Arbeitssachen einleiten.