Spesen einfordern: Mahnung, Schlichtung und Betreibung bei Nichtzahlung
Zahlt der Arbeitgeber Spesen nicht, sind schriftliche Mahnung, Schlichtung und Betreibung die rechtlichen Schritte – Spesenforderungen verjähren erst nach 5 Jahren. Viele Arbeitnehmende scheuen den Aufwand und lassen berechtigte Forderungen verfallen. Das ist unnötig: Das Schweizer Obligationenrecht schützt Arbeitnehmende klar, und die Durchsetzung ist bei sauberer Dokumentation auch ohne Anwalt möglich. Wer zu lange wartet oder Forderungen nur mündlich stellt, riskiert allerdings Beweisprobleme und erschwert sich die Durchsetzung erheblich.
01.Verjährung und warum Sie nicht abwarten sollten
Spesenforderungen verjähren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR nach 5 Jahren. Diese Frist beginnt mit der Fälligkeit der einzelnen Forderung, also in der Regel mit dem Zeitpunkt, an dem die Spesen hätten ausbezahlt werden müssen. Das klingt nach viel Zeit, doch in der Praxis entstehen Probleme, wenn Forderungen über Monate angesammelt werden: Belege gehen verloren, Erinnerungen verblassen, und die Beweislage verschlechtert sich.
- Monatliches Einfordern: Reichen Sie Spesen konsequent jeden Monat ein. So bleiben die Beträge überschaubar und die Belege aktuell. Einzelne kleine Forderungen sind zudem leichter durchsetzbar als ein grosser Gesamtbetrag.
- Fälligkeit bei Austritt: Gemäss Art. 339 Abs. 1 OR werden mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis fällig. Offene Spesen müssen also spätestens am letzten Arbeitstag bezahlt werden. Warten Sie nach einer Kündigung nicht ab, sondern fordern Sie alle offenen Beträge sofort schriftlich ein.
- Verjährungsunterbrechung: Die Verjährung wird durch Betreibung, Klage oder Anerkennung der Schuld durch den Arbeitgeber unterbrochen. Eine blosse Mahnung unterbricht die Verjährung nicht, dokumentiert aber Ihren Anspruch.
02.Spesen einfordern: Schritt für Schritt vorgehen
Die folgenden vier Schritte führen Sie von der formellen Einreichung bis zur Betreibung. In den meisten Fällen löst sich die Situation bereits in den ersten beiden Schritten. Wichtig ist, dass Sie jeden Schritt schriftlich dokumentieren und Fristen konsequent setzen.
Schritt 1: Spesenforderung formell und schriftlich einreichen
Bevor Sie eskalieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Spesenforderung korrekt und vollständig beim Arbeitgeber eingegangen ist. Mündliche Absprachen oder beiläufige Erwähnungen genügen nicht. Reichen Sie die Forderung schriftlich ein, per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einschreiben. So schaffen Sie einen Nachweis, der in einem späteren Verfahren als Beweis dient.
- Vollständige Belege: Legen Sie sämtliche Originalbelege oder gut lesbare Kopien bei. Jeder Beleg muss Datum, Betrag, Zahlungsgrund und den geschäftlichen Zusammenhang erkennen lassen.
- Aufstellung der Forderung: Erstellen Sie eine tabellarische Übersicht mit Datum, Art der Auslage, Betrag und Belegverweis. So kann der Arbeitgeber die Forderung ohne Rückfragen prüfen.
- Frist setzen: Setzen Sie eine Zahlungsfrist von 14 Kalendertagen. Formulieren Sie klar, dass Sie bei Nichtbezahlung weitere Schritte einleiten werden.
- Rechtsgrundlage nennen: Verweisen Sie auf Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber verpflichtet ist, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen. Das signalisiert, dass Sie Ihre Rechte kennen.
Schritt 2: Schriftliche Mahnung mit Frist versenden
Reagiert der Arbeitgeber innerhalb der gesetzten Frist nicht oder lehnt die Zahlung ab, versenden Sie eine formelle Mahnung. Diese sollte per Einschreiben oder nachweisbar per E-Mail erfolgen. Die Mahnung ist kein rechtliches Muss, stärkt aber Ihre Position erheblich, weil sie den Verzug des Arbeitgebers dokumentiert.
Gemäss Art. 327c Abs. 1 OR sind Spesen grundsätzlich mit dem Lohn auszuzahlen, sofern keine andere Vereinbarung besteht. Ist der Arbeitgeber in Verzug, schuldet er ab dem Fälligkeitsdatum Verzugszins von 5 Prozent gemäss Art. 104 OR.
- Inhalt der Mahnung: Nennen Sie den genauen Betrag, das Datum der ursprünglichen Einreichung, die bereits gesetzte und verstrichene Frist sowie die Rechtsgrundlagen Art. 327a und Art. 327c OR.
- Neue Frist: Setzen Sie eine Nachfrist von 10 Arbeitstagen. Kündigen Sie an, dass Sie bei Nichtbezahlung das Schlichtungsverfahren einleiten werden.
- Kopie aufbewahren: Bewahren Sie eine Kopie der Mahnung sowie den Einschreiben-Beleg oder die E-Mail-Bestätigung sorgfältig auf. Diese Dokumente sind im Schlichtungs- oder Gerichtsverfahren zentral.
Schritt 3: Schlichtungsverfahren beim Arbeitsgericht einleiten
Bleibt die Zahlung nach der Mahnung aus, ist das Schlichtungsverfahren der nächste Schritt. In arbeitsrechtlichen Streitigkeiten ist die Schlichtung in der Schweiz obligatorisch, bevor eine Klage eingereicht werden kann. Zuständig ist die Schlichtungsbehörde am Sitz des Arbeitgebers oder am Arbeitsort.
Für Forderungen bis CHF 30'000 ist das Schlichtungsverfahren kostenlos. Sie benötigen keinen Anwalt, können aber einen beiziehen. Die Schlichtungsbehörde versucht, eine Einigung zwischen den Parteien zu erzielen. Bei Forderungen bis CHF 2'000 kann die Schlichtungsbehörde sogar einen Entscheid fällen, wenn keine Einigung zustande kommt.
- Schlichtungsgesuch einreichen: Reichen Sie ein schriftliches Gesuch bei der zuständigen Schlichtungsbehörde ein. Legen Sie alle Unterlagen bei: Spesenaufstellung, Belege, Kopie der Mahnung und allfällige Korrespondenz mit dem Arbeitgeber.
- Verhandlung: Die Schlichtungsbehörde lädt beide Parteien zu einer Verhandlung ein. Erscheinen Sie persönlich und bringen Sie alle Originalbelege mit.
- Wenn die Schlichtung scheitert: Kommt keine Einigung zustande, erhalten Sie eine Klagebewilligung. Damit können Sie innerhalb von 30 Tagen Klage beim Arbeitsgericht einreichen. Alternativ können Sie den Weg über die Betreibung wählen.
Schritt 4: Betreibung einleiten und Forderung durchsetzen
Unabhängig vom Schlichtungsverfahren können Sie jederzeit eine Betreibung einleiten. Das Betreibungsbegehren reichen Sie beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz des Arbeitgebers ein. Die Betreibung ist ein formalisiertes Verfahren nach dem Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG) und erfordert keinen vorgängigen Gerichtsentscheid.
Ablauf einer Betreibung bei Spesenforderungen
Erhebt der Arbeitgeber Rechtsvorschlag, benötigen Sie einen Rechtstitel, um die Betreibung fortzusetzen. Eine schriftlich anerkannte Forderung oder ein Schlichtungsentscheid kann als Grundlage für die provisorische Rechtsöffnung dienen. Ohne solchen Titel müssen Sie den ordentlichen Rechtsweg über das Arbeitsgericht beschreiten.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesen nur mündlich einfordern
Mündliche Forderungen sind schwer nachweisbar und gelten in einem Verfahren praktisch nicht als Beweis. Reichen Sie Spesenforderungen immer schriftlich ein, idealerweise per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einschreiben.
Fehler 2: Keine Belege aufbewahren
Ohne Originalbelege oder Kopien fehlt der Nachweis, dass die Auslagen tatsächlich angefallen sind. Fotografieren oder scannen Sie jeden Beleg sofort nach dem Kauf und archivieren Sie ihn digital.
Fehler 3: Forderungen über Monate ansammeln
Wer Spesen monatelang nicht einreicht, riskiert Beweisverluste und erschwert die Zuordnung. Reichen Sie Spesen monatlich ein, damit die Beträge überschaubar und die Belege aktuell bleiben.
Fehler 4: Keine Fristen setzen
Ohne konkrete Zahlungsfrist gerät der Arbeitgeber nicht in Verzug, und Sie haben keine klare Grundlage für weitere Schritte. Setzen Sie bei jeder Einreichung und Mahnung eine explizite Frist in Kalendertagen.
Fehler 5: Nach Kündigung offene Spesen vergessen
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden alle Forderungen sofort fällig (Art. 339 OR). Prüfen Sie vor dem letzten Arbeitstag, ob sämtliche Spesen abgerechnet und ausbezahlt sind. Nachträgliches Einfordern ist zwar möglich, aber aufwendiger.
04.Häufige Fragen
Was kostet eine Betreibung für Spesenforderungen?
Die Kosten für ein Betreibungsbegehren richten sich nach der Höhe der Forderung und beginnen bei rund CHF 30. Bei einer Forderung von CHF 1'000 liegen die Betreibungskosten typischerweise unter CHF 100. Die Kosten werden dem Schuldner auferlegt, wenn die Betreibung erfolgreich ist.
Lohnt sich eine Betreibung für kleine Spesenbeträge?
Auch bei kleinen Beträgen kann eine Betreibung sinnvoll sein, da die Kosten gering sind und der Zahlungsbefehl oft bereits ausreicht, um den Arbeitgeber zur Zahlung zu bewegen. Alternativ ist das kostenlose Schlichtungsverfahren bei Forderungen bis CHF 30'000 der effizientere Weg.
Kann der Arbeitgeber Spesen einfach verweigern?
Nein. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers abgeändert werden.
Wie lange habe ich Zeit, nicht bezahlte Spesen einzufordern?
Spesenforderungen verjähren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR nach 5 Jahren ab Fälligkeit. Die Verjährung wird durch Betreibung oder Klage unterbrochen. Eine blosse Mahnung unterbricht die Verjährung nicht, dokumentiert aber Ihren Anspruch.
Brauche ich einen Anwalt für das Schlichtungsverfahren?
Nein, ein Anwalt ist nicht erforderlich. Das Schlichtungsverfahren ist bewusst niederschwellig gestaltet und für arbeitsrechtliche Forderungen bis CHF 30'000 kostenlos. Sie können sich aber freiwillig anwaltlich vertreten lassen, wenn Sie sich unsicher fühlen.
Was passiert mit offenen Spesen bei einer Kündigung?
Gemäss Art. 339 Abs. 1 OR werden mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle gegenseitigen Forderungen fällig. Der Arbeitgeber muss offene Spesen spätestens am letzten Arbeitstag auszahlen. Fordern Sie alle offenen Beträge rechtzeitig vor dem Austritt schriftlich ein.