Interne Einreichefrist für Spesen festlegen: Reglement, Fristen, Praxis

Das Schweizer Obligationenrecht verpflichtet Arbeitgeber gemäss Art. 327a OR zur Erstattung aller notwendigen Auslagen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Eine Frist, innert welcher Arbeitnehmende diese Auslagen geltend machen müssen, schreibt das Gesetz jedoch nicht vor. Die einzige zeitliche Grenze ergibt sich aus Art. 128 Ziff. 3 OR: Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis verjähren nach fünf Jahren. Theoretisch könnte ein Mitarbeitender also eine Spesenquittung von vor vier Jahren einreichen – und hätte rechtlich einen Anspruch auf Erstattung.

In der Praxis ist eine derart späte Einreichung weder für das Unternehmen noch für die Buchhaltung tragbar. Deshalb setzen die meisten Schweizer KMU interne Einreichefristen, die deutlich kürzer sind als die gesetzliche Verjährungsfrist. Üblich sind 30 Tage ab Entstehung der Auslage, in manchen Branchen auch 60 Tage. Diese Fristen sind zulässig, solange sie im Spesenreglement schriftlich festgehalten und den Mitarbeitenden kommuniziert werden.

Bei Fristversäumnis darf der Arbeitgeber die Erstattung grundsätzlich verweigern – vorausgesetzt, die Frist und die Konsequenz sind im Reglement klar geregelt. Arbeitsrechtlich ist jedoch Vorsicht geboten: Wird eine verspätete Einreichung wiederholt stillschweigend akzeptiert, kann daraus eine betriebliche Übung entstehen, die den Arbeitgeber faktisch bindet. Eine konsequente Handhabung ist daher entscheidend.

Damit eine interne Einreichefrist rechtlich durchsetzbar ist, muss sie schriftlich im Spesenreglement fixiert werden. Ein mündlicher Hinweis oder eine Erwähnung in einer E-Mail genügt nicht. Das Spesenreglement – das seit 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen muss – sollte die Frist eindeutig benennen, den Fristbeginn definieren und die Konsequenzen bei Versäumnis festhalten.

• Fristdauer und Fristbeginn: Formulieren Sie konkret, ab wann die Frist läuft. Beispiel: 30 Kalendertage ab dem Datum der Auslage oder ab Rückkehr von der Geschäftsreise. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie zeitnah oder baldmöglichst.
• Konsequenzen bei Versäumnis: Halten Sie fest, dass verspätet eingereichte Spesen nicht erstattet werden. Definieren Sie, ob eine einmalige Nachfrist gewährt wird oder ob die Ablehnung sofort greift. Eine abgestufte Regelung – etwa Mahnung bei erstmaligem Versäumnis, Ablehnung bei Wiederholung – erhöht die Akzeptanz.
• Ausnahmen und Härtefälle: Regeln Sie, wie mit Ausnahmen umgegangen wird – etwa bei Krankheit, Ferienabwesenheit oder verspätet zugestellten Rechnungen. Eine Ausnahmeregelung mit Genehmigungspflicht durch die Vorgesetzten verhindert willkürliche Entscheide.
• Kommunikation an Mitarbeitende: Das Reglement muss allen Mitarbeitenden zugänglich sein. Lassen Sie die Kenntnisnahme schriftlich bestätigen – idealerweise bei Stellenantritt und nach jeder Aktualisierung. Ohne nachweisliche Kommunikation ist die Frist im Streitfall schwer durchsetzbar.

Ein konkretes Formulierungsbeispiel: Spesen sind innert 30 Kalendertagen ab Entstehung der Auslage mit vollständigem Beleg einzureichen. Verspätet eingereichte Spesen werden nicht erstattet, es sei denn, die Verzögerung ist nachweislich auf Umstände zurückzuführen, die der Mitarbeitende nicht zu vertreten hat. In diesem Fall entscheidet die vorgesetzte Person über die Erstattung.

Viele Schweizer KMU kombinieren die Einreichefrist mit einem monatlichen Abrechnungsrhythmus. Mitarbeitende reichen ihre Spesen laufend ein, die Abrechnung erfolgt aber gebündelt einmal pro Monat – typischerweise bis zum 5. des Folgemonats. Die Erstattung wird dann zusammen mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt. Dieses Modell hat sich in der Praxis bewährt, weil es Struktur schafft und den administrativen Aufwand für alle Beteiligten reduziert.

• Cashflow-Planung: Monatliche Abrechnungen machen Spesenausgaben planbar. Die Buchhaltung weiss, wann welche Beträge fällig werden, und kann die Liquidität entsprechend steuern. Überraschende Nachforderungen aus vergangenen Quartalen entfallen.
• Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung: Werden Spesen zusammen mit dem Lohn ausbezahlt, entsteht nur eine Zahlung pro Mitarbeitenden und Monat. Das vereinfacht die Verbuchung und stellt sicher, dass Spesen korrekt im Lohnausweis erscheinen – insbesondere bei Pauschalen, die unter Ziffer 13.2.1 deklariert werden.
• Weniger Rückfragen: Je kürzer der Zeitraum zwischen Auslage und Einreichung, desto besser erinnern sich Mitarbeitende an den Kontext der Ausgabe. Bei monatlicher Abrechnung sind Belege noch frisch, Rückfragen zu fehlenden Angaben lassen sich schnell klären.
• Periodengerechte Verbuchung: Monatliche Abrechnungen erleichtern die periodengerechte Zuordnung von Aufwänden. Besonders zum Jahresabschluss ist dies relevant: Spesen aus dem Dezember sollten nicht erst im Februar des Folgejahres eingereicht werden.

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt im März 1 200 km mit dem Privatfahrzeug (CHF 0.75/km = CHF 900) und hat Verpflegungskosten von CHF 150 (5 Tage à CHF 30). Bei monatlicher Abrechnung reicht er die Spesen bis zum 5. April ein und erhält CHF 1 050 mit dem April-Lohn. Ohne festen Rhythmus könnte dieselbe Einreichung erst im Juni erfolgen – mit entsprechenden Rückfragen und Verbuchungsproblemen.