Gesetzliche Frist zum Einreichen von Spesen: Verjährung, Reglement, Praxis

Nein. Weder das Obligationenrecht noch andere Bundesgesetze schreiben Arbeitnehmenden eine bestimmte Frist vor, innert der sie ihre Spesen beim Arbeitgeber geltend machen müssen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber lediglich, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Eine Einreichungsfrist wird dort nicht erwähnt.

Die einzige gesetzliche Grenze ist die Verjährung: Gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR verjähren Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis nach 5 Jahren. Solange diese Frist nicht abgelaufen ist, besteht der Anspruch auf Spesenersatz fort. Davon zu unterscheiden sind interne Fristen, die der Arbeitgeber in einem Spesenreglement oder in einer Weisung festlegt. Solche Fristen sind zulässig, haben aber eine andere Rechtsgrundlage und andere Konsequenzen als die gesetzliche Verjährung.

Viele Arbeitgeber legen in ihrem Spesenreglement eine interne Einreichungsfrist fest, etwa 30 oder 60 Tage nach Entstehung der Auslage. Solche Fristen sind grundsätzlich zulässig, sofern sie im Reglement klar formuliert und den Mitarbeitenden nachweislich kommuniziert wurden. Reicht ein Arbeitnehmer seine Spesen nach Ablauf dieser Frist ein, darf der Arbeitgeber die Erstattung verweigern.

Allerdings darf eine interne Frist den gesetzlichen Anspruch auf Spesenersatz nicht gänzlich beseitigen. Art. 341 Abs. 1 OR bestimmt, dass Arbeitnehmende während des Arbeitsverhältnisses und bis einen Monat nach dessen Ende nicht auf Forderungen verzichten können, die sich aus zwingenden Gesetzesvorschriften ergeben. Da Art. 327a OR zwingend ist, kann ein Reglement den Anspruch nicht dauerhaft aufheben. In der Praxis bedeutet das: Der Arbeitgeber darf die verspätete Einreichung sanktionieren, muss aber bei berechtigten Gründen für die Verspätung eine Lösung finden.

• Klare Kommunikation: Die interne Frist muss im Spesenreglement oder Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten und den Mitarbeitenden zugänglich sein. Eine mündliche Weisung genügt in der Regel nicht.
• Verhältnismässigkeit: Eine Frist von wenigen Tagen wäre unverhältnismässig kurz. Üblich und akzeptiert sind 30 bis 90 Tage nach Entstehung der Auslage.
• Kein vollständiger Anspruchsverlust: Selbst bei Fristversäumnis bleibt der Anspruch auf Spesenersatz bis zur Verjährung nach 5 Jahren grundsätzlich bestehen. Der Arbeitgeber kann die Auszahlung verzögern oder erschweren, aber nicht endgültig verweigern, wenn der Anspruch berechtigt ist.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht eine Hotelrechnung über CHF 280.– erst nach 45 Tagen ein, obwohl das Reglement eine 30-Tage-Frist vorsieht. Der Arbeitgeber darf die Erstattung zunächst ablehnen. Besteht der Mitarbeiter auf seinem Anspruch und kann die geschäftliche Notwendigkeit belegen, bleibt der Anspruch nach Art. 327a OR bestehen. In der Praxis einigen sich die Parteien meist auf eine nachträgliche Erstattung.

Spesenforderungen fallen unter Art. 128 Ziff. 3 OR und verjähren nach 5 Jahren. Diese Frist gilt für alle Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis, also auch für Auslagenersatz nach Art. 327a OR. Die häufig angenommene 10-jährige Verjährungsfrist nach Art. 127 OR greift hier nicht, da das Gesetz für arbeitsrechtliche Forderungen die kürzere Frist vorsieht.

Die Verjährungsfrist beginnt mit der Fälligkeit des Anspruchs. Bei Spesen ist das in der Regel der Zeitpunkt, an dem die Auslage entstanden ist und der Arbeitnehmer sie dem Arbeitgeber hätte melden können. Wurde im Arbeitsvertrag oder Reglement ein bestimmter Abrechnungszeitpunkt vereinbart (z. B. Ende des Folgemonats), beginnt die Frist ab diesem Datum.

Nach Ablauf der 5-jährigen Verjährungsfrist erlischt der Anspruch endgültig. Der Arbeitgeber kann die Verjährungseinrede erheben, und der Arbeitnehmer hat keine Möglichkeit mehr, die Erstattung durchzusetzen. Deshalb ist es ratsam, auch bei fehlender interner Frist nicht jahrelang mit der Einreichung zu warten.

Auch wenn das Gesetz grosszügige 5 Jahre einräumt, ist eine monatliche Einreichung der Spesen die beste Praxis. Wer Belege über Monate ansammelt, riskiert Verluste, unleserliche Quittungen und aufwändige Rückfragen der Buchhaltung. Zudem steigt die Wahrscheinlichkeit, interne Fristen zu versäumen.

• Monatlich einreichen: Erfassen Sie Ihre Spesen idealerweise laufend und reichen Sie die Abrechnung spätestens am Monatsende ein. So bleiben Belege vollständig und die Buchhaltung kann zeitnah verbuchen.
• Belege sofort digitalisieren: Fotografieren oder scannen Sie Belege am Tag des Kaufs. Thermopapier-Quittungen verblassen oft innert weniger Monate und sind dann als Nachweis unbrauchbar.
• Reglement kennen: Prüfen Sie, welche internen Fristen Ihr Arbeitgeber im Spesenreglement festgelegt hat. Halten Sie diese Fristen ein, auch wenn der gesetzliche Anspruch länger bestehen bleibt.
• Ältere Spesen sofort einreichen: Haben Sie Auslagen aus vergangenen Monaten noch nicht geltend gemacht, reichen Sie diese umgehend ein. Warten Sie nicht, bis die 5-jährige Verjährungsfrist näher rückt.

Ein konkretes Szenario: Eine Aussendienstmitarbeiterin hat Fahrtkosten von CHF 0.75 pro Kilometer über drei Monate nicht abgerechnet. Bei 800 gefahrenen Kilometern ergibt das CHF 600.–. Reicht sie die Spesen erst nach 120 Tagen ein und sieht das Reglement eine 60-Tage-Frist vor, muss sie mit einer Ablehnung rechnen. Der Anspruch besteht zwar weiterhin, doch die Durchsetzung wird aufwändiger und belastet das Arbeitsverhältnis.