Spesen einreichen: Fristen, Verjährung und Prozess

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Eine Frist, innert der diese Auslagen geltend gemacht werden müssen, nennt das Gesetz jedoch nicht. Der Erstattungsanspruch entsteht mit der Auslage selbst und besteht unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer sofort oder erst Wochen später eine Abrechnung einreicht.

Die absolute zeitliche Grenze ergibt sich aus dem allgemeinen Verjährungsrecht: Gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR verjähren Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis nach fünf Jahren. Wird eine Spesenauslage innert dieser Frist nicht geltend gemacht, erlischt der Anspruch. Die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit der einzelnen Forderung, also grundsätzlich mit dem Zeitpunkt der Auslage.

In der Praxis regeln die meisten Unternehmen die Einreichungsfrist im internen Spesenreglement. Solche Fristen sind arbeitsrechtlich zulässig, solange sie den zwingenden Anspruch aus Art. 327a OR nicht faktisch verunmöglichen. Eine Frist von 30 Tagen nach Entstehung der Auslage ist verbreitet und gilt als verhältnismässig. Kürzere Fristen, etwa sieben Tage, können problematisch sein, wenn sie Mitarbeitende im Aussendienst oder auf längeren Geschäftsreisen benachteiligen.

Wichtig: Auch wenn ein Spesenreglement eine Einreichungsfrist von beispielsweise 30 Tagen vorsieht, bedeutet eine Fristüberschreitung nicht automatisch den Verlust des Anspruchs. Verfallklauseln, die den zwingenden Erstattungsanspruch nach Art. 327a OR bei Fristversäumnis vollständig aufheben, sind nach herrschender Lehre nichtig. Der Arbeitgeber kann jedoch organisatorische Konsequenzen ziehen und die Bearbeitung verzögern.

Reicht ein Mitarbeiter Spesen verspätet ein, stellt sich für den Arbeitgeber die Frage, ob er die Erstattung verweigern darf. Die Antwort hängt davon ab, ob eine interne Frist besteht, wie lange die Verspätung dauert und ob der Anspruch bereits verjährt ist.

• Ablehnung bei Reglementfrist: Hat das Spesenreglement eine klare Einreichungsfrist definiert und wurde der Mitarbeitende nachweislich darüber informiert, darf der Arbeitgeber verspätete Abrechnungen zurückweisen. Die Ablehnung muss jedoch verhältnismässig sein. Bei einer Verspätung von wenigen Tagen ist eine vollständige Verweigerung kaum haltbar.
• Ablehnung nach Verjährung: Nach Ablauf der fünfjährigen Verjährungsfrist gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR kann der Arbeitgeber die Erstattung endgültig verweigern. Der Arbeitnehmer hat dann keinen durchsetzbaren Anspruch mehr, unabhängig davon, ob ein internes Reglement existiert oder nicht.
• AHV- und Steuerfolgen bei Nachzahlung: Werden Spesen erst Monate oder Jahre nach der Auslage erstattet, kann die Zuordnung zur korrekten Lohnperiode problematisch werden. Pauschale Spesen, die nicht im genehmigten Reglement vorgesehen sind, gelten als Lohnbestandteil und unterliegen der AHV-Beitragspflicht. Nachzahlungen können zudem den Lohnausweis des betreffenden Jahres betreffen.
• Buchhalterische Komplikationen: Spesen, die erst nach dem Jahresabschluss eingereicht werden, erfordern eine periodengerechte Abgrenzung. Fehlt diese, verfälscht sich das Ergebnis der betroffenen Geschäftsjahre. Bei wesentlichen Beträgen kann dies auch revisionsrelevant sein.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht im März 2026 Reisespesen von CHF 1'850 aus dem Jahr 2024 ein. Das Spesenreglement sieht eine 60-Tage-Frist vor. Der Arbeitgeber darf die Bearbeitung ablehnen und auf die Reglementfrist verweisen. Der Anspruch ist jedoch nicht verjährt, da die fünfjährige Frist noch läuft. In der Praxis einigen sich die Parteien häufig auf eine Erstattung unter Vorbehalt, verbunden mit einer Ermahnung. Lehnt der Arbeitgeber kategorisch ab, kann der Mitarbeitende den Anspruch gerichtlich geltend machen, solange keine Verjährung eingetreten ist.

Ein klarer, gut kommunizierter Einreichungsprozess verhindert die meisten Fristenprobleme von vornherein. Die folgenden Massnahmen haben sich in Schweizer KMU bewährt und lassen sich unabhängig von der Unternehmensgrösse umsetzen.

• Monatliche Einreichung als Standard: Definieren Sie im Spesenreglement eine monatliche Einreichungsfrist, beispielsweise bis zum 5. des Folgemonats. Dieser Rhythmus passt zur Lohnbuchhaltung, ermöglicht eine saubere Periodenabgrenzung und verhindert, dass sich Belege über Monate anstauen.
• Digitale Belegerfassung: Mitarbeitende, die Belege direkt nach der Auslage per Smartphone fotografieren und in ein digitales System laden, halten Fristen fast automatisch ein. Die Hemmschwelle sinkt, weil kein physischer Beleg gesammelt und manuell abgetippt werden muss.
• Automatische Erinnerungen: Richten Sie im Spesensystem oder per Kalender automatische Mahnungen ein, die Mitarbeitende wenige Tage vor Fristablauf erinnern. Ein zweistufiges System mit Erinnerung und Eskalation an den Vorgesetzten hat sich bewährt.
• Klare Kommunikation im Onboarding: Neue Mitarbeitende erhalten das Spesenreglement bei Stellenantritt und bestätigen die Kenntnisnahme schriftlich. So lässt sich später nicht argumentieren, die Frist sei unbekannt gewesen.
• Jahresend-Stichtag definieren: Ergänzend zur monatlichen Frist empfiehlt sich ein absoluter Stichtag für das Geschäftsjahr, etwa der 15. Januar für alle Spesen des Vorjahres. Dies erleichtert den Jahresabschluss und die Erstellung des Lohnausweises erheblich.