Spesen einreichen: Beleg sichern, Formular ausfüllen, Erstattung prüfen
Spesen richtig einreichen in 5 Schritten: Beleg sichern, Formular ausfüllen mit Geschäftszweck, fristgerecht einreichen, Genehmigung abwarten, Rückerstattung prüfen. Wer diesen Ablauf konsequent einhält, vermeidet Rückfragen, Ablehnungen und unnötige Verzögerungen bei der Erstattung. Fehlerhafte oder unvollständige Einreichungen führen in der Praxis häufig dazu, dass berechtigte Auslagen gar nicht erstattet werden — obwohl Arbeitnehmende gemäss Art. 327a OR einen gesetzlichen Anspruch darauf haben.
01.Spesen einreichen: 5 Schritte von der Auslage bis zur Erstattung
Der folgende Ablauf gilt für alle geschäftlichen Auslagen, die Arbeitnehmende aus eigener Tasche vorstrecken — ob Reisekosten, Verpflegung oder Arbeitsmaterial. Halten Sie sich an die Reihenfolge, damit kein Schritt vergessen geht und die Erstattung reibungslos verläuft.
Schritt 1: Beleg sofort sichern und Geschäftszweck notieren
Sichern Sie jeden Beleg noch am selben Tag der Auslage. Originalbelege verblassen, gehen verloren oder werden unleserlich — deshalb gilt: sofort handeln. Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen ersetzen, aber nur wenn der Arbeitnehmende die Ausgabe nachweisen kann. Ohne Beleg kein Anspruch.
- Papierbeleg: Original aufbewahren, glatt in eine Mappe oder Hülle legen. Thermopapier-Belege (z. B. Tankquittungen) zusätzlich fotografieren, da sie nach wenigen Monaten verblassen.
- Digitaler Beleg: Scannen oder fotografieren Sie den Beleg GeBÜV-konform: vollständig lesbar, unverändert, mit Zeitstempel. Eine Spesen-App erledigt das automatisch.
- Geschäftszweck: Notieren Sie direkt auf dem Beleg oder in der App, warum die Ausgabe geschäftlich war — z. B. Kundenbesuch Firma Müller AG oder Projektbesprechung Zürich. Am nächsten Tag erinnern Sie sich oft nicht mehr an die Details.
Wichtig: Belege ohne erkennbaren Geschäftszweck werden von der Buchhaltung regelmässig zurückgewiesen. Notieren Sie den Zweck am selben Tag — das spart Ihnen Rückfragen und Verzögerungen.
Schritt 2: Spesenformular vollständig ausfüllen
Ob Papierformular, Excel-Vorlage oder digitale App: Jede Spesenabrechnung muss fünf Pflichtfelder enthalten. Lassen Sie kein Feld leer — unvollständige Formulare werden zurückgewiesen und verzögern die Erstattung um Wochen.
Die 5 Pflichtfelder im Spesenformular
Bei Auslagen in Fremdwährung rechnen Sie den Betrag mit dem offiziellen ESTV-Tageskurs in CHF um und geben die Originalwährung sowie den verwendeten Kurs an. Die ESTV publiziert die massgeblichen Kurse auf ihrer Website.
Für Fahrten mit dem Privatfahrzeug gilt ab 1. Januar 2026 eine Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer. Tragen Sie die gefahrene Strecke (Start- und Zielort) sowie die Kilometeranzahl ein. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer brauchen keine neue Genehmigung.
Schritt 3: Fristgerecht einreichen und Bestätigung einfordern
Die meisten Unternehmen verlangen eine monatliche Einreichung — oft bis zum 5. oder 10. des Folgemonats. Diese Frist steht im internen Spesenreglement. Prüfen Sie die genaue Frist bei Ihrer Vorgesetzten oder in der HR-Dokumentation. Wer die Frist verpasst, riskiert, dass die Spesen erst im nächsten Abrechnungszyklus oder gar nicht erstattet werden.
- Digitale Einreichung: Per Spesen-App oder E-Mail an die zuständige Stelle. Vorteil: automatischer Zeitstempel und Eingangsbestätigung.
- Papier-Einreichung: Formular unterschreiben, Originalbelege beilegen, persönlich oder per Hauspost abgeben. Fordern Sie eine schriftliche Empfangsbestätigung ein.
- Bestätigung: Egal ob digital oder auf Papier: Lassen Sie sich den Eingang quittieren. Ohne Nachweis der Einreichung stehen Sie bei Streitigkeiten ohne Beweis da.
Tipp aus der Praxis: Reichen Sie Spesen laufend ein, nicht gesammelt am Monatsende. So vermeiden Sie Stress vor der Frist und reduzieren das Risiko, Belege zu verlieren.
Schritt 4: Genehmigung abwarten und Rückfragen beantworten
Nach der Einreichung prüft die vorgesetzte Person oder die Buchhaltung Ihre Spesen. Dieser Genehmigungsprozess dauert je nach Unternehmen wenige Tage bis zwei Wochen. Verfolgen Sie den Status aktiv — in einer Spesen-App sehen Sie den Stand in Echtzeit, bei Papiereinreichung fragen Sie nach einer Woche nach.
- Rückfragen: Beantworten Sie Rückfragen der Buchhaltung sofort. Jede Verzögerung Ihrerseits verschiebt die Erstattung.
- Ablehnung: Wird eine Spese abgelehnt, haben Sie das Recht auf eine schriftliche Begründung. Prüfen Sie, ob die Ablehnung sachlich gerechtfertigt ist. Bei unberechtigter Ablehnung können Sie sich auf Art. 327a OR berufen.
- Teilgenehmigung: Manchmal wird nur ein Teil des Betrags genehmigt — etwa wenn ein Betrag über der internen Limite liegt. Klären Sie die Differenz direkt mit der genehmigenden Stelle.
Schritt 5: Rückerstattung auf Lohnabrechnung oder Bankkonto prüfen
Nach der Genehmigung wird der Betrag entweder mit der nächsten Lohnabrechnung ausbezahlt oder separat auf Ihr Bankkonto überwiesen. Prüfen Sie den erstatteten Betrag aktiv — Fehler passieren häufiger als erwartet, etwa durch Rundungsdifferenzen, falsche Wechselkurse oder vergessene Positionen.
Checkliste Rückerstattung prüfen
Bei Differenzen zwischen eingereichtem und erstattetem Betrag melden Sie sich sofort bei der Buchhaltung. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird die Nachverfolgung. Bewahren Sie Ihre eigene Kopie der Spesenabrechnung mindestens bis zur nächsten Lohnabrechnung auf.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Fehlender oder ungenauer Geschäftszweck
Der häufigste Ablehnungsgrund: Auf dem Beleg oder im Formular fehlt der Geschäftszweck, oder er ist zu vage formuliert (z. B. nur Geschäftsessen statt Kundenbesprechung mit Firma Müller AG, Projekt X). Ohne klaren Geschäftszweck kann die Buchhaltung die Auslage nicht als geschäftlich qualifizieren. Notieren Sie den Zweck immer am Tag der Ausgabe.
Fehler 2: Unleserlicher oder unvollständiger Beleg
Verblasste Thermopapier-Belege, abgeschnittene Fotos oder fehlende Angaben auf dem Beleg (Datum, Betrag, Anbieter) führen zur Ablehnung. Fotografieren Sie Belege sofort nach Erhalt und prüfen Sie die Lesbarkeit. Ein GeBÜV-konformer Scan ersetzt das Original rechtsgültig.
Fehler 3: Privatausgaben als Spesen eingereicht
Wer private Ausgaben als geschäftliche Spesen einreicht, riskiert nicht nur die Ablehnung, sondern auch arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur fristlosen Kündigung. Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben konsequent — im Zweifelsfall fragen Sie vor der Auslage bei Ihrer vorgesetzten Person nach.
Fehler 4: Interne Einreichfrist verpasst
Viele Unternehmen lehnen verspätet eingereichte Spesen ab oder verschieben die Erstattung auf den nächsten Abrechnungszyklus. Tragen Sie sich die Einreichfrist als wiederkehrende Erinnerung im Kalender ein. Bei laufender Einreichung per App entfällt dieses Risiko weitgehend.
Fehler 5: Fremdwährung ohne Kursangabe
Auslagen in Fremdwährung ohne Angabe des verwendeten Wechselkurses werden regelmässig zurückgewiesen. Verwenden Sie den offiziellen ESTV-Tageskurs und dokumentieren Sie Originalwährung, Kurs und CHF-Betrag im Formular.
03.Häufige Fragen
Kann ich Spesen für mehrere Monate auf einmal einreichen?
Grundsätzlich ja, sofern das interne Spesenreglement dies nicht ausschliesst. In der Praxis akzeptieren viele Unternehmen verspätete Einreichungen nur mit Begründung. Der Anspruch auf Spesenerstattung gemäss Art. 327a OR verjährt nach fünf Jahren, aber interne Fristen können deutlich kürzer sein. Reichen Sie Spesen deshalb immer zeitnah ein.
Was passiert, wenn ich den Originalbeleg verloren habe?
Ohne Beleg ist der Nachweis der Auslage schwierig. Versuchen Sie, beim Anbieter eine Kopie oder Zweitquittung zu erhalten. Manche Unternehmen akzeptieren eine Eigendeklaration mit Unterschrift der vorgesetzten Person, aber das ist keine Pflicht des Arbeitgebers. Digitalisieren Sie Belege deshalb sofort nach Erhalt.
Muss der Arbeitgeber alle eingereichten Spesen erstatten?
Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeit entstehen. Der Arbeitgeber darf jedoch im Spesenreglement festlegen, welche Auslagen als notwendig gelten und welche Limiten gelten. Nicht notwendige oder private Auslagen darf er ablehnen.
Wie rechne ich Spesen in Fremdwährung korrekt ab?
Verwenden Sie den offiziellen ESTV-Tageskurs des Ausgabedatums. Geben Sie im Spesenformular die Originalwährung, den Betrag in Fremdwährung, den verwendeten Kurs und den umgerechneten CHF-Betrag an. Die aktuellen Kurse finden Sie auf der Website der ESTV.
Werden Spesen auf dem Lohnausweis aufgeführt?
Effektive Spesenvergütungen, die den tatsächlichen Auslagen entsprechen, erscheinen nicht als Lohn auf dem Lohnausweis. Pauschalspesen werden in Ziffer 13.2.1 des Lohnausweises deklariert, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne genehmigtes Reglement gelten Pauschalspesen als Lohnbestandteil.