Spesen in Gastronomie und Hotellerie: Verpflegung, Unterkunft, L-GAV
In Gastronomie und Hotellerie gelten besondere Spesenregeln für Personalverpflegung, Unterkunft und branchenspezifische Zulagen. Die Branche unterscheidet sich von anderen Wirtschaftszweigen vor allem dadurch, dass Mitarbeitende regelmässig Sachleistungen wie Mahlzeiten und Unterkunft erhalten, die steuerlich als Naturallohn gelten. Wer diese Leistungen im Lohnausweis falsch deklariert oder die Vorgaben des L-GAV Gastgewerbe ignoriert, riskiert Nachforderungen bei Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern.
01.Typische Spesenarten in Gastronomie und Hotellerie
Gastronomiebetriebe und Hotels haben ein anderes Spesenprofil als klassische Bürobetriebe. Während Reisespesen und Kundenessen in vielen Branchen dominieren, stehen in der Gastronomie Sachleistungen an Mitarbeitende im Vordergrund. Die korrekte Abgrenzung zwischen Naturallohn, echten Spesen und Lohnbestandteilen ist entscheidend für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung.
- Personalverpflegung: Mahlzeiten, die der Betrieb den Mitarbeitenden unentgeltlich oder vergünstigt abgibt. Sie gelten als Naturallohn und werden mit den ESTV-Ansätzen bewertet. Für ein Mittagessen beträgt der Ansatz CHF 150 pro Monat bzw. rund CHF 7 pro Mahlzeit.
- Unterkunft bei Saisonstellen: Hotels und Bergrestaurants stellen Saisonmitarbeitenden häufig ein Zimmer zur Verfügung. Diese Sachleistung wird mit CHF 375 pro Monat für ein Einzelzimmer bewertet und muss im Lohnausweis erscheinen.
- Arbeitswegkosten: Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsort sind grundsätzlich Sache der Mitarbeitenden. Übernimmt der Betrieb diese Kosten freiwillig oder aufgrund des L-GAV, handelt es sich um eine Spesenerstattung gemäss Art. 327a OR, sofern die Fahrten geschäftlich bedingt sind.
- Berufskleidung: Kochbekleidung, Serviceuniformen und Sicherheitsschuhe, die der Betrieb vorschreibt, gelten als Berufskleidung. Die Kosten dafür sind vom Arbeitgeber zu tragen, wenn die Kleidung nicht privat nutzbar ist. Privatkleidung wie schwarze Hosen oder weisse Hemden fällt nicht darunter.
Wichtig: Trinkgeld ist kein Spesenthema. Es handelt sich um einen Lohnbestandteil, der steuerpflichtig ist und bei den Sozialversicherungen deklariert werden muss. Eine Vermischung von Trinkgeld und Spesenerstattungen führt regelmässig zu Beanstandungen bei Revisionen.
02.Naturalspesen: Verpflegung als Sachleistung
Naturalspesen (auch Naturallohn oder Sachleistungen genannt) sind geldwerte Leistungen, die der Arbeitgeber den Mitarbeitenden in Form von Gütern oder Dienstleistungen statt in Geld erbringt. In der Gastronomie betrifft dies vor allem die Personalverpflegung: Mahlzeiten, die Mitarbeitende während der Arbeitszeit im Betrieb einnehmen. Diese Sachleistungen sind steuerlich nicht mit einer Spesenerstattung gleichzusetzen. Während echte Spesen den Mitarbeitenden für geschäftlich bedingte Auslagen entschädigen und steuerfrei bleiben, ist Naturallohn ein Lohnbestandteil, der im Lohnausweis unter Ziffer 2.1 deklariert und bei den Sozialversicherungen abgerechnet werden muss.
ESTV-Ansätze für Naturalleistungen 2026 (monatlich)
Ein Beispiel: Ein Restaurantbetrieb mit 10 Mitarbeitenden, die täglich ein Mittagessen erhalten, muss pro Monat CHF 1'500 als Naturallohn deklarieren (10 x CHF 150). Auf diesen Betrag fallen AHV/IV/EO-Beiträge an. Wird die Verpflegung nicht oder falsch deklariert, drohen bei einer AHV-Revision Nachzahlungen für bis zu fünf Jahre.
Die Abgrenzung zur Spesenerstattung ist klar: Wenn ein Koch an einem externen Standort arbeitet und dort auf eigene Kosten essen muss, handelt es sich um eine geschäftlich bedingte Auslage gemäss Art. 327a OR. Die Erstattung dieser Kosten ist eine echte Spese und bleibt steuerfrei. Die tägliche Personalverpflegung im eigenen Betrieb hingegen ist immer Naturallohn.
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Mehr erfahren →03.L-GAV Gastgewerbe und Spesenregelungen
Der Landes-Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes (L-GAV) ist der wichtigste branchenspezifische Rahmen für Arbeitsbedingungen in Hotels, Restaurants und Cateringbetrieben. Er wird von den Sozialpartnern (Hotel & Gastro Union und GastroSuisse/HotellerieSuisse) ausgehandelt und ist vom Bundesrat allgemeinverbindlich erklärt. Das bedeutet: Alle Betriebe der Branche müssen sich daran halten, unabhängig davon, ob sie einem Verband angehören.
- Verpflegung: Der L-GAV regelt, dass Mitarbeitende Anspruch auf Personalverpflegung haben oder eine entsprechende Entschädigung erhalten. Die Bewertung richtet sich nach den ESTV-Ansätzen. Betriebe, die keine Mahlzeiten anbieten, müssen eine Verpflegungsentschädigung ausrichten.
- Unterkunft bei Saisonstellen: Bei Saisonbeschäftigung mit Unterkunftspflicht muss der Betrieb eine angemessene Unterkunft stellen. Die Kosten werden als Naturallohn vom Bruttolohn abgezogen und im Lohnausweis deklariert. Der L-GAV stellt Mindestanforderungen an die Qualität der Unterkunft.
- Zulagen und Entschädigungen: Der L-GAV sieht verschiedene Zulagen vor, etwa für Nacht- und Sonntagsarbeit. Diese Zulagen sind Lohnbestandteile und keine Spesen. Sie unterliegen der Sozialversicherungspflicht und der Besteuerung.
- Trinkgeld: Trinkgeld ist gemäss L-GAV kein Spesenthema. Es gilt als Lohnbestandteil und ist vollständig steuerpflichtig. In der Schweiz ist der Service in der Regel im Preis inbegriffen; zusätzliches Trinkgeld wird als freiwillige Zuwendung des Gastes behandelt.
Betriebe müssen beachten, dass der L-GAV Mindeststandards definiert. Ein betriebliches Spesenreglement darf grosszügiger sein, aber nicht unter die L-GAV-Vorgaben fallen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Konsultation der aktuellen L-GAV-Version auf der Website von GastroSuisse oder der Hotel & Gastro Union.
04.Spesen in Gastronomie und Hotellerie: Schritt für Schritt korrekt abrechnen
Die korrekte Spesenabrechnung in der Gastronomie erfordert ein systematisches Vorgehen. Die folgenden fünf Schritte helfen HR-Verantwortlichen in Hotels, Restaurants und Cateringbetrieben, alle branchenspezifischen Vorgaben einzuhalten und Fehler bei der Deklaration zu vermeiden.
Schritt 1: L-GAV Gastgewerbe auf Spesenregelungen prüfen
Bevor Sie ein betriebliches Spesenreglement erstellen oder anpassen, prüfen Sie die aktuelle Version des L-GAV Gastgewerbe. Der L-GAV definiert Mindestansprüche für Verpflegung, Unterkunft und Zulagen, die Ihr Reglement nicht unterschreiten darf. Stellen Sie sicher, dass Ihr Betrieb dem Geltungsbereich des L-GAV unterliegt, was für die meisten Gastronomiebetriebe der Fall ist.
- Aktuelle L-GAV-Version bei GastroSuisse oder Hotel & Gastro Union beschaffen.
- Artikel zu Verpflegung, Unterkunft und Zulagen identifizieren und mit dem eigenen Reglement abgleichen.
- Prüfen, ob kantonale Normalarbeitsverträge (NAV) zusätzliche Vorgaben enthalten.
Schritt 2: Personalverpflegung korrekt als Naturallohn deklarieren
Erfassen Sie alle Mahlzeiten, die Mitarbeitende im Betrieb unentgeltlich oder vergünstigt erhalten. Bewerten Sie diese mit den aktuellen ESTV-Ansätzen und deklarieren Sie den Gesamtbetrag im Lohnausweis unter Ziffer 2.1 (Verpflegung, Unterkunft). Der Naturallohn fliesst in die Berechnung der AHV/IV/EO-Beiträge, der Unfallversicherung und der Quellensteuer ein.
Beispielrechnung: Naturallohn Verpflegung pro Mitarbeitenden
Wenn Mitarbeitende für die Verpflegung einen Eigenanteil bezahlen, reduziert sich der zu deklarierende Naturallohn um diesen Betrag. Dokumentieren Sie die Lohnabzüge sauber in der Lohnbuchhaltung.
Schritt 3: Fahrtkosten für Mitarbeitende regeln
Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsort sind grundsätzlich Privatsache der Mitarbeitenden. Geschäftlich bedingte Fahrten — etwa der Einsatz an einem externen Cateringstandort oder die Fahrt zwischen zwei Filialen — sind hingegen vom Arbeitgeber zu erstatten (Art. 327a OR). Legen Sie im Spesenreglement fest, welche Fahrten als geschäftlich gelten und wie sie abgerechnet werden.
- Privatfahrzeug: Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ESTV-Ansatz ab 1.1.2026). Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
- Öffentlicher Verkehr: Erstattung der effektiven Kosten (2. Klasse) oder eines GA/Halbtax-Abonnements, sofern geschäftlich begründet.
- Arbeitsweg bei Saisonstellen: Wenn der Betrieb eine Unterkunft stellt und der Arbeitsweg entfällt, besteht kein Anspruch auf Fahrtkostenerstattung für den Arbeitsweg.
Schritt 4: Berufskleidung von Privatkleidung abgrenzen
Kleidung, die der Betrieb vorschreibt und die ausschliesslich beruflich genutzt wird, gilt als Berufskleidung. Die Kosten für Anschaffung, Reinigung und Ersatz trägt der Arbeitgeber. Entscheidend ist die Abgrenzung: Schwarze Hosen oder weisse Hemden, die auch privat getragen werden können, gelten nicht als Berufskleidung, selbst wenn der Betrieb sie als Dresscode vorschreibt.
- Berufskleidung (Arbeitgeber trägt Kosten): Kochbekleidung, Serviceuniformen mit Firmenlogo, Sicherheitsschuhe, Schürzen, Kochmützen.
- Privatkleidung (Mitarbeitende tragen Kosten): Schwarze Hosen, weisse Hemden, dunkle Schuhe ohne Sicherheitsfunktion — auch wenn als Dresscode vorgeschrieben.
Halten Sie im Spesenreglement oder in einer separaten Weisung fest, welche Kleidungsstücke als Berufskleidung gelten. So vermeiden Sie Diskussionen bei der Abrechnung.
Schritt 5: Unterkunft bei Saisonstellen korrekt erfassen
Stellt der Betrieb Saisonmitarbeitenden eine Unterkunft zur Verfügung, handelt es sich um eine Sachleistung, die als Naturallohn im Lohnausweis unter Ziffer 2.1 deklariert werden muss. Die Bewertung erfolgt nach den ESTV-Ansätzen. Beachten Sie, dass die Beherbergung von Mitarbeitenden dem reduzierten MWST-Satz von 3,8 % unterliegt, sofern der Betrieb MWST-pflichtig ist und die Unterkunft separat verrechnet wird.
ESTV-Ansätze für Unterkunft (monatlich)
Wenn Mitarbeitende einen Mietanteil bezahlen, wird dieser vom Naturallohn abgezogen. Dokumentieren Sie die Vereinbarung schriftlich im Arbeitsvertrag oder in einem Zusatz. Der L-GAV stellt zudem Mindestanforderungen an die Qualität der Unterkunft, etwa bezüglich Grösse, Belüftung und sanitären Einrichtungen.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Personalverpflegung nicht im Lohnausweis deklariert
Viele Gastronomiebetriebe vergessen, die tägliche Personalverpflegung als Naturallohn unter Ziffer 2.1 im Lohnausweis auszuweisen. Bei einer AHV-Revision führt dies zu Nachforderungen für Sozialversicherungsbeiträge auf bis zu fünf Jahre rückwirkend. Erfassen Sie jede regelmässig abgegebene Mahlzeit systematisch in der Lohnbuchhaltung.
Fehler 2: Trinkgeld als Spesen verbucht
Trinkgeld ist ein steuerpflichtiger Lohnbestandteil und darf nicht als Spesenerstattung behandelt werden. Eine falsche Verbuchung führt zu fehlenden Sozialversicherungsbeiträgen und Steuernachforderungen. Trinkgeld muss separat als Lohn deklariert und abgerechnet werden.
Fehler 3: L-GAV-Mindeststandards im Spesenreglement unterschritten
Ein betriebliches Spesenreglement, das unter den L-GAV-Vorgaben liegt, ist in den betroffenen Punkten nichtig. Mitarbeitende können die Differenz nachfordern. Gleichen Sie Ihr Reglement regelmässig mit der aktuellen L-GAV-Version ab.
Fehler 4: Privatkleidung als Berufskleidung abgerechnet
Schwarze Hosen oder weisse Hemden, die auch privat getragen werden können, gelten nicht als Berufskleidung. Werden solche Anschaffungen als Spesen erstattet, handelt es sich steuerlich um verdeckten Lohn. Definieren Sie im Reglement klar, welche Kleidungsstücke als Berufskleidung gelten.
Fehler 5: Unterkunft bei Saisonstellen nicht als Naturallohn erfasst
Wird die Unterkunft für Saisonmitarbeitende nicht als Sachleistung deklariert, fehlen Sozialversicherungsbeiträge und die Steuerbasis ist zu tief. Die ESTV-Ansätze für Unterkunft müssen konsequent angewendet und im Lohnausweis ausgewiesen werden.
Fehler 6: Arbeitsweg und geschäftliche Fahrten nicht unterschieden
Der tägliche Arbeitsweg ist keine erstattungspflichtige Spese. Nur geschäftlich bedingte Fahrten fallen unter Art. 327a OR. Betriebe, die den Arbeitsweg pauschal erstatten, schaffen einen steuerpflichtigen Lohnbestandteil. Regeln Sie die Abgrenzung klar im Spesenreglement.
Fehler 7: ESTV-Ansätze für Naturalleistungen nicht aktualisiert
Die ESTV passt die Ansätze für Verpflegung und Unterkunft periodisch an. Wer mit veralteten Werten rechnet, deklariert zu wenig Naturallohn und riskiert Nachforderungen. Prüfen Sie die Ansätze jährlich anhand der aktuellen ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis.
06.Häufige Fragen
Müssen Mahlzeiten für Mitarbeitende im Lohnausweis deklariert werden?
Ja. Personalverpflegung gilt als Naturallohn und muss im Lohnausweis unter Ziffer 2.1 deklariert werden. Die Bewertung erfolgt nach den ESTV-Ansätzen, aktuell CHF 150 pro Monat für ein Mittagessen. Auf den deklarierten Betrag fallen AHV/IV/EO-Beiträge und Steuern an.
Was gilt für Saisonstellen mit Unterkunft?
Stellt der Betrieb eine Unterkunft zur Verfügung, wird diese als Naturallohn behandelt und im Lohnausweis unter Ziffer 2.1 ausgewiesen. Der ESTV-Ansatz für ein Einzelzimmer beträgt CHF 375 pro Monat. Ein allfälliger Mietanteil der Mitarbeitenden wird vom Naturallohn abgezogen. Der L-GAV stellt zudem Mindestanforderungen an die Qualität der Unterkunft.
Ist Trinkgeld steuerpflichtig und wie wird es behandelt?
Trinkgeld ist vollständig steuerpflichtig und gilt als Lohnbestandteil. Es muss bei der AHV und den Steuern deklariert werden. Trinkgeld ist kein Spesenthema und darf nicht als Spesenerstattung verbucht werden. Bei der Quellensteuer wird Trinkgeld pauschal oder effektiv zum steuerbaren Lohn hinzugerechnet.
Wer muss sich an den L-GAV Gastgewerbe halten?
Der L-GAV Gastgewerbe ist vom Bundesrat allgemeinverbindlich erklärt. Das bedeutet, dass alle Betriebe im Geltungsbereich — Hotels, Restaurants, Cafés, Cateringunternehmen und ähnliche Betriebe — die Bestimmungen einhalten müssen, unabhängig von einer Verbandsmitgliedschaft. Die Spesenregelungen des L-GAV gelten als Mindeststandards.
Wie wird Berufskleidung in der Gastronomie steuerlich behandelt?
Berufskleidung, die ausschliesslich beruflich genutzt wird (z. B. Kochbekleidung, Serviceuniformen mit Logo), ist vom Arbeitgeber zu finanzieren. Die Erstattung ist steuerfrei, da es sich um einen geschäftlich bedingten Aufwand handelt. Privatkleidung, die als Dresscode vorgeschrieben wird, fällt nicht darunter und kann nicht als Spesen abgerechnet werden.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Gastronomiebetriebe?
Ja. Die ESTV-Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer gilt branchenunabhängig für alle geschäftlich bedingten Fahrten mit dem Privatfahrzeug ab 1.1.2026. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu eingereicht werden.