Spesen geltend machen: Anspruch, Belege und Erstattung
Wer für die Arbeit Geld aus der eigenen Tasche vorstreckt, hat in der Schweiz einen gesetzlichen Anspruch auf Rückerstattung. Art. 327a OR regelt diesen Anspruch zwingend: Der Arbeitgeber muss alle notwendigen Auslagen ersetzen, die bei der Ausführung der Arbeit entstehen. Trotzdem scheitern Erstattungen in der Praxis häufig an fehlenden Belegen, unklaren Reglements oder versäumten Fristen.
Diese Anleitung führt Sie in sechs Schritten durch den gesamten Prozess: vom Prüfen Ihres Rechtsanspruchs über das Sammeln der Belege bis zur Kontrolle der Erstattung und dem Vorgehen bei einer Ablehnung.
01.Rechtliche Grundlagen: Art. 327a OR und Spesenreglement
Die zentrale Rechtsgrundlage für die Spesenerstattung in der Schweiz ist Art. 327a OR. Absatz 1 bestimmt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Absatz 3 stellt klar, dass diese Bestimmung zwingend ist: Vereinbarungen, die den Anspruch aufheben oder einschränken, sind nichtig. Auch ein tieferer Lohn als Kompensation für Spesen ist unzulässig, sofern dies nicht ausdrücklich und transparent im Arbeitsvertrag geregelt ist.
In der Praxis konkretisiert das betriebliche Spesenreglement, welche Auslagen in welcher Höhe erstattet werden. Viele Unternehmen arbeiten mit Pauschalen, die von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sind. Solche Pauschalen vereinfachen die Abrechnung, da für pauschal abgegoltene Spesen keine Einzelbelege nötig sind. Existiert kein Spesenreglement, gilt der Grundsatz der effektiven Auslagen: Sie reichen Belege ein und erhalten den tatsächlichen Betrag zurück.
- Zwingendes Recht — Art. 327a OR kann weder durch Einzelarbeitsvertrag noch durch GAV zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden.
- Notwendigkeit — Erstattet werden nur Auslagen, die für die Arbeitsausführung notwendig sind. Rein private Ausgaben sind ausgeschlossen.
- Spesenreglement — Ein genehmigtes Spesenreglement definiert Pauschalen und Obergrenzen. Es muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen (Präzisierung 2026).
- Beweislast — Der Arbeitnehmer muss den geschäftlichen Zusammenhang und die Höhe der Auslage nachweisen. Ohne Beleg ist die Erstattung gefährdet.
02.Welche Auslagen sind erstattungsfähig?
Nicht jede berufliche Ausgabe ist automatisch eine erstattungsfähige Spese. Entscheidend ist, ob die Auslage notwendig war und in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsausführung steht. Die folgende Übersicht zeigt die gängigsten Kategorien und die aktuellen Pauschalen für 2026.
Typische erstattungsfähige Spesenkategorien und Ansätze 2026
Der Arbeitsweg zwischen Wohnort und regulärem Arbeitsort gilt in der Regel nicht als erstattungsfähige Spese, sondern als steuerlich abzugsfähige Berufsauslage in der Steuererklärung. Erstattungsfähig sind hingegen Fahrten zu Kunden, Baustellen oder anderen Einsatzorten, die vom regulären Arbeitsort abweichen.
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Mehr erfahren →03.Spesen geltend machen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess gilt für Arbeitnehmende in der Schweiz, die geschäftliche Auslagen beim Arbeitgeber zurückfordern möchten. Halten Sie sich an diese sechs Schritte, um Verzögerungen und Ablehnungen zu vermeiden.
Schritt 1: Rechtsanspruch und Spesenreglement prüfen
Bevor Sie eine Auslage tätigen oder einreichen, klären Sie Ihren Anspruch. Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Unternehmen ein Spesenreglement hat. Dieses finden Sie in der Regel im Personalhandbuch, im Intranet oder als Anhang zum Arbeitsvertrag. Das Reglement definiert, welche Auslagen erstattet werden, in welcher Höhe und ob Pauschalen oder effektive Kosten gelten.
Falls kein Spesenreglement existiert, greift Art. 327a OR direkt: Alle notwendigen Auslagen müssen in der tatsächlichen Höhe erstattet werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, vor grösseren Ausgaben eine schriftliche Zusage des Vorgesetzten einzuholen.
- Spesenreglement vorhanden — Lesen Sie die Bestimmungen zu Pauschalen, Obergrenzen und Einreichfristen. Halten Sie sich an die dort definierten Vorgaben.
- Kein Spesenreglement vorhanden — Es gilt der Grundsatz der effektiven Erstattung nach Art. 327a OR. Dokumentieren Sie jede Auslage lückenlos.
- Unklare Regelung — Fragen Sie bei HR oder der Finanzabteilung nach. Halten Sie die Antwort schriftlich fest, z. B. per E-Mail.
Schritt 2: Erstattungsfähige Auslagen identifizieren
Nicht jede berufliche Ausgabe ist automatisch eine Spese. Prüfen Sie bei jeder Auslage, ob sie die drei Grundvoraussetzungen erfüllt: Die Ausgabe muss notwendig sein, sie muss in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsausführung stehen, und sie darf nicht bereits anderweitig abgegolten sein (z. B. durch eine monatliche Pauschale im Lohn).
- Notwendigkeit — Die Auslage muss für die Erledigung Ihrer Arbeit erforderlich gewesen sein. Ein Upgrade auf die 1. Klasse ist nur erstattungsfähig, wenn das Reglement dies vorsieht.
- Geschäftlicher Zusammenhang — Die Ausgabe muss eindeutig beruflich veranlasst sein. Notieren Sie bei jeder Auslage den konkreten Geschäftszweck, z. B. Kundenname, Projektbezeichnung oder Anlass.
- Keine Doppelabgeltung — Wenn Sie bereits eine monatliche Spesenpauschale erhalten, prüfen Sie, welche Kategorien damit abgedeckt sind. Doppelte Erstattung ist unzulässig.
- Verhältnismässigkeit — Die Ausgabe muss angemessen sein. Ein Fünf-Sterne-Hotel, wenn ein Mittelklassehotel verfügbar war, wird in der Regel nicht vollständig erstattet.
Schritt 3: Belege vollständig sammeln und sichern
Der Beleg ist Ihr wichtigstes Beweismittel. Ohne vollständigen Beleg kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern, selbst wenn die Auslage berechtigt war. Sammeln Sie Belege konsequent am Tag der Ausgabe. Thermopapier-Quittungen verblassen schnell; fotografieren oder scannen Sie diese deshalb sofort.
Anforderungen an einen vollständigen Beleg
Bei Pauschalspesen (z. B. CHF 30.– Verpflegungspauschale oder CHF 20.– Kleinspesen pro Tag) entfällt die Belegpflicht, sofern das Spesenreglement dies vorsieht. Sie müssen jedoch nachweisen können, dass der Anlass gegeben war, z. B. durch einen Kalendereintrag oder eine Reisebestätigung.
Schritt 4: Spesenabrechnung korrekt ausfüllen
Verwenden Sie das Formular oder Tool, das Ihr Arbeitgeber vorgibt. Falls kein Formular existiert, erstellen Sie eine tabellarische Aufstellung mit allen relevanten Angaben. Ordnen Sie die Auslagen chronologisch und nummerieren Sie die Belege fortlaufend, sodass jede Position in der Abrechnung einem Beleg zugeordnet werden kann.
- Pflichtangaben pro Position — Datum, Kategorie (z. B. Reise, Verpflegung), Beschreibung des Geschäftszwecks, Betrag in CHF, Belegnummer.
- Pauschalen separat ausweisen — Führen Sie Pauschalspesen (Verpflegung, Kleinspesen) in einer eigenen Zeile auf und vermerken Sie die Rechtsgrundlage (z. B. Spesenreglement Ziffer 4.2).
- Fremdwährungen umrechnen — Geben Sie den Originalbetrag, die Währung und den verwendeten Umrechnungskurs an. Verwenden Sie den Tageskurs der SIX oder den Kreditkartenkurs.
- Unterschrift und Datum — Unterschreiben Sie die Abrechnung und setzen Sie das Einreichdatum. Damit bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben.
Achten Sie darauf, dass die Summe der Einzelpositionen mit dem Totalbetrag übereinstimmt. Rechenfehler sind einer der häufigsten Gründe für Rückfragen und Verzögerungen.
Schritt 5: Abrechnung fristgerecht einreichen
Reichen Sie die Spesenabrechnung innerhalb der im Spesenreglement definierten Frist ein. Übliche Fristen sind monatlich oder quartalsweise. Falls keine Frist definiert ist, gilt als Faustregel: so zeitnah wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen nach der Auslage. Verspätete Einreichungen können zu Rückfragen führen oder im Extremfall abgelehnt werden.
Reichen Sie die Abrechnung über den vorgesehenen Kanal ein: per internes Tool, per E-Mail an die Finanzabteilung oder in Papierform an den Vorgesetzten. Behalten Sie immer eine Kopie der eingereichten Abrechnung inklusive aller Belege. Bei digitaler Einreichung speichern Sie eine PDF-Kopie; bei Papiereinreichung fertigen Sie Kopien an.
- Einreichfrist beachten — Prüfen Sie die Frist im Spesenreglement. Monatliche Einreichung ist der Standard in den meisten Unternehmen.
- Kopie aufbewahren — Bewahren Sie eine vollständige Kopie der Abrechnung und aller Belege mindestens fünf Jahre auf (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht).
- Eingangsbestätigung verlangen — Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung des Eingangs, insbesondere bei grösseren Beträgen.
Schritt 6: Erstattung kontrollieren und bei Ablehnung reagieren
Nach der Einreichung prüfen Sie die Lohnabrechnung oder die separate Spesenüberweisung. Vergleichen Sie den erstatteten Betrag mit Ihrer eingereichten Abrechnung. Abweichungen können auf Kürzungen, Ablehnungen einzelner Positionen oder Rechenfehler hinweisen.
Wird eine Position abgelehnt, hat der Arbeitgeber dies zu begründen. Prüfen Sie, ob die Ablehnung sachlich gerechtfertigt ist, z. B. weil ein Beleg fehlt oder die Auslage nicht im Reglement vorgesehen ist. Ist die Ablehnung aus Ihrer Sicht unberechtigt, gehen Sie stufenweise vor.
- Schriftliche Begründung einfordern — Verlangen Sie per E-Mail eine schriftliche Erklärung, warum die Position abgelehnt wurde.
- Nachbelegen — Falls ein Beleg fehlt oder unvollständig ist, reichen Sie ihn nach. Kontaktieren Sie gegebenenfalls den Leistungserbringer für eine Belegkopie.
- Auf Art. 327a OR verweisen — Weisen Sie den Arbeitgeber schriftlich auf die zwingende Erstattungspflicht hin, wenn die Auslage notwendig und geschäftlich veranlasst war.
- Externe Hilfe beiziehen — Bleibt der Arbeitgeber bei der Ablehnung, können Sie sich an die kantonale Schlichtungsbehörde für Arbeitssachen wenden. Die Verjährungsfrist für Spesenansprüche beträgt fünf Jahre (Art. 128 OR).
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Beleg fehlt oder ist unvollständig
Ohne vollständigen Beleg kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern, auch wenn die Auslage berechtigt war. Fotografieren Sie jeden Beleg am Tag der Ausgabe und ergänzen Sie fehlende Angaben wie den Geschäftszweck handschriftlich. Bei verlorenen Belegen kontaktieren Sie den Leistungserbringer für eine Kopie.
Fehler 2: Einreichfrist verpasst
Viele Spesenreglemente sehen eine monatliche oder quartalsweise Einreichfrist vor. Wer diese verpasst, riskiert, dass die Erstattung abgelehnt oder verzögert wird. Richten Sie sich eine wiederkehrende Erinnerung ein und reichen Sie Spesen zeitnah nach jeder Geschäftsreise ein.
Fehler 3: Private und geschäftliche Auslagen vermischt
Wer auf einem Restaurantbeleg private Konsumationen zusammen mit einem Geschäftsessen abrechnet, riskiert die Ablehnung der gesamten Position. Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben konsequent und lassen Sie im Zweifelsfall separate Quittungen ausstellen.
Fehler 4: Geschäftszweck nicht dokumentiert
Ein Beleg ohne Angabe des Geschäftszwecks ist für die Buchhaltung wertlos. Notieren Sie bei jeder Auslage sofort, warum sie angefallen ist: Kundenname, Projektbezeichnung oder Anlass. Nachträgliche Rekonstruktionen sind zeitaufwendig und oft ungenau.
Fehler 5: Pauschale und effektive Kosten gleichzeitig geltend gemacht
Wer eine Verpflegungspauschale von CHF 30.– bezieht und zusätzlich den Restaurantbeleg für dasselbe Mittagessen einreicht, macht eine Doppelerstattung geltend. Dies kann als Missbrauch gewertet werden. Entscheiden Sie sich pro Kategorie und Tag für entweder Pauschale oder effektive Kosten.
05.Häufige Fragen
Muss mein Arbeitgeber Spesen zahlen, auch wenn es kein Spesenreglement gibt?
Ja. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zwingend zur Erstattung aller notwendigen Auslagen, unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert. Ohne Reglement werden die effektiven Kosten gegen Beleg erstattet. Der Anspruch kann vertraglich nicht ausgeschlossen werden.
Welche Spesen kann ich ohne Beleg geltend machen?
Pauschalspesen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Mahlzeit oder die Kleinspesentagespauschalevon CHF 20.– erfordern keinen Einzelbeleg, sofern das Spesenreglement dies vorsieht. Sie müssen jedoch nachweisen können, dass der Anlass gegeben war, z. B. durch einen Kalendereintrag oder eine Reisebestätigung.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale in der Schweiz 2026?
Die Kilometerpauschale für Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug beträgt ab dem 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit aktualisiert werden.
Was kann ich tun, wenn mein Arbeitgeber die Spesenerstattung verweigert?
Fordern Sie zunächst eine schriftliche Begründung ein. Ist die Ablehnung unberechtigt, verweisen Sie schriftlich auf Art. 327a OR. Bleibt der Arbeitgeber bei der Weigerung, können Sie sich an die kantonale Schlichtungsbehörde für Arbeitssachen wenden. Die Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre.
Muss ich den Arbeitsweg als Spese geltend machen oder in der Steuererklärung abziehen?
Der tägliche Arbeitsweg zwischen Wohnort und regulärem Arbeitsort ist keine erstattungsfähige Spese, sondern ein steuerlicher Berufsabzug in der Steuererklärung. Erstattungsfähig sind hingegen Fahrten zu Kunden, Baustellen oder anderen Einsatzorten, die vom regulären Arbeitsort abweichen.
Wie lange muss ich Spesenbelege aufbewahren?
Bewahren Sie Spesenbelege und Kopien der eingereichten Abrechnungen mindestens fünf Jahre auf. Dies entspricht der Verjährungsfrist für Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis gemäss Art. 128 OR. Für steuerliche Zwecke empfiehlt sich eine Aufbewahrung von zehn Jahren.