Genehmigungsfrist für Spesen: Reglement, Eskalation, Rechte

Das Schweizer Obligationenrecht regelt in Art. 327a OR die Pflicht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Art. 327c OR ergänzt, dass die Erstattung jeweils mit dem Lohn, also in der Regel monatlich, zu erfolgen hat. Eine explizite Frist für die Genehmigung durch den Vorgesetzten sucht man im Gesetz jedoch vergeblich.

Daraus folgt: Der Gesetzgeber überlässt die interne Prüffrist dem Arbeitgeber. Das bedeutet aber nicht, dass die Genehmigung beliebig lange hinausgezögert werden darf. Aus der Erstattungspflicht gemäss Art. 327c OR ergibt sich, dass die Prüfung so rechtzeitig erfolgen muss, dass die Auszahlung mit dem nächsten ordentlichen Lohnlauf möglich ist. Bei monatlicher Lohnzahlung verbleiben dem Vorgesetzten somit maximal wenige Wochen – in der Praxis deutlich weniger, da die Lohnbuchhaltung Vorlaufzeit benötigt.

Weil das Gesetz schweigt, sollte das Spesenreglement die Genehmigungsfrist klar definieren. Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) verlangt seit 2026, dass Spesenreglemente inhaltlich den Mustervorlagen entsprechen. Dazu gehört auch ein nachvollziehbarer Genehmigungsprozess. Ein Reglement ohne Fristangabe führt in der Praxis regelmässig zu Verzögerungen und Konflikten.

• Genehmigungsfrist: Empfohlen sind 5 bis 10 Arbeitstage ab Einreichung der vollständigen Abrechnung inklusive aller Belege. Bei komplexen Abrechnungen (z. B. Auslandsreisen mit mehreren Währungen) kann eine Frist von 10 Arbeitstagen sinnvoll sein, bei Standardabrechnungen genügen 5.
• Genehmigungsperson: Das Reglement sollte festlegen, wer genehmigt – entweder namentlich oder nach Funktion (z. B. direkter Vorgesetzter). Für Geschäftsleitungsmitglieder empfiehlt sich eine separate Regelung, etwa die Genehmigung durch den CFO oder den Verwaltungsrat.
• Stellvertretung bei Abwesenheit: Ferien, Krankheit oder Geschäftsreisen des Genehmigenden dürfen den Prozess nicht blockieren. Das Reglement muss eine Stellvertretung definieren, die bei Abwesenheit automatisch die Genehmigungskompetenz übernimmt.
• Ablehnungsverfahren: Wird eine Spesenposition abgelehnt, sollte das Reglement eine schriftliche Begründung vorschreiben. Der Arbeitnehmer muss die Möglichkeit haben, fehlende Belege nachzureichen oder die Ablehnung zu beanstanden.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht am 5. des Monats eine Spesenabrechnung über CHF 480 ein (Kilometerpauschale CHF 0.75/km für 400 km plus CHF 180 Verpflegung). Das Reglement sieht 5 Arbeitstage Genehmigungsfrist vor. Spätestens am 12. muss der Vorgesetzte genehmigt oder begründet abgelehnt haben, damit die Lohnbuchhaltung die Erstattung im selben Monatslauf verarbeiten kann.

In der Praxis kommt es vor, dass Spesenabrechnungen auf dem Schreibtisch des Vorgesetzten liegen bleiben – sei es wegen hoher Arbeitslast, Abwesenheit oder schlichtem Vergessen. Für Arbeitnehmende ist das ärgerlich, denn sie haben die Auslagen bereits aus eigener Tasche bezahlt. Rechtlich gilt: Der Erstattungsanspruch gemäss Art. 327a OR besteht unabhängig davon, ob der Vorgesetzte die Abrechnung formell genehmigt hat.

• Nach 5 Arbeitstagen: Senden Sie eine freundliche Erinnerung per E-Mail an den Vorgesetzten. Verweisen Sie auf das eingereichte Datum und die im Reglement vorgesehene Genehmigungsfrist. Dokumentieren Sie diese Erinnerung.
• Nach 10 Arbeitstagen: Eskalieren Sie an die HR-Abteilung oder die nächsthöhere Führungsstufe. Legen Sie die Spesenabrechnung und die Erinnerung bei. HR kann den Genehmigungsprozess beschleunigen oder die Stellvertretungsregelung aktivieren.
• Verzug des Arbeitgebers: Bleibt die Genehmigung ohne sachlichen Grund aus und wird die Erstattung nicht mit dem nächsten Lohnlauf vorgenommen, gerät der Arbeitgeber gemäss Art. 102 OR in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt schuldet er zusätzlich Verzugszinsen von 5 Prozent (Art. 104 OR).

Wichtig für Arbeitgeber: Eine fehlende Genehmigung bedeutet nicht, dass der Erstattungsanspruch erlischt. Selbst wenn der Vorgesetzte monatelang nicht reagiert, bleibt die Forderung des Arbeitnehmers bestehen. Arbeitgeber sollten deshalb interne Eskalationsmechanismen einrichten, die automatisch greifen, wenn die Genehmigungsfrist überschritten wird.

Wenn interne Erinnerungen und die Einschaltung von HR nicht zum Erfolg führen, stehen Arbeitnehmenden weitere Eskalationsstufen zur Verfügung. Die folgenden Schritte sind nach Intensität geordnet – in den meisten Fällen genügen die ersten beiden Stufen.

Die schriftliche Mahnung (Stufe 3) sollte den geschuldeten Betrag, die Rechtsgrundlage (Art. 327a und 327c OR) sowie eine konkrete Nachfrist enthalten. Ein Einschreiben sichert den Nachweis. Das Arbeitsgericht ist in den meisten Kantonen für Streitwerte bis CHF 30 000 kostenlos (Art. 114 ZPO), was die Hemmschwelle für Arbeitnehmende senkt.

Für Arbeitgeber gilt: Es ist wirtschaftlich und kulturell sinnvoller, den Genehmigungsprozess intern sauber zu regeln, als sich mit Mahnungen oder gar Gerichtsverfahren konfrontiert zu sehen. Automatische Erinnerungen und digitale Genehmigungsworkflows verhindern, dass Abrechnungen vergessen werden.