Spesen im Gesundheitswesen und Spitex: Fahrtkosten, GAV und Abrechnung
Spitex-Mitarbeitende und Pflegepersonal haben besondere Ansprüche auf Fahrtkosten- und Verpflegungserstattung – hier die geltenden Ansätze und Regeln. Im Gesundheitswesen fallen Spesen vor allem bei der ambulanten Pflege an, wo Mitarbeitende täglich mehrere Hausbesuche absolvieren und dabei erhebliche Wegstrecken zurücklegen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen – unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert. Fehlt eine klare Regelung, drohen Nachzahlungen, Konflikte mit dem GAV und steuerliche Korrekturen durch die ESTV.
01.Typische Spesenarten im Gesundheitswesen und Spitex
Im Gesundheitswesen unterscheiden sich die Spesenarten je nach Einsatzbereich erheblich. Während im stationären Bereich (Spital, Pflegeheim) kaum Reisespesen anfallen, sind sie in der ambulanten Pflege und Spitex der grösste Kostenfaktor. Die folgenden Kategorien decken die häufigsten Auslagenarten ab, die Spitex-Organisationen und ambulante Pflegedienste regeln müssen.
- Fahrtkosten zwischen Klientenbesuchen: Die mit Abstand grösste Spesenposition in der Spitex. Mitarbeitende fahren täglich mehrere Klienten an und legen dabei je nach Einsatzgebiet 30 bis 80 Kilometer zurück. Die Erstattung erfolgt mit CHF 0.75/km bei Nutzung des Privatfahrzeugs oder zum günstigsten zumutbaren ÖV-Tarif.
- Verpflegung bei Aussendiensttouren: Wer über Mittag nicht zum Stützpunkt zurückkehren kann, hat Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Der ESTV-Ansatz beträgt CHF 30.– pro Mahlzeit. Viele Spitex-Organisationen vergüten diesen Betrag pauschal bei Touren, die über die Mittagszeit hinausgehen.
- Arbeitskleidung und Hygieneartikel: Pflegepersonal benötigt Berufskleidung, Desinfektionsmittel und teilweise persönliche Schutzausrüstung. Stellt der Arbeitgeber diese nicht zur Verfügung, sind die Kosten als Spesen zu erstatten. In vielen GAV ist eine Kleiderentschädigung von CHF 40.– bis CHF 80.– pro Monat vorgesehen.
- Kleinspesen und Parkgebühren: Parkgebühren bei Hausbesuchen, Telefonkosten für Klientenkontakte oder kleinere Materialanschaffungen fallen regelmässig an. Die ESTV-Pauschalregelung erlaubt CHF 20.– pro Tag für Kleinspesen ohne Einzelbeleg. Parkgebühren sind zusätzlich erstattungsfähig, sofern sie belegt werden.
Wichtig ist die Abgrenzung: Fahrten zwischen Wohnort und Stützpunkt gelten als Arbeitsweg und sind keine Spesen. Ebenso ist die Fahrzeit zwischen Klienten kein Spesenthema, sondern eine Frage der Arbeitszeiterfassung und Lohnzahlung.
02.ÖV vs. Privatauto bei Spitex
Die Wahl des Verkehrsmittels hat direkten Einfluss auf die Spesenhöhe und muss im Spesenreglement oder im Arbeitsvertrag geregelt sein. Art. 327a OR verlangt die Erstattung der notwendigen Auslagen – das bedeutet in der Praxis: das günstigste zumutbare Verkehrsmittel. In ländlichen Gebieten mit schlechter ÖV-Anbindung ist das Privatfahrzeug oft die einzige realistische Option, während in städtischen Gebieten der ÖV wirtschaftlicher sein kann.
Vergleich der Erstattungsansätze nach Verkehrsmittel
Ein konkretes Beispiel: Eine Spitex-Mitarbeiterin in einer ländlichen Gemeinde fährt täglich fünf Klienten an und legt dabei 45 Kilometer mit dem Privatfahrzeug zurück. Die monatliche Erstattung bei 22 Arbeitstagen beträgt 45 km mal CHF 0.75 mal 22 Tage, also CHF 742.50. Nutzt dieselbe Mitarbeiterin den ÖV, wäre ein Verbundabo für CHF 150.– pro Monat deutlich günstiger – sofern die Fahrpläne die engen Zeitfenster zwischen den Besuchen zulassen.
Der Arbeitgeber muss ein Dienstfahrzeug stellen, wenn die Nutzung des Privatfahrzeugs nicht zumutbar ist – etwa bei sehr hohen Kilometerleistungen über 15 000 km pro Jahr oder wenn schweres Pflegematerial transportiert werden muss. In der Praxis stellen grössere Spitex-Organisationen häufig Poolfahrzeuge zur Verfügung, während kleinere Anbieter auf die Kilometerpauschale setzen.
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Mehr erfahren →03.GAV und kantonale Besonderheiten
Im Spitex-Bereich existieren mehrere Gesamtarbeitsverträge, die über die gesetzlichen Mindestansprüche aus Art. 327a OR hinausgehen. Der GAV Spitex Schweiz gilt für Mitarbeitende der öffentlich-rechtlichen und gemeinnützigen Spitex-Organisationen und enthält spezifische Regelungen zu Fahrtkostenentschädigungen. Daneben gibt es kantonale GAV (z. B. GAV Spitex Kanton Zürich, GAV Pflege Kanton Bern), die abweichende oder ergänzende Bestimmungen enthalten können.
Spesenregelungen nach Organisationstyp
Die Abgrenzung zwischen Lohn und Spesen ist bei Spitex-Zulagen besonders wichtig. Zulagen für Nacht- und Wochenenddienst, Pikettentschädigungen oder Funktionszulagen sind Lohnbestandteile und unterliegen der Sozialversicherungspflicht. Fahrtkostenentschädigungen und Verpflegungspauschalen hingegen sind echte Spesenersatz und sozialversicherungsfrei, sofern sie die ESTV-Ansätze nicht übersteigen. Werden Spesen als Lohnbestandteil deklariert oder umgekehrt, drohen Nachforderungen der Ausgleichskasse und steuerliche Korrekturen.
Kantonale Unterschiede zeigen sich vor allem bei der Frage, ob ein ÖV-Abonnement vollständig übernommen wird und welche Kleiderentschädigung gilt. In Kantonen mit allgemeinverbindlich erklärtem GAV sind die Mindestansätze für alle Arbeitgeber im Geltungsbereich bindend – auch für private Spitex-Anbieter. Organisationen ohne GAV-Bindung müssen mindestens die Vorgaben aus Art. 327a OR einhalten und ihr Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen lassen.
04.Spesen in der Spitex abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden fünf Schritte bilden den vollständigen Abrechnungsprozess für Spitex-Organisationen ab. Sie gelten sowohl für öffentliche als auch für private Anbieter und orientieren sich an den ESTV-Ansätzen 2026 sowie den gängigen GAV-Bestimmungen.
Schritt 1: Fahrtrouten zwischen Klienten systematisch dokumentieren
Jede Fahrt zwischen Klientenbesuchen muss lückenlos dokumentiert werden. Ohne vollständige Aufzeichnungen kann der Arbeitgeber die Erstattung kürzen, und die ESTV erkennt pauschale Kilometerabrechnungen ohne Nachweis nicht an. Die Dokumentation beginnt beim ersten Klientenbesuch des Tages ab Stützpunkt und endet mit der Rückkehr.
- Startort und Zielort: Adresse des Stützpunkts oder des vorherigen Klienten sowie Adresse des nächsten Klienten. Bei Fahrten ab Privatwohnung nur die Strecke ab Stützpunkt erfassen.
- Gefahrene Kilometer: Kilometerstand oder GPS-basierte Distanz. Bei regelmässigen Routen genügt eine einmalige Distanzermittlung mit Aktualisierung bei Routenänderungen.
- Zweck der Fahrt: Klientenkürzel oder Auftragsnummer. Aus Datenschutzgründen keine vollständigen Patientennamen auf der Spesenabrechnung.
- Verkehrsmittel: Angabe ob Privatfahrzeug, ÖV oder Dienstfahrzeug genutzt wurde. Bei ÖV-Nutzung Billette oder Abonnementnachweis beilegen.
Schritt 2: Verkehrsmittel pro Mitarbeitenden und Route festlegen
Die Wahl des Verkehrsmittels sollte nicht den einzelnen Mitarbeitenden überlassen werden, sondern organisationsweit geregelt sein. Das Spesenreglement oder eine interne Weisung legt fest, welches Verkehrsmittel für welche Route gilt. Dabei ist das Prinzip der Wirtschaftlichkeit massgebend: Der ÖV hat Vorrang, wenn er zumutbar ist.
Entscheidungskriterien für die Verkehrsmittelwahl
Die Festlegung erfolgt idealerweise pro Einsatzgebiet und wird bei Tourenplanänderungen überprüft. Mitarbeitende, die ihr Privatfahrzeug nutzen, müssen eine gültige Haftpflichtversicherung nachweisen.
Schritt 3: Spesen nach GAV und ESTV-Ansätzen abrechnen
Die Abrechnung erfolgt auf Basis der dokumentierten Fahrten und der im Spesenreglement oder GAV festgelegten Ansätze. Massgebend sind die ESTV-Ansätze 2026 als Obergrenze für die steuerfreie Erstattung. Übersteigen die internen Ansätze die ESTV-Werte, ist die Differenz als Lohnbestandteil sozialversicherungspflichtig und im Lohnausweis auszuweisen.
- Kilometerpauschale: CHF 0.75/km für Fahrten mit dem Privatfahrzeug. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit angepasst werden.
- ÖV-Kosten: Effektive Kosten zum günstigsten zumutbaren Tarif. Bei Abonnementen wird der berufliche Anteil berechnet und erstattet.
- Kleinspesen: CHF 20.– pro Tag pauschal ohne Einzelbeleg gemäss ESTV-Ansatz. Höhere Beträge erfordern Belege.
Bei der Abrechnung ist darauf zu achten, dass Spesen und Lohnzulagen (Nacht-, Wochenend-, Pikettzulagen) getrennt ausgewiesen werden. Eine Vermischung führt zu Problemen bei der Sozialversicherungsabrechnung und im Lohnausweis.
Schritt 4: Verpflegungspauschalen bei Aussentouren anwenden
Spitex-Mitarbeitende, die über Mittag nicht zum Stützpunkt zurückkehren können, haben Anspruch auf eine Verpflegungsentschädigung. Der ESTV-Ansatz beträgt CHF 30.– pro Mahlzeit. Die Pauschale wird nur ausbezahlt, wenn die Rückkehr zum Stützpunkt oder nach Hause nicht zumutbar ist – eine reine Zeitersparnis reicht nicht aus.
- Die Mittagstour dauert über die Mittagszeit hinaus und eine Rückkehr zum Stützpunkt ist nicht innerhalb von 30 Minuten möglich.
- Die Pauschale wird pro Einsatztag mit Aussentour gewährt, nicht pauschal für jeden Arbeitstag.
- Im Tourenplan ist zu vermerken, welche Touren über Mittag gehen – das vereinfacht die monatliche Abrechnung.
Ein Beispiel: Eine Pflegefachfrau hat an 14 von 22 Arbeitstagen Mittagstouren. Ihre monatliche Verpflegungsentschädigung beträgt 14 mal CHF 30.–, also CHF 420.–. Dieser Betrag ist steuerfrei und sozialversicherungsfrei, sofern er den ESTV-Ansatz nicht übersteigt.
Schritt 5: Monatliche Abrechnung einreichen und freigeben
Die Spesenabrechnung wird in der Regel monatlich eingereicht und durch die Teamleitung oder das HR freigegeben. Eine zeitnahe Einreichung ist wichtig, damit die Spesen im korrekten Abrechnungsmonat verbucht werden und die Mitarbeitenden nicht in Vorleistung bleiben.
- Einreichungsfrist: Die Abrechnung sollte bis spätestens zum 5. des Folgemonats eingereicht werden. Viele Organisationen setzen kürzere Fristen, um die Lohnverarbeitung nicht zu verzögern.
- Prüfung und Freigabe: Die Teamleitung prüft die Plausibilität der Kilometerangaben und die Übereinstimmung mit dem Tourenplan. Auffällige Abweichungen werden vor der Freigabe geklärt.
- Auszahlung: Die Spesen werden zusammen mit dem Monatslohn ausbezahlt, aber im Lohnausweis separat unter Ziffer 13.1 ausgewiesen – sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Archivierung: Spesenabrechnungen und Belege sind gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufzubewahren. Digitale Belege sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der GeBüV entsprechen.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Arbeitsweg als Spesen abrechnen
Die Fahrt vom Wohnort zum Stützpunkt ist kein Spesenfall, sondern ein Arbeitsweg. Wird dieser Weg als Spesen erstattet, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der im Lohnausweis deklariert und versteuert werden muss. Im Spesenreglement ist klar festzuhalten, dass nur Fahrten ab Stützpunkt oder zwischen Klienten erstattungsfähig sind.
Fehler 2: Fahrtzeit und Fahrtkostenerstattung vermischen
Die Fahrzeit zwischen Klientenbesuchen ist Arbeitszeit und wird über den Lohn abgegolten. Die Fahrtkosten (Kilometer oder ÖV-Billett) sind Spesen. Werden beide in derselben Position abgerechnet, entstehen Fehler bei der Sozialversicherungsabrechnung. Fahrtzeit gehört in die Arbeitszeiterfassung, Fahrtkosten in die Spesenabrechnung.
Fehler 3: Kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden
Ohne von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement müssen alle Spesen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 mit Einzelnachweis aufgeführt werden. Das bedeutet erheblichen administrativen Aufwand. Ein genehmigtes Reglement erlaubt die pauschale Deklaration unter Ziffer 13.1.2 und vereinfacht die Abrechnung massiv.
Fehler 4: GAV-Mindestansätze unterschreiten
Gilt ein allgemeinverbindlicher GAV, sind dessen Spesenansätze Mindeststandards. Ein internes Reglement mit tieferen Ansätzen ist nichtig, soweit es den GAV unterschreitet. Organisationen müssen prüfen, ob ein GAV anwendbar ist, und ihre Reglemente entsprechend anpassen.
Fehler 5: Spesen und Lohnzulagen vermischen
Nacht-, Wochenend- und Pikettzulagen sind Lohnbestandteile und unterliegen der AHV/IV/EO-Pflicht. Werden sie zusammen mit Spesen ausbezahlt und nicht getrennt ausgewiesen, drohen Nachforderungen der Ausgleichskasse. Die Lohnbuchhaltung muss Spesen und Zulagen in separaten Lohnarten führen.
Fehler 6: Pauschale Kilometerabrechnung ohne Routennachweis
Manche Organisationen zahlen eine monatliche Kilometerpauschale ohne Einzelnachweis der Fahrten. Bei einer Revision durch die ESTV oder die Ausgleichskasse werden solche Pauschalen als Lohnbestandteil qualifiziert. Jede Fahrt muss einzeln dokumentiert sein, auch wenn die Erstattung pauschal pro Kilometer erfolgt.
Fehler 7: Veraltete Kilometerpauschale im Reglement
Seit 1. Januar 2026 gilt der ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km. Reglemente mit dem alten Ansatz von CHF 0.70/km brauchen zwar keine neue Genehmigung, sollten aber zeitnah aktualisiert werden. Mitarbeitende haben bei einem genehmigten Reglement mit CHF 0.70 keinen automatischen Anspruch auf CHF 0.75 – es sei denn, der GAV schreibt den höheren Ansatz vor.
06.Häufige Fragen
Muss Spitex-Personal Fahrtkosten zwischen Klienten selbst tragen?
Nein. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die bei der Ausführung der Arbeit entstehen. Fahrtkosten zwischen Klientenbesuchen sind zwingend erstattungspflichtig. Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert oder nicht.
Was gilt für öffentliche Spitex-Organisationen im Vergleich zu privaten Anbietern?
Öffentliche und gemeinnützige Spitex-Organisationen unterstehen in der Regel dem GAV Spitex Schweiz oder einem kantonalen GAV, der Mindestansätze für Spesen festlegt. Private Anbieter sind nur an einen GAV gebunden, wenn dieser allgemeinverbindlich erklärt wurde. Ohne GAV-Bindung gelten die Mindestansprüche aus Art. 327a OR und das interne Spesenreglement.
Sind Parkgebühren bei Hausbesuchen erstattungsfähig?
Ja, Parkgebühren bei Hausbesuchen gelten als notwendige Auslagen im Sinne von Art. 327a OR und sind erstattungsfähig. Voraussetzung ist, dass kein kostenloser Parkplatz in zumutbarer Distanz verfügbar war. Die Parkgebühren müssen mit Beleg nachgewiesen werden und fallen nicht unter die Kleinspesenpauschale.
Wie wird ein ÖV-Abonnement als Spesen abgerechnet?
Wird ein ÖV-Abonnement sowohl beruflich als auch privat genutzt, ist nur der berufliche Anteil als Spesen erstattungsfähig. Der berufliche Anteil wird anhand der effektiven Nutzungstage berechnet. Übernimmt der Arbeitgeber das gesamte Abonnement, ist der private Anteil als geldwerter Vorteil im Lohnausweis zu deklarieren.
Müssen Spitex-Spesen im Lohnausweis erscheinen?
Bei einem von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement werden Pauschalspesen unter Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises deklariert, ohne Einzelnachweis. Ohne genehmigtes Reglement müssen alle Spesen unter Ziffer 13.1.1 mit Einzelbelegen aufgeführt werden. Effektive Spesen mit Beleg sind in beiden Fällen steuerfrei.
Gilt die Verpflegungspauschale auch bei halbtägigen Touren?
Die Verpflegungspauschale von CHF 30.– gilt nur, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter über die Mittagszeit im Aussendienst ist und nicht zumutbar zum Stützpunkt oder nach Hause zurückkehren kann. Bei halbtägigen Touren, die vor oder nach der Mittagszeit enden, besteht kein Anspruch auf die Pauschale.