Kommunikations- und Homeoffice-Spesen: Pauschalen, Belege, Lohnausweis
Internet, Telefon und Arbeitsmaterial im Homeoffice können anteilig als Spesen geltend gemacht werden – entweder pauschal nach ESTV oder effektiv mit Belegen. Die Grundlage bildet Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen zu ersetzen hat, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Gerade seit der Zunahme von Homeoffice-Modellen ist die korrekte Abgrenzung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung für Arbeitnehmende und HR-Abteilungen gleichermassen relevant.
01.Was zählt zu Kommunikationsspesen?
Kommunikationsspesen decken alle Kosten ab, die Arbeitnehmenden durch die geschäftliche Nutzung privater Kommunikationsmittel entstehen. Entscheidend ist, dass ein direkter Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit besteht. Der Arbeitgeber ist gemäss Art. 327a OR verpflichtet, diese Auslagen zu ersetzen, sofern sie notwendig und verhältnismässig sind.
- Telefon (Geschäftsanteil Privatanschluss): Wird das private Mobiltelefon oder der Festnetzanschluss regelmässig geschäftlich genutzt, kann der entsprechende Anteil an Abo- und Gesprächskosten als Spesen geltend gemacht werden.
- Internet (anteiliger Homeoffice-Anteil): Wer im Homeoffice arbeitet, darf den geschäftlichen Anteil des privaten Internetanschlusses abrechnen. Die Aufteilung richtet sich nach dem Homeoffice-Pensum im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit.
- Digitale Fachmedien und Abonnements: Kostenpflichtige Fachzeitschriften, Branchenportale oder beruflich notwendige Software-Abonnements gelten als erstattungsfähige Kommunikationsspesen, sofern sie für die Arbeit erforderlich sind.
- Arbeitsmaterial im Homeoffice: Druckerpapier, Toner, USB-Speicher und ähnliches Verbrauchsmaterial, das für die Arbeit zu Hause benötigt wird, fällt ebenfalls unter die erstattungsfähigen Auslagen.
Nicht erstattungsfähig sind Kosten, die keinen geschäftlichen Bezug haben. Dazu gehören Streaming-Dienste wie Netflix oder Spotify, private Social-Media-Nutzung, Gaming-Abonnements und der private Anteil von Telefon- und Internetkosten. Auch Hardware wie private Laptops oder Smartphones, die nicht vom Arbeitgeber angeordnet wurden, fallen in der Regel nicht unter die Spesenerstattung.
02.Pauschal- vs. Effektivmethode
Für die Abrechnung von Kommunikations- und Homeoffice-Spesen stehen zwei Methoden zur Verfügung. Die Wahl hängt davon ab, ob ein kantonal genehmigtes Spesenreglement vorliegt und wie hoch der administrative Aufwand sein soll.
Bei der Pauschalmethode legt der Arbeitgeber im Spesenreglement einen festen monatlichen Betrag für Kommunikationskosten fest. Dieses Reglement muss von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein und den SSK-Mustervorlagen entsprechen (Präzisierung 2026). Die Pauschale deckt den geschäftlichen Anteil von Telefon und Internet pauschal ab, ohne dass Einzelbelege eingereicht werden müssen. Typische Ansätze liegen bei CHF 20 bis CHF 50 pro Monat, je nach Funktion und Homeoffice-Anteil.
Bei der Effektivmethode reicht die arbeitnehmende Person die tatsächlichen Belege ein und dokumentiert den geschäftlichen Anteil. Der Arbeitgeber erstattet den nachgewiesenen Betrag. Diese Methode erfordert eine saubere Aufschlüsselung, etwa durch eine Aufstellung der geschäftlichen Telefonate oder eine Berechnung des Homeoffice-Anteils am Internetabo.
Vergleich Pauschal- und Effektivmethode
In der Praxis wählen die meisten KMU die Pauschalmethode, weil sie den administrativen Aufwand deutlich reduziert. Die Effektivmethode lohnt sich vor allem dann, wenn einzelne Mitarbeitende überdurchschnittlich hohe Kommunikationskosten haben, etwa im Aussendienst oder bei intensiver internationaler Telefonie.
Kommunikations- und Homeoffice-Spesen digital abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.ESTV-Ansätze für Kommunikation und Homeoffice 2026
Bei angeordnetem Homeoffice kann der Arbeitgeber neben den reinen Kommunikationskosten auch einen anteiligen Infrastrukturbeitrag erstatten. Dieser deckt den Anteil an Miete, Strom, Heizung und Internet ab, der durch die berufliche Nutzung des privaten Arbeitsplatzes entsteht. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung stellt oder das Homeoffice ausdrücklich anordnet.
Die ESTV anerkennt für 2026 folgende Grundsätze: Der Infrastrukturanteil wird anteilig nach Homeoffice-Tagen berechnet. Als Berechnungsbasis dient ein angemessener Anteil der effektiven Wohnkosten (Miete oder Eigenmietwert) für das als Büro genutzte Zimmer, zuzüglich Nebenkosten wie Strom und Heizung.
Beispielrechnung Homeoffice-Infrastruktur (angeordnetes Homeoffice, 60%-Pensum)
Diese Berechnung zeigt den Effektivansatz. Bei der Pauschalmethode wird stattdessen ein im Reglement festgelegter Monatsbetrag ausbezahlt, der die genannten Kosten pauschal abdeckt. Die Kleinspesen-Tagespauschale von CHF 20 pro Tag gemäss ESTV deckt dabei kleinere Auslagen wie Druckmaterial oder Bürobedarf ab, nicht aber Miete oder Internet.
Wichtig: Wer freiwillig im Homeoffice arbeitet und jederzeit einen Arbeitsplatz im Büro nutzen könnte, hat keinen Anspruch auf Infrastrukturentschädigung. Die Erstattungspflicht gemäss Art. 327a OR greift nur bei notwendigen Auslagen, also wenn das Homeoffice vom Arbeitgeber angeordnet oder vertraglich vereinbart ist.
04.Lohnausweis
Die korrekte Deklaration von Kommunikations- und Homeoffice-Spesen im Lohnausweis ist entscheidend, damit Arbeitnehmende keine steuerlichen Nachteile erleiden und der Arbeitgeber keine Korrekturen riskiert. Die Zuordnung hängt davon ab, ob die Spesen pauschal oder effektiv abgerechnet werden.
Deklaration im Lohnausweis nach Abrechnungsmethode
Bei einem kantonal genehmigten Spesenreglement genügt unter Ziffer 13.1.3 der Vermerk, dass ein genehmigtes Reglement vorliegt. Die einzelnen Pauschalbeträge müssen in diesem Fall nicht separat aufgeführt werden. Ohne genehmigtes Reglement sind sämtliche Pauschalzahlungen als Lohnbestandteil zu deklarieren und unterliegen der Sozialversicherungspflicht.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Gesamtes Internet-Abo als Spesen abrechnen
Viele Arbeitnehmende reichen die volle Monatsrechnung des Internetanbieters ein. Erstattungsfähig ist jedoch nur der geschäftliche Anteil, berechnet nach Homeoffice-Pensum und beruflicher Nutzung. Wer 60 Prozent im Homeoffice arbeitet, kann nicht 100 Prozent des Abos geltend machen.
Fehler 2: Homeoffice-Spesen ohne Anordnung des Arbeitgebers einfordern
Wer freiwillig von zu Hause arbeitet und jederzeit einen Büroarbeitsplatz nutzen könnte, hat keinen Anspruch auf Infrastrukturentschädigung. Die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR greift nur bei angeordnetem oder vertraglich vereinbartem Homeoffice.
Fehler 3: Pauschale ohne genehmigtes Spesenreglement auszahlen
Zahlt der Arbeitgeber eine monatliche Kommunikationspauschale ohne kantonal genehmigtes Reglement, gilt diese als Lohnbestandteil. Die Folge: Sozialversicherungsabzüge und Quellensteuer auf den gesamten Betrag. Das Reglement muss den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
Fehler 4: Streaming-Dienste als Kommunikationsspesen deklarieren
Netflix, Spotify oder YouTube Premium sind keine geschäftlichen Kommunikationskosten, auch wenn sie über denselben Internetanschluss laufen. Nur beruflich notwendige digitale Abonnements wie Fachzeitschriften oder Branchenportale sind erstattungsfähig.
Fehler 5: Falsche Ziffer im Lohnausweis verwenden
Werden pauschale Kommunikationsspesen versehentlich unter Ziffer 13.2 statt 13.1.3 deklariert, kann die Steuerbehörde eine Korrektur verlangen. Im schlimmsten Fall werden die Beträge als nicht genehmigt eingestuft und nachträglich als Lohn aufgerechnet.
06.Häufige Fragen
Was gilt, wenn ich 80 Prozent im Homeoffice arbeite?
Bei einem Homeoffice-Pensum von 80 Prozent berechnet sich der erstattungsfähige Anteil an Miete, Strom und Internet entsprechend auf 80 Prozent des Arbeitszimmeranteils. Voraussetzung ist, dass das Homeoffice vom Arbeitgeber angeordnet oder vertraglich vereinbart ist. Bei einem Internet-Abo von CHF 60 pro Monat und einem geschäftlichen Anteil von 50 Prozent ergibt sich eine Erstattung von CHF 24 pro Monat.
Können 100 Prozent des Internets als Spesen abgezogen werden?
Nein. Erstattungsfähig ist nur der geschäftliche Anteil, der sich aus dem Homeoffice-Pensum und der beruflichen Nutzungsintensität ergibt. Selbst bei 100 Prozent Homeoffice wird ein privater Nutzungsanteil angenommen, sodass in der Regel maximal 50 bis 70 Prozent des Abos als Spesen gelten.
Muss der Arbeitgeber Homeoffice-Spesen zahlen, wenn er kein Reglement hat?
Ja, die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR besteht unabhängig von einem Spesenreglement. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber die effektiven Kosten gegen Beleg erstatten. Eine steuerfreie Pauschale ist ohne Genehmigung der kantonalen Steuerverwaltung nicht möglich.
Zählt ein privater Drucker als Homeoffice-Spese?
Wenn der Arbeitgeber das Homeoffice anordnet und keinen Drucker zur Verfügung stellt, können die Anschaffungskosten eines Druckers als notwendige Auslage geltend gemacht werden. Verbrauchsmaterial wie Toner und Papier ist ebenfalls erstattungsfähig. Idealerweise wird die Anschaffung vorab mit dem Arbeitgeber abgesprochen.
Wie weise ich den geschäftlichen Anteil meiner Telefonrechnung nach?
Am einfachsten gelingt der Nachweis über eine Einzelverbindungsübersicht des Anbieters, auf der geschäftliche Gespräche markiert werden. Alternativ kann über einen repräsentativen Zeitraum von zwei bis drei Monaten ein Nutzungsprotokoll geführt und der Durchschnitt als Geschäftsanteil festgelegt werden.