Spesen nach OR 327a: Erstattungspflicht, Notwendigkeit, Grenzen

Art. 327a Abs. 1 OR lautet sinngemäss: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle Auslagen zu ersetzen, die diesem im Zusammenhang mit der Ausführung der Arbeit notwendig entstehen. Die Erstattung erfolgt grundsätzlich in dem Umfang, in dem die Auslagen tatsächlich angefallen sind. Art. 327a Abs. 2 OR ergänzt, dass bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Lebensunterhalt erforderlichen Aufwendungen als Auslagen gelten – etwa Verpflegung und Übernachtung auf Geschäftsreisen.

Die Norm gilt für alle privatrechtlichen Arbeitsverhältnisse in der Schweiz, unabhängig von Branche, Hierarchiestufe oder Beschäftigungsgrad. Auch befristete Verträge, Teilzeitanstellungen und Temporärarbeit fallen darunter. Öffentlich-rechtliche Anstellungen richten sich nach dem jeweiligen Personalrecht, das in der Regel analoge Bestimmungen enthält.

• Reisekosten: Fahrten mit dem Privatfahrzeug werden 2026 mit CHF 0.75 pro Kilometer entschädigt. Bahnfahrten gelten in der Regel zum Halbtax-Tarif als notwendig, sofern kein GA vorliegt.
• Verpflegung: Bei auswärtiger Arbeit beträgt die ESTV-Pauschale CHF 30.– pro Mahlzeit ohne Belegpflicht. Höhere Beträge sind nur mit Beleg erstattungsfähig.
• Übernachtung: Hotelkosten am auswärtigen Arbeitsort gelten als notwendige Auslage und sind vollständig zu erstatten, sofern die Rückreise unzumutbar wäre.
• Arbeitsmaterial und Kommunikation: Beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten, Fachliteratur oder Verbrauchsmaterial fallen ebenfalls unter Art. 327a OR.

Der Begriff «notwendig» ist das zentrale Abgrenzungskriterium in Art. 327a OR. Eine Auslage gilt als notwendig, wenn sie in einem direkten kausalen Zusammenhang mit der Arbeitsleistung steht und der Arbeitnehmer sie nicht vermeiden kann, ohne seine Arbeitspflicht zu verletzen. Massgebend ist ein objektiver Massstab: Hätte ein vernünftiger Arbeitnehmer in derselben Situation die Auslage ebenfalls getätigt?

In der Praxis entstehen Streitfälle häufig bei gemischter Nutzung. Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug 120 km zu einem Kunden und macht auf dem Rückweg einen privaten Umweg von 15 km. Notwendig im Sinne von Art. 327a OR sind nur die 120 km Hin- und Rückfahrt, also 240 km zu CHF 0.75, was CHF 180.– ergibt. Der private Umweg von 15 km ist nicht erstattungspflichtig. Arbeitgeber sollten solche Fälle im Spesenreglement klar regeln, um Diskussionen zu vermeiden.

Nein. Art. 327a OR ist gemäss Art. 362 OR eine relativ zwingende Bestimmung. Das bedeutet: Jede vertragliche Vereinbarung, die den Arbeitnehmer schlechter stellt als das Gesetz, ist nichtig. Eine Klausel im Arbeitsvertrag wie «Spesen sind im Lohn inbegriffen» ist daher unwirksam, sofern der Lohn nicht nachweislich einen klar ausgewiesenen und angemessenen Spesenanteil enthält.

Trotz der zwingenden Natur besteht Gestaltungsspielraum bei der Art der Erstattung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer dürfen vereinbaren, dass anstelle der effektiven Auslagen Pauschalen ausbezahlt werden. Voraussetzung ist, dass die Pauschale die tatsächlichen Kosten im Durchschnitt deckt. Die ESTV anerkennt Pauschalen nur dann als steuerfreie Spesenerstattung, wenn sie in einem von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement festgehalten sind.

Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und benötigen keine neue Genehmigung, solange keine weiteren Änderungen vorgenommen werden. Bei einer Neueinreichung oder Anpassung gilt der neue Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer.

Art. 327a OR steht nicht isoliert. Die Artikel 327b und 327c OR ergänzen die Spesenregelung um weitere Pflichten des Arbeitgebers. Zusammen bilden sie ein geschlossenes System, das sicherstellt, dass der Arbeitnehmer für die Ausübung seiner Arbeit weder eigenes Geld noch eigene Mittel einsetzen muss.

• Art. 327b OR – Arbeitsmittel: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die Werkzeuge, Geräte und das Material zur Verfügung stellen, die für die Arbeit erforderlich sind. Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis des Arbeitgebers eigene Mittel bereit, ist er dafür angemessen zu entschädigen. Diese Bestimmung ist ebenfalls relativ zwingend.
• Art. 327c OR – Vorschuss: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf einen angemessenen Vorschuss für die zu erwartenden Auslagen. Der Arbeitgeber kann diesen Anspruch nicht verweigern, wenn absehbar ist, dass dem Arbeitnehmer Kosten entstehen – etwa vor einer mehrtägigen Geschäftsreise.

In der Praxis ist besonders Art. 327c OR relevant: Muss ein Arbeitnehmer beispielsweise eine Geschäftsreise mit Flug und Hotel buchen, kann er vorab einen Vorschuss verlangen. Der Arbeitgeber darf ihn nicht darauf verweisen, die Kosten vorzustrecken und erst nach der Reise abzurechnen, wenn dies für den Arbeitnehmer eine unzumutbare finanzielle Belastung darstellt.