Spesen periodengerecht abgrenzen: Fristen, Rückstellungen und Buchung
Spesen die im alten Geschäftsjahr angefallen sind müssen auch dort verbucht werden – fehlende Abrechnungen erfordern Rückstellungen bis spätestens 31. Dezember. Dieses Prinzip der Periodenabgrenzung ergibt sich aus Art. 958b OR und betrifft jedes Schweizer Unternehmen, das einen ordnungsgemässen Jahresabschluss erstellen muss. Gerade bei KMU mit vielen Aussendienstmitarbeitenden oder projektbezogenen Reisekosten führt eine fehlende Abgrenzung regelmässig zu Korrekturen durch die Revisionsstelle oder zu Beanstandungen bei der Steuerveranlagung.
01.Was Periodenabgrenzung bei Spesen bedeutet
Das Schweizer Obligationenrecht verlangt in Art. 958b Abs. 1 OR, dass Aufwände und Erträge zeitlich abgegrenzt werden. Für Spesen heisst das konkret: Eine Geschäftsreise, die im Dezember stattfindet, muss als Aufwand im laufenden Geschäftsjahr erscheinen – auch wenn der Mitarbeitende die Abrechnung erst im Januar einreicht. Massgebend ist der Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung, nicht das Datum der Einreichung oder Auszahlung.
Ohne korrekte Periodenabgrenzung entsteht ein verzerrtes Steuerbild. Der Aufwand fehlt im alten Jahr, was den steuerbaren Gewinn künstlich erhöht. Im Folgejahr erscheint er dann als zusätzlicher Aufwand und drückt den Gewinn nach unten. Bei Unternehmen mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr betrifft dies den Stichtag 31. Dezember. Für abweichende Geschäftsjahre gelten die gleichen Grundsätze am jeweiligen Bilanzstichtag.
In der Praxis betrifft die Abgrenzung vor allem drei Kategorien: noch nicht eingereichte Spesenabrechnungen, bereits eingereichte aber noch nicht ausbezahlte Spesen sowie Kreditkartenabrechnungen, deren Belastung erst im Folgemonat erfolgt. Für alle drei Fälle muss die Buchhaltung am Stichtag eine Abgrenzungsbuchung oder Rückstellung vornehmen.
02.Fristen für die Einreichung zum Jahresabschluss
Das OR schreibt keine explizite Frist vor, bis wann Mitarbeitende ihre Spesen einreichen müssen. Diese Frist muss das Unternehmen im Spesenreglement selbst definieren. Bewährt hat sich eine gestaffelte Fristenregelung, die sowohl den Mitarbeitenden als auch der Buchhaltung genügend Zeit lässt.
Empfohlene Fristen für die Speseneinreichung zum Jahresabschluss
Die Frist 30. November ist kein gesetzliches Datum, sondern eine Best Practice. Unternehmen mit wenigen Spesenpositionen können auch den 15. Dezember als Einreichungsfrist wählen. Entscheidend ist, dass zwischen Einreichungsfrist und Bilanzstichtag genügend Zeit für Prüfung und Verbuchung bleibt. Die gewählte Frist sollte im Spesenreglement verankert und den Mitarbeitenden rechtzeitig kommuniziert werden – idealerweise per Rundschreiben Anfang November.
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Mehr erfahren →03.Wie Rückstellungen für nicht eingereichte Spesen bilden
Sind am 31. Dezember noch Spesenabrechnungen ausstehend, muss die Buchhaltung eine Rückstellung bilden. Die Höhe basiert auf einer Schätzung. Grundlage dafür sind Erfahrungswerte aus Vorjahren, bekannte Reisen oder Projekte im Dezember sowie die Anzahl der Mitarbeitenden, die erfahrungsgemäss spät einreichen.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit 20 Aussendienstmitarbeitenden weiss aus Erfahrung, dass jeweils 4 bis 5 Personen ihre Dezember-Spesen erst im Januar einreichen. Der durchschnittliche Monatsbetrag pro Person liegt bei CHF 800. Die Rückstellung beträgt somit rund CHF 4 000 (5 Personen mal CHF 800).
Buchungssätze für Spesenrückstellungen
Die Rückstellung wird auf einem kurzfristigen Rückstellungskonto geführt, da die Auflösung innerhalb weniger Wochen erfolgt. Im Kontenrahmen KMU ist dies typischerweise das Konto 2330 (Kurzfristige Rückstellungen). Der Aufwand wird auf dem regulären Spesenkonto verbucht, beispielsweise 6500 (Reisespesen) oder 6510 (Repräsentationsaufwand). So erscheint der Aufwand im richtigen Geschäftsjahr.
04.Was bei verspätet eingereichten Spesen nach dem Jahresabschluss gilt
Reicht ein Mitarbeitender Spesen aus dem Vorjahr erst nach dem Jahresabschluss ein, hängt die buchhalterische Behandlung davon ab, ob eine Rückstellung gebildet wurde oder nicht. In beiden Fällen bleibt der Erstattungsanspruch des Mitarbeitenden gemäss Art. 327a OR bestehen – die Frage ist nur, wie die Verbuchung erfolgt.
- Rückstellung vorhanden: Die Rückstellung wird aufgelöst und der effektive Betrag verbucht. Ist die Rückstellung höher als die tatsächlichen Spesen, entsteht ein ausserordentlicher Ertrag. Ist sie tiefer, wird die Differenz als Aufwand im Folgejahr erfasst.
- Keine Rückstellung gebildet: Die Spesen werden vollständig im Folgejahr als ausserordentlicher Aufwand verbucht. Dies ist buchhalterisch korrekt, verzerrt aber das Ergebnis des Folgejahres und kann bei der Revisionsstelle Fragen aufwerfen.
- Jahresabschluss noch nicht genehmigt: Solange die Generalversammlung den Jahresabschluss noch nicht genehmigt hat, kann die Buchhaltung den Abschluss nachträglich anpassen. In diesem Fall werden die Spesen noch im korrekten Geschäftsjahr verbucht.
Aus steuerlicher Sicht ist die Verbuchung im Folgejahr als ausserordentlicher Aufwand grundsätzlich zulässig, sofern der Betrag nicht wesentlich ist. Bei erheblichen Beträgen – etwa wenn ein ganzes Projektteam Spesen über CHF 10 000 nachreicht – kann die Steuerbehörde eine Korrektur im Vorjahr verlangen. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Rücksprache mit der Revisionsstelle oder dem Steuerberater.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Keine Einreichungsfrist im Spesenreglement definiert
Ohne klare Frist im Spesenreglement haben Mitarbeitende keinen verbindlichen Termin und reichen Spesen oft erst Wochen nach dem Bilanzstichtag ein. Die Buchhaltung kann dann weder sauber abgrenzen noch verlässliche Rückstellungen bilden. Definieren Sie im Reglement eine Frist – idealerweise 30. November – und kommunizieren Sie diese jährlich aktiv.
Fehler 2: Rückstellungen pauschal auf null gesetzt
Manche Unternehmen verzichten auf Rückstellungen mit der Begründung, die Beträge seien unwesentlich. Bei einer Prüfung durch die Revisionsstelle oder die Steuerbehörde kann dies beanstandet werden, insbesondere wenn im Januar regelmässig grössere Nachzügler-Abrechnungen eingehen. Dokumentieren Sie die Schätzungsgrundlage schriftlich, auch wenn der Betrag gering ausfällt.
Fehler 3: Kreditkartenabrechnungen vom Dezember vergessen
Firmenkreditkarten werden oft erst im Januar belastet, obwohl die Ausgaben im Dezember getätigt wurden. Diese Beträge fehlen dann in der Periodenabgrenzung. Prüfen Sie vor dem Stichtag alle offenen Kreditkartentransaktionen und grenzen Sie diese als passive Rechnungsabgrenzung ab.
Fehler 4: Rückstellung nicht aufgelöst nach Einreichung
Eine gebildete Rückstellung muss nach Eingang der effektiven Spesenabrechnung aufgelöst werden. Bleibt sie stehen, wird der Aufwand doppelt erfasst – einmal über die Rückstellung und einmal über die tatsächliche Verbuchung. Führen Sie eine Kontrollliste aller offenen Rückstellungen und gleichen Sie diese monatlich ab.
Fehler 5: Verspätete Spesen ohne Kennzeichnung als periodenfremd verbucht
Werden Vorjahres-Spesen im Folgejahr auf dem regulären Aufwandkonto verbucht, vermischen sich periodenfremde und laufende Aufwände. Dies erschwert den Jahresvergleich und kann bei der Budgetkontrolle zu Fehlschlüssen führen. Verbuchen Sie solche Beträge separat als ausserordentlichen oder periodenfremden Aufwand.
06.Häufige Fragen
Was passiert, wenn erhebliche Spesen erst im Januar eingehen?
Wurde eine Rückstellung gebildet, wird diese aufgelöst und die Differenz als ausserordentlicher Ertrag oder Aufwand verbucht. Ohne Rückstellung erscheinen die Spesen als ausserordentlicher Aufwand im Folgejahr. Bei wesentlichen Beträgen über CHF 10 000 sollten Sie prüfen, ob der Jahresabschluss noch nicht genehmigt ist und eine nachträgliche Anpassung möglich wäre.
Muss ich für jeden einzelnen Mitarbeitenden eine separate Rückstellung bilden?
Nein, in der Praxis genügt eine Gesamtrückstellung auf Basis einer Schätzung. Dokumentieren Sie die Berechnungsgrundlage – etwa Anzahl Personen mit ausstehenden Abrechnungen multipliziert mit dem durchschnittlichen Monatsbetrag. Eine Einzelbewertung ist nur bei aussergewöhnlich hohen Beträgen sinnvoll.
Gilt die Einreichungsfrist 30. November auch für Teilzeitangestellte?
Die Einreichungsfrist gilt für alle Mitarbeitenden gleichermassen, unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Entscheidend ist, was im Spesenreglement steht. Teilzeitangestellte mit geringem Spesenvolumen können allenfalls eine vereinfachte Quartalsabrechnung nutzen, sofern das Reglement dies vorsieht.
Wie gehe ich mit Spesen um, die über den Jahreswechsel laufen – etwa einer Geschäftsreise vom 30. Dezember bis 3. Januar?
Die Spesen werden anteilig auf beide Geschäftsjahre aufgeteilt. Hotel- und Verpflegungskosten vom 30. und 31. Dezember gehören ins alte Jahr, die Kosten ab 1. Januar ins neue. Bei der Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer wird die Hin- und Rückfahrt dem jeweiligen Reisetag zugeordnet.
Kann ein Mitarbeitender Spesen aus dem Vorjahr ablehnen lassen, weil die Frist verstrichen ist?
Nein. Der Erstattungsanspruch nach Art. 327a OR ist zwingend und kann weder durch Reglement noch durch Fristablauf aufgehoben werden. Das Unternehmen muss die Spesen erstatten. Die interne Einreichungsfrist dient der Buchhaltung, nicht der Begrenzung des Anspruchs. Disziplinarische Massnahmen bei wiederholter Verspätung sind jedoch zulässig.