Häufige Beanstandungen bei Spesen in der Revision: Reglement, Pauschalen, Belege

Kantonale Steuerrevisoren prüfen die Spesenpraxis eines Unternehmens anhand des genehmigten Spesenreglements, der Lohnausweise und der Belegdokumentation. Die Beanstandungen betreffen in der Praxis fast immer dieselben vier Bereiche.

• Kein genehmigtes Spesenreglement: Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement fehlt die Rechtsgrundlage für steuerfreie Pauschalspesen. Revisoren qualifizieren in diesem Fall sämtliche Pauschalen als steuerpflichtigen Lohn um. Seit 2026 müssen Reglemente zudem inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
• Pauschalspesen ohne Reglementbasis: Manche Unternehmen zahlen Pauschalen aus, die im Reglement nicht vorgesehen sind oder deren Höhe die genehmigten Ansätze übersteigt. Beispiel: Ein Unternehmen zahlt CHF 25 pro Tag als Kleinspesenpauschale, obwohl das Reglement nur CHF 20 vorsieht. Die Differenz von CHF 5 pro Tag wird als Lohn aufgerechnet.
• Falsche Ziffer im Lohnausweis: Pauschalspesen gehören in Ziffer 13.2.1 des Lohnausweises, effektive Spesen in Ziffer 13.1.1. Eine Verwechslung führt dazu, dass die Steuerbehörde die Beträge nicht korrekt zuordnen kann und eine Korrektur samt Nachdeklaration verlangt. Zusätzlich muss bei einem genehmigten Spesenreglement das Kreuz in Ziffer 15 (Bemerkungen) gesetzt werden.
• Veraltete Ansätze im Reglement: Reglemente, die noch mit der alten Kilometerpauschale von CHF 0.70 statt der seit 1.1.2026 geltenden CHF 0.75 pro Kilometer rechnen, sind zwar weiterhin gültig und brauchen keine neue Genehmigung. Revisoren beanstanden jedoch Reglemente, deren Pauschalen die aktuellen ESTV-Ansätze übersteigen oder die inhaltlich nicht mehr den SSK-Mustervorlagen entsprechen.

AHV-Revisoren der Ausgleichskassen prüfen, ob Spesenzahlungen tatsächlich Auslagenersatz darstellen oder verdeckten Lohn. Die Rechtsgrundlage bildet Art. 7 AHVV, wonach nur tatsächlicher Auslagenersatz von der AHV-Beitragspflicht befreit ist. Die Konsequenzen einer Beanstandung sind erheblich: Nachzahlungen von Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträgen inklusive 5 Prozent Verzugszins, rückwirkend für bis zu fünf Jahre.

• Pauschalspesen als AHV-pflichtiger Lohn qualifiziert: Fehlt ein genehmigtes Spesenreglement, behandelt die Ausgleichskasse sämtliche Pauschalspesen als massgebenden Lohn gemäss Art. 5 Abs. 2 AHVG. Bei einem Mitarbeitenden mit CHF 500 monatlicher Pauschale ergibt sich über fünf Jahre eine Nachforderung von rund CHF 3'225 an AHV/IV/EO-Beiträgen (10.75 Prozent auf CHF 30'000) zuzüglich Verzugszinsen.
• Repräsentationsspesen über der Limite: Repräsentationsspesen, die 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6'000 pro Jahr oder das absolute Maximum von CHF 24'000 pro Jahr übersteigen, werden anteilig als AHV-pflichtiger Lohn nachqualifiziert. AHV-Revisoren gleichen die deklarierten Beträge systematisch mit den Lohnausweisen ab.
• Naturalgeschenke nicht deklariert: Seit 2026 gilt für Naturalgeschenke eine Freigrenze von CHF 600 pro Kalenderjahr. Übersteigt der Gesamtwert aller Geschenke an einen Mitarbeitenden diese Grenze, ist der gesamte Betrag AHV-pflichtig. Häufig fehlt die Deklaration vollständig, weil Geschenke wie Weihnachtspakete oder Jubiläumsgaben nicht als Lohnbestandteil erfasst werden.

Die meisten Beanstandungen lassen sich mit einem systematischen Vorgehen verhindern. Entscheidend ist, dass die Spesenpraxis nicht nur einmalig korrekt aufgesetzt, sondern laufend überprüft wird. Die folgenden vier Massnahmen decken die häufigsten Schwachstellen ab.

• Jährlicher Compliance-Check: Prüfen Sie einmal jährlich, ob Ihr Spesenreglement den aktuellen ESTV-Ansätzen und SSK-Mustervorlagen entspricht. Kontrollieren Sie insbesondere Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Repräsentationslimiten. Dokumentieren Sie das Ergebnis der Prüfung schriftlich.
• Reglement aktuell halten: Reichen Sie bei inhaltlichen Änderungen das überarbeitete Reglement erneut bei der kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung ein. Rein formale Anpassungen wie die Aktualisierung der Kilometerpauschale von CHF 0.70 auf CHF 0.75 erfordern keine neue Genehmigung, sofern das Reglement bereits genehmigt ist.
• Belegarchiv revisionssicher führen: Gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) müssen Belege während zehn Jahren aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen unveränderbar gespeichert sein und jederzeit lesbar reproduziert werden können. Ein revisionssicheres Archiv bedeutet: Originalbelege oder gleichwertige digitale Kopien, chronologisch geordnet, mit Zuordnung zur Spesenabrechnung.
• Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe: Jede Spesenabrechnung sollte von einer zweiten Person geprüft und freigegeben werden. Das Vier-Augen-Prinzip verhindert nicht nur Fehler, sondern dokumentiert gegenüber Revisoren auch ein funktionierendes internes Kontrollsystem. Besonders wichtig ist dies bei Spesenabrechnungen der Geschäftsleitung, die erfahrungsgemäss häufiger beanstandet werden.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht den Nutzen: Ein KMU mit 20 Mitarbeitenden und monatlichen Pauschalspesen von CHF 400 pro Person riskiert bei fehlendem Reglement eine AHV-Nachforderung von rund CHF 51'600 für fünf Jahre (20 Personen mal CHF 400 mal 12 Monate mal 5 Jahre mal 10.75 Prozent), zuzüglich Verzugszinsen. Ein jährlicher Compliance-Check kostet einen Bruchteil davon.