Spesen: Selbständige vs. Arbeitnehmer – Rechtsgrundlage, Abzug, AHV
Selbständige machen Geschäftsaufwand direkt in der Buchhaltung geltend – nicht als Spesenformular beim Arbeitgeber; steuerliche Behandlung und Abzugsfähigkeit unterscheiden sich grundlegend. Wer den Schritt in die Selbständigkeit wagt oder neben einer Anstellung freiberuflich arbeitet, muss die unterschiedlichen Mechanismen kennen. Diese Seite stellt die beiden Systeme gegenüber und zeigt, worauf es bei gemischten Situationen ankommt.
01.Grundlegende Unterschiede
Die Spesenbehandlung hängt in der Schweiz davon ab, ob eine Person als Arbeitnehmerin oder als Selbständigerwerbende tätig ist. Beide Systeme verfolgen dasselbe Ziel – geschäftlich notwendige Auslagen sollen das Einkommen nicht schmälern –, doch der Weg dorthin ist grundverschieden. Die folgende Tabelle fasst die zentralen Unterschiede zusammen.
Spesen im Vergleich: Arbeitnehmer vs. Selbständige
Ein wesentlicher Unterschied betrifft die Beweislast: Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber gegenüber belegen, dass eine Auslage geschäftlich notwendig war. Selbständige müssen dieselbe Nachweispflicht gegenüber der Steuerbehörde erfüllen – allerdings ohne die Filterfunktion eines Arbeitgebers, der Abrechnungen prüft und freigibt.
02.Selbständige: Was als Geschäftsaufwand gilt
Selbständigerwerbende haben keinen Arbeitgeber, der Auslagen erstattet. Stattdessen verbuchen sie jeden betrieblich notwendigen Aufwand direkt in der Erfolgsrechnung. Art. 27 Abs. 1 DBG erlaubt den Abzug aller geschäftsmässig begründeten Kosten – also jener Ausgaben, die für die Erzielung des Einkommens notwendig oder üblich sind.
- Fahrtkosten: Effektive Kosten für Geschäftsfahrten (Treibstoff, Abschreibung, Versicherung). Ein pauschaler Kilometeransatz wie CHF 0.75/km gilt nur im Arbeitsverhältnis mit genehmigtem Reglement – Selbständige rechnen effektiv ab.
- Verpflegung und Übernachtung: Geschäftsreisen mit Hotelübernachtung und auswärtiger Verpflegung werden zum effektiven Betrag verbucht. Ein Privatanteil für Mahlzeiten, die ohnehin angefallen wären, ist herauszurechnen.
- Büro und Arbeitsmittel: Miete für Geschäftsräume, IT-Infrastruktur, Fachliteratur und Büromaterial sind vollständig abzugsfähig, sofern sie ausschliesslich geschäftlich genutzt werden.
- Repräsentation und Kundenakquise: Geschäftsessen, Kundengeschenke und Messebesuche sind abzugsfähig, müssen aber verhältnismässig und dokumentiert sein. Die Steuerbehörde prüft bei auffällig hohen Beträgen genauer.
- Weiterbildung: Kosten für berufsbezogene Weiterbildung sind als Geschäftsaufwand abzugsfähig, sofern ein direkter Zusammenhang mit der selbständigen Tätigkeit besteht.
Ein Beispiel: Eine selbständige Grafikdesignerin fährt mit dem Privatauto zu einem Kundentermin (120 km retour), bezahlt ein Mittagessen für CHF 35 und kauft unterwegs Druckerpapier für CHF 45. Sie verbucht die effektiven Autokosten (anteilig nach Geschäftskilometern), die CHF 35 Verpflegung abzüglich Privatanteil und die CHF 45 Büromaterial in ihrer Buchhaltung. All diese Beträge mindern ihren steuerbaren Reingewinn – und damit auch die AHV-Beitragsbasis.
Spesenabrechnung für Arbeitnehmer digital abwickeln mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Arbeitnehmer: Spesenerstattung durch den Arbeitgeber
Art. 327a OR ist zwingend: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle Auslagen ersetzen, die für die Ausführung der Arbeit notwendig entstehen. Diese Pflicht kann vertraglich nicht wegbedungen werden. In der Praxis geschieht die Erstattung auf zwei Wegen.
- Effektivspesen: Der Arbeitnehmer reicht Belege ein und erhält den tatsächlichen Betrag zurück. Jede Ausgabe muss mit einer Quittung oder Rechnung belegt werden.
- Pauschalspesen: Der Arbeitgeber zahlt feste Beträge ohne Einzelbelege – etwa CHF 0.75/km für Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug oder CHF 30 pro Tag für auswärtige Verpflegung. Voraussetzung ist ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement.
Korrekt erstattete Spesen erscheinen auf dem Lohnausweis in Ziffer 13 und sind weder lohnsteuer- noch AHV-pflichtig. Ohne genehmigtes Spesenreglement gelten Pauschalzahlungen als Lohnbestandteil und werden entsprechend besteuert. Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen, damit die Steuerverwaltung sie genehmigt.
Gängige Pauschalansätze 2026 (mit genehmigtem Reglement)
Bereits genehmigte Reglemente, die noch den früheren Ansatz von CHF 0.70/km enthalten, brauchen keine neue Genehmigung – der höhere Ansatz von CHF 0.75 gilt ab 1. Januar 2026 automatisch für neue Reglemente.
04.Gemischte Situationen: Angestellt und selbständig zugleich
Viele Erwerbstätige in der Schweiz kombinieren eine Anstellung mit einer selbständigen Nebentätigkeit – etwa als Freelancer, Beraterin oder Kursleiter. In dieser Konstellation gelten beide Systeme parallel, und die saubere Abgrenzung ist entscheidend.
- Getrennte Aufwanderfassung: Ausgaben, die im Rahmen der Anstellung anfallen, werden über das Spesenformular beim Arbeitgeber eingereicht. Ausgaben für die selbständige Tätigkeit werden in der eigenen Buchhaltung verbucht. Eine Vermischung führt zu Problemen bei der Steuerprüfung.
- Keine doppelte Geltendmachung: Dieselbe Ausgabe darf nicht gleichzeitig vom Arbeitgeber erstattet und in der Buchhaltung der selbständigen Tätigkeit abgezogen werden. Die Steuerbehörde gleicht Lohnausweis und Steuererklärung ab.
- AHV-Beiträge auf zwei Schienen: Auf dem Lohn aus der Anstellung zieht der Arbeitgeber AHV-Beiträge ab. Auf dem Reingewinn aus der selbständigen Tätigkeit zahlt die Person selbst AHV-Beiträge – nach Abzug des Geschäftsaufwands.
- Steuererklärung: Das Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit wird im Lohnausweis deklariert. Das Einkommen aus selbständiger Tätigkeit wird separat im Formular für Selbständigerwerbende erfasst, inklusive aller Geschäftsaufwände.
Ein konkretes Beispiel: Ein IT-Spezialist arbeitet 60 % als Angestellter und betreibt daneben eine Einzelfirma für Webentwicklung. Für eine Geschäftsreise im Rahmen seiner Anstellung reicht er die Hotelrechnung (CHF 180) beim Arbeitgeber ein. Für einen Kundenbesuch seiner Einzelfirma am selben Tag verbucht er die Zugfahrt (CHF 54) in seiner Buchhaltung. Beide Beträge werden korrekt behandelt – aber nur, wenn sie dem richtigen Erwerbszweig zugeordnet sind.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalen als Selbständige anwenden
Selbständige übernehmen manchmal die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km oder die Verpflegungspauschale von CHF 30/Tag aus einem Spesenreglement. Diese Ansätze gelten ausschliesslich im Arbeitsverhältnis mit genehmigtem Reglement. Selbständige müssen den effektiven Aufwand verbuchen und belegen.
Fehler 2: Geschäftsaufwand und Spesen vermischen
Wer gleichzeitig angestellt und selbständig ist, ordnet Ausgaben gelegentlich dem falschen Erwerbszweig zu. Die Steuerbehörde prüft bei Veranlagung, ob die Aufwände im Formular SE mit dem Lohnausweis konsistent sind. Unstimmigkeiten führen zu Aufrechnungen und Nachsteuern.
Fehler 3: Privatanteil bei Geschäftsaufwand nicht ausscheiden
Selbständige verbuchen bisweilen die gesamten Kosten eines gemischt genutzten Fahrzeugs oder Homeoffice als Geschäftsaufwand. Die Steuerbehörde verlangt eine nachvollziehbare Aufteilung in Geschäfts- und Privatanteil. Fehlt diese, wird der Abzug pauschal gekürzt.
Fehler 4: Spesenerstattung ohne genehmigtes Reglement als steuerfrei behandeln
Arbeitgeber zahlen Pauschalspesen aus, ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement zu besitzen. In diesem Fall gelten die Pauschalen als Lohnbestandteil und sind steuer- sowie AHV-pflichtig. Das genehmigte Reglement muss vor der ersten Auszahlung vorliegen.
Fehler 5: Belege nicht aufbewahren
Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbständige unterschätzen die Aufbewahrungspflicht. Für Selbständige gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gemäss Art. 958f OR. Fehlende Belege führen bei einer Revision dazu, dass Abzüge nicht anerkannt werden.
06.Häufige Fragen
Was gilt, wenn ich 50 % angestellt und 50 % selbständig bin?
Beide Systeme laufen parallel. Für die Anstellung reichen Sie Spesen beim Arbeitgeber ein (Art. 327a OR). Für die selbständige Tätigkeit verbuchen Sie Geschäftsaufwand in Ihrer Buchhaltung und deklarieren ihn in der Steuererklärung. Jede Ausgabe darf nur einmal und beim richtigen Erwerbszweig geltend gemacht werden.
Kann ich als Selbständiger die Kilometerpauschale von CHF 0.75 verwenden?
Nein. Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km gilt nur für Arbeitnehmer mit genehmigtem Spesenreglement. Selbständige müssen die effektiven Fahrzeugkosten verbuchen – also Treibstoff, Versicherung, Abschreibung und Unterhalt, aufgeteilt nach Geschäfts- und Privatanteil.
Muss ich als Selbständiger Belege für jede Ausgabe aufbewahren?
Ja. Art. 958f OR schreibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor. Ohne Belege erkennt die Steuerbehörde den Geschäftsaufwand bei einer Prüfung nicht an. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Originalbeleg vollständig und unverändert wiedergeben.
Sind Spesen bei Selbständigen AHV-pflichtig?
Nicht direkt. Der Geschäftsaufwand mindert den Reingewinn, und auf diesen Reingewinn zahlen Selbständige AHV-Beiträge. Je höher der anerkannte Aufwand, desto tiefer die AHV-Beitragsbasis. Bei Arbeitnehmern hingegen sind korrekt erstattete Spesen komplett AHV-frei.
Wie behandle ich als GmbH-Geschäftsführer meine Spesen?
Als Geschäftsführer einer GmbH oder AG sind Sie in der Regel angestellt – auch wenn Sie Gesellschafter sind. Es gelten die Regeln für Arbeitnehmer: Spesenerstattung durch die Gesellschaft gemäss Art. 327a OR, idealerweise mit genehmigtem Spesenreglement. Die Spesen erscheinen auf Ihrem Lohnausweis.