Spesen in der Steuererklärung: Pauschalabzug, effektive Kosten, Belege
Nicht erstattete Berufskosten kann der Arbeitnehmer in der Steuererklärung abziehen – entweder als Pauschalabzug oder als effektive Kosten mit Belegen. Die gesetzliche Grundlage bilden Art. 25 und 26 DBG auf Bundesebene sowie die jeweiligen kantonalen Steuergesetze. Entscheidend ist, dass nur jene Auslagen abzugsfähig sind, die der Arbeitgeber nicht bereits vergütet hat – ein Blick auf den Lohnausweis (Ziffer 13) klärt, was bereits abgegolten ist.
01.Was kann der Arbeitnehmer in der Steuererklärung abziehen?
Gemäss Art. 26 DBG dürfen Arbeitnehmer die notwendigen Kosten für die Ausübung ihres Berufs vom steuerbaren Einkommen abziehen, sofern der Arbeitgeber diese nicht übernommen hat. Der Grundsatz lautet: Jede Ausgabe, die beruflich veranlasst und nicht privat motiviert ist, kommt als Abzug in Frage. Dabei gilt eine klare Abgrenzung zu den Spesenvergütungen des Arbeitgebers – was bereits erstattet wurde, darf nicht doppelt abgezogen werden.
- Fahrkosten: Kosten für den Arbeitsweg mit öffentlichem Verkehr oder Privatfahrzeug (CHF 0.75/km ab 2026). Bei der direkten Bundessteuer ist der Abzug auf CHF 3'200 pro Jahr begrenzt; kantonal gelten teils andere Obergrenzen.
- Verpflegungsmehrkosten: Wer am Arbeitsort keine vergünstigte Verpflegungsmöglichkeit hat, kann einen Pauschalabzug von CHF 3'200 pro Jahr geltend machen. Bei vergünstigter Kantine reduziert sich der Abzug auf CHF 1'600.
- Übrige Berufskosten: Dazu zählen Fachliteratur, Berufskleider, Werkzeuge, Homeoffice-Kosten und Weiterbildung. Der Pauschalabzug beträgt 3 % des Nettolohns (mind. CHF 2'000, max. CHF 4'000 bei der Bundessteuer).
- Weiterbildungskosten: Kosten für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung sind bis CHF 12'000 pro Jahr abzugsfähig (Art. 26 Abs. 1 lit. d DBG). Voraussetzung: Die Weiterbildung steht in direktem Zusammenhang mit der aktuellen oder einer angestrebten beruflichen Tätigkeit.
- Nicht erstattete Reisekosten: Geschäftsreisen, die der Arbeitgeber nicht vergütet hat, können als effektive Kosten abgezogen werden – etwa Bahntickets, Hotelübernachtungen oder Kilometergeld.
Hat der Arbeitgeber im Lohnausweis unter Ziffer 13 bereits Spesenvergütungen deklariert, sind diese Beträge steuerlich abgegolten. Konkret: Steht in Ziffer 13.1 eine effektive Spesenerstattung oder in Ziffer 13.2 eine Pauschalentschädigung, darf der Arbeitnehmer denselben Kostentyp nicht nochmals in der Steuererklärung abziehen. Nur die Differenz zwischen tatsächlichen Auslagen und erhaltener Vergütung ist abzugsfähig.
02.Pauschalabzug vs. effektive Kosten
Für die übrigen Berufskosten (Fachliteratur, Berufskleider, Werkzeuge, Homeoffice etc.) haben Arbeitnehmer die Wahl zwischen dem Pauschalabzug und dem Nachweis der effektiven Kosten. Die Pauschale ist unkompliziert und erfordert keine Belege. Wer jedoch hohe berufliche Auslagen hat, fährt mit dem effektiven Abzug besser – muss dann aber sämtliche Kosten lückenlos belegen können.
Vergleich Pauschalabzug und effektiver Abzug (direkte Bundessteuer)
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Wahl: Bei einem Nettolohn von CHF 80'000 beträgt der Pauschalabzug CHF 2'400 (3 % von CHF 80'000). Hat der Arbeitnehmer tatsächlich CHF 5'800 für Fachliteratur, ein Homeoffice-Büro und Berufskleider ausgegeben, spart der effektive Abzug CHF 3'400 mehr an steuerbarem Einkommen. Wichtig: Wer den effektiven Abzug wählt, muss alle Positionen belegen – nicht nur die grössten. Eine Mischung aus Pauschale und effektiven Kosten ist innerhalb derselben Kategorie nicht zulässig.
Für Fahrkosten und Verpflegung gelten eigene Pauschalen, die unabhängig von der Wahl bei den übrigen Berufskosten beansprucht werden können. Es ist also möglich, bei den Fahrkosten die Pauschale zu nutzen und bei den übrigen Berufskosten die effektiven Auslagen geltend zu machen.
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Mehr erfahren →03.Welche Belege braucht man für die Steuererklärung?
Wer den effektiven Abzug wählt, muss die Berufskosten auf Verlangen des Steueramts vollständig nachweisen können. Die Belege müssen nicht zwingend mit der Steuererklärung eingereicht werden – das Steueramt kann sie aber jederzeit im Veranlagungsverfahren anfordern. Fehlende Belege führen dazu, dass der entsprechende Abzug gestrichen und stattdessen nur die Pauschale gewährt wird.
- Originalquittungen und Rechnungen: Für jede geltend gemachte Ausgabe sollte eine Originalrechnung oder Quittung vorhanden sein. Digitale Kopien (Scans, Fotos) werden von den meisten Kantonen akzeptiert, sofern sie lesbar und vollständig sind.
- Fahrtenbuch oder ÖV-Abonnement: Für Fahrkosten mit dem Privatfahrzeug ist ein Fahrtenbuch der beste Nachweis. Bei Nutzung des öffentlichen Verkehrs genügt die Kopie des Abonnements oder der Einzelbillette.
- Kursbestätigungen und Diplome: Weiterbildungskosten erfordern neben der Rechnung auch eine Bestätigung über den beruflichen Bezug der Ausbildung – etwa ein Kursprogramm oder eine Bestätigung des Arbeitgebers.
- Aufstellung der Kosten: Eine übersichtliche Zusammenstellung aller Berufskosten nach Kategorie erleichtert die Veranlagung erheblich. Viele Kantone stellen dafür eigene Formulare oder Beiblätter zur Verfügung.
Die Aufbewahrungspflicht für Belege beträgt in der Regel zehn Jahre, da das Steueramt innerhalb der Nachsteuerfrist Belege nachfordern kann. Ist ein Beleg verloren gegangen, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag und Zweck der Ausgabe akzeptiert werden – dies liegt jedoch im Ermessen der Veranlagungsbehörde. Regelmässiges Fotografieren von Belegen direkt nach dem Kauf schützt vor Datenverlust durch verblasste Thermopapier-Quittungen.
04.Kantonale Unterschiede bei Berufskosten-Abzug
Die direkte Bundessteuer gibt den Rahmen vor, doch die Kantone setzen eigene Pauschalen und Höchstbeträge fest. Massgebend ist immer der Wohnkanton des Arbeitnehmers – nicht der Sitz des Arbeitgebers. Wer in Zürich wohnt und in Bern arbeitet, deklariert nach Zürcher Steuerrecht.
Ausgewählte kantonale Unterschiede bei Berufskosten (Steuerjahr 2025/2026)
Besonders bei den Fahrkosten zeigen sich deutliche Unterschiede: Während die Bundessteuer den Abzug auf CHF 3'200 begrenzt, kennen einige Kantone wie Zürich und Bern keine solche Obergrenze für die Kantonssteuer. In Genf wiederum wird der Fahrkostenabzug grundsätzlich auf die Kosten des öffentlichen Verkehrs beschränkt. Arbeitnehmer, die zwischen Kantonen umziehen, sollten die Auswirkungen auf ihre Berufskosten-Abzüge prüfen – ein Kantonswechsel kann die Steuerbelastung spürbar verändern.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Bereits erstattete Spesen nochmals abziehen
Spesen, die der Arbeitgeber bereits vergütet hat und die im Lohnausweis unter Ziffer 13 erscheinen, dürfen nicht zusätzlich in der Steuererklärung abgezogen werden. Wer dies trotzdem tut, riskiert eine Aufrechnung durch das Steueramt und im Wiederholungsfall ein Nachsteuerverfahren mit Verzugszins.
Fehler 2: Pauschalabzug und effektive Kosten vermischen
Innerhalb derselben Kostenkategorie darf nur eine Methode gewählt werden. Wer bei den übrigen Berufskosten die Pauschale beansprucht, kann nicht gleichzeitig einzelne Positionen wie Fachliteratur effektiv abziehen. Das Steueramt korrigiert solche Mischdeklarationen systematisch.
Fehler 3: Belege nicht aufbewahren
Viele Arbeitnehmer deklarieren effektive Kosten, können aber bei Nachfrage keine Belege vorlegen. Das Steueramt kürzt den Abzug dann auf die Pauschale. Belege sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, idealerweise zusätzlich als digitale Kopie.
Fehler 4: Private Kosten als Berufskosten deklarieren
Ausgaben wie allgemeine Zeitungsabonnements, private Weiterbildung ohne Berufsbezug oder Pendelkosten für Freizeitaktivitäten sind nicht abzugsfähig. Das Steueramt prüft insbesondere bei hohen Weiterbildungskosten den beruflichen Zusammenhang und verlangt gegebenenfalls eine Bestätigung des Arbeitgebers.
Fehler 5: Falschen Kanton für die Deklaration verwenden
Massgebend ist der Wohnkanton am 31. Dezember des Steuerjahres. Wer unterjährig umgezogen ist und versehentlich die Pauschalen des alten Kantons anwendet, erhält eine fehlerhafte Veranlagung. Bei einem Kantonswechsel lohnt sich ein Blick in die Wegleitung des neuen Wohnkantons.
06.Häufige Fragen
Was kann ich tun, wenn der Arbeitgeber im Lohnausweis falsch deklariert hat und ich deshalb zu viel Steuern zahle?
Verlangen Sie zunächst schriftlich beim Arbeitgeber einen korrigierten Lohnausweis. Wird dieser verweigert, können Sie dem Steueramt die Situation mit eigenen Belegen darlegen und eine Korrektur im Veranlagungsverfahren beantragen. Das Steueramt kann den Arbeitgeber zur Ausstellung eines berichtigten Lohnausweises auffordern. Gegen eine bereits rechtskräftige Veranlagung ist innerhalb der Frist eine Revision möglich.
Kann ich Homeoffice-Kosten in der Steuererklärung abziehen?
Ja, sofern das Homeoffice beruflich notwendig ist und der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet. Abzugsfähig sind anteilige Mietkosten, Strom, Internet und Büromaterial. Diese Kosten fallen unter die übrigen Berufskosten und können entweder pauschal oder effektiv geltend gemacht werden. Bei der Pauschale sind sie bereits im Betrag von 3 % des Nettolohns enthalten.
Muss ich die Belege zusammen mit der Steuererklärung einreichen?
Nein, die meisten Kantone verlangen die Belege nicht bei der Einreichung. Sie müssen aber auf Verlangen des Steueramts innerhalb einer gesetzten Frist vorgelegt werden können. Es empfiehlt sich, alle Belege geordnet und digital gesichert aufzubewahren.
Sind Kosten für den Arbeitsweg mit dem Auto immer abzugsfähig?
Nur wenn die Nutzung des Privatfahrzeugs notwendig ist – etwa weil kein zumutbarer öffentlicher Verkehr besteht oder gesundheitliche Gründe vorliegen. Andernfalls wird der Abzug auf die Kosten eines ÖV-Abonnements begrenzt. Bei der Bundessteuer gilt zudem eine Obergrenze von CHF 3'200 pro Jahr.
Kann ich Spesen abziehen, wenn ich ein genehmigtes Spesenreglement habe?
Wenn der Arbeitgeber ein von der Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement hat, sind die darin vorgesehenen Pauschalen steuerfrei und im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 vermerkt. Diese Beträge können nicht nochmals abgezogen werden. Nur Berufskosten, die über das Reglement hinausgehen und nicht erstattet wurden, sind zusätzlich abzugsfähig.