Spesenabrechnung Arbeitnehmer: Fehler bei Belegen, Fristen und Geschäftszweck vermeiden

Der mit Abstand häufigste Fehler: Auf dem Beleg oder in der Abrechnung fehlt der Geschäftszweck. Die Buchhaltung kann ohne diese Angabe nicht prüfen, ob die Auslage geschäftlich notwendig war. Die Folge ist eine sofortige Rückweisung der betroffenen Position.

Typisches Symptom: Sie erhalten die Abrechnung mit dem Vermerk zurück, der Geschäftszweck sei unklar oder fehle. Besonders häufig betrifft dies Restaurantbelege, Taxiquittungen und Einkäufe in Fachgeschäften.

• Sofort notieren: Schreiben Sie den Geschäftszweck direkt nach dem Essen, der Fahrt oder dem Einkauf auf den Beleg oder in die App. Je länger Sie warten, desto ungenauer wird die Angabe.
• Konkret formulieren: Statt nur Kundentermin schreiben Sie Kundentermin Firma Müller AG, Projektbesprechung Auftrag 2024-15. Je präziser, desto weniger Rückfragen.
• Teilnehmende nennen: Bei Bewirtungsbelegen gehören die Namen aller Teilnehmenden und deren Firmenzugehörigkeit auf den Beleg. Das verlangt die Steuerbehörde bei einer Revision.
• Interne Zuordnung ergänzen: Wenn Ihr Unternehmen Kostenstellen oder Projektnummern verwendet, tragen Sie diese direkt ein. Das beschleunigt die Verbuchung erheblich.

Private Kosten, die in einer Spesenabrechnung landen, sind kein Kavaliersdelikt. Selbst wenn es versehentlich geschieht, kann der Arbeitgeber dies als Vertrauensbruch werten. Bei Vorsatz droht eine fristlose Kündigung gemäss Art. 337 OR. Auch strafrechtliche Konsequenzen wegen Betrugs sind nicht ausgeschlossen.

Typisches Symptom: Die Buchhaltung stellt fest, dass auf einem Hotelbeleg eine Minibar-Konsumation oder ein privater Pay-TV-Betrag enthalten ist. Oder ein Restaurantbeleg enthält Positionen, die offensichtlich nicht zu einem Geschäftsessen gehören.

• Getrennte Rechnungen verlangen: Bitten Sie im Restaurant oder Hotel immer um eine separate Rechnung für den geschäftlichen Teil. Die meisten Betriebe machen das auf Anfrage problemlos.
• Mischbelege kennzeichnen: Lässt sich eine Trennung nicht vermeiden, markieren Sie die privaten Positionen deutlich und ziehen Sie den Betrag in der Abrechnung ab.
• Privatanteil bei Reisen berechnen: Verlängern Sie eine Geschäftsreise privat, rechnen Sie nur die Tage ab, die geschäftlich bedingt sind. Flugkosten werden anteilig aufgeteilt.
• Im Zweifel weglassen: Wenn Sie unsicher sind, ob eine Auslage geschäftlich ist, klären Sie dies vor der Abrechnung mit Ihrer Vorgesetzten oder dem HR. Eine nachträgliche Korrektur ist aufwändiger als eine Vorabklärung.

Doppelte Abrechnungen entstehen meist nicht aus böser Absicht, sondern aus mangelnder Übersicht. Ein Beleg wird einmal als Foto in der App erfasst und Wochen später nochmals als Papierbeleg eingereicht. Oder eine Kreditkartenabrechnung enthält Positionen, die bereits einzeln abgerechnet wurden. Die Buchhaltung erkennt solche Dopplungen oft erst bei der Revision, was zu unangenehmen Rückforderungen führt.

Typisches Symptom: Sie erhalten eine Rückforderung für einen Betrag, den Sie bereits erstattet bekommen haben. Oder die Buchhaltung fragt nach, ob eine Position auf der Kreditkartenabrechnung bereits separat eingereicht wurde.

• Belege sofort als erledigt markieren: Sobald Sie einen Beleg in die Abrechnung aufgenommen haben, kennzeichnen Sie ihn physisch mit einem Stempel oder Häkchen. Digital erfasste Belege verschieben Sie in einen Erledigt-Ordner.
• Kreditkartenabrechnung abgleichen: Bevor Sie eine Kreditkartenabrechnung einreichen, prüfen Sie jede Position einzeln. Streichen Sie alle Beträge, die Sie bereits mit Einzelbelegen abgerechnet haben.
• Abrechnungsliste führen: Führen Sie eine einfache Liste mit Datum, Betrag und Beschreibung jeder eingereichten Auslage. So erkennen Sie Dopplungen sofort, bevor die Buchhaltung sie findet.

Wer geschäftlich im Ausland unterwegs ist, sammelt Belege in Fremdwährung. Ein häufiger Fehler: Der Beleg wird ohne Umrechnungskurs eingereicht, oder es wird ein willkürlicher Kurs verwendet. Die Buchhaltung muss den Kurs dann selbst recherchieren, was die Erstattung verzögert. Im schlimmsten Fall wird ein ungünstiger Kurs angesetzt.

Typisches Symptom: Die Abrechnung wird mit dem Hinweis zurückgewiesen, der Umrechnungskurs fehle oder sei nicht nachvollziehbar. Oder der erstattete Betrag weicht deutlich von Ihrer Erwartung ab.

Achtung: Verwenden Sie nie einen selbst geschätzten Kurs. Die ESTV veröffentlicht offizielle Tageskurse, die von der Steuerbehörde anerkannt werden. Viele Spesenreglemente schreiben explizit vor, welche Kursquelle zu verwenden ist. Prüfen Sie Ihr Reglement, bevor Sie einen Kurs einsetzen.

Viele Arbeitnehmende sammeln Belege über Wochen oder Monate und reichen sie dann gebündelt ein. Das Problem: Die meisten Spesenreglemente setzen eine Einreichfrist von 30 bis 90 Tagen nach Entstehung der Auslage. Wer diese Frist verpasst, riskiert, dass der Arbeitgeber die Erstattung verweigert. Zudem erschwert eine späte Einreichung die korrekte Verbuchung in der richtigen Buchungsperiode.

Typisches Symptom: Die Buchhaltung lehnt Belege ab, die älter als die im Reglement festgelegte Frist sind. Oder Sie erhalten die Erstattung erst im Folgemonat, weil die Abrechnung zu spät für den aktuellen Lohnlauf eingegangen ist.

• Reglement-Frist kennen: Lesen Sie in Ihrem Spesenreglement nach, welche Einreichfrist gilt. Übliche Fristen sind 30, 60 oder 90 Tage. Notieren Sie sich die Frist gut sichtbar.
• Wöchentlichen Rhythmus einführen: Erfassen Sie Belege idealerweise am selben Tag oder spätestens einmal pro Woche. So vermeiden Sie den Rückstau am Monatsende.
• Lohnlauf-Termine beachten: Erkundigen Sie sich, bis wann die Abrechnung eingereicht sein muss, damit die Erstattung im aktuellen Monat erfolgt. Typisch sind der 15. oder 20. des Monats.
• Belege vollständig beilegen: Prüfen Sie vor dem Einreichen, ob jeder Position ein lesbarer Beleg mit Datum, Betrag, Geschäftszweck und gegebenenfalls Teilnehmenden zugeordnet ist. Fehlende Belege sind der zweithäufigste Rückweisungsgrund.

Beachten Sie: Auch wenn Art. 327a OR grundsätzlich keinen Verfall des Anspruchs vorsieht, kann ein genehmigtes Spesenreglement Fristen festlegen, die als vertragliche Vereinbarung gelten. Halten Sie sich daher immer an die Frist Ihres Reglements.