Spesenabrechnung ausfüllen: Pflichtangaben, Belege und Einreichung
Wer geschäftliche Auslagen zurückerstattet haben will, muss eine Spesenabrechnung ausfüllen. Das betrifft Mitarbeitende aller Stufen, vom Aussendienst über die Projektleitung bis zur Geschäftsführung. Fehlerhafte oder unvollständige Abrechnungen werden von der Buchhaltung zurückgewiesen, was die Erstattung verzögert und zusätzlichen Aufwand verursacht. Im schlimmsten Fall gehen Ansprüche verloren, weil Fristen verstreichen oder Belege nicht mehr auffindbar sind.
Diese Anleitung führt Sie in 7 Schritten durch den gesamten Prozess: von der Vorbereitung über das Ausfüllen jedes einzelnen Feldes bis zur fristgerechten Einreichung. Alle Angaben basieren auf den aktuellen Schweizer Ansätzen ab 2026 und den Vorgaben der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis.
01.Rechtliche Grundlagen und Voraussetzungen
Die Pflicht des Arbeitgebers zur Spesenerstattung ergibt sich aus Art. 327a OR. Danach hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorhanden ist. Das Reglement konkretisiert jedoch die Modalitäten: Welche Pauschalen gelten, welche Belege verlangt werden und in welcher Frist die Abrechnung einzureichen ist.
Bevor Sie eine Spesenabrechnung ausfüllen, sollten Sie drei Dinge klären: Erstens, ob Ihr Unternehmen ein genehmigtes Spesenreglement hat und welche Vorgaben darin stehen. Zweitens, welches Formular oder welche Software vorgeschrieben ist. Drittens, welche Einreichfristen gelten. Ohne diese Informationen riskieren Sie, die Abrechnung falsch auszufüllen oder das falsche Format zu verwenden.
Aktuelle Pauschalen ab 1.1.2026 (ESTV-Wegleitung)
Wichtig: Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch den alten Kilometeransatz von CHF 0.70 enthalten, brauchen keine neue Genehmigung. Die neuen Ansätze gelten jedoch für alle ab 1.1.2026 eingereichten Abrechnungen, sofern das Reglement keine abweichende Regelung vorsieht.
02.Spesenabrechnung ausfüllen: Schritt für Schritt
Die folgenden sieben Schritte decken den gesamten Prozess ab, vom Prüfen der Vorgaben bis zur Einreichung. Arbeiten Sie die Schritte der Reihe nach ab, damit keine Angabe fehlt und die Abrechnung beim ersten Einreichen akzeptiert wird.
Schritt 1: Spesenreglement und Formularvorgaben prüfen
Bevor Sie auch nur ein Feld ausfüllen, lesen Sie das Spesenreglement Ihres Unternehmens. Dort finden Sie die geltenden Pauschalen, die Einreichfrist und die vorgeschriebene Form der Abrechnung. Manche Unternehmen verlangen ein bestimmtes Excel-Formular, andere setzen eine Spesen-App ein. Verwenden Sie das falsche Format, wird die Abrechnung zurückgewiesen.
- Pauschalen — Prüfen Sie, welche Pauschalen Ihr Reglement vorsieht und ob diese den aktuellen ESTV-Ansätzen entsprechen.
- Einreichfrist — Üblich sind monatliche Fristen (z.B. bis zum 5. des Folgemonats). Verspätete Abrechnungen können abgelehnt werden.
- Formular oder Software — Klären Sie, ob ein firmeneigenes Formular, eine Excel-Vorlage oder eine digitale Lösung vorgeschrieben ist.
- Genehmigungsweg — Finden Sie heraus, wer Ihre Abrechnung genehmigt: direkte Vorgesetzte, Abteilungsleitung oder Buchhaltung.
Schritt 2: Personalien und Abrechnungsperiode eintragen
Der Kopfbereich der Spesenabrechnung enthält Ihre persönlichen Angaben und den Abrechnungszeitraum. Diese Felder sind Pflicht, weil die Buchhaltung die Abrechnung sonst keiner Person und keiner Periode zuordnen kann. Füllen Sie den Kopfbereich vollständig aus, auch wenn Sie glauben, dass Ihre Daten bekannt sind.
Pflichtangaben im Kopfbereich
Achten Sie darauf, dass die Abrechnungsperiode exakt dem Zeitraum entspricht, in dem die Spesen angefallen sind. Spesen aus dem Vormonat gehören nicht in die aktuelle Abrechnung, es sei denn, Ihr Reglement erlaubt eine Nachreichung.
Schritt 3: Spesenpositionen einzeln erfassen
Jede Auslage wird als eigene Position erfasst. Fassen Sie nicht mehrere Ausgaben in einer Zeile zusammen, auch wenn sie am selben Tag angefallen sind. Ein Mittagessen und ein Taxi am gleichen Tag sind zwei separate Positionen. Nur so kann die Buchhaltung jede Auslage prüfen und dem richtigen Konto zuordnen.
Pflichtangaben pro Spesenposition
Beim geschäftlichen Zweck reicht ein Stichwort nicht aus. Schreiben Sie konkret, warum die Auslage nötig war. Statt nur Mittagessen schreiben Sie Mittagessen mit Kunde X, Projektbesprechung Y. Das erleichtert die Prüfung und vermeidet Rückfragen.
Schritt 4: Belege zuordnen und nummerieren
Zu jeder Position mit effektiven Kosten gehört ein Originalbeleg. Nummerieren Sie die Belege fortlaufend und tragen Sie die Belegnummer in die entsprechende Zeile der Abrechnung ein. So kann die prüfende Person jeden Betrag sofort dem richtigen Beleg zuordnen. Ohne diese Zuordnung wird die Abrechnung in der Regel zurückgewiesen.
- Originalbelege — Quittungen, Rechnungen und Tickets im Original beilegen. Kopien werden nur akzeptiert, wenn das Original nachweislich verloren ging und der Vorgesetzte dies bestätigt.
- Digitale Belege — E-Tickets, Online-Rechnungen und digitale Quittungen als PDF sichern. Screenshots von Kreditkartenabrechnungen ersetzen keinen Einzelbeleg.
- Thermopapier-Belege — Kassenbelege auf Thermopapier verblassen schnell. Fotografieren oder scannen Sie diese sofort nach Erhalt und heften Sie das Original trotzdem bei.
- Nummerierung — Schreiben Sie die Belegnummer gut sichtbar auf den Beleg (z.B. oben rechts). Bei digitalen Belegen benennen Sie die Datei entsprechend (z.B. Beleg_01_Mittagessen.pdf).
Bei Pauschalspesen wie der Verpflegungspauschale oder der Kleinspesenpauschale ist kein Einzelbeleg nötig. Für die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km müssen Sie jedoch einen Fahrtennachweis führen, der Datum, Start- und Zielort, Strecke in Kilometern und den geschäftlichen Zweck enthält.
Schritt 5: Pauschalen korrekt berechnen
Pauschalen vereinfachen die Abrechnung, weil kein Einzelbeleg nötig ist. Allerdings müssen Sie die Pauschalen korrekt berechnen und die Voraussetzungen einhalten. Eine Verpflegungspauschale dürfen Sie nur geltend machen, wenn Sie tatsächlich auswärts verpflegt wurden und der Arbeitgeber keine Mahlzeit gestellt hat.
Berechnung der gängigsten Pauschalen
Beachten Sie: Wenn Ihr Spesenreglement tiefere Pauschalen als die ESTV-Ansätze vorsieht, gelten die Reglementspauschalen. Höhere Pauschalen als die ESTV-Ansätze sind nur zulässig, wenn das Reglement kantonal genehmigt ist und die höheren Beträge explizit ausweist. Rechnen Sie die Pauschalen sorgfältig zusammen und tragen Sie die Summe in die dafür vorgesehene Zeile ein.
Schritt 6: Abrechnung kontrollieren und unterschreiben
Bevor Sie die Abrechnung einreichen, prüfen Sie jede Zeile systematisch. Stimmen die Beträge mit den Belegen überein? Ist jede Position einem Beleg zugeordnet? Sind die Pauschalen korrekt berechnet? Stimmt die Gesamtsumme? Eine sorgfältige Selbstkontrolle spart Ihnen und der Buchhaltung Zeit und verhindert Rückweisungen.
- Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder im Kopfbereich ausgefüllt sind (Name, Abteilung, Periode).
- Vergleichen Sie jeden Betrag in der Abrechnung mit dem zugehörigen Beleg.
- Kontrollieren Sie die Belegnummerierung: Jede Position muss einer Belegnummer zugeordnet sein.
- Rechnen Sie die Gesamtsumme manuell nach, auch wenn das Formular automatisch rechnet.
- Unterschreiben und datieren Sie die Abrechnung. Ohne Unterschrift ist sie nicht gültig.
Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass alle Angaben wahrheitsgemäss sind und die Auslagen tatsächlich geschäftlich bedingt waren. Falsche Angaben in der Spesenabrechnung können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben, bis hin zur fristlosen Kündigung.
Schritt 7: Abrechnung fristgerecht einreichen
Reichen Sie die fertige Abrechnung innerhalb der im Spesenreglement festgelegten Frist ein. Üblich sind monatliche Fristen, etwa bis zum 5. oder 10. des Folgemonats. Manche Unternehmen verlangen zusätzlich eine quartalsweise Schlussabrechnung. Halten Sie die Frist nicht ein, kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern oder verzögern.
- Papierformular — Abrechnung unterschrieben zusammen mit allen nummerierten Originalbelegen in einem Umschlag an die Buchhaltung oder den Vorgesetzten übergeben.
- Excel per E-Mail — Ausgefülltes Formular als Excel- oder PDF-Datei senden. Belege als nummerierte Scans oder Fotos im selben E-Mail oder als ZIP-Datei beilegen.
- Spesen-App — Positionen und Belegfotos direkt in der App erfassen und zur Genehmigung freigeben. Die App übernimmt Nummerierung und Zuordnung automatisch.
Bewahren Sie eine Kopie der eingereichten Abrechnung und aller Belege auf, bis die Erstattung auf Ihrem Konto eingegangen ist. Bei Papierbelegen empfiehlt sich zusätzlich eine digitale Sicherungskopie. So können Sie bei Rückfragen jederzeit nachweisen, was Sie eingereicht haben.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Beleg fehlt oder ist nicht zugeordnet
Ohne nummerierten Originalbeleg wird die betroffene Position von der Buchhaltung gestrichen. Nummerieren Sie jeden Beleg sofort und tragen Sie die Nummer in die Abrechnung ein. Bei verlorenen Belegen: Vorgesetzten informieren und eine schriftliche Bestätigung der Auslage einholen.
Fehler 2: Geschäftlicher Zweck fehlt oder ist zu vage
Ein blosses Mittagessen oder Taxi reicht als Beschreibung nicht aus. Die Buchhaltung muss den geschäftlichen Anlass nachvollziehen können. Formulieren Sie konkret, z.B. Mittagessen mit Kunde Müller AG, Projektbesprechung Standort Bern. Fehlende Zweckangaben führen zu Rückfragen und Verzögerungen.
Fehler 3: Pauschale und effektive Kosten vermischt
Wer für denselben Tag eine Verpflegungspauschale und zusätzlich einen Restaurant-Beleg einreicht, macht die Abrechnung doppelt geltend. Entscheiden Sie sich pro Spesenart und Tag für entweder Pauschale oder effektive Kosten. Eine Vermischung kann als Spesenbetrug gewertet werden.
Fehler 4: Einreichfrist verpasst
Viele Spesenreglemente sehen eine monatliche Einreichfrist vor. Wer diese verpasst, riskiert, dass die Erstattung abgelehnt oder auf die nächste Periode verschoben wird. Tragen Sie sich die Frist als wiederkehrende Erinnerung im Kalender ein.
Fehler 5: Fremdwährung ohne Umrechnung eingereicht
Auslandsspesen müssen in CHF umgerechnet werden. Geben Sie den verwendeten Wechselkurs und die Originalwährung an. Ohne Umrechnung kann die Buchhaltung den Betrag nicht verbuchen. Verwenden Sie den Tageskurs der Kreditkartenabrechnung oder den offiziellen ESTV-Kurs.
04.Häufige Fragen
Muss ich für jede Spesenabrechnung Originalbelege beilegen?
Für alle effektiven Spesen (Hotelrechnungen, Restaurantquittungen, Tickets) sind Originalbelege zwingend. Bei Pauschalen wie der Verpflegungs- oder Kleinspesenpauschale ist kein Einzelbeleg nötig. Für die Kilometerpauschale müssen Sie einen Fahrtennachweis mit Datum, Strecke und Zweck führen.
Wie oft muss ich eine Spesenabrechnung einreichen?
Die Einreichfrequenz ist im Spesenreglement Ihres Unternehmens geregelt. Üblich ist eine monatliche Abrechnung, manche Firmen akzeptieren auch quartalsweise Einreichungen. Reichen Sie Spesen zeitnah ein, damit Belege nicht verloren gehen und die Zuordnung einfach bleibt.
Was passiert, wenn ich einen Beleg verloren habe?
Informieren Sie Ihren Vorgesetzten und bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung der Auslage. Manche Unternehmen akzeptieren Kreditkartenabrechnungen als Ersatznachweis, wenn der Einzelbeleg fehlt. Ohne jeglichen Nachweis wird die Position in der Regel nicht erstattet.
Darf ich private und geschäftliche Auslagen auf derselben Abrechnung mischen?
Nein. Die Spesenabrechnung darf ausschliesslich geschäftlich bedingte Auslagen enthalten. Private Ausgaben, auch wenn sie auf derselben Geschäftsreise angefallen sind, gehören nicht in die Abrechnung. Bei gemischten Rechnungen (z.B. Hotel mit privater Minibar) muss der private Anteil abgezogen werden.
Kann ich Spesen auch rückwirkend für vergangene Monate einreichen?
Das hängt vom Spesenreglement ab. Viele Reglemente setzen eine Frist von ein bis drei Monaten nach Entstehung der Auslage. Grundsätzlich besteht der Anspruch auf Spesenerstattung gemäss Art. 327a OR, aber der Arbeitgeber darf im Reglement zumutbare Fristen festlegen. Reichen Sie Spesen daher immer so zeitnah wie möglich ein.
Wie rechne ich Auslandsspesen in Schweizer Franken um?
Verwenden Sie den Wechselkurs Ihrer Kreditkartenabrechnung oder den offiziellen ESTV-Tageskurs am Tag der Auslage. Geben Sie in der Abrechnung sowohl den Originalbetrag in Fremdwährung als auch den CHF-Betrag und den verwendeten Kurs an. So kann die Buchhaltung die Umrechnung nachvollziehen.