Spesenabrechnung korrekt ausfüllen: Pflichtangaben, Belege und Einreichung
Datum, Auslagenart, Betrag, Geschäftszweck und Beleg – diese fünf Pflichtangaben müssen auf jeder Spesenabrechnung vollständig ausgefüllt sein. Fehlt auch nur ein Feld, wird die Abrechnung in den meisten Unternehmen zurückgewiesen. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber zwar zur Erstattung geschäftlicher Auslagen verpflichtet, doch die Nachweispflicht liegt bei den Mitarbeitenden. Wer die folgenden fünf Schritte konsequent befolgt, vermeidet Rückfragen und erhält die Erstattung ohne Verzögerung.
01.Pflichtangaben auf einen Blick
Bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen, prüfen Sie, ob Ihr Formular alle fünf Pflichtfelder enthält. Die folgende Tabelle zeigt pro Feld, was einzutragen ist und welcher Fehler am häufigsten zur Ablehnung führt.
Pflichtangaben einer Spesenabrechnung
02.Häufige Ablehnungsgründe
Die meisten Ablehnungen lassen sich vermeiden, wenn Sie die Abrechnung vor dem Einreichen einmal systematisch prüfen. Die folgenden fünf Gründe machen in der Praxis über 90 Prozent aller Rückweisungen aus.
- Fehlender Geschäftszweck: Ohne konkrete Angabe zu Anlass, Kunde oder Projekt kann die Buchhaltung den geschäftlichen Zusammenhang nicht prüfen. Die Abrechnung wird zurückgewiesen.
- Unleserlicher oder unvollständiger Beleg: Thermopapier-Quittungen verblassen schnell. Scannen Sie Belege zeitnah und stellen Sie sicher, dass Datum, Betrag und Aussteller lesbar sind.
- Einreichungsfrist verpasst: Die meisten Spesenreglemente setzen eine Frist von 30 bis 90 Tagen. Verspätete Abrechnungen darf der Arbeitgeber ablehnen.
- Private Auslagen eingereicht: Auslagen ohne geschäftlichen Bezug sind nicht erstattungsfähig. Mischpositionen (z. B. privates Abendessen mit Geschäftsanteil) müssen klar aufgeteilt werden.
- Fehlende Unterschrift: Viele Unternehmen verlangen eine Unterschrift der einreichenden Person als Bestätigung der Richtigkeit. Ohne Unterschrift gilt die Abrechnung als unvollständig.
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Mehr erfahren →03.Spesenabrechnung ausfüllen: Schritt für Schritt
Die folgenden fünf Schritte führen Sie vom einzelnen Beleg bis zur eingereichten Abrechnung. Arbeiten Sie die Schritte der Reihe nach ab, damit keine Pflichtangabe vergessen geht.
Schritt 1: Datum und Auslagenart erfassen
Tragen Sie das Datum ein, an dem die Auslage tatsächlich entstanden ist. Massgebend ist der Tag, an dem Sie bezahlt haben – nicht der Tag, an dem Sie die Abrechnung ausfüllen. Wenn Sie beispielsweise am 5. März ein Zugticket für eine Geschäftsreise am 8. März kaufen, gilt der 5. März als Auslagendatum.
Wählen Sie anschliessend die passende Auslagenkategorie. Die Kategorien sind in Ihrem Spesenreglement definiert. Falls keine exakte Kategorie passt, verwenden Sie «Sonstiges» und ergänzen Sie eine kurze Beschreibung.
- Reisekosten: Zugtickets, Flüge, Taxi, Mietwagen, Kilometerpauschale (CHF 0.75/km ab 2026 für Privatfahrzeuge)
- Verpflegung: Mittagessen, Abendessen, Pauschale CHF 30.– pro Tag ohne Beleg
- Übernachtung: Hotel, Airbnb oder vergleichbare Unterkünfte bei auswärtigen Geschäftsterminen
- Repräsentation: Geschäftsessen mit Kunden, Kundengeschenke – müssen den effektiven Auslagen entsprechen
- Sonstiges: Büromaterial, Fachliteratur, Parkgebühren und weitere geschäftliche Auslagen
Schritt 2: Betrag und Währung eintragen
Tragen Sie den Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer ein, genau wie er auf dem Beleg steht. Runden Sie nicht und rechnen Sie keine Trinkgelder hinzu, die nicht auf dem Beleg ausgewiesen sind. Bei Pauschalen (z. B. CHF 30.– Verpflegung oder CHF 20.– Kleinspesen pro Tag) tragen Sie den Pauschalbetrag ein – ein Beleg ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Bei Auslandsspesen geben Sie den Originalbetrag in Fremdwährung und den CHF-Gegenwert an. Verwenden Sie für die Umrechnung den ESTV-Tageskurs oder den ESTV-Monatskurs des Ausgabedatums. Kreditkartenabrechnungen weisen oft einen abweichenden Kurs aus – dieser ist für die Spesenabrechnung nicht massgebend, sofern Ihr Reglement den ESTV-Kurs vorschreibt.
Beispiel Währungsumrechnung
Schritt 3: Geschäftszweck konkret angeben
Der Geschäftszweck ist die häufigste Fehlerquelle bei Spesenabrechnungen. Vage Angaben wie «Kundentreffen» oder «Geschäftsreise» genügen nicht. Die Buchhaltung und bei einer Revision auch die Steuerbehörde müssen nachvollziehen können, warum die Auslage geschäftlich notwendig war.
Formulieren Sie den Geschäftszweck so, dass er drei Fragen beantwortet: Wer war beteiligt? Was war der Anlass? Wo fand es statt? Je konkreter die Angabe, desto schneller wird die Abrechnung freigegeben.
Geschäftszweck: schlecht vs. gut formuliert
Schritt 4: Beleg zuordnen und prüfen
Jeder Position auf der Spesenabrechnung muss ein Beleg zugeordnet sein – ausgenommen sind Pauschalspesen. Akzeptiert werden Originalbelege oder digitale Scans, die den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entsprechen. Ein GeBüV-konformer Scan muss das Original vollständig und unverändert wiedergeben und revisionssicher archiviert werden.
Prüfen Sie jeden Beleg vor dem Einreichen auf die vier Pflichtangaben. Fehlt eine davon, fordern Sie beim Aussteller eine korrigierte Quittung an oder ergänzen Sie die fehlende Information handschriftlich mit Datum und Unterschrift.
- Datum: Der Beleg muss das Datum der Transaktion ausweisen. Es muss mit dem Datum auf der Spesenabrechnung übereinstimmen.
- Betrag: Der Gesamtbetrag inklusive MWST muss klar ersichtlich sein.
- Aussteller: Name und Adresse des Unternehmens, das die Leistung erbracht hat.
- MWST-Ausweis: MWST-Nummer und MWST-Betrag oder MWST-Satz müssen auf dem Beleg stehen, damit der Vorsteuerabzug möglich ist.
Kreditkartenabrechnungen gelten nicht als Beleg, da sie weder den Aussteller noch den MWST-Ausweis enthalten. Gleiches gilt für Bestellbestätigungen ohne Zahlungsnachweis. Bewahren Sie Belege auf Thermopapier nicht im Original auf, sondern scannen Sie diese sofort – Thermobelege verblassen innert weniger Monate.
Schritt 5: Abrechnung einreichen und Bestätigung abwarten
Prüfen Sie vor dem Einreichen, welchen Kanal Ihr Unternehmen vorschreibt. Übliche Einreichungswege sind Papierformular mit Originalbelegen, E-Mail mit Scan-Anhängen oder eine Spesen-App mit integrierter Belegerfassung. Reichen Sie die Abrechnung über den vorgeschriebenen Kanal ein – Abrechnungen über den falschen Kanal werden häufig nicht bearbeitet.
Beachten Sie die interne Einreichungsfrist. Die meisten Spesenreglemente setzen eine Frist von 30 bis 90 Tagen nach Entstehen der Auslage. Verspätete Einreichungen darf der Arbeitgeber ablehnen, auch wenn die Auslage berechtigt war. Notieren Sie sich das Einreichungsdatum und fragen Sie nach, falls Sie innerhalb von zwei Wochen keine Rückmeldung erhalten.
- Unterschreiben Sie die Abrechnung, falls Ihr Reglement dies verlangt.
- Nummerieren Sie die Belege und ordnen Sie sie in derselben Reihenfolge wie die Positionen auf der Abrechnung.
- Behalten Sie eine Kopie der eingereichten Abrechnung inklusive Belege für Ihre Unterlagen.
- Verfolgen Sie den Status: Eingereicht, in Prüfung, freigegeben oder abgelehnt.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Einreichungsdatum statt Auslagendatum eingetragen
Wird das Datum der Einreichung statt das Datum der tatsächlichen Auslage erfasst, stimmt die Abrechnung nicht mit dem Beleg überein. Die Buchhaltung weist die Position zurück. Tragen Sie immer das Datum ein, das auf dem Beleg steht.
Fehler 2: Geschäftszweck zu vage formuliert
Angaben wie «Geschäftsessen» oder «Reise» reichen nicht aus. Ohne konkreten Bezug zu Kunde, Projekt oder Anlass kann die Buchhaltung den geschäftlichen Zusammenhang nicht prüfen. Ergänzen Sie mindestens den Namen des Kunden oder Partners und den Anlass.
Fehler 3: Kreditkartenabrechnung als Beleg eingereicht
Eine Kreditkartenabrechnung enthält weder den Aussteller der Leistung noch den MWST-Ausweis und gilt daher nicht als gültiger Beleg. Reichen Sie stattdessen die Originalquittung oder Rechnung des Leistungserbringers ein.
Fehler 4: Fremdwährung ohne Umrechnungskurs angegeben
Auslandsspesen ohne CHF-Gegenwert und ohne Angabe des verwendeten Wechselkurses werden zurückgewiesen. Verwenden Sie den ESTV-Tages- oder Monatskurs des Ausgabedatums und dokumentieren Sie die Quelle auf der Abrechnung.
Fehler 5: Einreichungsfrist überschritten
Viele Mitarbeitende sammeln Belege über Monate und verpassen die im Spesenreglement definierte Frist. Der Arbeitgeber darf verspätete Abrechnungen ablehnen. Reichen Sie Spesen idealerweise wöchentlich oder spätestens monatlich ein.
05.Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Spesenabrechnung in der Schweiz enthalten?
Jede Spesenabrechnung muss fünf Pflichtangaben enthalten: Datum der Auslage, Auslagenart, Betrag inklusive MWST, konkreter Geschäftszweck und den zugehörigen Beleg. Fehlt eine dieser Angaben, wird die Abrechnung in der Regel zurückgewiesen.
Muss ich für jede Spese einen Beleg einreichen?
Für effektive Auslagen ist ein Beleg zwingend. Ausnahmen gelten für Pauschalspesen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Tag oder die Kleinspesentpauschale von CHF 20.– pro Tag. Diese können ohne Beleg abgerechnet werden, sofern das Spesenreglement dies vorsieht.
Welchen Wechselkurs verwende ich für Auslandsspesen?
Verwenden Sie den offiziellen ESTV-Tageskurs oder ESTV-Monatskurs des Tages, an dem die Auslage entstanden ist. Den aktuellen Kurs finden Sie auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung ist nicht massgebend, sofern Ihr Reglement den ESTV-Kurs vorschreibt.
Wie lange habe ich Zeit, eine Spesenabrechnung einzureichen?
Die Einreichungsfrist ist im Spesenreglement Ihres Arbeitgebers festgelegt und beträgt üblicherweise 30 bis 90 Tage nach Entstehen der Auslage. Verspätete Einreichungen darf der Arbeitgeber ablehnen. Prüfen Sie Ihr Reglement und reichen Sie Spesen möglichst zeitnah ein.
Gilt ein Foto vom Beleg als gültiger Nachweis?
Ja, sofern der Scan oder das Foto den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entspricht. Das bedeutet: Das Bild muss das Original vollständig und lesbar wiedergeben und revisionssicher archiviert werden. Eine Spesen-App, die GeBüV-konforme Scans erstellt, erfüllt diese Anforderung automatisch.
Was passiert, wenn meine Spesenabrechnung abgelehnt wird?
Bei einer Ablehnung erhalten Sie in der Regel eine Begründung. Korrigieren Sie den beanstandeten Punkt und reichen Sie die Abrechnung erneut ein. Häufige Gründe sind fehlender Geschäftszweck, unvollständige Belege oder eine überschrittene Frist. Bei Fristüberschreitung ist eine erneute Einreichung meist nicht mehr möglich.