Spesen in der Buchhaltung korrekt verbuchen: Konten, MWST und Belege
Spesen werden auf Konten wie 6640 (Reise) oder 6650 (Verpflegung) gebucht; der MWST-Vorsteuerabzug ist möglich wenn der Beleg die gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Fehlerhafte Kontierung oder fehlende Belege führen bei einer Revision zu Aufrechnungen und Nachsteuern. Dieser Leitfaden zeigt Buchhaltern und KMU-Geschäftsleitungen den vollständigen Prozess von der genehmigten Abrechnung bis zur revisionssicheren Archivierung.
01.Jahresabgrenzung bei Spesen
Spesen gehören in das Geschäftsjahr, in dem die Auslage tatsächlich angefallen ist. Eine Geschäftsreise im Dezember 2025, deren Abrechnung erst im Januar 2026 eingereicht wird, muss im Abschluss 2025 erfasst werden. Das Prinzip der periodengerechten Abgrenzung gemäss Art. 958b OR verlangt, dass Aufwand und Ertrag dem Jahr der wirtschaftlichen Verursachung zugeordnet werden.
Für Spesen, die zum Bilanzstichtag noch nicht eingereicht wurden, ist eine Rückstellung zu bilden. Schätzen Sie den Betrag anhand der Erfahrungswerte der Vormonate. Die Buchung erfolgt per Aufwandkonto (z. B. 6640) an passive Rechnungsabgrenzung (Konto 2300). Im neuen Geschäftsjahr wird die Abgrenzung aufgelöst, sobald die tatsächliche Abrechnung vorliegt.
- Transitorische Passiven: Spesen, die im alten Jahr entstanden, aber erst im neuen Jahr abgerechnet werden, werden über Konto 2300 abgegrenzt.
- Rückstellungen: Bei unsicherer Höhe der noch ausstehenden Spesen wird eine Rückstellung auf Konto 2600 gebildet.
- Auflösung: Sobald die effektive Spesenabrechnung im neuen Jahr eintrifft, wird die Abgrenzung oder Rückstellung aufgelöst und die tatsächliche Buchung vorgenommen.
02.Spesen verbuchen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess gilt für jede Spesenabrechnung, die in der Finanzbuchhaltung erfasst wird. Voraussetzung ist ein genehmigtes Spesenreglement und ein sauber geführter Kontenplan nach Schweizer KMU-Standard.
Schritt 1: Genehmigte Spesenabrechnung übernehmen
Verbuchen Sie ausschliesslich Spesenabrechnungen, die den internen Genehmigungsprozess vollständig durchlaufen haben. Der Genehmigungsnachweis — ob digitale Freigabe oder physische Unterschrift des Vorgesetzten — dient als Buchungsgrundlage und muss zusammen mit dem Buchungsbeleg aufbewahrt werden.
Prüfen Sie vor der Übernahme, ob die Abrechnung vollständig ist: Alle Positionen müssen mit einem Beleg oder einer Pauschalangabe gemäss Spesenreglement belegt sein. Fehlen Belege oder ist die Genehmigung unklar, geht die Abrechnung zurück an den Mitarbeitenden oder die genehmigende Stelle.
- Genehmigungsnachweis: Digitale Freigabe im System oder physische Unterschrift des Vorgesetzten muss vorliegen.
- Vollständigkeit: Jede Position benötigt einen Originalbeleg oder eine Pauschalangabe gemäss genehmigtem Spesenreglement.
- Rücksendung: Unvollständige oder nicht genehmigte Abrechnungen werden nicht verbucht, sondern zurückgewiesen.
Schritt 2: Auslagenart dem richtigen Konto zuordnen
Der Schweizer KMU-Kontenplan sieht für Spesen mehrere Aufwandkonten in der Kontengruppe 66 vor. Die korrekte Zuordnung ist entscheidend für eine aussagekräftige Erfolgsrechnung und für die Prüfung durch die Revisionsstelle. Ordnen Sie jede Spesenposition dem passenden Konto zu.
Kontenzuordnung Spesen nach KMU-Kontenplan
Bei der Kilometerentschädigung gilt ab 1. Januar 2026 der neue Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer für Privatfahrzeuge. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 benötigen keine neue kantonale Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit angepasst werden.
Schritt 3: MWST-Vorsteuer korrekt erfassen
Nicht jede Spesenposition berechtigt zum Vorsteuerabzug. Entscheidend ist, ob ein Beleg vorliegt, der die gesetzlichen Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG erfüllt. Pauschalspesen ohne Einzelbeleg — etwa die Verpflegungspauschale von CHF 30.00 — berechtigen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.
Vorsteuerabzug nach Spesenart
- MWST-Nummer des Ausstellers: Der Beleg muss die MWST-Nummer (UID mit MWST-Zusatz) des leistungserbringenden Unternehmens enthalten.
- Datum und Betrag: Leistungsdatum und Gesamtbetrag inklusive MWST müssen auf dem Beleg ersichtlich sein.
- Art der Leistung: Die erbrachte Leistung muss auf dem Beleg beschrieben sein, damit die geschäftliche Veranlassung nachvollziehbar ist.
- Empfänger: Bei Beträgen über CHF 400.00 muss zusätzlich der Name und die Adresse des Leistungsempfängers auf der Rechnung stehen.
Schritt 4: Buchung durchführen und Auszahlung erfassen
Die Verbuchung hängt davon ab, ob der Mitarbeitende die Auslagen vorgestreckt hat oder ob eine Firmenkreditkarte verwendet wurde. Bei vorgestreckten Auslagen wird der Mitarbeitende als Kreditor geführt; bei Firmenkreditkarte erfolgt die Buchung direkt über das Kreditkartenkonto.
Buchungsbeispiel 1: Mitarbeitende legt Reisekosten vor. Geschäftsreise mit Zugbillett CHF 102.00 inkl. 8.1 % MWST und Hotelübernachtung CHF 180.00 inkl. 3.8 % MWST. Die Buchung lautet: Konto 6640 Reisekosten CHF 94.35 / Konto 1171 Vorsteuer 8.1 % CHF 7.65 / Konto 6660 Unterkunft CHF 173.41 / Konto 1171 Vorsteuer 3.8 % CHF 6.59 an Konto 2000 Kreditor Mitarbeitende CHF 282.00.
Buchungsbeispiel 2: Firmenkreditkarte. Kundenessen CHF 245.00 inkl. 8.1 % MWST. Die Buchung lautet: Konto 6680 Repräsentation CHF 226.64 / Konto 1171 Vorsteuer 8.1 % CHF 18.36 an Konto 1020 Kreditkartenkonto CHF 245.00.
Buchungsbeispiel 3: Verpflegungspauschale CHF 30.00 ohne Beleg. Die Buchung lautet: Konto 6650 Verpflegung CHF 30.00 an Konto 2000 Kreditor Mitarbeitende CHF 30.00. Kein Vorsteuerabzug, da Pauschale.
Buchungsübersicht nach Auszahlungsart
Schritt 5: Belege GeBüV-konform archivieren
Gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und Art. 958f OR müssen Buchungsbelege während 10 Jahren aufbewahrt werden. Das gilt auch für Spesenbelege, Genehmigungsnachweise und die Spesenabrechnung selbst. Die Aufbewahrung kann physisch oder digital erfolgen, sofern die digitale Archivierung die Anforderungen der GeBüV an Unveränderbarkeit und Lesbarkeit erfüllt.
- Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Buchung erfolgt ist (Art. 958f OR).
- Digitale Archivierung: Zulässig, wenn die Belege unveränderbar gespeichert werden und jederzeit lesbar reproduziert werden können.
- Originalbelege: Thermopapier-Belege (z. B. Tankquittungen) verblassen. Scannen Sie diese zeitnah und archivieren Sie den Scan als Originalersatz.
- Zuordnung: Jeder archivierte Beleg muss eindeutig der zugehörigen Buchung zugeordnet werden können, z. B. über eine Belegnummer.
Achten Sie besonders auf Thermopapier-Belege von Tankstellen und Restaurants. Diese werden innerhalb weniger Monate unleserlich. Scannen oder fotografieren Sie solche Belege unmittelbar nach Erhalt und speichern Sie die digitale Kopie zusammen mit der Buchung.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschale mit Vorsteuerabzug verbucht
Verpflegungs- und Kleinspesenpauschalen berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug, da kein Einzelbeleg vorliegt. Wird trotzdem Vorsteuer geltend gemacht, führt dies bei einer MWST-Kontrolle zu Nachsteuern und Verzugszinsen. Prüfen Sie bei jeder Position, ob ein qualifizierter Beleg vorhanden ist.
Fehler 2: Falsche Kontierung verfälscht die Erfolgsrechnung
Werden Repräsentationsspesen auf dem Konto für Reisekosten verbucht, stimmen die Auswertungen nicht mehr. Das erschwert die Budgetkontrolle und kann bei der Revision Fragen aufwerfen. Verwenden Sie eine einheitliche Kontierungsrichtlinie und schulen Sie alle Beteiligten.
Fehler 3: Spesenabrechnung ohne Genehmigung verbucht
Ohne dokumentierte Genehmigung fehlt die Buchungsgrundlage. Bei einer Prüfung kann die Revisionsstelle solche Buchungen beanstanden. Stellen Sie sicher, dass jede Abrechnung vor der Verbuchung den Freigabeprozess durchlaufen hat.
Fehler 4: Thermopapier-Belege nicht rechtzeitig gesichert
Tankquittungen und Restaurantbelege auf Thermopapier verblassen oft innerhalb weniger Monate. Ohne lesbaren Beleg entfällt der Vorsteuerabzug und die Buchung ist nicht mehr revisionssicher. Scannen Sie solche Belege sofort nach Eingang.
Fehler 5: Jahresabgrenzung bei Spesen vergessen
Spesen, die im Dezember anfallen aber erst im Januar eingereicht werden, gehören ins alte Geschäftsjahr. Wird die Abgrenzung vergessen, ist der Jahresabschluss fehlerhaft. Bilden Sie per Bilanzstichtag eine Rückstellung für erwartete, noch nicht eingereichte Spesen.
04.Häufige Fragen
Auf welches Konto buche ich Spesen in der Schweiz?
Spesen werden im KMU-Kontenplan auf den Konten 6640 (Reise), 6642 (Kilometerentschädigung), 6650 (Verpflegung), 6660 (Unterkunft) und 6680 (Repräsentation) verbucht. Die genaue Zuordnung richtet sich nach der Art der Auslage.
Kann ich bei Spesen die Vorsteuer abziehen?
Ja, sofern ein Beleg mit MWST-Nummer des Ausstellers, Datum, Betrag und Leistungsbeschreibung vorliegt. Pauschalspesen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30.00 berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug, da kein Einzelbeleg existiert.
Wie verbuche ich eine Kilometerentschädigung?
Die Kilometerentschädigung wird auf Konto 6642 gebucht. Ab 2026 beträgt der Ansatz CHF 0.75 pro Kilometer. Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich, da es sich um eine Pauschale handelt. Die Buchung lautet: Konto 6642 an Kreditor Mitarbeitende (Konto 2000).
Wie lange müssen Spesenbelege aufbewahrt werden?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Die Belege können physisch oder digital archiviert werden, sofern die digitale Lösung die GeBüV-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Lesbarkeit erfüllt.
Muss ich Spesen über eine Firmenkreditkarte anders verbuchen?
Ja, bei Firmenkreditkarte erfolgt die Gegenbuchung auf dem Kreditkartenkonto (1020) statt auf dem Kreditor Mitarbeitende (2000). Die Aufwandseite und der Vorsteuerabzug bleiben identisch. Entscheidend ist, dass der Beleg trotzdem der Spesenabrechnung zugeordnet wird.
Was passiert mit Spesen die erst nach dem Jahresabschluss eingereicht werden?
Spesen gehören ins Geschäftsjahr der wirtschaftlichen Verursachung. Für erwartete, noch nicht eingereichte Spesen bilden Sie per Bilanzstichtag eine Rückstellung oder transitorische Passive. Sobald die Abrechnung eintrifft, wird die Abgrenzung aufgelöst und die effektive Buchung vorgenommen.