Spesenabrechnung buchen: Kontierung, MWST und Buchungsbeispiele

Bevor Sie die erste Spesenabrechnung buchen, müssen die benötigten Aufwandkonten im Kontenplan angelegt sein. Der Schweizer Kontenrahmen KMU gibt mit der Kontengruppe 58 eine sinnvolle Grundstruktur vor. Je nach Unternehmensgrösse und Spesenvolumen empfiehlt sich eine feinere Untergliederung, etwa separate Konten für Inlands- und Auslandsreisen oder für Kunden- und Mitarbeiteranlässe.

• Mindeststruktur — Legen Sie mindestens je ein Konto für Reisespesen, Verpflegung, Übernachtung, Fahrzeugaufwand und Repräsentation an.
• Kostenstellen — Ordnen Sie jedem Spesenkonto die relevanten Kostenstellen zu, damit die Auswertung nach Abteilung oder Projekt möglich ist.
• MWST-Steuercode — Hinterlegen Sie pro Konto den Standard-MWST-Code. Konten für Pauschalen erhalten den Code ohne Vorsteuer.
• Durchlaufkonto — Richten Sie ein Durchlaufkonto (z. B. 2279 Spesenvorschüsse) ein, falls Ihr Unternehmen Vorschüsse an Mitarbeitende auszahlt.

Vor der Verbuchung muss jeder Beleg auf formelle und materielle Richtigkeit geprüft werden. Formell bedeutet: Der Beleg enthält alle Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG, insbesondere Name und UID des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung, Betrag und MWST-Satz. Materiell bedeutet: Die Ausgabe ist geschäftlich begründet und entspricht dem genehmigten Spesenreglement.

Die korrekte Zuordnung des MWST-Codes ist entscheidend für den Vorsteuerabzug. Fehlt die UID-Nummer auf dem Beleg oder ist der MWST-Betrag nicht separat ausgewiesen, darf keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Bei Auslandsspesen (z. B. Hotelrechnung aus Deutschland) entfällt der Vorsteuerabzug in der Schweiz grundsätzlich.

Einzelspesen mit Originalbeleg werden direkt auf das passende Aufwandkonto gebucht. Die Gegenbuchung erfolgt je nach Auszahlungsweg auf das Kreditoren-, Bank- oder Lohnkonto. Achten Sie darauf, dass der Buchungstext den Spesentyp, den Mitarbeiternamen und den Anlass enthält, damit die Buchung auch bei einer späteren Revision nachvollziehbar ist.

Werden Spesen über die Lohnabrechnung erstattet, lautet die Gegenbuchung auf das Konto 5000 Löhne oder ein separates Verrechnungskonto. In diesem Fall muss sichergestellt sein, dass die Spesen im Lohnlauf korrekt als steuerfreie Erstattung und nicht als Lohnbestandteil verarbeitet werden.

Pauschalen unterscheiden sich buchhalterisch von Einzelspesen in zwei Punkten: Es gibt keinen Originalbeleg mit MWST-Ausweis, und der Vorsteuerabzug entfällt. Die gängigsten Pauschalen in der Schweiz sind die Verpflegungspauschale (CHF 30.– pro Tag), die Kleinspesenpauschale (CHF 20.– pro Tag) und die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge (CHF 0.75/km ab 1.1.2026). Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km benötigen keine neue kantonale Genehmigung.

Wichtig: Pauschalen dürfen nur ausbezahlt werden, wenn das Spesenreglement vom zuständigen Steueramt genehmigt ist. Ohne genehmigtes Reglement gelten Pauschalzahlungen als Lohnbestandteil und müssen auf dem Lohnausweis in Ziffer 1 deklariert werden. Die Pauschalen müssen zudem inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen, wie seit 2026 ausdrücklich präzisiert.

Firmenkreditkarten und Spesenvorschüsse erfordern eine saubere Abgrenzung, damit Aufwand und Verbindlichkeiten korrekt ausgewiesen werden. Bei Firmenkreditkarten wird die Kreditkartenabrechnung als Sammelbeleg verbucht. Jede einzelne Position muss einem Aufwandkonto zugeordnet und mit dem passenden MWST-Code versehen werden.

• Firmenkreditkarte — Buchen Sie die Einzelpositionen der Kreditkartenabrechnung direkt auf die Aufwandkonten. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Kreditkartenkonto (z. B. 2010 Kreditkartenverbindlichkeiten). Bei Zahlung der Kreditkartenrechnung buchen Sie 2010 an 1020 Bank.
• Spesenvorschuss — Der Vorschuss wird als Forderung gebucht: 1189 Vorschüsse Mitarbeitende an 1020 Bank. Bei der Spesenabrechnung buchen Sie die Aufwandkonten an 1189. Eine allfällige Differenz wird über Bank oder Lohn ausgeglichen.
• Private Kreditkarte — Der Mitarbeitende legt die Belege vor. Die Buchung erfolgt wie bei Einzelspesen: Aufwandkonto an Bank oder Lohnkonto. Der Kreditkartenauszug des Mitarbeitenden ist kein gültiger Beleg; es braucht die Originalquittungen.

Digitale Spesen-Tools wie spesen-app.ch exportieren die freigegebenen Spesenabrechnungen als CSV- oder XML-Datei, die direkt in die Buchhaltungssoftware importiert werden kann. Der Import spart manuelle Erfassungszeit und reduziert Tippfehler. Voraussetzung ist, dass die Exportdatei die Felder enthält, die Ihre Buchhaltungssoftware erwartet.

• Feldmapping prüfen — Stellen Sie sicher, dass die CSV-Spalten den Importfeldern Ihrer Buchhaltungssoftware entsprechen: Buchungsdatum, Sollkonto, Habenkonto, Betrag, MWST-Code, Buchungstext und Kostenstelle.
• MWST-Codes abgleichen — Die MWST-Codes im Spesen-Tool müssen mit den Codes in Ihrer Buchhaltungssoftware übereinstimmen. Legen Sie eine Zuordnungstabelle an, falls die Bezeichnungen abweichen.
• Testimport durchführen — Importieren Sie zunächst eine einzelne Spesenabrechnung in eine Testperiode. Prüfen Sie Kontierung, MWST-Beträge und Buchungstexte, bevor Sie den produktiven Import starten.
• Belege verknüpfen — Verknüpfen Sie die digitalen Belege aus dem Spesen-Tool mit den Buchungen in der Buchhaltung. Bei einer MWST-Revision müssen die Belege innert nützlicher Frist abrufbar sein.

Achten Sie darauf, dass importierte Buchungen nicht doppelt erfasst werden. Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine Dublettenprüfung anhand von Referenznummern. Nutzen Sie die eindeutige Abrechnungsnummer aus dem Spesen-Tool als Referenz.

Nach der Verbuchung aller Spesenabrechnungen einer Periode folgt die Abstimmung. Vergleichen Sie die Summe der gebuchten Spesen mit den freigegebenen Abrechnungen aus dem Spesen-Tool oder der manuellen Übersicht. Differenzen deuten auf fehlende Buchungen, Doppelbuchungen oder falsche Beträge hin.

• Kontenabstimmung — Stimmen Sie die Spesenkonten 5800–5880 monatlich ab. Prüfen Sie, ob die Summe je Konto plausibel ist und ob ungewöhnliche Einzelbuchungen vorliegen.
• Vorschusskonten — Das Konto 1189 Vorschüsse Mitarbeitende darf am Periodenende keinen unerklärten Saldo aufweisen. Offene Vorschüsse müssen eingefordert oder mit der nächsten Spesenabrechnung verrechnet werden.
• Periodenabgrenzung — Spesenabrechnungen, die eine Periode betreffen, aber erst in der Folgeperiode eingereicht werden, müssen über transitorische Passiven (Konto 2300) abgegrenzt werden. Dies ist besonders beim Jahresabschluss relevant.
• MWST-Abstimmung — Prüfen Sie, ob die Vorsteuer auf Spesen in der MWST-Abrechnung korrekt enthalten ist. Vergleichen Sie die gebuchte Vorsteuer mit den Belegsummen.

Dokumentieren Sie die Abstimmung schriftlich. Bei einer Revision durch die ESTV oder das kantonale Steueramt müssen Sie nachweisen können, dass die gebuchten Spesen mit den Belegen und Abrechnungen übereinstimmen.