Spesenabrechnung als Freelancer oder im Nebenerwerb: Buchhaltung, Steuern, Abgrenzung
Freelancer verbuchen Geschäftsaufwand direkt in der Buchhaltung; bei Nebenerwerb können nicht erstattete Spesen in der Steuererklärung als Berufskosten abgezogen werden. Die Unterscheidung ist zentral, weil sie bestimmt, ob Ausgaben als geschäftlicher Aufwand den Reingewinn mindern oder als Berufskosten vom steuerbaren Einkommen abgezogen werden. Wer zwischen Freelance-Tätigkeit und Anstellung wechselt oder beides parallel betreibt, muss die jeweiligen Regeln sauber trennen.
01.Freelancer (selbständig): Geschäftsaufwand in der Buchhaltung
Wer von der AHV-Kasse als selbständig erwerbend anerkannt ist, rechnet Spesen nicht mit einem Auftraggeber ab. Sämtliche geschäftlich bedingten Ausgaben fliessen als Aufwand in die eigene Buchhaltung und mindern den steuerbaren Reingewinn. Ein Spesenformular oder Spesenreglement wie bei Arbeitnehmern entfällt. Stattdessen muss der Freelancer eine ordnungsgemässe Buchführung nach Art. 957 OR führen, sobald der Jahresumsatz CHF 500'000 übersteigt. Unterhalb dieser Schwelle genügt eine vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
- Reisekosten: Fahrten zum Kunden mit dem Privatfahrzeug werden mit CHF 0.75/km (ab 1.1.2026) als Aufwand verbucht. ÖV-Tickets werden zum effektiven Betrag erfasst.
- Verpflegung: Auswärtige Verpflegung bei Kundenterminen ist als Geschäftsaufwand absetzbar. Belege aufbewahren; pauschale Ansätze wie bei Arbeitnehmern gelten nicht.
- Arbeitsmittel und Büro: Laptop, Software, Büromaterial und anteilige Mietkosten für ein Homeoffice-Zimmer sind abzugsfähig, sofern sie geschäftlich genutzt werden.
- Weiterbildung: Fachkurse und Fachliteratur, die in direktem Zusammenhang mit der selbständigen Tätigkeit stehen, sind als Aufwand verbuchbar.
Alle Belege müssen gemäss Art. 958f OR während 10 Jahren aufbewahrt werden. Das gilt auch für digitale Belege, sofern sie vollständig und unveränderbar archiviert sind. Bei einer Steuerrevision muss der Freelancer jeden verbuchten Aufwand mit einem Beleg nachweisen können. AHV-Beiträge werden auf dem Reingewinn (Umsatz minus Aufwand) berechnet. Je sauberer die Aufwanderfassung, desto korrekter die AHV-Abrechnung.
02.Nebenerwerb als Arbeitnehmer: Spesen und Berufskosten
Wer neben einer Hauptanstellung einen Nebenerwerb ausübt, muss zwischen zwei Konstellationen unterscheiden: Nebenerwerb als Arbeitnehmer bei einem zweiten Arbeitgeber oder Nebenerwerb als selbständig Erwerbender. Die steuerliche Behandlung der Spesen unterscheidet sich grundlegend.
Spesenbehandlung nach Art des Nebenerwerbs
Bei einem Nebenerwerb als Arbeitnehmer hat der zweite Arbeitgeber dieselbe Pflicht zur Spesenerstattung wie der Hauptarbeitgeber (Art. 327a OR). Erstattet er bestimmte Auslagen nicht, können diese in der Steuererklärung als Berufskosten abgezogen werden. Typische Abzüge sind Fahrkosten zum Arbeitsort, Verpflegungsmehrkosten und Kosten für Arbeitsmittel. Die kantonalen Steuerbehörden akzeptieren in der Regel Pauschalabzüge, verlangen aber bei höheren Beträgen Einzelnachweise.
Wer den Nebenerwerb selbständig ausübt, etwa als freiberuflicher Grafiker neben einer Festanstellung, führt für diese Tätigkeit eine separate Buchhaltung. Der Reingewinn aus dem Nebenerwerb wird zusammen mit dem Lohn aus der Hauptanstellung versteuert. Wichtig: Auch bei kleinem Umsatz im Nebenerwerb sind AHV-Beiträge auf dem Reingewinn geschuldet, sofern dieser CHF 2'300 pro Jahr übersteigt.
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Mehr erfahren →03.Abgrenzung Selbständigkeit vs. Anstellung
Ob jemand als selbständig oder als angestellt gilt, entscheidet nicht der Vertragstitel, sondern die tatsächlichen Umstände. Die AHV-Ausgleichskasse prüft bei der Anmeldung als Selbständigerwerbender anhand konkreter Kriterien, ob echte Selbständigkeit vorliegt. Die Qualifikation hat weitreichende Folgen für Spesenabrechnung, Sozialversicherungen und Steuern.
Kriterien zur Unterscheidung von Selbständigkeit und Anstellung
Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als Freelancer arbeitet, die tatsächlichen Verhältnisse aber einer Anstellung entsprechen. Das Risiko trifft beide Seiten: Der Auftraggeber haftet rückwirkend für nicht abgeführte AHV-, ALV- und UVG-Beiträge. Der Freelancer verliert den Status als Selbständigerwerbender und kann Geschäftsaufwand nicht mehr steuerlich geltend machen. Die AHV-Kasse kann die Qualifikation auch nachträglich ändern, etwa bei einer Arbeitgeberkontrolle.
Ein konkretes Beispiel: Eine Softwareentwicklerin arbeitet seit zwei Jahren ausschliesslich für einen einzigen Auftraggeber, nutzt dessen Büro und Laptop und hat feste Arbeitszeiten. Obwohl sie Rechnungen stellt, wird die AHV-Kasse diese Tätigkeit mit hoher Wahrscheinlichkeit als unselbständige Erwerbstätigkeit qualifizieren. Die Folge: Der Auftraggeber muss rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen.
04.MWST-Pflicht bei Freelancern
Freelancer werden MWST-pflichtig, sobald ihr Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 erreicht oder absehbar erreichen wird. Die Pflicht zur Eintragung im MWST-Register besteht ab dem Zeitpunkt, an dem die Umsatzgrenze überschritten wird. Eine freiwillige Eintragung ist auch bei tieferem Umsatz möglich und kann sich lohnen, wenn hohe Geschäftsausgaben mit Vorsteuer anfallen.
MWST-Übersicht für Freelancer (2026)
Wer MWST-pflichtig ist, muss auf Rechnungen die MWST separat ausweisen und die eigene MWST-Nummer angeben. Im Gegenzug kann der Freelancer die Vorsteuer auf geschäftlichen Einkäufen abziehen, sofern er die effektive Abrechnungsmethode wählt. Das betrifft beispielsweise die MWST auf einem neuen Laptop, auf Büromaterial oder auf Reisekosten. Bei der Saldosteuersatzmethode entfällt der Vorsteuerabzug, dafür ist die Abrechnung deutlich einfacher.
Spesen, die ein Freelancer dem Kunden weiterverrechnet, gelten als Teil des Entgelts und unterliegen ebenfalls der MWST. Verrechnet ein MWST-pflichtiger Freelancer beispielsweise Reisekosten von CHF 500 an den Kunden, muss er darauf 8.1 % MWST erheben. Die Rechnung weist dann CHF 540.50 aus. Dieser Punkt wird in der Praxis häufig übersehen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Geschäftsaufwand über ein Spesenformular beim Auftraggeber einreichen
Selbständige Freelancer reichen keine Spesenformulare beim Auftraggeber ein. Wer das tut, riskiert, dass die AHV-Kasse die Tätigkeit als unselbständig qualifiziert. Geschäftsausgaben gehören in die eigene Buchhaltung und werden dem Kunden allenfalls über die Rechnung weiterverrechnet.
Fehler 2: Keine Trennung zwischen Haupt- und Nebenerwerb in der Steuererklärung
Wer Einkünfte aus Anstellung und selbständigem Nebenerwerb vermischt, riskiert fehlerhafte Steuerveranlagungen und AHV-Abrechnungen. Für den selbständigen Nebenerwerb ist eine separate Buchhaltung zu führen, und der Reingewinn ist im entsprechenden Formular der Steuererklärung zu deklarieren.
Fehler 3: Belege für Geschäftsausgaben nicht aufbewahren
Ohne Belege kann die Steuerbehörde Aufwandpositionen streichen und den Reingewinn nach oben korrigieren. Das erhöht sowohl die Einkommenssteuer als auch die AHV-Beiträge. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre (Art. 958f OR).
Fehler 4: MWST auf weiterverrechneten Spesen vergessen
Weiterverrechnete Reisekosten, Materialkosten oder Verpflegung gelten als Teil des Entgelts und sind MWST-pflichtig. Wer die MWST auf diesen Positionen nicht ausweist, schuldet den Betrag trotzdem der ESTV und muss ihn aus der eigenen Marge bezahlen.
Fehler 5: Selbständigkeit nicht bei der AHV-Kasse anmelden
Ohne formelle Anerkennung als Selbständigerwerbender durch die AHV-Kasse können Geschäftsausgaben steuerlich nicht als Aufwand geltend gemacht werden. Die Anmeldung sollte vor Aufnahme der Tätigkeit oder unmittelbar danach erfolgen, idealerweise mit Nachweisen wie Auftragsbestätigungen und Rechnungen an verschiedene Kunden.
06.Häufige Fragen
Kann ich als Freelancer Spesen auf der Rechnung an den Kunden ausweisen?
Ja, Freelancer können Auslagen wie Reisekosten oder Materialkosten auf der Rechnung an den Kunden weiterverrechnen. Diese Positionen gelten als Teil des Entgelts. Wer MWST-pflichtig ist, muss auf den weiterverrechneten Spesen ebenfalls MWST erheben. In der eigenen Buchhaltung wird der Gesamtbetrag als Ertrag verbucht.
Muss ich für einen Nebenerwerb mit CHF 3'000 Umsatz eine Buchhaltung führen?
Wenn der Nebenerwerb selbständig ausgeübt wird, ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erforderlich, auch bei kleinem Umsatz. Diese muss in der Steuererklärung eingereicht werden. Ab einem Reingewinn von CHF 2'300 pro Jahr fallen zudem AHV-Beiträge an.
Wie weise ich nach, dass ich wirklich selbständig bin und nicht scheinselbständig?
Die AHV-Kasse prüft Kriterien wie mehrere Auftraggeber, eigenes Unternehmerrisiko, eigene Arbeitsmittel und freie Zeiteinteilung. Hilfreich sind Nachweise wie Rechnungen an verschiedene Kunden, ein eigener Webauftritt und Investitionen in Arbeitsmittel. Die formelle Bestätigung erfolgt durch die AHV-Ausgleichskasse.
Kann ich als Freelancer die Kilometerpauschale von CHF 0.75 verwenden?
Ja, die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km (ab 2026) kann auch von Selbständigen als Richtwert für die Verbuchung von Fahrten mit dem Privatfahrzeug verwendet werden. Die Steuerbehörden akzeptieren diesen Ansatz in der Regel. Alternativ können die effektiven Fahrzeugkosten verbucht werden, was bei hoher Fahrleistung vorteilhafter sein kann.
Was passiert, wenn mein Auftraggeber meine Spesen als Freelancer übernimmt?
Wenn ein Auftraggeber einem Freelancer Spesen direkt erstattet statt sie über die Rechnung abzuwickeln, kann dies als Indiz für ein Anstellungsverhältnis gewertet werden. Die AHV-Kasse könnte die Tätigkeit als unselbständig qualifizieren. Sicherer ist es, Auslagen über die eigene Rechnung weiterzuverrechnen.
Muss ich mich bei der MWST anmelden, wenn ich nur im Nebenerwerb selbständig bin?
Die MWST-Pflicht hängt vom Gesamtumsatz aus steuerbaren Leistungen ab. Erreicht der Umsatz aus dem selbständigen Nebenerwerb CHF 100'000 pro Jahr, besteht MWST-Pflicht. Bei den meisten Nebenerwerben liegt der Umsatz deutlich darunter, sodass keine Registrierungspflicht besteht. Eine freiwillige Anmeldung ist dennoch möglich.