Spesenabrechnung für Arbeitnehmer: Rechte, Erstattung und Fristen

Spesen sind Auslagen, die einem Arbeitnehmer bei der Ausführung seiner Arbeit entstehen. Sie sind kein Lohn, sondern ein Aufwandersatz. Die gesetzliche Grundlage bilden die Art. 327a bis 327c OR. Danach muss der Arbeitgeber alle Auslagen ersetzen, die notwendig sind, damit der Arbeitnehmer seine Arbeit verrichten kann. Typische Beispiele sind Reisekosten zu einem Kundentermin, Verpflegung bei auswärtiger Arbeit oder Materialkosten für ein Projekt.

Die Erstattungspflicht ist zwingender Natur. Art. 327a Abs. 2 OR hält fest, dass Vereinbarungen, wonach der Arbeitnehmer die Auslagen ganz oder teilweise selbst tragen muss, nichtig sind. Auch eine pauschale Abgeltung über den Lohn ist nur zulässig, wenn sie in einem von der ESTV genehmigten Spesenreglement geregelt ist und die tatsächlichen Kosten angemessen deckt.

Grundsätzlich ist jede Auslage erstattungsfähig, die notwendig und durch die Arbeit verursacht ist. In der Praxis haben sich feste Kategorien mit definierten ESTV-Ansätzen etabliert. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Spesenkategorien mit den gültigen Ansätzen ab 1. Januar 2026.

Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 gilt ab 1. Januar 2026 und ersetzt den bisherigen Ansatz von CHF 0.70. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem alten Ansatz müssen nicht neu eingereicht werden, solange sie nicht anderweitig angepasst werden. Bei der Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag handelt es sich um den Maximalbetrag, der ohne Beleg steuer- und AHV-frei erstattet werden kann. Höhere Beträge sind möglich, erfordern aber einen Originalbeleg.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug 120 Kilometer zu einem Kundentermin und isst auswärts zu Mittag. Er kann CHF 90 Fahrtkosten (120 km x CHF 0.75) und CHF 30 Verpflegung geltend machen — insgesamt CHF 120, ohne einen einzigen Beleg vorlegen zu müssen, sofern ein genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalansätzen vorliegt.

Die Spesenabrechnung folgt in den meisten Unternehmen einem standardisierten Ablauf. Entscheidend ist, dass der Geschäftszweck jeder Auslage dokumentiert wird — fehlt diese Angabe, darf die Buchhaltung die Erstattung zurückweisen. Die meisten Arbeitgeber definieren im Spesenreglement eine interne Einreichungsfrist, typischerweise monatlich oder quartalsweise.

• Beleg sichern: Originalbeleg unmittelbar nach der Auslage aufbewahren. Bei Kartenzahlung gilt die Händlerquittung mit Mehrwertsteuer-Ausweis, nicht der Kreditkartenbeleg. Digitale Fotos des Belegs sind zulässig, sofern das Spesenreglement dies erlaubt.
• Spesenformular ausfüllen: Datum, Betrag, Kategorie und Geschäftszweck eintragen. Der Geschäftszweck ist ein Pflichtfeld — zum Beispiel: Kundenbesuch bei Firma XY in Bern. Ohne diese Angabe ist die Abrechnung unvollständig.
• Fristgerecht einreichen: Die Abrechnung innerhalb der internen Frist bei der vorgesetzten Stelle oder der Buchhaltung einreichen. Übliche Fristen sind der 5. oder 10. des Folgemonats. Verspätete Einreichungen können intern abgelehnt werden, der gesetzliche Anspruch bleibt aber bestehen.
• Genehmigung und Auszahlung: Die vorgesetzte Person oder die Finanzabteilung prüft und genehmigt die Abrechnung. Die Auszahlung erfolgt in der Regel mit der nächsten Lohnzahlung oder als separate Überweisung.

Auch wenn interne Fristen verpasst werden, erlischt der gesetzliche Anspruch auf Spesenerstattung nicht automatisch. Art. 327a OR kennt keine Verwirkungsfrist. Der Anspruch verjährt erst nach fünf Jahren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR. Arbeitgeber können verspätete Einreichungen intern sanktionieren, die Erstattung selbst aber nicht verweigern.

Verweigert der Arbeitgeber die Spesenerstattung, stehen dem Arbeitnehmer mehrere rechtliche Mittel zur Verfügung. Der Anspruch aus Art. 327a OR ist zwingend — der Arbeitgeber kann ihn weder vertraglich ausschliessen noch einseitig kürzen, sofern die Auslagen notwendig und belegt sind.

• Schriftliche Mahnung: Erster Schritt ist eine schriftliche Aufforderung an den Arbeitgeber mit Fristsetzung (z. B. 14 Tage). Darin die offenen Beträge, Belege und den Rechtsgrund (Art. 327a OR) nennen. Ein Einschreiben sichert den Nachweis.
• Schlichtungsverfahren: Bleibt die Zahlung aus, kann der Arbeitnehmer bei der zuständigen Schlichtungsbehörde am Arbeitsort ein Schlichtungsgesuch einreichen. Das Verfahren ist bei einem Streitwert bis CHF 30 000 kostenlos (Art. 113 Abs. 2 lit. d ZPO) und dauert in der Regel zwei bis vier Wochen.
• Klage oder Betreibung: Scheitert die Schlichtung, kann der Arbeitnehmer Klage beim Arbeitsgericht erheben oder den Betrag auf dem Betreibungsweg einfordern. Bei Streitwerten bis CHF 30 000 gilt das vereinfachte Verfahren ohne Gerichtskosten.

Die Verjährungsfrist für Spesenansprüche beträgt fünf Jahre ab Fälligkeit (Art. 128 Ziff. 3 OR). Fällig wird der Anspruch in dem Moment, in dem die Auslage entsteht — nicht erst bei Einreichung der Abrechnung. Auch nach einer Kündigung bleiben offene Spesenansprüche bestehen und können innerhalb der Verjährungsfrist geltend gemacht werden.

Kürzt der Arbeitgeber Spesen ungerechtfertigt — etwa mit dem Argument, die Auslage sei nicht notwendig gewesen — trägt er die Beweislast dafür, dass die Auslage tatsächlich unnötig war. Im Zweifelsfall entscheidet das Gericht zugunsten des Arbeitnehmers, wenn dieser den Geschäftszweck und die Höhe der Auslage plausibel darlegen kann.