Spesenabrechnung für Arbeitnehmer: Rechte, Pflichten und Erstattung
Wer als Arbeitnehmer in der Schweiz berufliche Auslagen hat, darf diese dem Arbeitgeber in Rechnung stellen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen vollständig zu ersetzen. Dieser Anspruch ist zwingend und kann weder durch Arbeitsvertrag noch durch Reglement aufgehoben werden.
Trotzdem entstehen in der Praxis regelmässig Unsicherheiten: Welche Kosten gelten als erstattungsfähig? Braucht es immer einen Beleg? Und was passiert, wenn der Arbeitgeber die Erstattung verweigert? Die folgenden Abschnitte klären diese Fragen aus der Perspektive der Arbeitnehmenden.
01.Welche Spesen dürfen Arbeitnehmer einreichen?
Grundsätzlich sind alle Auslagen erstattungsfähig, die in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen und notwendig sind. Entscheidend ist nicht, ob der Arbeitgeber die Ausgabe vorab genehmigt hat, sondern ob sie objektiv zur Arbeitsausführung erforderlich war. Der Arbeitgeber kann im Spesenreglement allerdings Obergrenzen und Genehmigungspflichten festlegen, die Arbeitnehmer beachten müssen.
- Reisekosten — Fahrten mit dem Privatfahrzeug (CHF 0.75/km ab 2026), ÖV-Billette, Taxi bei Notwendigkeit, Parkgebühren und Mautkosten bei Geschäftsreisen.
- Verpflegung — Mehrkosten für auswärtige Verpflegung, wenn die Arbeit ein Essen ausser Haus erfordert. Die ESTV-Pauschale beträgt CHF 30.– pro Mahlzeit ohne Beleg.
- Übernachtung — Hotelkosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen oder Einsätzen ausserhalb des üblichen Arbeitsortes, jeweils gegen Beleg.
- Arbeitsmittel und Material — Beruflich notwendige Anschaffungen wie Werkzeuge, Software-Lizenzen oder Fachliteratur, sofern der Arbeitgeber diese nicht stellt.
- Telekommunikation und Homeoffice — Anteilige Kosten für Telefon, Internet und Arbeitsplatz zu Hause, wenn der Arbeitgeber keinen vollständigen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
- Repräsentation — Geschäftsessen, Kundengeschenke und ähnliche Auslagen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit. Steuerlich anerkannt werden maximal 5 % des Bruttolohns ab CHF 6'000 pro Jahr, höchstens CHF 24'000.
Nicht erstattungsfähig sind private Auslagen, Bussen, Kosten für den normalen Arbeitsweg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz sowie Ausgaben, die der Arbeitgeber bereits durch Lohnbestandteile oder Sachleistungen abdeckt.
02.So reichen Sie Spesen korrekt ein
Die meisten Unternehmen regeln den Ablauf der Spesenabrechnung im internen Spesenreglement. Arbeitnehmer sollten dieses Dokument kennen, denn es legt fest, welche Belege verlangt werden, welche Fristen gelten und wer die Abrechnung genehmigt. Fehlt ein Reglement, gilt die gesetzliche Grundregel: Der Arbeitgeber erstattet die tatsächlichen Kosten gegen Originalbeleg.
- Belege sammeln — Bewahren Sie Quittungen, Rechnungen und Tickets unmittelbar auf. Akzeptiert werden Originalbelege; Kreditkartenabrechnungen allein genügen in der Regel nicht, weil sie keinen Leistungsnachweis enthalten.
- Abrechnung ausfüllen — Tragen Sie jede Ausgabe mit Datum, Betrag, Kategorie und kurzem Geschäftszweck ein. Viele Unternehmen verwenden dafür Vorlagen oder digitale Tools.
- Fristen einhalten — Reichen Sie die Abrechnung innerhalb der im Reglement vorgesehenen Frist ein, üblicherweise monatlich. Ohne Fristangabe im Reglement empfiehlt sich eine zeitnahe Einreichung, spätestens innerhalb von 30 Tagen.
- Genehmigung abwarten — Die Abrechnung wird in der Regel vom Vorgesetzten oder der Finanzabteilung geprüft und freigegeben. Erst nach der Genehmigung erfolgt die Auszahlung, meist mit der nächsten Lohnzahlung.
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt mit dem Privatfahrzeug 120 km zu einem Kundentermin und nimmt dort ein Mittagessen ein. Sie reicht die Kilometerabrechnung (120 km x CHF 0.75 = CHF 90.–) zusammen mit der Verpflegungspauschale von CHF 30.– ein. Total: CHF 120.–. Dafür braucht sie keinen Verpflegungsbeleg, sofern das Spesenreglement die Pauschale vorsieht. Für die Kilometer genügt die Angabe von Start- und Zielort.
Spesen als Arbeitnehmer digital erfassen und einreichen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Aktuelle Spesenansätze und Grenzen 2026
Die ESTV publiziert jährlich Richtwerte, die als steuerlich anerkannte Obergrenzen gelten. Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement orientieren sich an diesen Ansätzen. Für Arbeitnehmer sind die Werte relevant, weil Erstattungen innerhalb dieser Grenzen steuerfrei bleiben. Beträge darüber hinaus gelten als Lohnbestandteil und werden im Lohnausweis deklariert.
ESTV-Spesenansätze ab 1. Januar 2026
Wichtig für Arbeitnehmer: Diese Ansätze sind Obergrenzen für die steuerfreie Erstattung. Der Arbeitgeber darf im Spesenreglement tiefere Pauschalen festlegen. Umgekehrt darf er höhere Beträge erstatten, muss den Mehrbetrag aber als Lohn deklarieren. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung durch die Steuerbehörde.
04.Steuerliche Folgen und Lohnausweis
Für Arbeitnehmer ist die steuerliche Behandlung von Spesen ein zentraler Punkt. Grundsätzlich gilt: Spesen, die den ESTV-Ansätzen entsprechen und korrekt abgerechnet werden, sind steuerfrei. Sie erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 (Effektivspesen) oder Ziffer 13.2 (Pauschalspesen) und erhöhen das steuerbare Einkommen nicht.
Deklaration im Lohnausweis
Wenn der Arbeitgeber kein genehmigtes Spesenreglement hat und trotzdem Pauschalen auszahlt, behandelt die Steuerbehörde diese als Lohnbestandteil. Arbeitnehmer sollten deshalb beim Arbeitgeber nachfragen, ob ein genehmigtes Reglement vorliegt. Falls nicht, empfiehlt sich die Abrechnung nach Effektivkosten mit Belegen, um die Steuerfreiheit sicherzustellen. Nicht erstattete berufliche Auslagen können Arbeitnehmer in der Steuererklärung unter den Berufskosten als Abzug geltend machen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung einreichen
Ein Kreditkartenbeleg zeigt nur den Betrag und den Händlernamen, aber nicht die bezogene Leistung. Die Buchhaltung und die Steuerbehörde verlangen einen Beleg mit Angabe der Leistung, Datum und Mehrwertsteuer. Reichen Sie immer die Originalquittung oder -rechnung ein.
Fehler 2: Privaten Arbeitsweg als Spesen deklarieren
Der tägliche Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist keine erstattungsfähige Auslage, sondern ein steuerlicher Berufskosten-Abzug in der Steuererklärung. Nur Fahrten zu einem anderen Einsatzort als dem üblichen Arbeitsplatz gelten als Reisespesen.
Fehler 3: Verpflegungspauschale und Restaurantbeleg gleichzeitig einreichen
Wer die Tagespauschale von CHF 30.– beansprucht, darf für dieselbe Mahlzeit nicht zusätzlich einen Restaurantbeleg einreichen. Es gilt entweder die Pauschale oder die Effektivkosten. Doppelte Abrechnung führt zu Rückforderungen und kann als Missbrauch gewertet werden.
Fehler 4: Geschäftszweck nicht angeben
Eine Spesenabrechnung ohne Angabe des Geschäftszwecks ist unvollständig. Die Buchhaltung muss nachvollziehen können, warum die Ausgabe beruflich notwendig war. Notieren Sie bei jeder Position kurz den Anlass, etwa den Kundennamen oder das Projekt.
Fehler 5: Spesen erst nach Monaten einreichen
Verspätete Einreichungen erschweren die Prüfung und können vom Arbeitgeber abgelehnt werden, wenn das Spesenreglement eine Frist vorsieht. Zudem gehen Belege mit der Zeit verloren oder werden unleserlich. Reichen Sie Spesen idealerweise monatlich oder unmittelbar nach der Geschäftsreise ein.
06.Häufige Fragen
Kann mein Arbeitgeber die Spesenerstattung verweigern?
Der Anspruch auf Spesenerstattung nach Art. 327a OR ist zwingend und kann vertraglich nicht ausgeschlossen werden. Der Arbeitgeber darf jedoch die Erstattung ablehnen, wenn die Auslage nicht beruflich notwendig war, die Belege fehlen oder die im Spesenreglement festgelegten Fristen nicht eingehalten wurden. Bei Streitigkeiten kann das Arbeitsgericht angerufen werden.
Muss ich Spesen versteuern, die mir der Arbeitgeber erstattet?
Spesen, die innerhalb der ESTV-Ansätze liegen und korrekt abgerechnet werden, sind steuerfrei. Sie erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13 und erhöhen das steuerbare Einkommen nicht. Nur Erstattungen, die über den anerkannten Ansätzen liegen oder ohne genehmigtes Reglement als Pauschale ausbezahlt werden, gelten als steuerpflichtiger Lohn.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber kein Spesenreglement hat?
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss der Arbeitgeber die tatsächlich entstandenen Kosten gegen Beleg erstatten. Pauschale Spesenzahlungen ohne Reglement werden von der Steuerbehörde als Lohnbestandteil behandelt und sind sozialversicherungspflichtig. Arbeitnehmer sollten in diesem Fall konsequent Belege sammeln und Effektivspesen abrechnen.
Darf ich Spesen abziehen, die mir der Arbeitgeber nicht erstattet hat?
Ja. Nicht erstattete berufliche Auslagen können in der Steuererklärung als Berufskosten geltend gemacht werden. Dafür müssen die Kosten nachweisbar beruflich veranlasst und tatsächlich entstanden sein. Bewahren Sie die Belege auf, da die Steuerbehörde diese im Rahmen einer Prüfung verlangen kann.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026 für das Privatfahrzeug?
Ab dem 1. Januar 2026 beträgt die steuerlich anerkannte Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Dieser Ansatz gilt für die Nutzung des privaten Personenwagens für geschäftliche Fahrten. Unternehmen, deren Spesenreglement noch CHF 0.70 vorsieht, müssen keine neue Genehmigung einholen; der bisherige Ansatz bleibt gültig.
Brauche ich für die Verpflegungspauschale einen Beleg?
Nein. Die Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Tag kann ohne Beleg abgerechnet werden, sofern das Spesenreglement dies vorsieht und die auswärtige Verpflegung beruflich bedingt war. Voraussetzung ist, dass Sie tatsächlich ausserhalb des üblichen Arbeitsortes verpflegt wurden. Für Effektivspesen über der Pauschale ist hingegen ein Restaurantbeleg erforderlich.