Spesen im internen Kontrollsystem verankern: Kontrollen, Belege, Dokumentation

Spesenabrechnung zählt zu den Geschäftsprozessen mit dem höchsten Fehler- und Missbrauchspotenzial. Die Gründe liegen in der Natur des Prozesses: Hunderte Einzelbelege pro Monat, unterschiedliche Spesenarten, dezentrale Erfassung durch Mitarbeitende und oft unklare Zuständigkeiten bei der Prüfung. Ohne systematische Kontrollen entstehen Doppelerfassungen, fehlende Belege oder überhöhte Beträge – Fehler, die einzeln klein erscheinen, in der Summe aber erheblich ins Gewicht fallen.

Art. 728a Abs. 1 Ziff. 3 OR verpflichtet die Revisionsstelle bei der ordentlichen Revision, die Existenz eines internen Kontrollsystems zu prüfen. Die Revisionsstelle beurteilt dabei nicht nur, ob ein IKS formal existiert, sondern ob es angemessen ausgestaltet ist. Spesenprozesse stehen regelmässig im Fokus, weil sie ein typisches Risiko für wesentliche Fehlaussagen in der Jahresrechnung darstellen. Auch bei der eingeschränkten Revision nach Art. 729a OR können Revisoren Schwächen im Spesenprozess beanstanden, wenn diese zu wesentlichen Fehlern führen.

• Fehleranfälligkeit: Manuelle Erfassung, unterschiedliche Belegformate und Währungen sowie Pauschalen und Effektivspesen im selben Prozess erhöhen die Fehlerquote erheblich.
• Missbrauchspotenzial: Private Ausgaben als Geschäftsspesen, fiktive Belege oder doppelte Einreichungen sind ohne Kontrollen schwer erkennbar – besonders bei Barbelegen.
• Revisionsanforderungen: Die Revisionsstelle erwartet nachvollziehbare Kontrollen im Spesenprozess. Fehlen diese, kann sie einen Hinweis im Revisionsbericht anbringen oder die Genehmigung der Jahresrechnung verzögern.
• Steuerliche Konsequenzen: Nicht korrekt abgerechnete Spesen können bei einer ESTV-Prüfung zu Aufrechnungen im Lohnausweis führen – etwa wenn Repräsentationsspesen das Maximum von CHF 24'000 pro Jahr übersteigen.

Ein wirksames IKS für Spesen besteht aus aufeinander abgestimmten Kontrollen, die den gesamten Prozess von der Belegerfassung bis zur Verbuchung abdecken. Entscheidend ist, dass jede Kontrolle einer verantwortlichen Person zugeordnet ist und bei Abweichungen ein definierter Eskalationsweg besteht. Die folgenden vier Kontrollebenen bilden das Grundgerüst eines Spesen-IKS.

Die Belegprüfung ist die erste Verteidigungslinie. Jeder Beleg muss mindestens Datum, Betrag, Leistungserbringer und Geschäftszweck enthalten. Fehlt eine dieser Angaben, darf die Spese nicht zur Genehmigung weitergeleitet werden. Bei Pauschalspesen – etwa der Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag oder der Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer – entfällt zwar der Einzelbeleg, die Kontrolle verschiebt sich aber auf die Plausibilität: Stimmt die Anzahl Reisetage mit dem Kalender überein? Ist die Distanz nachvollziehbar?

Das Vier-Augen-Prinzip verlangt, dass eine andere Person als die einreichende die Spese genehmigt. Bei Geschäftsleitungsmitgliedern ist besondere Vorsicht geboten: Deren Spesen sollten vom Verwaltungsrat oder einer unabhängigen Stelle geprüft werden. Ein konkretes Beispiel: Ein Verkaufsleiter reicht monatlich Repräsentationsspesen von CHF 1'500 ein. Die Genehmigung erfolgt durch die Geschäftsleitung, die Plausibilitätskontrolle durch das Controlling prüft quartalsweise, ob die Jahressumme von CHF 18'000 im Rahmen der maximal zulässigen 5 Prozent des Bruttolohns liegt.

• Automatisierte Plausibilitätsprüfung: Digitale Spesenlösungen können Schwellenwerte hinterlegen und bei Überschreitung automatisch eine Warnung auslösen – etwa wenn ein Mittagessen CHF 30 übersteigt oder die Kilometerangabe unplausibel hoch ist.
• Funktionstrennung: Die Person, die Spesen erfasst, darf nicht dieselbe sein, die sie genehmigt oder verbucht. In kleinen KMU mit wenigen Mitarbeitenden lässt sich dies durch eine Gegenzeichnung der Geschäftsleitung sicherstellen.
• Stichprobenkontrollen: Ergänzend zu den systematischen Kontrollen empfiehlt sich eine quartalsweise Stichprobe von 10 bis 20 Prozent aller Spesenabrechnungen durch eine unabhängige Stelle.

Ein IKS ist nur so gut wie seine Dokumentation. Kontrollen, die nicht schriftlich festgehalten und deren Durchführung nicht nachgewiesen wird, existieren aus Sicht der Revision nicht. Die Dokumentation erfüllt drei Funktionen: Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, was sie prüfen müssen. Sie liefert den Nachweis gegenüber der Revisionsstelle. Und sie ermöglicht ein systematisches Review, um Schwachstellen zu erkennen und zu beheben.

Die Kontrollbeschreibung sollte so konkret sein, dass eine stellvertretende Person die Kontrolle ohne Rückfragen durchführen kann. Ein Beispiel: Statt der Formulierung «Belege werden geprüft» sollte die Beschreibung lauten: «Die Sachbearbeitung Finanzen prüft bei jeder eingereichten Spesenabrechnung, ob zu jedem Posten ein Originalbeleg mit Datum, Betrag und Leistungserbringer vorliegt. Pauschalspesen werden anhand des Reisekalenders auf Plausibilität geprüft. Unvollständige Abrechnungen werden innert zwei Arbeitstagen an die einreichende Person zurückgewiesen.»

Der Durchführungsnachweis ist bei digitalen Spesenlösungen oft automatisch gegeben: Jede Freigabe wird mit Zeitstempel und Benutzername protokolliert. Bei papierbasierter Abrechnung genügt eine datierte Unterschrift der prüfenden Person auf dem Abrechnungsformular. Entscheidend ist, dass der Nachweis auch bei Abweichungen dokumentiert wird – also nicht nur das Ergebnis «geprüft», sondern auch «zurückgewiesen wegen fehlendem Beleg, Nachreichung am [Datum]».

Das regelmässige Review – mindestens einmal jährlich, idealerweise vor dem Jahresabschluss – beurteilt, ob die definierten Kontrollen tatsächlich durchgeführt werden und ob sie wirksam sind. Typische Fragen im Review: Wie viele Abrechnungen wurden zurückgewiesen? Welche Fehlerarten treten gehäuft auf? Sind die Schwellenwerte im Spesenreglement noch aktuell? Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen – das Review ist der richtige Zeitpunkt, diese Übereinstimmung zu prüfen.