Spesenabrechnung prüfen und genehmigen: Belege, Freigabe und Dokumentation
Wer als Vorgesetzte oder Vorgesetzter Spesenabrechnungen genehmigt, übernimmt eine Kontrollfunktion mit rechtlicher Tragweite. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, notwendige Auslagen zu ersetzen. Gleichzeitig muss das Unternehmen sicherstellen, dass nur berechtigte und belegte Spesen ausbezahlt werden. Fehlerhafte Freigaben führen zu Nachforderungen bei Steuerprüfungen, Problemen beim Lohnausweis und im schlimmsten Fall zu Vorwürfen der Steuerhinterziehung.
Diese Anleitung führt Sie in sieben Schritten durch den gesamten Prüf- und Genehmigungsprozess, von der Vorbereitung über die Belegkontrolle bis zur dokumentierten Freigabe an die Buchhaltung.
01.Rechtliche Grundlagen der Spesenprüfung
Die Pflicht zur Spesenerstattung ergibt sich aus Art. 327a OR. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das Spesenreglement konkretisiert diese Pflicht und legt fest, welche Auslagen in welcher Höhe erstattungsfähig sind. Für die prüfende Person ist das Reglement die zentrale Referenz: Was dort nicht vorgesehen ist, darf grundsätzlich nicht genehmigt werden.
- Art. 327a OR — Gesetzliche Grundlage für die Erstattungspflicht. Gilt auch ohne schriftliches Reglement, sofern die Auslagen notwendig und geschäftlich bedingt sind.
- Spesenreglement — Definiert Pauschalen, Obergrenzen, Belegpflichten und Genehmigungswege. Muss ab 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen und kantonal genehmigt sein.
- Lohnausweis-Relevanz — Nicht reglementskonforme Spesen gelten als Lohnbestandteil und müssen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 deklariert werden.
- Aufbewahrungspflicht — Belege und Abrechnungen müssen gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufbewahrt werden.
02.Massgebliche Pauschalen und Ansätze 2026
Für die Prüfung müssen Sie die aktuell gültigen Pauschalansätze kennen. Die folgenden Werte gelten gemäss ESTV-Wegleitung Lohnausweis ab 1. Januar 2026. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Kilometeransatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, solange sie nicht anderweitig angepasst werden.
Pauschalansätze Schweiz ab 1.1.2026
Spesenabrechnungen digital prüfen und freigeben mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Spesenabrechnung prüfen und genehmigen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf gilt für jede eingereichte Spesenabrechnung, unabhängig davon, ob sie auf Papier oder digital vorliegt. Passen Sie die einzelnen Schritte an Ihr internes Reglement an und halten Sie bei Unsicherheiten Rücksprache mit der Buchhaltung.
Schritt 1: Spesenreglement als Prüfgrundlage bereithalten
Bevor Sie eine Abrechnung öffnen, stellen Sie sicher, dass Ihnen die aktuelle Version des genehmigten Spesenreglements vorliegt. Das Reglement definiert, welche Spesenkategorien zulässig sind, welche Pauschalen gelten und welche Belege verlangt werden. Ohne diese Referenz fehlt Ihnen der Massstab für eine korrekte Prüfung.
- Aktualität prüfen — Vergewissern Sie sich, dass das Reglement die Ansätze ab 1.1.2026 enthält oder dass die bisherigen Ansätze weiterhin kantonal genehmigt sind.
- Geltungsbereich kennen — Manche Reglemente unterscheiden zwischen Innen- und Aussendienst oder zwischen Kaderstufen. Prüfen Sie, welche Regelung für die einreichende Person gilt.
- Genehmigungskompetenz klären — Stellen Sie sicher, dass Sie für die betreffende Person und die Spesenhöhe zeichnungsberechtigt sind. Viele Reglemente sehen ab einem bestimmten Betrag eine Zweitunterschrift vor.
Schritt 2: Formale Vollständigkeit der Abrechnung prüfen
Kontrollieren Sie zunächst, ob die Abrechnung alle formalen Anforderungen erfüllt. Eine unvollständige Abrechnung sollten Sie sofort zur Nachbesserung zurückweisen, bevor Sie inhaltlich prüfen. Das spart Zeit und verhindert, dass Sie Teilfreigaben erteilen müssen.
- Personalien — Name, Personalnummer und Abteilung der einreichenden Person müssen korrekt und vollständig angegeben sein.
- Abrechnungsperiode — Der Zeitraum muss klar ersichtlich sein. Prüfen Sie, ob die Einreichungsfrist gemäss Reglement eingehalten wurde.
- Einzelpositionen — Jede Spesenposition muss Datum, Kategorie, Betrag und geschäftlichen Anlass enthalten.
- Unterschrift — Die Abrechnung muss von der einreichenden Person unterschrieben oder digital bestätigt sein.
- Beilagen — Prüfen Sie, ob die Anzahl der beigelegten Belege mit der Anzahl der belegpflichtigen Positionen übereinstimmt.
Schritt 3: Belege auf Echtheit und Konformität kontrollieren
Die Belegprüfung ist der Kern des Genehmigungsprozesses. Jeder belegpflichtige Posten muss durch einen Originalbeleg oder eine gleichwertige digitale Kopie nachgewiesen werden. Bei Pauschalspesen entfällt die Belegpflicht, der geschäftliche Anlass muss aber dennoch plausibel sein.
Checkliste Belegprüfung
Thermobelege verblassen erfahrungsgemäss innerhalb weniger Monate. Verlangen Sie bei solchen Belegen eine zusätzliche Kopie oder ein Foto. Digitale Belegkopien sind steuerlich anerkannt, sofern sie den Originalinhalt vollständig und unverändert wiedergeben.
Schritt 4: Beträge und Pauschalen mit Reglement abgleichen
Vergleichen Sie jeden Einzelposten mit den im Spesenreglement festgelegten Limiten und Pauschalen. Dieser Schritt stellt sicher, dass keine überhöhten Beträge durchrutschen und dass Pauschalen korrekt angewendet werden.
- Kilometerpauschale — Prüfen Sie die angegebene Distanz anhand eines Routenplaners. Der Ansatz beträgt ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Liegt dem Reglement noch CHF 0.70 zugrunde, gilt dieser Ansatz weiterhin ohne neue Genehmigung.
- Verpflegungspauschale — Maximal CHF 30.00 pro Mahlzeit ohne Beleg. Prüfen Sie, ob die Abwesenheit tatsächlich eine auswärtige Verpflegung erforderte.
- Übernachtungskosten — Effektive Kosten gegen Beleg. Vergleichen Sie mit den im Reglement definierten Obergrenzen pro Stadt oder Region.
- Repräsentationsspesen — Müssen den effektiven Auslagen entsprechen. Übersteigen sie CHF 6000 pro Jahr, dürfen sie maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen, absolut höchstens CHF 24000 pro Jahr.
- Doppelzahlungen — Achten Sie darauf, dass nicht gleichzeitig eine Pauschale und ein Einzelbeleg für denselben Aufwand geltend gemacht werden.
Schritt 5: Abrechnung genehmigen oder begründet ablehnen
Nach der inhaltlichen Prüfung treffen Sie die Entscheidung: Genehmigung, Teilgenehmigung oder Ablehnung. Jede Ablehnung muss schriftlich begründet werden. Das schützt Sie bei Rückfragen und gibt der einreichenden Person die Möglichkeit, die Abrechnung zu korrigieren.
- Vollständige Genehmigung — Alle Positionen sind reglements- und belegkonform. Sie zeichnen die Abrechnung ab und leiten sie an die Buchhaltung weiter.
- Teilgenehmigung — Einzelne Positionen sind nicht erstattungsfähig. Genehmigen Sie die konformen Positionen und weisen Sie die beanstandeten Posten mit Begründung zurück.
- Vollständige Ablehnung — Die Abrechnung weist grundlegende Mängel auf, etwa fehlende Unterschrift, falsche Abrechnungsperiode oder systematisch fehlende Belege. Senden Sie die gesamte Abrechnung zur Überarbeitung zurück.
Sie dürfen eine Spesenposition ablehnen, wenn der geschäftliche Anlass nicht erkennbar ist, der Beleg fehlt oder unlesbar ist, der Betrag die Reglementslimite übersteigt oder die Auslage offensichtlich privater Natur ist. Eine Ablehnung allein wegen Verspätung ist nur zulässig, wenn das Reglement eine Verwirkungsfrist ausdrücklich vorsieht.
Schritt 6: Genehmigung dokumentieren und archivieren
Die Dokumentation der Genehmigung ist kein optionaler Verwaltungsschritt, sondern eine gesetzliche Pflicht. Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsunterlagen während zehn Jahren aufbewahrt werden. Bei einer Steuerrevision muss nachvollziehbar sein, wer welche Abrechnung wann geprüft und freigegeben hat.
- Genehmigungsvermerk — Datum, Name der genehmigenden Person und Unterschrift oder digitale Signatur auf der Abrechnung.
- Ablehnungsbegründungen — Schriftliche Begründung für jede abgelehnte Position, idealerweise direkt auf der Abrechnung oder als Anhang.
- Belegarchivierung — Originalbelege oder digitale Kopien zusammen mit der genehmigten Abrechnung ablegen. Digitale Archive müssen revisionssicher sein.
- Audit-Trail — Bei digitalen Systemen wird automatisch protokolliert, wer wann welche Aktion ausgeführt hat. Bei Papierabrechnungen empfiehlt sich ein Prüfprotokoll.
Schritt 7: Freigabe an Buchhaltung weiterleiten und Auszahlung anstossen
Nach der dokumentierten Genehmigung übergeben Sie die Abrechnung an die Buchhaltung. Diese verbucht die Spesen auf den korrekten Kostenkonten und löst die Auszahlung aus. Klären Sie vorab, in welchem Rhythmus Spesen ausbezahlt werden: mit der nächsten Lohnabrechnung oder in einem separaten Zahlungslauf.
- Kontierung — Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltung die Spesen den richtigen Kostenstellen und Sachkonten zuordnet.
- Lohnausweis — Pauschalspesen aus einem genehmigten Reglement erscheinen unter Ziffer 13.2.1 des Lohnausweises. Effektive Spesen gegen Beleg werden unter Ziffer 13.1.1 ausgewiesen.
- Auszahlungsfrist — Art. 327a OR verlangt eine zeitnahe Erstattung. Definieren Sie im Reglement eine maximale Bearbeitungszeit, beispielsweise 30 Tage nach Einreichung.
Informieren Sie die einreichende Person über die erfolgte Genehmigung und den voraussichtlichen Auszahlungstermin. Transparenz im Prozess reduziert Rückfragen und stärkt das Vertrauen in das Spesensystem.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Genehmigung ohne Belegkontrolle erteilen
Wer Abrechnungen pauschal durchwinkt, riskiert bei einer Steuerrevision Nachforderungen auf sämtliche nicht belegten Positionen. Die Steuerbehörde kann unbelegte Erstattungen als verdeckten Lohn qualifizieren. Prüfen Sie jeden belegpflichtigen Posten einzeln, auch wenn die Gesamtsumme plausibel erscheint.
Fehler 2: Veraltetes Spesenreglement als Massstab verwenden
Reglemente, die nicht den aktuellen SSK-Mustervorlagen entsprechen, können ihre kantonale Genehmigung verlieren. In diesem Fall werden Pauschalspesen steuerlich als Lohn behandelt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Reglement die Ansätze 2026 korrekt abbildet oder dass die bisherige Genehmigung weiterhin gültig ist.
Fehler 3: Ablehnung ohne schriftliche Begründung
Eine mündliche Ablehnung ist nicht nachvollziehbar und führt zu Konflikten mit Mitarbeitenden. Zudem fehlt bei einer späteren Prüfung der Nachweis, warum eine Position nicht erstattet wurde. Dokumentieren Sie jede Ablehnung schriftlich mit Angabe des Grundes.
Fehler 4: Pauschale und Einzelbeleg für denselben Aufwand genehmigen
Wird beispielsweise eine Verpflegungspauschale und gleichzeitig eine Restaurantquittung für denselben Tag freigegeben, liegt eine Doppelzahlung vor. Die Steuerbehörde wertet dies als ungerechtfertigte Erstattung. Kontrollieren Sie bei jeder Abrechnung systematisch auf solche Überschneidungen.
Fehler 5: Fehlende Archivierung der Genehmigungsnachweise
Ohne dokumentierten Genehmigungsvermerk kann bei einer Revision nicht belegt werden, dass eine ordnungsgemässe Prüfung stattgefunden hat. Die Folge sind Auflagen oder Bussen. Archivieren Sie die genehmigte Abrechnung zusammen mit allen Belegen und dem Prüfprotokoll für mindestens zehn Jahre.
05.Häufige Fragen
Welche Belege muss ich bei einer Spesenabrechnung verlangen?
Bei Effektivspesen benötigen Sie für jede Position einen Originalbeleg oder eine gleichwertige digitale Kopie. Dazu zählen Quittungen, Rechnungen und Kassenbons. Bei genehmigten Pauschalspesen wie der Verpflegungs- oder Kleinspesentpauschale entfällt die Belegpflicht, der geschäftliche Anlass muss aber nachvollziehbar sein.
Darf ich eine Spesenabrechnung ablehnen, wenn der Beleg fehlt?
Ja, fehlende Belege sind ein zulässiger Ablehnungsgrund für belegpflichtige Positionen. Sie sollten die Ablehnung schriftlich begründen und der einreichenden Person die Möglichkeit geben, den Beleg nachzureichen. Ist der Beleg unwiederbringlich verloren, kann ein Eigenbeleg mit Begründung akzeptiert werden, sofern das Reglement dies vorsieht.
Wie schnell muss ich eine Spesenabrechnung genehmigen?
Art. 327a OR verlangt eine zeitnahe Erstattung, nennt aber keine konkrete Frist. Die meisten Spesenreglemente sehen eine Bearbeitungszeit von 14 bis 30 Tagen nach Einreichung vor. Halten Sie sich an die im Reglement definierte Frist, um Verzögerungen bei der Auszahlung zu vermeiden.
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte Spesenabrechnung genehmige?
Bei einer Steuerrevision können unberechtigt erstattete Spesen als verdeckter Lohn nachbesteuert werden. Das Unternehmen haftet für Sozialversicherungsbeiträge und allfällige Verzugszinsen. Im Wiederholungsfall drohen zudem arbeitsrechtliche Konsequenzen für die genehmigende Person.
Muss ich Spesenabrechnungen auch bei kleinen Beträgen prüfen?
Ja, die Prüfpflicht gilt unabhängig von der Höhe des Betrags. Auch Kleinbeträge summieren sich über das Jahr und können bei einer Revision beanstandet werden. Viele Reglemente sehen für Beträge unter einem bestimmten Schwellenwert ein vereinfachtes Prüfverfahren vor, die Grundkontrolle bleibt aber Pflicht.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 automatisch für alle Mitarbeitenden?
Der neue Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gilt ab 1. Januar 2026 gemäss ESTV-Wegleitung. Wenn Ihr Spesenreglement noch CHF 0.70 vorsieht und kantonal genehmigt ist, bleibt dieser Ansatz gültig. Eine Anpassung auf CHF 0.75 erfordert eine Aktualisierung des Reglements, aber keine neue kantonale Genehmigung, sofern keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.