Spesenabrechnung prüfen und genehmigen: Checkliste, Fristen und Ablehnungsgründe
Beim Prüfen einer Spesenabrechnung müssen Vollständigkeit, Plausibilität und Richtlinienkonformität der Belege geprüft werden, bevor freigegeben wird. Wer diesen Prozess nachlässig handhabt, riskiert fehlerhafte Lohnabrechnungen, steuerliche Auflagen bei der nächsten Revision und im schlimmsten Fall Verstösse gegen Art. 327a OR. Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Verantwortliche und Vorgesetzte und beschreibt den Prüfprozess von der Eingangskontrolle bis zur Übergabe an die Buchhaltung.
01.Was darf abgelehnt werden – und was nicht?
Art. 327a OR gibt Arbeitnehmenden einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung notwendiger Auslagen. Daraus folgt: Nicht jede Ablehnung ist zulässig. Wer Spesen zurückweist, braucht einen sachlich nachvollziehbaren Grund, der im Spesenreglement oder in der konkreten Beleglage verankert ist.
- Zulässige Ablehnungsgründe: Fehlender oder unleserlicher Beleg, kein erkennbarer Geschäftszweck, Betrag ausserhalb des genehmigten Spesenreglements, falsche Auslagenkategorie, doppelte Einreichung derselben Auslage.
- Unzulässige Ablehnungsgründe: Generelle Nichtzahlung ohne Begründung, Ablehnung allein wegen verspäteter Einreichung (sofern kein Reglement dies ausdrücklich regelt), pauschale Kürzung ohne Bezug zum Einzelbeleg.
Im Zweifelsfall ist eine Rückfrage an den Einreicher immer der Ablehnung vorzuziehen. Dokumentieren Sie jede Entscheidung schriftlich, damit sie bei einer späteren Prüfung nachvollziehbar bleibt.
02.Fristen für die Rückerstattung
Das OR nennt keine explizite Frist für die laufende Spesenrückerstattung. In der Praxis hat sich eine Bearbeitungszeit von 30 Tagen nach Einreichung als Standard etabliert. Viele Spesenreglemente halten diese Frist ausdrücklich fest. Kürzere Zyklen — etwa die Auszahlung mit der nächsten Lohnrunde — sind ebenfalls üblich und empfehlenswert.
Übliche Fristen für die Spesenrückerstattung
Bei einem Austritt sind gemäss Art. 339 Abs. 1 OR alle fälligen Forderungen — einschliesslich offener Spesen — am letzten Arbeitstag auszuzahlen. Verzögerungen können zu Verzugszinsen führen.
Spesenabrechnungen digital prüfen und freigeben mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Spesenabrechnung prüfen und genehmigen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf beschreibt den Prüfprozess aus Sicht der genehmigenden Stelle — typischerweise Vorgesetzte oder HR. Idealerweise wenden Sie das Vier-Augen-Prinzip an, bei dem eine zweite Person stichprobenartig oder ab einem definierten Schwellenwert mitprüft.
Schritt 1: Vollständigkeit der Abrechnung prüfen
Bevor Sie inhaltlich prüfen, stellen Sie sicher, dass die Abrechnung formal komplett ist. Unvollständige Einreichungen sind der häufigste Grund für Verzögerungen im Genehmigungsprozess. Weisen Sie unvollständige Abrechnungen sofort zurück, damit der Einreicher nachbessern kann.
- Originalbelege oder digitale Kopien: Für jede Position muss ein Beleg vorliegen. Digitale Fotos sind zulässig, sofern sie lesbar und vollständig sind.
- Pflichtfelder ausgefüllt: Name, Datum, Betrag, Währung und Auslagenkategorie müssen in jeder Zeile eingetragen sein.
- Geschäftszweck angegeben: Jede Auslage braucht eine kurze Begründung, z. B. Kundenbesuch bei Firma X oder Projektbesprechung Y.
- Unterschrift des Einreichers: Die Abrechnung muss vom Mitarbeitenden unterzeichnet oder digital bestätigt sein.
- Korrekte Abrechnungsperiode: Belege müssen in die angegebene Periode fallen. Belege aus Vormonaten separat kennzeichnen.
- Fremdwährungen umgerechnet: Bei Auslandsauslagen muss der Umrechnungskurs angegeben und nachvollziehbar sein, z. B. anhand des Kreditkartenauszugs.
Schritt 2: Plausibilität der Belege prüfen
Nach der formalen Prüfung folgt die inhaltliche Kontrolle. Stimmen Datum, Betrag und Art der Auslage mit der bekannten Geschäftstätigkeit des Einreichers überein? Ziel ist nicht, jeden Franken zu hinterfragen, sondern Auffälligkeiten zu erkennen, die auf Fehler oder Missbrauch hindeuten.
- Unrealistische Beträge: Ein Mittagessen für CHF 120 ohne Bewirtungsanlass oder eine Taxifahrt über CHF 200 innerorts sollten hinterfragt werden.
- Wochenend- und Feiertagsausgaben: Auslagen an arbeitsfreien Tagen sind nur plausibel, wenn ein dokumentierter Geschäftsanlass vorliegt.
- Privatanschein: Einkäufe in Warenhäusern, Tankstellenshops oder Apotheken ohne klaren Geschäftsbezug genauer prüfen.
- Doppelte Einreichungen: Gleicher Betrag, gleiches Datum, gleicher Anbieter — prüfen Sie, ob derselbe Beleg bereits in einer früheren Abrechnung enthalten war.
Dokumentieren Sie Auffälligkeiten schriftlich, auch wenn Sie die Auslage nach Rückfrage genehmigen. So entsteht ein Prüfprotokoll, das bei einer späteren Revision hilfreich ist.
Schritt 3: Richtlinienkonformität sicherstellen
Jede Auslage muss sich innerhalb der Vorgaben des genehmigten Spesenreglements bewegen. Prüfen Sie insbesondere die geltenden Pauschalen und Höchstbeträge. Seit dem 1. Januar 2026 gelten aktualisierte Ansätze gemäss ESTV-Wegleitung.
Relevante Pauschalen und Limiten (ab 1.1.2026)
- Kategorie korrekt?: Prüfen Sie, ob die gewählte Auslagenkategorie zum Beleg passt. Ein Geschäftsessen ist keine Verpflegungspauschale.
- Belegqualität ausreichend?: Kassenbons müssen lesbar sein und Datum, Betrag sowie Anbieter zeigen. Handschriftliche Quittungen brauchen Name und Adresse des Ausstellers.
- Bewilligungspflicht beachtet: Manche Reglemente verlangen für bestimmte Auslagen (z. B. Flüge, Hotels über CHF 200) eine Vorabgenehmigung. Prüfen Sie, ob diese vorliegt.
Schritt 4: Abrechnung genehmigen oder ablehnen
Nach Abschluss der drei Prüfschritte treffen Sie die Entscheidung: Genehmigung, teilweise Ablehnung oder vollständige Rückweisung. Jede Variante muss dokumentiert werden. Setzen Sie das Vier-Augen-Prinzip konsequent um, indem ab einem definierten Schwellenwert (z. B. CHF 500) eine zweite Person mitzeichnet.
- Genehmigung: Versehen Sie die Abrechnung mit Ihrem Namen, dem Genehmigungsdatum und Ihrer Unterschrift oder digitalen Freigabe.
- Teilweise Ablehnung: Einzelne Positionen können abgelehnt werden, während der Rest genehmigt wird. Begründen Sie jede abgelehnte Position schriftlich.
- Vollständige Rückweisung: Nur bei gravierenden Mängeln. Begründung und konkrete Hinweise zur Nachbesserung sind Pflicht.
- Frist für Nachbesserung: Setzen Sie dem Einreicher eine angemessene Frist von 5 bis 10 Arbeitstagen, um fehlende Belege oder Angaben nachzuliefern.
Vermeiden Sie mündliche Ablehnungen. Jede Rückweisung sollte schriftlich erfolgen, damit der Einreicher die Beanstandung nachvollziehen und gezielt korrigieren kann.
Schritt 5: Genehmigte Abrechnung an die Buchhaltung weiterleiten
Nach der Freigabe übergeben Sie die vollständige Abrechnung inklusive aller Belege und dem dokumentierten Genehmigungsdatum an die Buchhaltung. Dort erfolgt die Verbuchung und die Auszahlung — in der Regel mit der nächsten Lohnrunde oder innerhalb von 30 Tagen.
- Übergabepaket: Genehmigte Abrechnung, sämtliche Originalbelege oder digitale Kopien, Genehmigungsvermerk mit Datum und Name.
- Archivierung: Spesenbelege unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gemäss Art. 958f OR. Digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Integrität der Dokumente gewährleistet ist.
- Rückmeldung an Einreicher: Informieren Sie den Mitarbeitenden über die Freigabe und den voraussichtlichen Auszahlungstermin.
Bei Austritten gilt Art. 339 Abs. 1 OR: Alle fälligen Forderungen, einschliesslich genehmigter Spesen, sind am letzten Arbeitstag auszuzahlen. Planen Sie die Prüfung entsprechend frühzeitig ein.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Geschäftszweck fehlt oder ist zu vage
Einträge wie «Geschäftsessen» ohne Angabe des Kunden oder Anlasses genügen nicht. Bei einer Steuerrevision werden solche Positionen beanstandet. Verlangen Sie mindestens den Namen des Geschäftspartners und den Anlass.
Fehler 2: Vier-Augen-Prinzip wird nicht eingehalten
Wenn dieselbe Person Spesen einreicht und genehmigt, entfällt die Kontrollfunktion. Besonders bei Kadermitarbeitenden ist eine zweite Prüfinstanz zwingend. Definieren Sie im Spesenreglement, wer wessen Spesen genehmigt.
Fehler 3: Ablehnungen ohne schriftliche Begründung
Mündliche Rückweisungen führen zu Streitigkeiten und sind im Nachhinein nicht nachvollziehbar. Halten Sie den Ablehnungsgrund und die gewünschte Nachbesserung immer schriftlich fest.
Fehler 4: Veraltete Pauschalen im Reglement
Seit 1.1.2026 gilt eine Kilometerpauschale von CHF 0.75/km. Wer noch mit CHF 0.70 rechnet, erstattet zu wenig. Prüfen Sie jährlich, ob Ihr Reglement die aktuellen ESTV-Ansätze widerspiegelt.
Fehler 5: Belege werden nicht archiviert
Art. 958f OR schreibt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vor. Fehlende Belege bei einer Revision können zu Aufrechnungen und Steuernachforderungen führen. Stellen Sie sicher, dass genehmigte Belege systematisch digital oder physisch archiviert werden.
05.Häufige Fragen
Muss ich als Vorgesetzter jeden einzelnen Franken prüfen?
Nein. Die Prüfung zielt auf Vollständigkeit, Plausibilität und Richtlinienkonformität. Stichproben bei Kleinbeträgen sind ausreichend, solange Sie bei Auffälligkeiten vertiefen. Ab einem im Reglement definierten Schwellenwert empfiehlt sich eine Detailprüfung jeder Position.
Darf ich eine Spesenabrechnung pauschal ablehnen?
Nein. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur Erstattung notwendiger Auslagen. Eine pauschale Ablehnung ohne sachlichen Grund ist rechtswidrig. Sie dürfen einzelne Positionen mit konkreter Begründung zurückweisen, müssen aber den berechtigten Rest genehmigen.
Wie lange habe ich Zeit, eine eingereichte Spesenabrechnung zu prüfen?
Das OR nennt keine explizite Frist. In der Praxis gelten 30 Tage nach Einreichung als angemessen. Viele Unternehmen koppeln die Auszahlung an den nächsten Lohnlauf. Bei Austritt müssen offene Spesen gemäss Art. 339 Abs. 1 OR am letzten Arbeitstag beglichen sein.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
Weisen Sie die betreffende Position zurück und setzen Sie dem Einreicher eine Frist von 5 bis 10 Arbeitstagen zur Nachlieferung. Kann kein Beleg beigebracht werden, darf die Position abgelehnt werden. Dokumentieren Sie den Vorgang schriftlich.
Wer genehmigt die Spesen der Geschäftsleitung?
Das Vier-Augen-Prinzip verlangt, dass niemand seine eigenen Spesen genehmigt. Spesen der Geschäftsleitung werden typischerweise vom Verwaltungsrat, einem anderen GL-Mitglied oder der Revisionsstelle geprüft. Regeln Sie dies explizit im Spesenreglement.
Sind digitale Belege (Fotos, Scans) bei der Prüfung gleichwertig?
Ja, sofern die digitale Kopie lesbar ist und alle relevanten Angaben (Datum, Betrag, Anbieter) erkennbar sind. Die Integrität muss gewährleistet sein, etwa durch ein revisionssicheres Archivierungssystem. Viele Kantone akzeptieren digitale Belege bei genehmigtem Spesenreglement vollumfänglich.