Spesenabrechnung: Recht, Prozess und Steuerfolgen

Spesen sind Auslagen, die Arbeitnehmenden im Zusammenhang mit der Ausführung ihrer Arbeit entstehen. Art. 327a OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich nicht zuungunsten der Arbeitnehmenden abgeändert werden (Art. 327a Abs. 2 OR). Die Spesenabrechnung ist das formale Dokument, mit dem diese Auslagen geltend gemacht und vom Arbeitgeber erstattet werden.

Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen notwendigen und freiwilligen Auslagen. Notwendige Auslagen entstehen zwingend bei der Berufsausübung – etwa Fahrtkosten zu einem Kundenbesuch oder Übernachtungskosten auf einer Geschäftsreise. Diese muss der Arbeitgeber vollständig ersetzen. Freiwillige Auslagen hingegen, beispielsweise ein Upgrade auf Business Class ohne betriebliche Notwendigkeit, fallen nicht unter die gesetzliche Erstattungspflicht. Art. 327b OR ergänzt, dass der Arbeitgeber auch für die Bereitstellung und Instandhaltung von Arbeitsgeräten aufkommen muss, sofern nichts anderes vereinbart ist.

• Notwendige Auslagen: Reisekosten, Verpflegung bei auswärtiger Arbeit, Übernachtungen, Arbeitsmaterial – der Arbeitgeber ist zur vollständigen Erstattung verpflichtet.
• Freiwillige Auslagen: Upgrades, private Zusatzleistungen oder nicht betrieblich begründete Kosten – kein gesetzlicher Erstattungsanspruch, können aber im Spesenreglement geregelt werden.
• Erstattungsform: Die Erstattung erfolgt entweder als Effektivspesen (gegen Beleg) oder als Pauschale (fester Betrag ohne Einzelnachweis), sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.

Ein Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt mit dem Privatfahrzeug 120 Kilometer zu einem Kundentermin und nimmt das Mittagessen auswärts ein. Die Fahrtkosten von CHF 90 (120 km x CHF 0.75) und die Verpflegungspauschale von CHF 30 sind notwendige Auslagen, die der Arbeitgeber erstatten muss. Kauft sie sich unterwegs ein privates Buch, ist das keine erstattungspflichtige Auslage.

Die Schweizer Spesenpraxis unterscheidet grundsätzlich zwischen Pauschalspesen und Effektivspesen. Bei Effektivspesen werden die tatsächlich angefallenen Kosten gegen Beleg erstattet. Bei Pauschalspesen erhalten Arbeitnehmende einen festen Betrag pro Tag, Monat oder Kilometer – unabhängig von den effektiven Auslagen. Pauschalen vereinfachen den administrativen Aufwand erheblich, setzen aber ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement voraus.

Die Wahl zwischen Pauschal- und Effektivspesen hängt von der Unternehmensgrösse und der Häufigkeit der Auslagen ab. Für Aussendienstmitarbeitende mit täglichen Fahrten und Verpflegungskosten sind Pauschalen effizienter. Für seltene Geschäftsreisen oder hohe Einzelposten wie Flugtickets empfiehlt sich die Effektivabrechnung gegen Beleg. Beide Methoden können im selben Spesenreglement kombiniert werden – etwa Pauschalen für Verpflegung und Kilometer, Effektivspesen für Übernachtungen und Flüge.

• Pauschalspesen: Fester Betrag ohne Einzelnachweis. Voraussetzung: genehmigtes Spesenreglement. Vorteil: geringer Verwaltungsaufwand. Risiko: Ohne Genehmigung gelten Pauschalen als steuerpflichtiger Lohn.
• Effektivspesen: Erstattung der tatsächlichen Kosten gegen Originalbeleg. Kein genehmigtes Reglement zwingend nötig, aber empfohlen. Vorteil: exakte Kostenabbildung. Nachteil: höherer administrativer Aufwand.
• Kombination: Viele KMU setzen Pauschalen für wiederkehrende Kleinbeträge ein und rechnen grössere Posten effektiv ab. Das Spesenreglement muss die Abgrenzung klar definieren.

Die korrekte steuerliche Behandlung von Spesen ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmende gleichermassen relevant. Grundsätzlich gilt: Echte Spesenersatzleistungen sind kein Lohn und unterliegen weder der Einkommenssteuer noch den Sozialversicherungsabgaben. Voraussetzung ist, dass die Spesen geschäftlich begründet sind und die Pauschalen innerhalb der ESTV-Ansätze liegen oder ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.

Im Lohnausweis werden Spesen unter Ziffer 13 deklariert. Dabei ist zwischen drei Kategorien zu unterscheiden: effektive Spesen, pauschal genehmigte Spesen und nicht genehmigte Pauschalen. Effektive Spesen gegen Beleg werden in Ziffer 13.1 als solche ausgewiesen. Pauschale Spesen gemäss genehmigtem Reglement erscheinen ebenfalls in Ziffer 13, sind aber separat zu kennzeichnen. Pauschalen ohne genehmigtes Reglement hingegen gelten als Lohnbestandteil und müssen in Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt werden – mit der Folge, dass Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Die Genehmigung des Spesenreglements erfolgt durch die kantonale Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Die Genehmigung ist in der Regel unbefristet gültig, solange sich die Rahmenbedingungen nicht wesentlich ändern. Bereits genehmigte Reglemente mit der alten Kilometerpauschale von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht allein wegen der Anpassung auf CHF 0.75 neu eingereicht werden.

Achtung: Bei einer Steuerrevision prüfen die Behörden stichprobenartig, ob die deklarierten Spesen mit dem genehmigten Reglement übereinstimmen. Werden systematische Abweichungen festgestellt – etwa Pauschalen, die regelmässig über den effektiven Auslagen liegen – drohen Aufrechnungen als verdeckter Lohn, Nachsteuern und im Wiederholungsfall Bussen.