Spesenabrechnung für Selbstständige: Gewinnungskosten, Belege und Steuerabzug
Selbstständige können berufliche Auslagen als Gewinnungskosten abziehen, sofern sie betrieblich notwendig und durch Belege nachgewiesen sind. Im Unterschied zu Angestellten, die Spesen vom Arbeitgeber erstattet bekommen (Art. 327a OR), tragen Selbstständige ihre Geschäftsausgaben selbst und machen sie über die Steuererklärung geltend. Wer die Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlichen Kosten nicht sauber dokumentiert, riskiert Aufrechnungen durch die Steuerbehörde und unter Umständen Nachsteuern samt Verzugszins.
01.Rechtsgrundlagen für Selbstständige
Die zentrale Rechtsgrundlage für den Abzug geschäftlicher Auslagen bildet Art. 27 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG). Danach dürfen selbstständig Erwerbende alle geschäfts- oder berufsmässig begründeten Kosten als Gewinnungskosten vom Roheinkommen abziehen. Das Pendant auf kantonaler Ebene findet sich im jeweiligen Steuergesetz, wobei die Grundsätze weitgehend identisch sind.
Der entscheidende Unterschied zu Angestellten: Selbstständige haben keinen Arbeitgeber, der Auslagen erstattet. Es gibt kein Spesenreglement und keine Pauschalentschädigung im arbeitsrechtlichen Sinn. Stattdessen fliesst jede geschäftliche Ausgabe in die Erfolgsrechnung ein und mindert den steuerbaren Reingewinn. Privatauslagen sind dabei konsequent auszuscheiden – sie dürfen weder in der Buchhaltung noch in der Steuererklärung erscheinen.
- Gewinnungskosten (Art. 27 DBG): Alle Aufwendungen, die in direktem Zusammenhang mit der selbstständigen Erwerbstätigkeit stehen. Dazu gehören Materialkosten, Reisekosten, Miete für Geschäftsräume, Versicherungsprämien und Abschreibungen.
- Privatauslagen: Kosten der privaten Lebenshaltung sind nicht abzugsfähig. Dazu zählen private Mahlzeiten, Freizeitaktivitäten und der private Anteil an gemischt genutzten Gütern wie Fahrzeugen oder Telefon.
- Direkter Steuerabzug: Die anerkannten Gewinnungskosten werden in der Steuererklärung auf dem Formular für selbstständige Erwerbstätigkeit deklariert. Sie reduzieren den Reingewinn und damit die Einkommenssteuer sowie die AHV-Beiträge.
Wichtig: Die Steuerbehörde prüft bei Selbstständigen die Geschäftsmässigkeit jeder Ausgabe. Wer beispielsweise ein Geschäftsessen mit einem Kunden als Aufwand verbucht, muss den geschäftlichen Anlass dokumentieren können. Fehlt der Nachweis, wird die Ausgabe dem Privatbereich zugerechnet und aufgerechnet.
02.Abziehbare Ausgaben im Überblick
Selbstständig Erwerbende können eine breite Palette von Geschäftsausgaben steuerlich geltend machen. Für einige Kategorien gelten feste Pauschalen oder Höchstbeträge, die von der ESTV vorgegeben werden. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten abzugsfähigen Ausgaben mit den aktuellen Ansätzen für 2026.
Wichtige abzugsfähige Ausgaben für Selbstständige (2026)
Ein Beispiel: Eine selbstständige Grafikdesignerin fährt mit dem Privatfahrzeug zu einem Kundentermin (Hin- und Rückweg 80 km) und isst unterwegs zu Mittag. Sie kann CHF 60 Fahrkosten (80 km x CHF 0.75) und CHF 30 Verpflegung abziehen – insgesamt CHF 90 Gewinnungskosten für diesen Tag. Voraussetzung: Sie hält Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand in einem Fahrtenbuch fest und bewahrt den Verpflegungsbeleg auf.
Bei gemischt genutzten Gütern wie einem Fahrzeug oder einem Mobiltelefon muss der private Anteil ausgeschieden werden. Die Steuerbehörde akzeptiert in der Regel eine nachvollziehbare Schätzung, sofern sie plausibel dokumentiert ist. Wer beispielsweise sein Mobiltelefon zu 60 Prozent geschäftlich nutzt, kann 60 Prozent der monatlichen Kosten als Aufwand verbuchen.
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Mehr erfahren →03.Nachweispflicht und Buchhaltung
Ohne Beleg kein Abzug – dieser Grundsatz gilt für Selbstständige ausnahmslos. Die Steuerbehörde kann jeden einzelnen Aufwandposten hinterfragen, und wer keinen Originalbeleg vorlegen kann, verliert den Abzug. Die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres.
- Einfache Buchhaltung: Einzelfirmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 500 000 dürfen eine vereinfachte Buchhaltung führen, die aus einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und einem Vermögensverzeichnis besteht (Art. 957 Abs. 2 OR).
- Ordentliche Buchhaltung: Ab einem Jahresumsatz von CHF 500 000 ist eine ordentliche Buchhaltung mit doppelter Buchführung, Bilanz und Erfolgsrechnung vorgeschrieben (Art. 957 Abs. 1 OR).
- Belegpflicht: Jede Buchung muss durch einen Beleg belegt sein. Akzeptiert werden Originalquittungen, Rechnungen, Kontoauszüge und digitale Belege, sofern sie vollständig und unverändert sind.
- Digitale Aufbewahrung: Belege dürfen digital archiviert werden, sofern die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet ist. Ein Scan oder Foto des Originalbelegs genügt, wenn das Original danach nicht mehr benötigt wird.
Selbstständige, die der Mehrwertsteuer unterstehen, profitieren zusätzlich vom Vorsteuerabzug. Die MWST-Pflicht greift ab einem Jahresumsatz von CHF 100 000 aus steuerbaren Leistungen. Wer MWST-pflichtig ist, kann die auf geschäftlichen Einkäufen bezahlte Vorsteuer von der geschuldeten MWST abziehen. Voraussetzung ist eine MWST-konforme Rechnung mit Angabe der MWST-Nummer, des Steuersatzes und des Steuerbetrags.
Buchhaltungspflichten nach Umsatzstufe
Achtung: Auch wer nicht MWST-pflichtig ist, muss Belege zehn Jahre aufbewahren. Die Steuerbehörde kann im Rahmen einer Revision Einsicht in sämtliche Geschäftsunterlagen verlangen. Fehlende Belege führen nicht nur zum Verlust des Abzugs, sondern können auch eine Ermessensveranlagung nach sich ziehen.
04.Spesenabrechnung als Selbstständige: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte zeigen, wie Sie als selbstständig erwerbende Person Ihre Geschäftsausgaben korrekt erfassen, dokumentieren und steuerlich geltend machen. Der Prozess wiederholt sich im Jahresrhythmus und wird mit zunehmender Routine einfacher.
Schritt 1: Geschäftsausgaben klar von Privatausgaben trennen
Die saubere Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben ist die Grundlage jeder korrekten Spesenabrechnung. Richten Sie dafür ein separates Geschäftskonto ein und bezahlen Sie alle beruflichen Ausgaben ausschliesslich über dieses Konto. So entsteht automatisch eine nachvollziehbare Spur für die Steuerbehörde.
- Geschäftskonto eröffnen: Ein separates Bankkonto für alle geschäftlichen Ein- und Ausgaben schafft Transparenz und vereinfacht die Buchhaltung erheblich.
- Geschäftskreditkarte nutzen: Eine eigene Kreditkarte für Geschäftsausgaben erleichtert die Zuordnung und liefert automatisch einen Transaktionsnachweis.
- Gemischte Kosten aufteilen: Bei Ausgaben wie Telefon, Internet oder Fahrzeug den geschäftlichen Anteil prozentual bestimmen und die Aufteilung schriftlich festhalten.
- Privatbezüge dokumentieren: Wenn Sie Geld vom Geschäftskonto für private Zwecke verwenden, buchen Sie dies als Privatbezug – nicht als Aufwand.
Wer geschäftliche und private Ausgaben auf demselben Konto vermischt, muss bei einer Steuerprüfung jede einzelne Transaktion erklären. Das kostet Zeit und birgt das Risiko, dass die Behörde bei Zweifeln zuungunsten der steuerpflichtigen Person entscheidet.
Schritt 2: Belege laufend sammeln und ordnen
Sammeln Sie Belege sofort nach jeder geschäftlichen Ausgabe – nicht erst am Jahresende. Jeder Beleg muss Datum, Betrag, Zahlungsempfänger und den geschäftlichen Zweck erkennen lassen. Ergänzen Sie fehlende Angaben handschriftlich oder digital, solange die Erinnerung frisch ist.
- Quittungen und Rechnungen: Bewahren Sie Originalbelege auf oder scannen Sie diese zeitnah ein. Thermopapier-Quittungen verblassen – ein Scan innerhalb weniger Tage sichert die Lesbarkeit.
- Fahrtenbuch: Notieren Sie für jede geschäftliche Fahrt Datum, Start, Ziel, Zweck und Kilometerstand. Nur so lässt sich die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer belegen.
- Bewirtungsbelege: Notieren Sie auf dem Beleg den Anlass des Essens und die Namen der Teilnehmenden. Ohne diese Angaben wird der Abzug bei einer Prüfung gestrichen.
- Digitale Ablage: Ordnen Sie Belege nach Monat und Kategorie in einem digitalen Ordnersystem. Eine Spesenapp kann diesen Prozess automatisieren und die Zuordnung zu Buchungskategorien erleichtern.
Planen Sie wöchentlich 15 bis 30 Minuten ein, um neue Belege zu erfassen und zu ordnen. Dieser kleine Aufwand verhindert das typische Jahresend-Chaos und stellt sicher, dass kein Beleg verloren geht.
Schritt 3: Steuererklärung mit Gewinnungskosten korrekt ausfüllen
Die Gewinnungskosten deklarieren Sie in der Steuererklärung auf dem Formular für selbstständige Erwerbstätigkeit. Je nach Kanton heisst dieses Formular unterschiedlich, enthält aber stets eine Erfolgsrechnung mit Ertrags- und Aufwandseite. Der Reingewinn – also Ertrag minus Aufwand – fliesst als steuerbares Einkommen in die Veranlagung ein.
Typische Aufwandpositionen in der Steuererklärung
Tragen Sie die Aufwandpositionen einzeln und vollständig ein. Runden Sie nicht pauschal auf und erfinden Sie keine Schätzbeträge ohne Grundlage. Die Steuerbehörde gleicht die deklarierten Beträge mit den eingereichten Belegen ab. Unstimmigkeiten führen zu Rückfragen oder Aufrechnungen.
Schritt 4: MWST-Pflicht und Vorsteuerabzug prüfen
Prüfen Sie jährlich, ob Ihr Umsatz die Grenze von CHF 100 000 erreicht oder überschreitet. Ab diesem Schwellenwert sind Sie MWST-pflichtig und müssen sich bei der ESTV registrieren. Die MWST-Pflicht bringt zwar administrativen Aufwand, eröffnet aber gleichzeitig den Vorsteuerabzug auf allen geschäftlichen Einkäufen.
- Umsatzgrenze beobachten: Sobald absehbar ist, dass der Jahresumsatz CHF 100 000 übersteigt, müssen Sie sich innert 30 Tagen bei der ESTV anmelden.
- Vorsteuerabzug geltend machen: Die auf geschäftlichen Einkäufen bezahlte MWST können Sie als Vorsteuer von der geschuldeten MWST abziehen. Voraussetzung ist eine MWST-konforme Rechnung.
- Abrechnungsmethode wählen: Sie können zwischen der effektiven Methode und der Saldosteuersatzmethode wählen. Die Saldosteuersatzmethode ist einfacher, erlaubt aber keinen individuellen Vorsteuerabzug.
- MWST-konforme Belege sicherstellen: Für den Vorsteuerabzug muss der Beleg die MWST-Nummer des Lieferanten, den Steuersatz und den Steuerbetrag ausweisen. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig.
Auch unterhalb der Umsatzgrenze können Sie sich freiwillig der MWST unterstellen. Das lohnt sich insbesondere, wenn Sie hohe geschäftliche Investitionen tätigen und die Vorsteuer auf diesen Ausgaben zurückfordern möchten. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einer Fachperson beraten.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Geschäftliche und private Ausgaben vermischt
Wer alle Ausgaben über ein einziges Konto abwickelt, verliert den Überblick und riskiert, dass die Steuerbehörde bei einer Prüfung geschäftliche Abzüge nicht anerkennt. Eröffnen Sie ein separates Geschäftskonto und bezahlen Sie berufliche Ausgaben ausschliesslich darüber.
Fehler 2: Belege nicht oder zu spät gesammelt
Fehlende Belege führen zum Verlust des Steuerabzugs und können eine Ermessensveranlagung auslösen. Erfassen Sie jeden Beleg sofort nach der Ausgabe – idealerweise digital, damit nichts verloren geht.
Fehler 3: Privatanteil bei gemischt genutzten Gütern nicht ausgeschieden
Wer das Geschäftsfahrzeug oder das Mobiltelefon auch privat nutzt, aber den vollen Betrag als Aufwand verbucht, riskiert eine Aufrechnung. Dokumentieren Sie den geschäftlichen Nutzungsanteil nachvollziehbar und ziehen Sie nur diesen Anteil ab.
Fehler 4: Kein Fahrtenbuch geführt
Ohne Fahrtenbuch lässt sich die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer nicht belegen. Die Steuerbehörde kann den gesamten Fahrkostenabzug streichen, wenn kein Nachweis über die geschäftlichen Fahrten vorliegt.
Fehler 5: Bewirtungsbelege ohne Angabe von Anlass und Teilnehmenden
Ein Restaurant-Beleg allein genügt nicht als Nachweis für geschäftliche Bewirtung. Notieren Sie auf jedem Bewirtungsbeleg den geschäftlichen Anlass und die Namen der eingeladenen Personen, damit der Abzug anerkannt wird.
Fehler 6: MWST-Pflicht zu spät erkannt
Wer die Umsatzgrenze von CHF 100 000 überschreitet und sich nicht rechtzeitig anmeldet, schuldet die MWST rückwirkend – ohne die Möglichkeit, sie den Kunden nachzubelasten. Überwachen Sie Ihren Umsatz laufend und melden Sie sich innert 30 Tagen nach Überschreiten der Grenze an.
Fehler 7: Aufbewahrungsfrist nicht eingehalten
Belege und Geschäftsunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Wer Unterlagen vorzeitig entsorgt, kann bei einer späteren Revision keine Abzüge mehr nachweisen. Richten Sie ein systematisches Archiv ein – physisch oder digital.
06.Häufige Fragen
Kann ich als Selbstständige oder Selbstständiger Homeoffice-Kosten abziehen?
Ja, sofern Sie einen klar abgegrenzten Raum in Ihrer Wohnung regelmässig und überwiegend geschäftlich nutzen. Abzugsfähig ist der anteilige Miet- oder Hypothekarzins, berechnet nach dem Verhältnis der Bürofläche zur Gesamtwohnfläche. Nebenkosten wie Heizung und Strom können ebenfalls anteilig abgezogen werden. Ein gelegentlich genutzter Esstisch reicht für den Abzug nicht aus.
Was ist der Unterschied zwischen Spesen für Angestellte und Spesen für Selbstständige?
Angestellte erhalten Spesen vom Arbeitgeber erstattet (Art. 327a OR) und deklarieren diese nicht als Einkommen. Selbstständige tragen ihre Geschäftsausgaben selbst und ziehen sie als Gewinnungskosten in der Steuererklärung ab. Es gibt kein Spesenreglement und keine Pauschalentschädigung – jede Ausgabe muss einzeln belegt und in der Buchhaltung erfasst werden.
Wie viel Bürokosten kann ich als Selbstständige oder Selbstständiger abziehen?
Die Miete für ein externes Büro ist vollständig abzugsfähig. Bei einem Homeoffice ziehen Sie den flächenmässigen Anteil der Wohnungsmiete ab. Zusätzlich können Sie Büromaterial, Druckerkosten, Software-Abonnements und Mobiliar als Geschäftsaufwand geltend machen. Grössere Anschaffungen wie ein Schreibtisch oder ein Computer werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
Muss ich als Selbstständige oder Selbstständiger ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis unerlässlich. Ohne Fahrtenbuch können Sie die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer nicht nachweisen. Notieren Sie für jede geschäftliche Fahrt Datum, Start, Ziel, Zweck und Kilometerstand. Alternativ können Sie die effektiven Fahrzeugkosten abziehen, benötigen dafür aber ebenfalls ein Fahrtenbuch zur Ermittlung des geschäftlichen Anteils.
Welche Weiterbildungskosten sind für Selbstständige abzugsfähig?
Abzugsfähig sind Kosten für Weiterbildungen, die in direktem Zusammenhang mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit stehen. Dazu gehören Kursgebühren, Lehrmittel, Reisekosten zum Kursort und Prüfungsgebühren. Ausbildungen, die zu einem neuen Beruf führen, gelten hingegen als nicht abzugsfähige Erstausbildung. Die Abgrenzung zwischen Weiterbildung und Erstausbildung ist im Einzelfall zu prüfen.
Kann ich mich freiwillig der MWST unterstellen, auch wenn mein Umsatz unter CHF 100 000 liegt?
Ja, die freiwillige Unterstellung ist möglich und kann sich lohnen, wenn Sie hohe geschäftliche Investitionen tätigen oder vorwiegend an MWST-pflichtige Unternehmen liefern. Sie können dann die Vorsteuer auf Ihren Einkäufen geltend machen. Beachten Sie, dass die freiwillige Unterstellung für mindestens eine Steuerperiode bindend ist und zusätzlichen administrativen Aufwand mit sich bringt.