Spesenabrechnung Selbstständige: Abzüge, Buchhaltung und Steuererklärung
Wer in der Schweiz selbständig erwerbstätig ist, trägt geschäftliche Ausgaben selbst. Anders als Arbeitnehmende, die Spesen gemäss Art. 327a OR vom Arbeitgeber erstattet bekommen, verbuchen Selbstständige ihre Geschäftsausgaben direkt in der eigenen Buchhaltung. Diese Ausgaben mindern den Reingewinn und damit die Steuerlast. Das betrifft Inhaberinnen und Inhaber von Einzelfirmen ebenso wie freiberuflich Tätige und Freelancer im Nebenerwerb.
Die rechtliche Grundlage bildet das Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG, Art. 27 ff.), ergänzt durch die kantonalen Steuergesetze. Geschäftsausgaben sind nur abzugsfähig, wenn sie geschäftsmässig begründet sind. Fehlt die Dokumentation oder ist die Abgrenzung zwischen privat und geschäftlich unklar, streicht die Steuerbehörde Abzüge bei der Veranlagung. Im schlimmsten Fall drohen Aufrechnungen, Nachsteuern und Verzugszinsen.
Diese Seite erklärt, welche Ausgabenkategorien Selbstständige abziehen dürfen, wie die Verbuchung und Belegführung funktioniert und wie die Abzüge korrekt in die Steuererklärung einfliessen. Der praktische Teil führt Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess von der Belegerfassung bis zur Deklaration.
01.Spesen bei Selbstständigen: Definition und Unterschied zu Arbeitnehmenden
Der Begriff Spesen bezeichnet im Kontext der Selbständigkeit sämtliche geschäftlich bedingten Ausgaben, die im Rahmen der Erwerbstätigkeit anfallen. Im Unterschied zu Arbeitnehmenden gibt es bei Selbstständigen keinen Arbeitgeber, der Auslagen erstattet. Stattdessen fliesst jede geschäftliche Ausgabe als Aufwand in die Erfolgsrechnung ein und reduziert den Reingewinn. Dieser Reingewinn bildet die Grundlage für die Einkommenssteuer und die AHV-Beiträge.
Bei Arbeitnehmenden regelt Art. 327a OR die Pflicht des Arbeitgebers zur Spesenerstattung. Selbstständige hingegen stützen sich auf Art. 27 Abs. 1 DBG, wonach alle geschäfts- oder berufsmässig begründeten Kosten abgezogen werden dürfen. Die Beweislast liegt bei der steuerpflichtigen Person: Wer einen Abzug geltend macht, muss dessen geschäftliche Notwendigkeit belegen können.
Spesen: Selbstständige vs. Arbeitnehmende im Vergleich
Ein zentraler Unterschied betrifft die Pauschalabzüge. Arbeitnehmende können in der Steuererklärung Pauschalen für Berufsauslagen geltend machen, etwa für Fahrkosten oder Verpflegung. Selbstständige müssen dagegen grundsätzlich die tatsächlichen Kosten nachweisen. Pauschalen wie die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug sind zwar anwendbar, ersetzen aber nicht die Pflicht zur Dokumentation der gefahrenen Strecken.
02.Abzugsfähige Ausgabenkategorien für Selbstständige
Selbstständigerwerbende dürfen alle Ausgaben abziehen, die geschäftsmässig begründet sind (Art. 27 Abs. 1 DBG). Die Ausgaben müssen in einem direkten Zusammenhang mit der Erwerbstätigkeit stehen und verhältnismässig sein. Rein private Ausgaben sind nicht abzugsfähig. Bei gemischt genutzten Gütern wie einem Fahrzeug oder einem Arbeitszimmer muss der geschäftliche Anteil nachvollziehbar ermittelt und dokumentiert werden.
- Fahrtkosten — Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug werden mit CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026) abgerechnet. Alternativ können die effektiven Fahrzeugkosten anteilig verbucht werden. Fahrten zwischen Wohnort und festem Geschäftssitz gelten steuerlich als Arbeitsweg und sind nur eingeschränkt abzugsfähig.
- Verpflegungskosten — Auswärtige Verpflegung bei Geschäftsterminen oder auf Reisen ist abzugsfähig. Die Kosten müssen belegt und geschäftlich begründet sein. Tägliche Mittagessen am Arbeitsort gelten als private Lebenshaltungskosten und sind nicht abziehbar.
- Homeoffice und Arbeitszimmer — Wer regelmässig von zu Hause arbeitet, kann einen anteiligen Mietaufwand für das Arbeitszimmer abziehen. Voraussetzung ist ein separater Raum, der überwiegend geschäftlich genutzt wird. Der Anteil berechnet sich nach der Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche.
- Bewirtungskosten — Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern sind zu 50 Prozent abzugsfähig. Die Einschränkung auf 50 Prozent berücksichtigt den privaten Verpflegungsanteil. Auf dem Beleg müssen Datum, Teilnehmende und Geschäftszweck vermerkt sein.
- Telefon und Internet — Bei gemischter Nutzung wird der geschäftliche Anteil der Telefon- und Internetkosten abgezogen. Die Aufteilung muss plausibel begründet sein, beispielsweise anhand eines Nutzungsprotokolls oder einer pauschalen Schätzung von 50 bis 70 Prozent bei überwiegend geschäftlicher Nutzung.
- Weiterbildungskosten — Berufsbezogene Weiterbildungen sind vollständig abzugsfähig, sofern sie in direktem Zusammenhang mit der aktuellen Tätigkeit stehen. Grundausbildungen oder Umschulungen gelten nicht als geschäftsmässig begründet.
- Büromaterial und Software — Verbrauchsmaterial, Fachliteratur, Software-Abonnements und kleinere Anschaffungen unter der Aktivierungsgrenze werden direkt als Aufwand verbucht. Grössere Investitionen wie Computer oder Möbel werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
Wichtige Ansätze und Limiten 2026
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Mehr erfahren →03.Steuerliche Behandlung und Auswirkung auf AHV-Beiträge
Geschäftsausgaben von Selbstständigen wirken sich doppelt aus: Sie reduzieren den steuerbaren Reingewinn und damit sowohl die Einkommenssteuer als auch die AHV-Beiträge. Die AHV-Ausgleichskasse berechnet die Beiträge auf Basis des Reineinkommens aus selbständiger Erwerbstätigkeit gemäss der rechtskräftigen Steuerveranlagung. Jeder korrekt verbuchte Franken Geschäftsaufwand senkt somit die AHV-Beitragslast.
Ein Beispiel verdeutlicht die Wirkung: Eine selbstständige Grafikdesignerin erzielt einen Umsatz von CHF 120 000 und hat geschäftliche Ausgaben von CHF 25 000 (Miete Arbeitszimmer, Software, Fahrtkosten, Bewirtung). Ihr Reingewinn beträgt CHF 95 000. Ohne korrekte Verbuchung der Ausgaben würde sie auf CHF 120 000 besteuert. Bei einem Grenzsteuersatz von rund 25 Prozent (Bund, Kanton, Gemeinde) und einem AHV-Beitragssatz von rund 10 Prozent ergibt sich eine Mehrbelastung von über CHF 8 000 pro Jahr.
Selbstständige, die der Mehrwertsteuer unterstellt sind (ab CHF 100 000 Jahresumsatz obligatorisch), können zusätzlich den Vorsteuerabzug auf geschäftlichen Einkäufen geltend machen. Die MWST auf Geschäftsausgaben wird in der MWST-Abrechnung als Vorsteuer abgezogen und reduziert die MWST-Zahllast. Voraussetzung ist eine MWST-konforme Rechnung mit ausgewiesener Steuer.
- Einkommenssteuer — Geschäftsausgaben werden in der Erfolgsrechnung als Aufwand verbucht und mindern den steuerbaren Reingewinn direkt.
- AHV-Beiträge — Die Ausgleichskasse stützt sich auf die Steuerveranlagung. Tieferer Reingewinn bedeutet tiefere AHV-Beiträge, aber auch tiefere Rentenansprüche.
- Vorsteuerabzug MWST — MWST-pflichtige Selbstständige ziehen die Vorsteuer auf geschäftlichen Ausgaben in der MWST-Abrechnung ab. Nicht MWST-pflichtige Personen tragen die MWST als Kostenfaktor.
- Kantonale Unterschiede — Die Grundregeln sind bundesweit einheitlich (DBG), aber kantonale Steuergesetze können bei einzelnen Abzügen abweichende Praxis oder Limiten vorsehen. Die kantonale Veranlagungspraxis ist massgebend.
Wichtig: Wer Geschäftsausgaben zu hoch ansetzt oder private Kosten als geschäftlich deklariert, riskiert bei einer Steuerrevision Aufrechnungen. Die Steuerbehörde kann den Reingewinn nach oben korrigieren, was Nachsteuern, Verzugszinsen und im Wiederholungsfall Bussen nach sich zieht. Eine saubere Dokumentation ist daher nicht nur steuerlich vorteilhaft, sondern schützt auch vor finanziellen Risiken.
04.Abgrenzung privater und geschäftlicher Ausgaben
Die korrekte Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben ist eine der grössten Herausforderungen für Selbstständige. Viele Kosten fallen in beiden Bereichen an: das Auto wird privat und geschäftlich genutzt, das Smartphone dient für Kundengespräche und private Telefonate, und das Arbeitszimmer befindet sich in der Privatwohnung. Die Steuerbehörde akzeptiert nur den nachweisbar geschäftlichen Anteil als Abzug.
Typische Aufteilungen bei gemischt genutzten Ausgaben
Für das Fahrzeug gilt das Fahrtenbuch als zuverlässigste Methode. Es dokumentiert für jede Fahrt Datum, Start, Ziel, Zweck und Kilometerstand. Ohne Fahrtenbuch akzeptiert die Steuerbehörde eine pauschale Schätzung, kann diese aber bei Zweifeln nach unten korrigieren. Beim Arbeitszimmer verlangt die Praxis einen separaten Raum, der nicht gleichzeitig als Wohn- oder Schlafzimmer dient. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer genügt in der Regel nicht für einen Abzug.
Grundsätzlich gilt: Je klarer die Trennung dokumentiert ist, desto weniger Angriffsfläche bietet die Steuererklärung bei einer Revision. Selbstständige sollten von Beginn an ein separates Geschäftskonto führen, private und geschäftliche Ausgaben konsequent trennen und bei gemischter Nutzung die Aufteilungsmethode schriftlich festhalten.
05.Spesenabrechnung als Selbstständige: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess zeigt, wie Selbstständigerwerbende ihre Geschäftsausgaben von der Entstehung bis zur Steuererklärung korrekt erfassen, verbuchen und deklarieren. Die Schritte gelten für Einzelfirmen, Freiberufliche und Freelancer gleichermassen.
Schritt 1: Geschäftliche Ausgaben identifizieren und von privaten Kosten trennen
Bevor eine Ausgabe verbucht werden kann, muss geklärt sein, ob sie geschäftlich begründet ist. Der Massstab ist Art. 27 Abs. 1 DBG: Abzugsfähig sind alle Kosten, die durch die selbständige Erwerbstätigkeit verursacht werden. Private Lebenshaltungskosten wie Miete der Privatwohnung, Lebensmittel oder Freizeitaktivitäten sind nicht abzugsfähig.
- Eindeutig geschäftlich — Wareneinkauf, Büromiete, Geschäftsversicherungen, Fachliteratur, branchenspezifische Software.
- Gemischt genutzt — Fahrzeug, Telefon, Internet, Arbeitszimmer in der Privatwohnung. Hier ist eine Aufteilung nötig.
- Eindeutig privat — Lebensmittel, private Kleidung, Freizeitausgaben, private Versicherungen. Kein Abzug möglich.
Richten Sie von Beginn an ein separates Geschäftskonto ein. Bezahlen Sie geschäftliche Ausgaben ausschliesslich über dieses Konto. So entsteht eine klare Trennung, die bei einer Steuerrevision sofort nachvollziehbar ist.
Schritt 2: Belege systematisch erfassen und archivieren
Jede geschäftliche Ausgabe braucht einen Beleg. Ohne Beleg kein Abzug. Gemäss Art. 957a OR müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege so geführt werden, dass die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens ersichtlich ist. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR).
- Quittungen und Rechnungen — Originalbelege sofort nach Erhalt erfassen. Thermopapier-Quittungen verblassen, daher zusätzlich digital fotografieren oder scannen.
- Digitale Belege — E-Rechnungen, Online-Bestellbestätigungen und PDF-Rechnungen in einem strukturierten Ordnersystem ablegen. Dateinamen mit Datum und Lieferant versehen.
- Ergänzende Notizen — Bei Bewirtungsbelegen Teilnehmende und Geschäftszweck notieren. Bei Fahrten Ziel und Anlass festhalten. Diese Angaben sind bei einer Revision entscheidend.
Digitale Belegerfassung per Smartphone-App spart Zeit und reduziert das Risiko verlorener Quittungen. Wichtig ist, dass die digitale Kopie den Originalbeleg vollständig und lesbar wiedergibt. Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) erlaubt die ausschliesslich digitale Aufbewahrung, sofern die Integrität der Daten gewährleistet ist.
Schritt 3: Geschäftliche Ausgaben korrekt verbuchen
Selbstständige mit einer Einzelfirma sind ab einem Jahresumsatz von CHF 500 000 zur ordentlichen Buchführung mit doppelter Buchhaltung verpflichtet (Art. 957 Abs. 1 OR). Unter dieser Schwelle genügt eine vereinfachte Buchführung mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Vermögensaufstellung (Art. 957 Abs. 2 OR). Unabhängig von der Methode müssen alle Geschäftsvorfälle chronologisch und sachlich geordnet erfasst werden.
Typische Konten für Geschäftsausgaben (KMU-Kontenrahmen)
Buchen Sie jede Ausgabe zeitnah und ordnen Sie sie dem richtigen Konto zu. Bei gemischt genutzten Ausgaben verbuchen Sie nur den geschäftlichen Anteil. Halten Sie die Berechnungsgrundlage für die Aufteilung schriftlich fest, beispielsweise in einer Beilage zur Buchhaltung.
Schritt 4: Fahrtkosten und Reisekosten berechnen
Geschäftsfahrten sind einer der grössten Ausgabenposten für viele Selbstständige. Für die Berechnung gibt es zwei Methoden: die Kilometerpauschale oder die effektiven Fahrzeugkosten. Beide Methoden sind steuerlich anerkannt, dürfen aber nicht kombiniert werden.
- Kilometerpauschale — CHF 0.75 pro Kilometer ab 1.1.2026 für das Privatfahrzeug. Voraussetzung ist ein Fahrtenbuch oder eine nachvollziehbare Aufstellung der geschäftlichen Fahrten mit Datum, Ziel und Zweck.
- Effektive Kosten — Sämtliche Fahrzeugkosten (Abschreibung, Versicherung, Treibstoff, Service, Reifen) werden erfasst und der geschäftliche Anteil anhand des Fahrtenbuchs berechnet. Diese Methode lohnt sich bei hohen Fixkosten und hohem Geschäftsanteil.
- Öffentlicher Verkehr — Billette und Abonnemente für geschäftliche Fahrten werden zu den effektiven Kosten abgezogen. Ein Halbtax- oder GA-Abonnement wird anteilig nach geschäftlicher Nutzung aufgeteilt.
Bei Geschäftsreisen mit Übernachtung sind zusätzlich die Hotelkosten und die auswärtige Verpflegung abzugsfähig. Buchen Sie Reisekosten separat unter dem Konto Reise- und Repräsentationsaufwand und legen Sie alle Belege inklusive Reisezweck bei.
Schritt 5: Vorsteuerabzug prüfen und MWST korrekt abrechnen
Selbstständige mit einem Jahresumsatz ab CHF 100 000 sind obligatorisch MWST-pflichtig und müssen sich bei der ESTV registrieren. Wer MWST-pflichtig ist, darf die auf geschäftlichen Einkäufen bezahlte MWST als Vorsteuer abziehen. Das reduziert die MWST-Zahllast und damit die effektiven Kosten der Geschäftsausgaben.
- Voraussetzung Vorsteuerabzug — Die Rechnung muss MWST-konform sein: Name und MWST-Nummer des Lieferanten, Leistungsbeschreibung, Betrag und ausgewiesene MWST. Ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug.
- Gemischte Nutzung — Bei gemischt genutzten Gütern ist der Vorsteuerabzug nur auf dem geschäftlichen Anteil zulässig. Die Aufteilung muss mit der Einkommenssteuer-Deklaration übereinstimmen.
- Ausgenommene Leistungen — Auf bestimmten Leistungen wie Versicherungsprämien oder Bankgebühren fällt keine MWST an. Hier gibt es keinen Vorsteuerabzug.
Wer unter der Umsatzgrenze liegt und sich freiwillig nicht registriert hat, kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Die bezahlte MWST auf Einkäufen wird dann als Teil des Aufwands verbucht und erhöht die Geschäftskosten.
Schritt 6: Jahresabschluss erstellen und Reingewinn ermitteln
Am Ende des Geschäftsjahres erstellen Selbstständige den Jahresabschluss. Dieser umfasst die Erfolgsrechnung (Einnahmen minus Ausgaben gleich Reingewinn) und die Bilanz bzw. Vermögensaufstellung. Der Reingewinn ist die zentrale Grösse für die Steuererklärung und die AHV-Beitragsberechnung.
- Erfolgsrechnung prüfen — Kontrollieren Sie, ob alle Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres erfasst sind. Offene Rechnungen per Stichtag gehören als Debitoren bzw. Kreditoren in die Bilanz.
- Abschreibungen vornehmen — Anlagegüter wie Computer, Fahrzeuge oder Mobiliar werden gemäss den ESTV-Abschreibungssätzen abgeschrieben. Die Abschreibung mindert den Reingewinn.
- Privatanteile ausbuchen — Stellen Sie sicher, dass Privatanteile an gemischt genutzten Gütern korrekt ausgebucht sind. Der Privatanteil am Geschäftsfahrzeug beispielsweise wird als Privatbezug verbucht.
- Abstimmung mit Bankkonten — Gleichen Sie den Saldo des Geschäftskontos mit der Buchhaltung ab. Differenzen deuten auf fehlende oder doppelte Buchungen hin.
Schritt 7: Abzüge in der Steuererklärung deklarieren
Selbstständigerwerbende deklarieren ihre Geschäftsausgaben nicht bei den Berufsauslagen wie Arbeitnehmende, sondern im Formular für Einkünfte aus selbständiger Erwerbstätigkeit. Dort wird die Erfolgsrechnung übertragen: Umsatz, Aufwand und Reingewinn. Die Steuerbehörde veranlagt auf Basis des deklarierten Reingewinns.
- Formular korrekt wählen — Verwenden Sie das kantonale Formular für selbständige Erwerbstätigkeit (je nach Kanton unterschiedlich benannt, z. B. Hilfsblatt SE oder Beilage Selbständigerwerbende).
- Erfolgsrechnung beilegen — Legen Sie die vollständige Erfolgsrechnung und die Bilanz oder Vermögensaufstellung bei. Viele Kantone verlangen zusätzlich ein Anlageverzeichnis.
- Privatanteile deklarieren — Privatanteile an Geschäftsfahrzeug, Telefon oder Verpflegung müssen im Formular separat ausgewiesen oder bereits in der Erfolgsrechnung berücksichtigt sein.
- AHV-Beiträge als Abzug — Die im Geschäftsjahr bezahlten AHV-Beiträge auf dem Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit sind als Aufwand abzugsfähig und mindern den Reingewinn.
Reichen Sie die Steuererklärung fristgerecht ein. Bei verspäteter Einreichung drohen Mahngebühren und im Extremfall eine Ermessensveranlagung, bei der die Steuerbehörde den Reingewinn schätzt, oft zu Ungunsten der steuerpflichtigen Person.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Private Ausgaben als Geschäftsaufwand verbucht
Wer private Kosten wie Lebensmittel, Freizeitkleidung oder Ferienreisen als Geschäftsaufwand deklariert, riskiert bei einer Steuerrevision Aufrechnungen und Nachsteuern. Die Steuerbehörde prüft insbesondere bei hohen Repräsentations- und Reisekosten genau. Halten Sie die geschäftliche Begründung jeder Ausgabe schriftlich fest.
Fehler 2: Fehlende oder unvollständige Belege
Ohne Beleg wird ein Abzug bei der Veranlagung gestrichen. Besonders häufig fehlen Belege für Kleinausgaben, Parkgebühren oder Trinkgelder. Erfassen Sie jeden Beleg sofort digital und ergänzen Sie bei Bewirtungen die Teilnehmenden und den Geschäftszweck.
Fehler 3: Keine Trennung von Privat- und Geschäftskonto
Wer alle Ausgaben über ein einziges Konto abwickelt, erschwert die Nachvollziehbarkeit massiv. Bei einer Revision muss jede Transaktion einzeln als privat oder geschäftlich klassifiziert werden. Ein separates Geschäftskonto löst dieses Problem von Anfang an.
Fehler 4: Bewirtungskosten zu 100 Prozent abgezogen
Geschäftsessen sind nur zu 50 Prozent abzugsfähig. Wer den vollen Betrag als Aufwand verbucht, provoziert eine Korrektur durch die Steuerbehörde. Buchen Sie Bewirtungskosten konsequent mit dem korrekten Anteil und dokumentieren Sie Teilnehmende und Anlass.
Fehler 5: Arbeitszimmer ohne separate Nutzung abgezogen
Ein Abzug für das Arbeitszimmer setzt voraus, dass der Raum überwiegend geschäftlich genutzt wird und nicht gleichzeitig als Wohn- oder Schlafzimmer dient. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer genügt in der Regel nicht. Dokumentieren Sie die Raumnutzung mit einem Grundriss und der Flächenberechnung.
Fehler 6: Abschreibungen vergessen oder falsch berechnet
Anlagegüter wie Computer, Fahrzeuge oder Mobiliar dürfen nicht vollständig im Anschaffungsjahr als Aufwand verbucht werden, sondern müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Fehlende Abschreibungen führen zu einem zu hohen Reingewinn und damit zu unnötig hohen Steuern und AHV-Beiträgen.
Fehler 7: Steuererklärung im falschen Formular ausgefüllt
Selbstständige deklarieren Geschäftsausgaben im Formular für selbständige Erwerbstätigkeit, nicht bei den Berufsauslagen für Arbeitnehmende. Wer das falsche Formular verwendet, riskiert, dass Abzüge nicht anerkannt werden oder die Veranlagung verzögert wird. Prüfen Sie die kantonalen Formulare vor dem Ausfüllen.
07.Häufige Fragen
Können Selbstständige Pauschalspesen abziehen wie Arbeitnehmende?
Selbstständige können grundsätzlich keine Pauschalspesen im Sinne eines genehmigten Spesenreglements geltend machen. Sie müssen die tatsächlichen Geschäftsausgaben belegen. Einzig bei den Fahrtkosten ist die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026) als vereinfachte Berechnungsmethode anerkannt. Alle anderen Ausgaben erfordern Einzelbelege.
Wie wirken sich Geschäftsausgaben auf die AHV-Beiträge aus?
Die AHV-Beiträge für Selbstständigerwerbende werden auf dem Reingewinn gemäss Steuerveranlagung berechnet. Jeder korrekt verbuchte Franken Geschäftsaufwand senkt den Reingewinn und damit die AHV-Beiträge. Gleichzeitig sinken dadurch auch die künftigen Rentenansprüche, was bei der Planung berücksichtigt werden sollte.
Muss ich als Selbstständige ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, aber die sicherste Methode, um den geschäftlichen Anteil der Fahrzeugkosten nachzuweisen. Ohne Fahrtenbuch akzeptiert die Steuerbehörde eine Schätzung, kann diese aber bei Zweifeln nach unten korrigieren. Bei hohen Fahrtkosten ist ein Fahrtenbuch daher dringend empfohlen.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Belege von Selbstständigen?
Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung darf digital erfolgen, sofern die Integrität und Lesbarkeit der Daten gewährleistet ist. Thermopapier-Quittungen sollten zusätzlich gescannt werden, da sie mit der Zeit verblassen.
Kann ich als GmbH-Geschäftsführer Spesen wie ein Selbstständiger abziehen?
Geschäftsführende einer GmbH oder AG sind rechtlich Arbeitnehmende ihrer eigenen Gesellschaft. Für sie gelten die Regeln der Spesenerstattung durch den Arbeitgeber, nicht die Regeln für Selbstständige. Die GmbH oder AG benötigt ein genehmigtes Spesenreglement und erstattet die Auslagen. Der Geschäftsführer deklariert die Spesen im Lohnausweis.
Darf ich Weiterbildungskosten als Selbstständige vollständig abziehen?
Berufsbezogene Weiterbildungen, die in direktem Zusammenhang mit der aktuellen Tätigkeit stehen, sind vollständig als Geschäftsaufwand abzugsfähig. Grundausbildungen oder Umschulungen in ein neues Berufsfeld gelten hingegen nicht als geschäftsmässig begründet und können nicht abgezogen werden. Die Abgrenzung richtet sich nach dem Zusammenhang mit der bestehenden Erwerbstätigkeit.