Spesenbeleg Anforderungen: Pflichtangaben, Digitalisierung und Archivierung

Damit ein Spesenbeleg in der Schweiz steuerlich anerkannt wird, muss er bestimmte Mindestangaben enthalten. Diese Anforderungen ergeben sich aus dem Obligationenrecht (Art. 957a OR zur ordnungsgemässen Buchführung), der Mehrwertsteuerverordnung und den Weisungen der ESTV zum Lohnausweis. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann die Steuerbehörde den Abzug verweigern oder die Auslage als geldwerten Vorteil qualifizieren.

Nicht jeder Belegtyp enthält automatisch alle Pflichtangaben. Ein Kassenbon weist in der Regel Datum, Betrag und Leistungserbringer aus, aber selten den Geschäftszweck. Dieser muss vom Mitarbeitenden ergänzt werden, etwa durch eine handschriftliche Notiz oder ein Kommentarfeld in der Spesenabrechnung. Eine formelle Rechnung enthält dagegen meist alle Angaben inklusive MWST-Nummer. Ein Kreditkartenbeleg allein genügt nicht als Spesenbeleg, weil er weder die Leistungsbeschreibung noch den Geschäftszweck ausweist – er dient lediglich als Zahlungsnachweis.

Bei fehlendem Beleg entfällt grundsätzlich der steuerliche Abzug. Arbeitgeber, die Auslagen ohne Beleg erstatten, riskieren, dass die ESTV den Betrag als verdeckten Lohn qualifiziert. In solchen Fällen werden Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer nachgefordert. Die einzige Ausnahme bilden Pauschalspesen gemäss genehmigtem Spesenreglement: Für die Tagespauschale von CHF 20.– (Kleinspesen) oder CHF 30.– (Verpflegung) ist kein Einzelbeleg erforderlich.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) regelt seit 2002 die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Spesenbelege fallen als Buchungsbelege unter diese Verordnung. Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungspflicht zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Auslage getätigt wurde. Digitale Kopien sind dem Papieroriginal gleichgestellt, sofern sie die Anforderungen der GeBüV erfüllen.

• Unveränderbarkeit: Der gespeicherte Beleg darf nach der Erfassung nicht mehr verändert werden können. Technisch wird dies durch Write-Once-Speicher, Versionierung oder kryptografische Hashwerte sichergestellt. Ein einfaches Foto auf dem Smartphone ohne Schutzmechanismus genügt nicht.
• Vollständigkeit: Alle Angaben des Originalbelegs müssen auf der digitalen Kopie lesbar sein. Abgeschnittene Ränder, unleserliche Bereiche oder fehlende Rückseiten führen dazu, dass der Beleg als unvollständig gilt.
• Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer: Der Beleg muss während zehn Jahren jederzeit innert nützlicher Frist angezeigt und ausgedruckt werden können. Proprietäre Formate, die ohne Spezialsoftware nicht geöffnet werden können, sind unzulässig.
• Ordnungsmässigkeit: Digitale Belege müssen systematisch abgelegt und über ein Ordnungskriterium (z.B. Belegnummer, Datum) auffindbar sein. Eine lose Sammlung von Bilddateien auf einer Festplatte erfüllt diese Anforderung nicht.
• Zugriffssicherheit: Der Zugang zu den gespeicherten Belegen muss auf berechtigte Personen beschränkt sein. Gleichzeitig muss bei einer Revision der Zugriff innert angemessener Frist gewährt werden können.

Nach dem Scannen oder Fotografieren eines Papierbelegs darf das Original vernichtet werden, sofern der digitale Beleg die GeBüV-Anforderungen vollständig erfüllt. In der Praxis empfiehlt es sich, Papierbelege mindestens bis zur nächsten internen Prüfung aufzubewahren, um bei technischen Problemen eine Rückfallebene zu haben. Unternehmen, die eine Spesen-App einsetzen, profitieren davon, dass die revisionssichere Speicherung automatisch erfolgt und kein manueller Archivierungsprozess nötig ist.

Nicht jede Auslage lässt sich mit einem lückenlosen Beleg dokumentieren. Parkuhren geben keine Quittung, Trinkgelder erscheinen nicht auf der Rechnung, und Belege gehen verloren. Für diese Situationen kennt die Schweizer Praxis verschiedene Lösungen, die jedoch an klare Bedingungen geknüpft sind.

• Eigenbeleg: Wenn kein Originalbeleg erhältlich ist, erstellt der Mitarbeitende einen Eigenbeleg. Dieser muss Datum, Betrag, Art der Auslage und Geschäftszweck enthalten und vom Vorgesetzten visiert werden. Eigenbelege sind nur für Ausnahmen gedacht – bei systematischer Verwendung verweigert die Steuerbehörde die Anerkennung. Ein Beispiel: Ein Mitarbeitender zahlt CHF 5.– an einer Parkuhr ohne Quittungsfunktion und dokumentiert dies mit einem Eigenbeleg.
• Verlorener Beleg: Bei einem verlorenen Beleg sollte zunächst versucht werden, beim Leistungserbringer eine Kopie oder Zweitausfertigung anzufordern. Ist dies nicht möglich, dient ein Eigenbeleg als Ersatz. Zusätzliche Nachweise wie Kreditkartenabrechnungen oder Kalendereinträge stärken die Glaubwürdigkeit. Das Spesenreglement sollte das Vorgehen bei Belegverlust regeln.
• Kleinbetragsregelung: Für Auslagen unter CHF 10.– akzeptieren viele Unternehmen vereinfachte Nachweise. Die ESTV kennt keine formelle Kleinbetragsgrenze für Spesenbelege, aber die Tagespauschale für Kleinspesen von CHF 20.– deckt solche Auslagen pauschal ab, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
• Sammelbeleg: Mehrere gleichartige Kleinauslagen können auf einem Sammelbeleg zusammengefasst werden, etwa tägliche Parkgebühren über eine Woche. Der Sammelbeleg muss jede Einzelposition mit Datum und Betrag auflisten und den Gesamtbetrag ausweisen. Die Einzelbelege sind beizulegen, sofern vorhanden.
• Ausländische Belege: Belege in Fremdwährung werden zum Tageskurs am Datum der Auslage in CHF umgerechnet. Der angewandte Wechselkurs muss dokumentiert werden. Belege in fremder Sprache müssen nicht übersetzt werden, solange die Pflichtangaben erkennbar sind.

Grundsätzlich gilt: Je höher der Betrag, desto strenger die Anforderungen an den Beleg. Bei Repräsentationsspesen über CHF 200.– erwartet die ESTV einen vollständigen Beleg mit allen Pflichtangaben inklusive Teilnehmerliste. Eigenbelege oder vereinfachte Nachweise werden in diesem Bereich nicht akzeptiert. Unternehmen sollten im Spesenreglement klar definieren, ab welchem Betrag ein Originalbeleg zwingend ist und wann Eigenbelege zulässig sind.