Spesenbeleg Anforderungen: Pflichtangaben, MWST und Belegarten
Spesenbelege bilden die Grundlage jeder geschäftlichen Auslagenerstattung in der Schweiz. Ob Geschäftsessen, Zugticket, Hotelrechnung oder Parkgebühr: Ohne korrekten Beleg fehlt der Nachweis, dass eine Auslage tatsächlich geschäftlich veranlasst war. Für Arbeitgebende sind Belege zugleich Buchungsgrundlage und Voraussetzung für den MWST-Vorsteuerabzug. Für Mitarbeitende entscheidet die Belegqualität darüber, ob eine Spese erstattet oder abgelehnt wird.
Die rechtlichen Grundlagen verteilen sich auf mehrere Erlasse: Art. 327a OR verpflichtet Arbeitgebende zur Erstattung geschäftlich notwendiger Auslagen. Das MWSTG regelt, welche Angaben ein Beleg für den Vorsteuerabzug enthalten muss. Die GeBüV legt fest, wie digitale Belege aufzubewahren sind, und Art. 958f OR bestimmt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Fehlerhafte oder fehlende Belege führen zu Nachsteuern, Bussen und dem Verlust des Vorsteuerabzugs.
Diese Seite erklärt sämtliche Anforderungen an gültige Spesenbelege in der Schweiz: von den Pflichtangaben über die Unterschiede zwischen Kassenbon, Rechnung und Kreditkartenbeleg bis zur digitalen Archivierung. Der praktische Teil zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Belege korrekt erfassen, prüfen und aufbewahren.
01.Was ist ein Spesenbeleg und welche Rechtsgrundlagen gelten?
Ein Spesenbeleg ist ein Dokument, das eine geschäftlich veranlasste Auslage nachweist. Er dient gleichzeitig als Buchungsbeleg im Sinne von Art. 957a OR, als Nachweis für die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR und als Grundlage für den MWST-Vorsteuerabzug nach Art. 28 MWSTG. Ohne gültigen Beleg darf ein Unternehmen eine Auslage weder als Geschäftsaufwand verbuchen noch die darin enthaltene Vorsteuer geltend machen.
Die Anforderungen an Spesenbelege ergeben sich aus dem Zusammenspiel mehrerer Rechtsquellen. Das Obligationenrecht regelt die Erstattungspflicht und die Buchführungspflichten. Das Mehrwertsteuergesetz definiert die formellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) legt fest, wie Belege aufzubewahren sind, insbesondere wenn sie digital vorliegen. Zusätzlich können kantonale Steuerämter und die ESTV im Rahmen von Revisionen eigene Anforderungen an die Belegdokumentation stellen.
- Art. 327a OR — Arbeitgebende müssen Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen. Der Beleg dokumentiert die Notwendigkeit und Höhe der Auslage.
- Art. 957a OR — Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Spesenbelege sind Buchungsbelege und unterliegen den allgemeinen Anforderungen an die ordnungsgemässe Buchführung.
- Art. 26 MWSTG — Für den Vorsteuerabzug muss der Beleg den Namen, die Adresse und die MWST-Nummer des Leistungserbringers, das Datum, die Art der Leistung, das Entgelt und den Steuersatz enthalten.
- Art. 958f OR — Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren. Diese Frist gilt auch für Spesenbelege, unabhängig von ihrer Form.
- GeBüV — Die Geschäftsbücherverordnung regelt die Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern. Digitale Belege müssen integer, unverändert und jederzeit lesbar sein.
02.Kassenbon, Rechnung und Kreditkartenbeleg: Unterschiede und Eignung
In der Praxis kommen drei Belegarten am häufigsten vor: Kassenbon, Rechnung und Kreditkartenbeleg. Diese Dokumente unterscheiden sich erheblich in ihrem Informationsgehalt und damit in ihrer Eignung als Spesenbeleg. Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass alle drei Belegarten gleichwertig sind. Tatsächlich erfüllt nur die vollständige Rechnung sämtliche Anforderungen für den MWST-Vorsteuerabzug ohne Einschränkung.
Vergleich der drei häufigsten Belegarten als Spesenbeleg
Ein Kreditkartenbeleg allein reicht nie als Spesenbeleg aus. Er belegt lediglich die Zahlung, nicht aber die Art der Leistung, den MWST-Satz oder den Leistungserbringer im erforderlichen Detail. In der Praxis sollte der Kreditkartenbeleg immer zusammen mit der Originalrechnung oder dem Kassenbon eingereicht werden. Bei Kassenbons gilt: Für Beträge bis CHF 400 inkl. MWST akzeptiert die ESTV vereinfachte Belege ohne vollständige Angaben zum Leistungsempfänger. Über diesem Betrag ist eine ordentliche Rechnung erforderlich.
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Unterschiede: Ein Mitarbeiter bezahlt ein Geschäftsessen für CHF 185 mit der Firmenkreditkarte. Der Kreditkartenbeleg zeigt nur den Restaurantnamen und den Betrag. Der Kassenbon listet die einzelnen Positionen, aber ohne MWST-Nummer. Erst die Restaurantrechnung enthält alle Pflichtangaben inklusive MWST-Nummer, separatem MWST-Ausweis und vollständiger Adresse. Nur mit dieser Rechnung kann das Unternehmen den Vorsteuerabzug von CHF 13.30 (7.7 % auf CHF 185) geltend machen.
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Mehr erfahren →03.Pflichtangaben auf dem Spesenbeleg und MWST-Vorsteuerabzug
Die ESTV unterscheidet zwischen den allgemeinen Anforderungen an einen Buchungsbeleg und den spezifischen Anforderungen für den MWST-Vorsteuerabzug. Für die reine Verbuchung als Geschäftsaufwand genügen grundlegende Angaben. Für den Vorsteuerabzug gelten strengere formelle Voraussetzungen nach Art. 26 MWSTG. Fehlt auch nur eine dieser Pflichtangaben, verweigert die ESTV den Vorsteuerabzug, selbst wenn die Auslage unbestritten geschäftlich war.
Pflichtangaben auf dem Spesenbeleg: Buchführung vs. Vorsteuerabzug
Der Geschäftszweck ist keine gesetzliche Pflichtangabe auf dem Beleg selbst, sondern eine interne Dokumentationsanforderung. Er muss auf der Spesenabrechnung oder dem Beleg vermerkt werden, damit die Buchhaltung die geschäftliche Veranlassung nachvollziehen kann. Bei Geschäftsessen ist zusätzlich die Angabe der bewirteten Personen und des Anlasses empfohlen, da die Steuerbehörden bei Repräsentationsspesen besonders genau prüfen.
Die aktuellen MWST-Sätze in der Schweiz betragen 8.1 % (Normalsatz), 2.6 % (reduzierter Satz für Lebensmittel, Bücher, Zeitungen) und 3.8 % (Sondersatz für Beherbergung). Auf dem Beleg muss der anwendbare Satz korrekt ausgewiesen sein. Belege aus dem Ausland berechtigen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz, da die ausländische Mehrwertsteuer nicht unter das Schweizer MWSTG fällt.
04.Digitale Belege, GeBüV-Konformität und Aufbewahrungspflichten
Seit der Revision der GeBüV sind digitale Belege in der Schweiz steuerlich vollständig anerkannt. Unternehmen dürfen Papierbelege scannen oder fotografieren und das Original anschliessend vernichten, sofern die digitale Kopie die Anforderungen der GeBüV erfüllt. Diese Möglichkeit hat die Spesenabrechnung grundlegend verändert: Mitarbeitende können Belege direkt per Smartphone erfassen, und die Buchhaltung arbeitet ausschliesslich mit digitalen Dokumenten.
- Integrität — Der digitale Beleg muss vor nachträglicher Veränderung geschützt sein. Technisch wird dies durch Hashwerte, Zeitstempel oder unveränderbare Speicherformate sichergestellt.
- Vollständigkeit — Alle Informationen des Originalbelegs müssen im digitalen Abbild erkennbar sein. Abgeschnittene Ränder, unleserliche Bereiche oder fehlende Rückseiten machen den digitalen Beleg ungültig.
- Lesbarkeit — Der Beleg muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit lesbar und reproduzierbar sein. Das Dateiformat muss langfristig zugänglich bleiben.
- Ordnungsmässigkeit — Digitale Belege müssen systematisch abgelegt und innert nützlicher Frist auffindbar sein. Eine lose Sammlung von Bilddateien ohne Zuordnung zu Buchungsvorgängen genügt nicht.
- Nachvollziehbarkeit — Der Zusammenhang zwischen digitalem Beleg und Buchung muss lückenlos dokumentiert sein. Jeder Beleg braucht eine eindeutige Referenz zur zugehörigen Spesenabrechnung.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Diese Frist gilt gleichermassen für physische und digitale Belege. Bei MWST-pflichtigen Unternehmen kann die Frist durch laufende Revisionsverfahren faktisch verlängert werden. Es empfiehlt sich daher, Belege mindestens elf Jahre aufzubewahren, um Überschneidungen mit Revisionsfristen abzudecken.
Wichtig: Thermopapier-Kassenbons verblassen häufig innerhalb von ein bis drei Jahren. Wer Papierbelege aufbewahrt, muss Thermobons zeitnah kopieren oder digital erfassen. Bei rein digitaler Aufbewahrung entfällt dieses Problem, sofern die GeBüV-Anforderungen eingehalten werden.
05.Spesenbelege korrekt erfassen und verarbeiten: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess zeigt, wie Spesenbelege von der Entstehung bis zur Archivierung korrekt behandelt werden. Er richtet sich an Mitarbeitende, die Spesen einreichen, ebenso wie an Vorgesetzte und Buchhaltungsteams, die Belege prüfen und verbuchen. Jeder Schritt enthält die konkreten Anforderungen, die in der Schweiz gelten.
Schritt 1: Beleg sofort bei Entstehung sichern
Der wichtigste Moment im Belegprozess ist der Zeitpunkt der Auslage selbst. Belege gehen am häufigsten verloren, wenn sie nicht sofort gesichert werden. Mitarbeitende sollten jeden Beleg unmittelbar nach Erhalt fotografieren oder digital erfassen. Bei Kartenzahlungen ist zusätzlich zur Kreditkartenquittung immer die Originalrechnung zu verlangen.
- Restaurant — Verlangen Sie die detaillierte Rechnung, nicht nur den Kreditkartenbeleg. Notieren Sie sofort den Geschäftszweck und die Namen der Teilnehmenden auf der Rückseite oder digital.
- Detailhandel und Tankstelle — Bewahren Sie den Kassenbon auf und prüfen Sie, ob die MWST separat ausgewiesen ist. Bei Beträgen über CHF 400 verlangen Sie eine Rechnung auf den Firmennamen.
- Hotel — Fordern Sie beim Check-out eine detaillierte Rechnung mit separatem Ausweis von Übernachtung (3.8 % MWST), Verpflegung (8.1 %) und allfälligen weiteren Leistungen.
- Öffentlicher Verkehr — Drucken Sie Online-Tickets aus oder speichern Sie die Bestätigungs-E-Mail als PDF. Bei Automatenbelegen prüfen Sie die Lesbarkeit.
Schritt 2: Pflichtangaben auf dem Beleg prüfen
Bevor ein Beleg in die Spesenabrechnung aufgenommen wird, muss er auf Vollständigkeit geprüft werden. Fehlende Pflichtangaben lassen sich am einfachsten direkt vor Ort korrigieren, etwa indem Sie den Leistungserbringer um eine vollständige Rechnung bitten. Nachträglich ist dies oft nicht mehr möglich oder mit erheblichem Aufwand verbunden.
Checkliste Pflichtangaben auf dem Spesenbeleg
Wenn ein Beleg nicht alle Pflichtangaben enthält, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie fordern beim Leistungserbringer eine korrekte Rechnung nach, oder Sie erstellen einen ergänzenden Eigenbeleg für die fehlenden Informationen. Ein Eigenbeleg ersetzt jedoch nie den Originalbeleg, sondern ergänzt ihn lediglich um fehlende Angaben wie den Geschäftszweck.
Schritt 3: Geschäftszweck und Zusatzinformationen dokumentieren
Jeder Spesenbeleg braucht eine nachvollziehbare Begründung der geschäftlichen Veranlassung. Diese Information steht in der Regel nicht auf dem Beleg selbst, sondern wird vom Mitarbeitenden ergänzt. Die Formulierung muss konkret genug sein, damit ein Dritter, etwa ein Steuerrevisor, den Zusammenhang zwischen Auslage und Geschäftstätigkeit nachvollziehen kann.
- Geschäftsessen — Anlass, Namen und Funktion der Teilnehmenden, Firma der Gäste. Beispiel: Projektbesprechung Relaunch Website mit M. Keller, CEO, und S. Brunner, Projektleiterin, Firma XY AG.
- Reisekosten — Start- und Zielort, Reisezweck, Kundenname oder Projektbezeichnung. Beispiel: Kundenbesuch Meier AG, Zürich nach Basel, Angebotspräsentation Projekt Alpha.
- Materialkosten — Verwendungszweck und Projekt- oder Kostenstelle. Beispiel: Druckerpatronen für Büro Bern, Kostenstelle 4200.
- Übernachtung — Anlass der auswärtigen Übernachtung, Bezug zur Geschäftstätigkeit. Beispiel: Messebesuch Swissbau Basel, 14.–16. Januar 2026.
Ungenügende Formulierungen wie Geschäftsessen, Diverses oder Reise sind nicht ausreichend. Die Steuerbehörden können bei unklaren Angaben die geschäftliche Veranlassung bestreiten, was zur Aufrechnung als Lohnbestandteil führen kann. Bei Repräsentationsspesen über CHF 6000 pro Jahr prüft die ESTV besonders genau.
Schritt 4: Beleg digital erfassen und dem Originalbeleg zuordnen
Die digitale Erfassung wandelt den physischen Beleg in ein elektronisches Dokument um. Damit dieses Dokument die GeBüV-Anforderungen erfüllt, muss der Scan oder das Foto den gesamten Beleg vollständig und lesbar abbilden. Abgeschnittene Ränder, Schatten oder unscharfe Bereiche machen den digitalen Beleg ungültig. Das Dateiformat sollte PDF oder ein vergleichbares langzeitstabiles Format sein.
- Auflösung — Mindestens 300 dpi oder eine Smartphone-Kamera mit ausreichender Schärfe. Alle Texte, Zahlen und Logos müssen lesbar sein.
- Vollständigkeit — Der gesamte Beleg muss abgebildet sein, einschliesslich Kopf- und Fusszeile. Bei doppelseitigen Belegen beide Seiten erfassen.
- Zuordnung — Jeder digitale Beleg muss eindeutig einer Spesenposition zugeordnet werden. Die Referenznummer der Spesenabrechnung oder eine fortlaufende Belegnummer stellt den Zusammenhang her.
- Zeitstempel — Der Zeitpunkt der digitalen Erfassung sollte automatisch dokumentiert werden. Dies stärkt die Beweiskraft des digitalen Belegs.
Nach der digitalen Erfassung darf der Papierbeleg grundsätzlich vernichtet werden, sofern die GeBüV-Anforderungen eingehalten sind. Viele Unternehmen bewahren Papierbelege dennoch für eine Übergangszeit von drei bis sechs Monaten auf, um bei technischen Problemen auf das Original zurückgreifen zu können. Dies ist eine Vorsichtsmassnahme, keine gesetzliche Pflicht.
Schritt 5: Spesenabrechnung erstellen und Belege zuordnen
Die Spesenabrechnung fasst alle Einzelbelege eines Abrechnungszeitraums zusammen. Jede Position der Abrechnung muss einem konkreten Beleg zugeordnet sein. Die Abrechnung enthält neben den Belegdaten auch die Kostenstelle, die Spesenkategorie gemäss Spesenreglement und den Geschäftszweck. Mitarbeitende bestätigen mit ihrer Unterschrift oder digitalen Freigabe die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.
Aufbau einer Spesenabrechnung mit Belegzuordnung
Die Abrechnungsperiode richtet sich nach dem internen Spesenreglement. Üblich sind monatliche oder zweiwöchentliche Abrechnungen. Längere Intervalle erhöhen das Risiko, dass Belege verloren gehen oder Angaben nicht mehr rekonstruiert werden können. Viele Spesenreglemente setzen eine Einreichungsfrist von 30 Tagen nach Entstehung der Auslage.
Schritt 6: Belege und Abrechnung durch Vorgesetzte prüfen lassen
Die Prüfung durch Vorgesetzte ist ein zentraler Kontrollschritt im Spesenprozess. Der oder die Vorgesetzte bestätigt die geschäftliche Veranlassung der Auslagen und prüft, ob die Beträge angemessen und reglementkonform sind. Diese Freigabe schützt das Unternehmen vor unberechtigten Erstattungen und dokumentiert die interne Kontrolle gegenüber den Steuerbehörden.
- Geschäftliche Veranlassung — Ist die Auslage tatsächlich geschäftlich begründet? Steht sie im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Mitarbeitenden?
- Reglementkonformität — Entsprechen die Beträge den Limiten des Spesenreglements? Sind die richtigen Kategorien gewählt?
- Belegqualität — Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Ist der Beleg lesbar und vollständig? Stimmen Belegdatum und Abrechnungszeitraum überein?
- Plausibilität — Sind die Beträge plausibel im Verhältnis zur Leistung? Gibt es Auffälligkeiten wie ungewöhnlich hohe Beträge oder häufige Eigenbelege?
Nach der Freigabe durch die vorgesetzte Person geht die Abrechnung an die Buchhaltung. Beanstandete Positionen werden an den Mitarbeitenden zurückgewiesen mit der Aufforderung, fehlende Belege nachzureichen oder Angaben zu korrigieren. Ein dokumentierter Freigabeprozess mit Datum und Visum ist bei Steuerrevisionen ein wichtiger Nachweis der internen Kontrolle.
Schritt 7: Belege verbuchen und Vorsteuer korrekt abziehen
Die Buchhaltung verbucht die freigegebenen Spesenpositionen auf den entsprechenden Aufwandkonten und macht den Vorsteuerabzug geltend, sofern die Belege die MWST-Anforderungen erfüllen. Dabei ist auf die korrekte Zuordnung der MWST-Sätze zu achten: Verpflegung unterliegt dem Normalsatz von 8.1 %, Hotelübernachtungen dem Sondersatz von 3.8 %, und bestimmte Leistungen wie ÖV-Tickets sind von der MWST befreit.
MWST-Sätze bei typischen Spesenarten (Stand 2026)
Bei Belegen ohne korrekten MWST-Ausweis wird der Aufwand brutto verbucht, ohne Vorsteuerabzug. Die Buchhaltung sollte solche Fälle systematisch erfassen, um das Volumen entgangener Vorsteuer zu messen und den Belegprozess gezielt zu verbessern. Bei einem Unternehmen mit jährlichen Spesen von CHF 200 000 kann ein konsequenter Vorsteuerabzug je nach Spesenmix CHF 10 000 bis CHF 15 000 pro Jahr ausmachen.
Schritt 8: Belege GeBüV-konform archivieren und Aufbewahrungsfrist einhalten
Im letzten Schritt werden die verbuchten Belege archiviert. Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Während dieser gesamten Frist müssen die Belege jederzeit auffindbar, lesbar und reproduzierbar sein. Die Archivierung kann rein digital erfolgen, sofern die GeBüV-Anforderungen eingehalten werden.
- Dateiformat — PDF/A ist das empfohlene Format für die Langzeitarchivierung. JPEG-Dateien sind zulässig, aber weniger robust. Proprietäre Formate sind zu vermeiden.
- Backup-Strategie — Mindestens zwei unabhängige Kopien an verschiedenen Standorten. Cloud-Speicher mit Versionierung und regelmässige Sicherungskopien sind empfehlenswert.
- Zugriffsschutz — Archivierte Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden. Schreibschutz, Zugriffsprotokollierung und Berechtigungskonzepte sind erforderlich.
- Systematische Ablage — Belege müssen nach Geschäftsjahr, Mitarbeitendem und Belegnummer auffindbar sein. Eine reine chronologische Ablage ohne Suchfunktion genügt den GeBüV-Anforderungen nicht.
Nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist dürfen Belege vernichtet werden. Es empfiehlt sich, die Vernichtung zu dokumentieren und sicherzustellen, dass keine laufenden Revisionsverfahren oder Rechtsstreitigkeiten eine längere Aufbewahrung erfordern. Bei Unsicherheit sollte die Aufbewahrungsfrist um ein bis zwei Jahre verlängert werden.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg als alleinigen Spesenbeleg einreichen
Ein Kreditkartenbeleg enthält weder die MWST-Nummer noch eine Leistungsbeschreibung und reicht daher nie als alleiniger Spesenbeleg. Der Vorsteuerabzug entfällt vollständig. Verlangen Sie bei jeder Kartenzahlung zusätzlich die Originalrechnung des Leistungserbringers.
Fehler 2: Fehlender oder ungenügender Geschäftszweck
Angaben wie Geschäftsessen oder Diverses genügen nicht als Nachweis der geschäftlichen Veranlassung. Bei einer Steuerrevision können solche Auslagen als Lohnbestandteil aufgerechnet werden, was AHV-Beiträge und Quellensteuer nach sich zieht. Formulieren Sie den Geschäftszweck immer mit Anlass, Teilnehmenden und Bezug zur Geschäftstätigkeit.
Fehler 3: MWST-Nummer auf dem Beleg nicht prüfen
Ohne MWST-Nummer des Leistungserbringers im CHE-Format ist kein Vorsteuerabzug möglich. Besonders bei Kassenbons fehlt diese Angabe häufig. Prüfen Sie die MWST-Nummer vor Ort und fordern Sie bei Fehlen eine vollständige Rechnung an.
Fehler 4: Thermopapier-Kassenbons nicht rechtzeitig digitalisieren
Kassenbons auf Thermopapier verblassen innerhalb von ein bis drei Jahren und werden unleserlich. Damit geht der Belegnachweis für die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren verloren. Digitalisieren Sie Thermobons sofort nach Erhalt per Scan oder Foto.
Fehler 5: Eigenbeleg ohne Originalbeleg als vollwertigen Nachweis verwenden
Ein Eigenbeleg ist nur eine Ergänzung zum Originalbeleg, kein Ersatz. Die ESTV akzeptiert Eigenbelege nur in Ausnahmefällen, etwa bei Trinkgeld oder Parkuhren ohne Quittung. Setzen Sie Eigenbelege sparsam ein und dokumentieren Sie den Grund für das Fehlen des Originalbelegs.
Fehler 6: Auslandsbelege für den Schweizer Vorsteuerabzug einreichen
Ausländische Mehrwertsteuer berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Der Aufwand wird brutto verbucht. Für die Rückerstattung ausländischer MWST bestehen separate Verfahren, etwa das EU-Erstattungsverfahren für in der EU bezahlte Vorsteuer.
Fehler 7: Belege ohne systematische Zuordnung archivieren
Eine lose Sammlung von Belegfotos ohne Zuordnung zu Buchungsvorgängen erfüllt die GeBüV-Anforderungen nicht. Bei einer Revision muss jeder Beleg innert nützlicher Frist auffindbar sein. Verwenden Sie ein Ablagesystem mit eindeutigen Belegnummern und Verknüpfung zur Spesenabrechnung.
07.Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss ein Spesenbeleg in der Schweiz enthalten?
Ein Spesenbeleg muss mindestens den Namen und die Adresse des Leistungserbringers, das Datum, eine Beschreibung der Leistung, den Gesamtbetrag inkl. MWST sowie den MWST-Satz enthalten. Für den Vorsteuerabzug ist zusätzlich die MWST-Nummer im CHE-Format und der separate Ausweis des MWST-Betrags erforderlich. Ab CHF 400 inkl. MWST muss auch der Name des Leistungsempfängers auf dem Beleg stehen.
Reicht ein Kreditkartenbeleg als Spesenbeleg aus?
Nein, ein Kreditkartenbeleg allein reicht nie als Spesenbeleg aus. Er belegt nur die Zahlung, enthält aber weder eine Leistungsbeschreibung noch die MWST-Nummer oder den MWST-Ausweis. Reichen Sie den Kreditkartenbeleg immer zusammen mit der Originalrechnung ein.
Wie lange müssen Spesenbelege in der Schweiz aufbewahrt werden?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Diese Frist gilt gleichermassen für physische und digitale Belege. Bei laufenden Revisionsverfahren kann sich die Frist faktisch verlängern.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Ja, nach einer GeBüV-konformen Digitalisierung dürfen Papierbelege vernichtet werden. Der digitale Beleg muss dafür integer, vollständig, lesbar und systematisch abgelegt sein. Viele Unternehmen bewahren Papierbelege dennoch für drei bis sechs Monate als Sicherheitskopie auf.
Wann ist ein Eigenbeleg zulässig?
Ein Eigenbeleg ist nur in Ausnahmefällen zulässig, wenn kein Originalbeleg erhältlich ist, etwa bei Trinkgeld, Parkuhren ohne Quittung oder Automaten ohne Belegausgabe. Der Eigenbeleg muss den Grund für das Fehlen des Originals dokumentieren und wird von der ESTV nur bei plausiblen Kleinbeträgen akzeptiert. Er ersetzt nie einen Originalbeleg, sondern ergänzt ihn.
Kann ich mit einem Auslandsbeleg den Vorsteuerabzug in der Schweiz geltend machen?
Nein, ausländische Mehrwertsteuer berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Der Aufwand wird brutto als Geschäftsaufwand verbucht. Für die Rückerstattung ausländischer MWST bestehen separate Verfahren, beispielsweise das EU-Erstattungsverfahren für in EU-Ländern bezahlte Vorsteuer.