Spesenbeleg Original vs. Kopie: GeBÜV-Scan, Fotokopie, Duplikat

Ob ein Originalbeleg zwingend vorliegen muss, hängt vom Verwendungszweck ab. Für den einfachen Kostennachweis gegenüber dem Arbeitgeber genügt unter Umständen eine Kopie, wenn das Original nicht mehr vorhanden ist. Sobald jedoch ein MWST-Vorsteuerabzug geltend gemacht werden soll, gelten strengere Anforderungen: Entweder liegt das Papieroriginal vor oder ein GeBÜV-konformer digitaler Scan ersetzt es vollständig.

Gemäss MWSTG Art. 28 setzt der Vorsteuerabzug einen formgültigen Beleg voraus. Eine einfache Papierkopie erfüllt diese Anforderung nicht, weil sie weder Unveränderbarkeit noch Integrität gewährleistet. Unternehmen, die Spesen regelmässig abrechnen, sollten deshalb von Anfang an auf ein GeBÜV-konformes Archivierungssystem setzen.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) regelt in Art. 9 und Art. 10, unter welchen Bedingungen ein digitaler Scan das Papieroriginal ersetzen darf. Entscheidend ist, dass der Scan in einem System archiviert wird, das drei Grundanforderungen erfüllt: Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und jederzeitige Abrufbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Art. 958f OR).

• Unveränderbarkeit: Der Scan muss so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sind. Gängige Verfahren sind WORM-Speicher oder kryptografische Hashwerte.
• Lesbarkeit: Der digitalisierte Beleg muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist in lesbarer Qualität abrufbar sein. Mindestauflösung und Farbtiefe müssen sicherstellen, dass alle Angaben – insbesondere MWST-Nummer, Betrag und Datum – erkennbar bleiben.
• Jederzeitige Abrufbarkeit: Die Belege müssen innert nützlicher Frist auffindbar und reproduzierbar sein. Ein strukturiertes Ablagesystem mit Suchfunktion ist Voraussetzung.

Sind diese drei Bedingungen erfüllt, gilt der digitale Scan rechtlich als gleichwertiger Ersatz für das Papieroriginal. Der physische Beleg darf anschliessend vernichtet werden. Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeitender fotografiert eine Restaurantquittung über CHF 45.– mit der Spesen-App. Das System speichert den Scan unveränderbar mit Zeitstempel und Hashwert. Ab diesem Zeitpunkt ist der Papierbeleg entbehrlich.

Eine einfache Fotokopie – sei es von einem Kopierer, einem Smartphone-Screenshot ohne Archivierungssystem oder ein PDF-Scan auf dem lokalen Laufwerk – erfüllt die GeBÜV-Anforderungen nicht. Der Grund: Ohne technische Integritätssicherung lässt sich nicht nachweisen, dass der Beleg seit der Erstellung unverändert geblieben ist.

Die steuerlichen Konsequenzen sind erheblich. Bei einer MWST-Revision prüft die ESTV die Belegqualität systematisch. Liegt nur eine einfache Kopie vor, wird der Vorsteuerabzug auf dem betreffenden Beleg gestrichen. Bei einem Geschäftsessen über CHF 250.– mit 8,1 % MWST bedeutet das einen Verlust von rund CHF 18.80 an Vorsteuer – pro Beleg. Über ein Geschäftsjahr summiert sich das bei regelmässigen Spesen schnell auf vierstellige Beträge.

Wer Belege nur als Fotokopie aufbewahrt, riskiert neben dem Verlust des Vorsteuerabzugs auch Beanstandungen bei der Buchführungspflicht gemäss Art. 957 OR. Im schlimmsten Fall kann die Steuerbehörde die gesamte Spesenabrechnung als nicht ordnungsgemäss belegt qualifizieren.

Trotz sorgfältiger Ablage kann ein Originalbeleg verloren gehen. In diesem Fall gibt es drei Handlungsoptionen, die sich in ihrer steuerlichen Wirkung deutlich unterscheiden.

• Duplikat beim Aussteller anfordern: Die beste Lösung: Kontaktieren Sie den Lieferanten oder Dienstleister und verlangen Sie ein Duplikat der Rechnung. Ein solches Duplikat hat dieselbe Beweiskraft wie das Original und berechtigt zum Vorsteuerabzug. Die meisten Unternehmen stellen Duplikate auf Anfrage aus, eine gesetzliche Pflicht dazu besteht allerdings nicht.
• Eigenbeleg als letzte Option: Ist kein Duplikat erhältlich, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser dokumentiert Datum, Betrag, Zweck und Empfänger der Ausgabe. Ein Eigenbeleg berechtigt jedoch nie zum MWST-Vorsteuerabzug, da er keine MWST-Nummer des Leistungserbringers enthält. Er dient ausschliesslich als interner Kostennachweis.
• Kontoauszug als ergänzender Zahlungsnachweis: Ein Kreditkarten- oder Bankauszug belegt die Zahlung, ersetzt aber keinen vollständigen Spesenbeleg. Er enthält weder die MWST-Nummer noch eine detaillierte Leistungsbeschreibung. Als Ergänzung zu einem Eigenbeleg oder Duplikat ist er jedoch wertvoll.

In der Praxis empfiehlt es sich, verlorene Belege sofort beim Aussteller nachzufordern. Je länger die Ausgabe zurückliegt, desto schwieriger wird die Beschaffung eines Duplikats. Dokumentieren Sie den Verlust und die unternommenen Schritte schriftlich – das zeigt bei einer allfälligen Revision guten Willen und ordnungsgemässes Verhalten.