Pflichtangaben auf dem Spesenbeleg: Datum, MWST und Geschäftszweck
Ein gültiger Spesenbeleg braucht Datum, Betrag, Aussteller sowie für den MWST-Vorsteuerabzug MWST-Nummer und Steuerbetrag – fehlt eine Angabe, ist der VSt-Abzug gefährdet. In der Praxis scheitern viele Vorsteuerabzüge nicht an der Berechtigung, sondern an formellen Mängeln auf dem Beleg. Wer die Pflichtangaben kennt und systematisch prüft, vermeidet Rückfragen der Steuerbehörde und sichert den Vorsteuerabzug seines Unternehmens.
01.Pflichtangaben auf dem Spesenbeleg
Die Anforderungen an einen Spesenbeleg ergeben sich aus dem Mehrwertsteuergesetz (Art. 26 MWSTG) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV). Je nachdem, ob das Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen will oder der Beleg lediglich als interner Kostennachweis dient, gelten unterschiedliche Mindestanforderungen. Die folgende Tabelle zeigt alle relevanten Angaben, ihre Pflicht und die Konsequenz bei Fehlen.
Pflichtangaben auf dem Spesenbeleg im Überblick
Der Geschäftszweck muss nicht vom Aussteller stammen. Mitarbeitende dürfen ihn handschriftlich oder digital auf dem Beleg ergänzen. Entscheidend ist, dass der geschäftliche Anlass klar erkennbar ist.
02.Unterschied: Beleg für Vorsteuerabzug vs. einfacher Kostenbeleg
Nicht jeder Spesenbeleg muss die vollen MWST-Angaben enthalten. Die Anforderungen hängen davon ab, ob das Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen will oder den Beleg lediglich als internen Kostennachweis benötigt.
Anforderungen im Vergleich
In der Praxis empfiehlt es sich, grundsätzlich immer vollständige Belege mit MWST-Angaben einzufordern. So bleibt die Option auf den Vorsteuerabzug offen, auch wenn dieser erst nachträglich geprüft wird. Ein einfacher Kostenbeleg ohne MWST-Angaben genügt nur, wenn das Unternehmen auf den Vorsteuerabzug verzichtet oder nicht MWST-pflichtig ist.
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Mehr erfahren →03.Spezialfälle: Auslandsbelege, Kreditkartenquittungen und E-Rechnungen
Bestimmte Belegarten werfen in der Praxis regelmässig Fragen auf. Die folgenden drei Spezialfälle sind besonders häufig.
- Auslandsbelege: Belege aus dem Ausland enthalten keine Schweizer MWST und berechtigen daher nicht zum inländischen Vorsteuerabzug. Als Kostenbeleg sind sie dennoch gültig, sofern Datum, Betrag und Aussteller ersichtlich sind. Die ausländische Mehrwertsteuer kann gegebenenfalls über ein Rückerstattungsverfahren im jeweiligen Land zurückgefordert werden.
- Kreditkartenquittungen: Eine Kreditkartenquittung allein genügt nicht als vollständiger Spesenbeleg. Sie enthält in der Regel weder die vollständige Adresse des Ausstellers noch MWST-Angaben. Die Kreditkartenquittung kann den eigentlichen Beleg (Kassenbon, Rechnung) ergänzen, ersetzt ihn aber nicht.
- E-Rechnungen und digitale Belege: Elektronische Rechnungen und PDF-Belege gelten als vollwertige Belege, sofern alle Pflichtangaben vorhanden sind. Die Aufbewahrung muss den Anforderungen der GeBÜV entsprechen: Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Verfügbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren müssen gewährleistet sein.
04.Spesenbeleg prüfen und korrekt einreichen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte beschreiben den Ablauf von der Belegentgegennahme bis zur revisionssicheren Archivierung. Wer diesen Prozess konsequent einhält, vermeidet Rückweisungen und sichert den Vorsteuerabzug.
Schritt 1: Datum auf dem Beleg prüfen und sicherstellen
Prüfen Sie als Erstes, ob das Datum der Leistung oder des Kaufs auf dem Beleg klar erkennbar ist. Das Datum muss den Tag, den Monat und das Jahr umfassen. Bei Kassenbelegen ist das Datum in der Regel automatisch aufgedruckt. Bei Handquittungen oder vereinfachten Belegen fehlt es gelegentlich und muss ergänzt werden.
Achten Sie darauf, dass das Belegdatum mit dem tatsächlichen Ausgabedatum übereinstimmt. Abweichungen zwischen Belegdatum und Abrechnungszeitraum führen bei Revisionen zu Rückfragen.
Schritt 2: Betrag inklusive MWST kontrollieren
Der Gesamtbetrag inklusive MWST muss auf dem Beleg klar ausgewiesen sein. Prüfen Sie, ob der Betrag lesbar und eindeutig ist. Bei Fremdwährungen notieren Sie den Wechselkurs und den CHF-Gegenwert direkt auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung.
- CHF-Beträge: Der Totalbetrag inkl. MWST muss ohne Rückrechnung erkennbar sein.
- Fremdwährungen: Wechselkurs und CHF-Gegenwert ergänzen. Massgebend ist der Tageskurs am Belegdatum.
- Trinkgeld: Trinkgeld ist nur erstattungsfähig, wenn es im Spesenreglement vorgesehen ist. Es wird separat ausgewiesen und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Schritt 3: Aussteller mit Name und Adresse verifizieren
Der Aussteller des Belegs muss mit vollständigem Namen und Adresse identifizierbar sein. Bei Kassenbelegen von Detailhändlern oder Restaurants sind diese Angaben üblicherweise im Kopfbereich aufgedruckt. Fehlt die Adresse, ist der Beleg als Kostennachweis unvollständig.
Für den Vorsteuerabzug gemäss Art. 26 MWSTG muss der Aussteller eindeutig identifizierbar sein. Belege ohne Ausstellerangaben – etwa Parkautomaten-Quittungen ohne Betreiberangabe – genügen nicht für den Vorsteuerabzug. In solchen Fällen kann ein Eigenbeleg als Kostennachweis dienen.
Schritt 4: MWST-Nummer und Steuerbetrag für den Vorsteuerabzug sichern
Soll das Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen, müssen auf dem Beleg die MWST-Nummer (UID) des Ausstellers sowie der MWST-Betrag oder der angewandte MWST-Satz ausgewiesen sein. Diese Anforderung ergibt sich direkt aus Art. 26 MWSTG.
- MWST-Nummer (UID): Format: CHE-123.456.789 MWST. Die Nummer kann im UID-Register des BFS überprüft werden.
- MWST-Betrag: Der Steuerbetrag in CHF muss separat ausgewiesen sein, oder der angewandte Steuersatz (z. B. 8,1 %) muss erkennbar sein.
- Vereinfachte Rechnung: Bei Rechnungen bis CHF 400 (inkl. MWST) genügt eine vereinfachte Rechnung mit MWST-Satz statt separatem Steuerbetrag.
Fehlt eine dieser Angaben, geht der Vorsteuerabzug verloren. Der Beleg bleibt als Kostennachweis gültig, aber die MWST wird zum Aufwand.
Schritt 5: Geschäftszweck auf dem Beleg vermerken
Jeder Spesenbeleg muss den geschäftlichen Anlass der Ausgabe erkennen lassen. Der Geschäftszweck wird in der Regel nicht vom Aussteller aufgedruckt, sondern von der abrechnenden Person ergänzt. Dies darf handschriftlich auf der Rückseite des Belegs oder digital in der Spesenabrechnung erfolgen.
- Formulieren Sie den Zweck konkret: Kundenname, Projektbezeichnung oder Anlass nennen.
- Vermeiden Sie vage Angaben wie Diverses oder Geschäftlich. Schreiben Sie stattdessen z. B. Mittagessen mit Kunde Müller AG, Projekt Neubau.
- Bei Geschäftsessen mit mehreren Teilnehmenden: Anzahl Personen und Namen der externen Gäste angeben.
Schritt 6: Beleg GeBÜV-konform archivieren
Nach der Prüfung muss der Beleg revisionssicher archiviert werden. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) verlangt, dass Belege während zehn Jahren aufbewahrt werden und jederzeit lesbar, vollständig und unverändert reproduzierbar sind.
- Papierbelege: Originalbelege aufbewahren oder digitalisieren. Bei Thermopapier-Kassenbons empfiehlt sich eine zeitnahe Digitalisierung, da die Schrift mit der Zeit verblasst.
- Digitale Belege: PDF-Rechnungen und E-Rechnungen im Originalformat speichern. Ein Ausdruck allein genügt nicht, wenn das Original digital vorliegt.
- Fotos von Belegen: Ein Foto des Belegs gilt als zulässige Kopie gemäss GeBÜV, sofern alle Angaben vollständig lesbar sind und die Integrität sichergestellt ist. Das Original sollte bis zum Abschluss der Spesenabrechnung aufbewahrt werden.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: MWST-Nummer fehlt auf dem Beleg
Ohne die MWST-Nummer (UID) des Ausstellers ist kein Vorsteuerabzug möglich. Mitarbeitende sollten bereits beim Erhalt des Belegs prüfen, ob die Nummer aufgedruckt ist. Fehlt sie, kann beim Aussteller eine korrekte Rechnung nachgefordert werden.
Fehler 2: Kreditkartenquittung statt Originalbeleg eingereicht
Die Kreditkartenquittung enthält weder Ausstelleradresse noch MWST-Angaben und genügt nicht als Spesenbeleg. Mitarbeitende müssen zusätzlich den Kassenbon oder die Rechnung des Anbieters einreichen.
Fehler 3: Geschäftszweck fehlt oder ist zu vage formuliert
Angaben wie Geschäftlich oder Diverses reichen nicht aus. Die Steuerbehörde verlangt einen nachvollziehbaren geschäftlichen Anlass. Konkrete Formulierungen mit Kundenname, Projekt oder Anlass vermeiden Rückfragen bei der Revision.
Fehler 4: Thermopapier-Beleg verblasst und wird unlesbar
Kassenbelege auf Thermopapier verlieren innerhalb weniger Monate ihre Lesbarkeit. Wird der Beleg nicht rechtzeitig digitalisiert oder kopiert, fehlt der Kostennachweis. Eine zeitnahe Digitalisierung per Foto oder Scanner ist zwingend empfohlen.
Fehler 5: Auslandsbeleg wird für den Schweizer Vorsteuerabzug eingereicht
Belege mit ausländischer Mehrwertsteuer berechtigen nicht zum Schweizer Vorsteuerabzug. Die ausländische MWST kann nur über ein separates Rückerstattungsverfahren im jeweiligen Land zurückgefordert werden. Der Beleg bleibt als Kostennachweis gültig.
06.Häufige Fragen
Reicht ein Foto des Belegs als Spesennachweis?
Ja, ein Foto des Belegs gilt gemäss GeBÜV als zulässige Kopie, sofern alle Pflichtangaben vollständig und lesbar abgebildet sind. Die Integrität des digitalen Dokuments muss sichergestellt sein, etwa durch ein revisionssicheres Ablagesystem. Das Papieroriginal sollte mindestens bis zum Abschluss der Spesenabrechnung aufbewahrt werden.
Ist eine Handquittung als Spesenbeleg gültig?
Eine Handquittung ist als Kostenbeleg gültig, wenn sie Datum, Betrag, Name und Adresse des Ausstellers sowie den Geschäftszweck enthält. Für den Vorsteuerabzug muss sie zusätzlich die MWST-Nummer und den Steuerbetrag ausweisen. In der Praxis erfüllen Handquittungen diese Anforderungen selten vollständig.
Was passiert, wenn auf dem Beleg die MWST-Nummer fehlt?
Ohne MWST-Nummer des Ausstellers ist kein Vorsteuerabzug möglich. Der Beleg bleibt als Kostennachweis gültig, aber die bezahlte MWST wird zum Aufwand des Unternehmens. Sie können beim Aussteller eine korrekte Rechnung mit MWST-Nummer nachfordern.
Muss der Geschäftszweck vom Aussteller auf den Beleg gedruckt werden?
Nein, der Geschäftszweck muss nicht vom Aussteller stammen. Mitarbeitende dürfen ihn handschriftlich auf der Rückseite des Belegs oder digital in der Spesenabrechnung ergänzen. Entscheidend ist, dass der geschäftliche Anlass konkret und nachvollziehbar formuliert ist.
Genügt eine Kreditkartenabrechnung als Spesenbeleg?
Nein, eine Kreditkartenabrechnung oder -quittung genügt nicht als vollständiger Spesenbeleg. Sie enthält in der Regel weder die vollständige Adresse des Ausstellers noch MWST-Angaben. Der eigentliche Kassenbon oder die Rechnung des Anbieters muss zusätzlich eingereicht werden.
Wie lange müssen Spesenbelege aufbewahrt werden?
Spesenbelege müssen gemäss GeBÜV und Art. 958f OR während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Sowohl Papierbelege als auch digitale Belege unterliegen dieser Aufbewahrungspflicht.