Unvollständiger Spesenbeleg: Pflichtangaben, Risiken und Korrektur
Ein unvollständiger Spesenbeleg führt zur Ablehnung durch den Arbeitgeber und kann bei der Revision zum Verlust des MWST-Vorsteuerabzugs führen. Gerade bei Aussendienstmitarbeitenden und Geschäftsreisen fehlen häufig einzelne Pflichtangaben auf Kassenzetteln oder Restaurantquittungen. Diese Seite zeigt, welche Angaben zwingend auf einen Spesenbeleg gehören, welche Konsequenzen ein unvollständiger Beleg hat und welche Lösungswege offenstehen.
01.Was macht einen Beleg unvollständig?
Ein Spesenbeleg ist dann vollständig, wenn er alle Angaben enthält, die der Arbeitgeber für die Verbuchung und die Steuerbehörden für eine allfällige Prüfung benötigen. Die Anforderungen ergeben sich aus der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), dem MWST-Gesetz (Art. 26 MWSTG) sowie dem internen Spesenreglement des Unternehmens. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, gilt der Beleg als unvollständig.
Pflichtangaben auf einem Spesenbeleg
Besonders oft fehlt der Geschäftszweck, weil dieser nicht automatisch auf dem Kassenzettel steht, sondern vom Arbeitnehmenden selbst ergänzt werden muss. Ebenso problematisch sind unleserliche Thermobelege: Verblasst die Schrift, ist der Beleg faktisch unvollständig, selbst wenn ursprünglich alle Angaben vorhanden waren. Bei Beträgen unter CHF 400 gelten vereinfachte Anforderungen an den MWST-Beleg (sogenannte Kleinbetragsrechnung gemäss Art. 26 Abs. 3 MWSTG), doch auch hier müssen Betrag, MWST-Satz und Aussteller erkennbar sein.
02.Konsequenzen eines unvollständigen Belegs
Die Folgen eines unvollständigen Spesenbelegs treffen sowohl den Arbeitnehmenden als auch das Unternehmen. Je nachdem, welche Angabe fehlt, reichen die Konsequenzen von einer einfachen Rückweisung bis zu einer Steuernachforderung mit Verzugszins.
- Ablehnung durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber ist gemäss GeBüV und dem internen Spesenreglement verpflichtet, nur ordnungsgemäss belegte Auslagen zu erstatten. Ein unvollständiger Beleg wird in der Regel zurückgewiesen. Der Arbeitnehmende erhält die Spese erst nach Nachreichung eines korrekten Belegs erstattet — oder gar nicht.
- Verlust des MWST-Vorsteuerabzugs: Fehlt auf dem Beleg die MWST-Nummer des Ausstellers oder der separat ausgewiesene MWST-Betrag, entfällt der Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG. Bei einem Geschäftsessen über CHF 200 mit 8,1 % MWST bedeutet das einen direkten Verlust von CHF 16.20 für das Unternehmen.
- Steuernachforderung bei Revision: Stellt die ESTV bei einer Revision fest, dass Vorsteuerabzüge auf unvollständigen Belegen geltend gemacht wurden, fordert sie die zu Unrecht abgezogene Vorsteuer zurück — zuzüglich Verzugszins von aktuell 4,5 %. Bei systematischen Mängeln kann die ESTV eine Ermessenseinschätzung vornehmen.
- Risiko der Aufrechnung als Lohnbestandteil: Spesen ohne ausreichende Belege können von der Steuerbehörde als verdeckter Lohn qualifiziert werden. In diesem Fall werden Sozialversicherungsbeiträge (AHV, IV, EO, ALV) nachgefordert, und der Betrag erscheint im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1.
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht monatlich Restaurantbelege über durchschnittlich CHF 600 ein, auf denen regelmässig der Geschäftszweck fehlt. Bei einer Revision über drei Jahre ergibt sich ein Gesamtbetrag von CHF 21 600. Wird dieser als Lohn aufgerechnet, fallen rund CHF 2 400 an Sozialversicherungsbeiträgen nach — zusätzlich zur Einkommenssteuer beim Arbeitnehmenden.
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Mehr erfahren →03.Was tun, wenn der Beleg unvollständig ist oder fehlt?
Nicht jeder unvollständige Beleg bedeutet automatisch, dass die Spese verloren ist. Es gibt drei praxistaugliche Lösungswege, die sich in ihrer steuerlichen Wirkung unterscheiden.
Lösungswege bei unvollständigem oder fehlendem Beleg
Der Korrekturbeleg ist die bevorzugte Lösung, weil nur so der Vorsteuerabzug erhalten bleibt. Viele Restaurants und Hotels stellen auf Anfrage auch nachträglich eine vollständige Rechnung aus, sofern die Transaktion im System noch auffindbar ist. Je schneller die Anfrage erfolgt, desto höher die Erfolgsaussichten.
Der Eigenbeleg ist eine Notlösung für Fälle, in denen kein Originalbeleg mehr beschafft werden kann. Er muss den Geschäftszweck klar dokumentieren und sollte vom direkten Vorgesetzten unterzeichnet werden. Wichtig: Ein Eigenbeleg berechtigt nie zum Vorsteuerabzug. Unternehmen sollten im Spesenreglement festlegen, bis zu welchem Betrag Eigenbelege akzeptiert werden — üblich sind Grenzen zwischen CHF 20 und CHF 50.
Die dritte Option greift, wenn das Unternehmen über ein von der ESTV genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalansätzen verfügt. In diesem Fall entfällt die Belegpflicht für die betreffende Spesenkategorie vollständig. Die aktuellen Pauschalen betragen CHF 30 pro Tag für Verpflegung und CHF 20 pro Tag für Kleinspesen. Die Kilometerpauschale für das Privatfahrzeug liegt seit dem 1. Januar 2026 bei CHF 0.75 pro Kilometer.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg als Spesenbeleg einreichen
Ein Kreditkartenbeleg ist kein gültiger Spesenbeleg, weil er weder die MWST-Nummer des Ausstellers noch eine Leistungsbeschreibung enthält. Er dient lediglich als Zahlungsnachweis. Fordern Sie immer zusätzlich die Originalrechnung des Restaurants oder Hotels an.
Fehler 2: Geschäftszweck nicht auf dem Beleg vermerken
Ohne Angabe des Geschäftszwecks (z. B. Kundenname, Projektbezug) kann der Arbeitgeber die geschäftliche Veranlassung nicht prüfen. Notieren Sie den Zweck direkt nach dem Essen oder der Ausgabe auf der Rückseite des Belegs oder im digitalen Erfassungsfeld.
Fehler 3: Verblasste Thermobelege nicht rechtzeitig sichern
Thermobelege von Kassensystemen verblassen oft innerhalb weniger Monate. Fotografieren oder scannen Sie jeden Thermobeleg am Tag des Erhalts. Eine digitale Kopie gilt gemäss GeBüV als gleichwertiger Beleg, sofern sie den Originalinhalt vollständig wiedergibt.
Fehler 4: Eigenbeleg ohne Visum des Vorgesetzten einreichen
Ein Eigenbeleg ohne Gegenzeichnung hat bei einer Revision kaum Beweiskraft. Lassen Sie jeden Eigenbeleg vom direkten Vorgesetzten visieren und dokumentieren Sie den Grund für das Fehlen des Originalbelegs.
Fehler 5: Fremdwährungsbelege ohne Umrechnungskurs ablegen
Bei Geschäftsreisen ins Ausland fehlt häufig der Umrechnungskurs in CHF. Ohne dokumentierten Kurs kann der Arbeitgeber den Betrag nicht korrekt verbuchen. Notieren Sie den Tageskurs oder den Kreditkartenkurs direkt auf dem Beleg.
05.Häufige Fragen
Was tun, wenn der Kassenzettel verblasst und nicht mehr lesbar ist?
Wenn Sie den Beleg noch teilweise lesen können, fotografieren Sie ihn sofort unter guten Lichtverhältnissen. Ist der Beleg bereits vollständig unleserlich, fordern Sie beim Aussteller eine Rechnungskopie an. Falls das nicht möglich ist, erstellen Sie einen Eigenbeleg mit allen bekannten Angaben und lassen ihn vom Vorgesetzten visieren. Der Vorsteuerabzug entfällt in diesem Fall.
Wird ein Screenshot oder Foto eines Belegs als gültiger Spesenbeleg akzeptiert?
Ja, gemäss GeBüV ist eine digitale Kopie gleichwertig zum Papieroriginal, sofern sie den vollständigen Inhalt des Belegs wiedergibt und die Integrität der Daten gewährleistet ist. Das Papieroriginal darf nach dem Scannen vernichtet werden, wenn das Unternehmen ein revisionssicheres Archivierungssystem einsetzt. Ein einfacher Screenshot ohne systematische Ablage genügt den Anforderungen jedoch nicht.
Bis zu welchem Betrag kann ich Spesen ohne Beleg abrechnen?
Ohne Einzelbeleg können Sie nur Pauschalen abrechnen, sofern Ihr Arbeitgeber über ein von der ESTV genehmigtes Spesenreglement verfügt. Die gängigen Pauschalen betragen CHF 30 pro Tag für Verpflegung und CHF 20 pro Tag für Kleinspesen. Für alle anderen Auslagen ist grundsätzlich ein Beleg erforderlich.
Kann der Arbeitgeber die Spesenerstattung bei fehlendem Beleg verweigern?
Ja, der Arbeitgeber ist berechtigt, die Erstattung zu verweigern, wenn kein ordnungsgemässer Beleg vorliegt. Die Pflicht zur Auslagenerstattung gemäss Art. 327a OR besteht zwar grundsätzlich, setzt aber voraus, dass die Auslage nachgewiesen wird. Ohne Beleg fehlt dieser Nachweis. Ein Eigenbeleg kann als Kompromiss dienen, liegt aber im Ermessen des Arbeitgebers.
Wie lange muss ich Spesenbelege aufbewahren?
Spesenbelege unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gemäss Art. 958f OR. Diese Frist gilt sowohl für Papierbelege als auch für digitale Kopien. Bei laufenden Steuerverfahren kann die Frist verlängert werden.